Januar 17, 2021

Dahlbusch Aktiengesellschaft: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Dahlbusch Aktiengesellschaft

Gelsenkirchen

EINLADUNG ZUR HAUPTVERSAMMLUNG

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der am

Dienstag, den 22. Dezember 2020, um 11:00 Uhr

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung eingeladen, die auf der Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 in seiner Fassung vom 28.10.2020 (COVID-19-PandemieG) gemäß dem Beschluss des Vorstandes mit der Zustimmung des Aufsichtsrates als

virtuelle Hauptversammlung

ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten in den Geschäftsräumen der Dahlbusch Aktiengesellschaft, Haydnstraße 19, 45884 Gelsenkirchen, abgehalten wird. Die Hauptversammlung wird für Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten in voller Länge in Bild und Ton über ein passwortgeschütztes Hauptversammlungsportal über die Internetseite

https://www.pilkington.com/de-de/de/uber-uns/ir-deutsche-gesellschaften/
dahlbusch-ag/finanzveroeffentlichungen-2020

übertragen. Aktionäre und ihre Bevollmächtigten sind nicht berechtigt, physisch an der Hauptversammlung teilzunehmen.

TAGESORDNUNG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses nebst des Lageberichtes für das Geschäftsjahr 2019/2020 sowie des Berichts des Aufsichtsrates

2.

Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019/2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2019/2020 amtierenden Mitglied des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019/2020 Entlastung zu erteilen.

3.

Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019/2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019/2020 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019/2020 Entlastung zu erteilen.

4.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020/2021

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Köln, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020/2021 zu wählen.

FREIWILLIGE HINWEISE ZUR TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG UND ZUR AUSÜBUNG DES STIMMRECHTS

Nicht börsennotierte Gesellschaften im Sinne des § 3 Absatz 2 Aktiengesetz sind in der Einberufung der Hauptversammlung lediglich zur Angabe der Firma und des Sitzes der Gesellschaft, der Zeit und dem Ort der Hauptversammlung, der Tagesordnung und der unten genannten Adressen verpflichtet. Im Übrigen erfolgen nachfolgende Hinweise freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern.

I. Teilnahmeberechtigung

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 9 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse anmelden und der Gesellschaft ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben:

Dahlbusch AG
c/o Commerzbank AG
GS-BM General Meetings
60261 Frankfurt am Main
Telefax: +49 (0) 69 136 26351
E-Mail: generalmeetings@commerzbank.com

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse spätestens zum Ablauf des 15. Dezember 2020 (24:00 Uhr MEZ) zugehen und haben nach der Satzung schriftlich, in Textform oder per Telefax in deutscher Sprache zu erfolgen. Als Nachweis genügt eine Bestätigung durch den Letztintermediär; das ist das Depot führende Institut, das für den Aktionär Aktien der Gesellschaft verwahrt. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 1. Dezember 2020 (00:00 Uhr MEZ) beziehen (Nachweisstichtag).

Nach dem Eingang der Anmeldung und des Nachweises werden den teilnahmeberechtigten Aktionären Anmeldebestätigungen für die virtuelle Hauptversammlung zugesandt, auf denen die Anzahl der Stimmen sowie die erforderlichen Zugangsdaten für das passwortgeschützte Hauptversammlungsportal der Gesellschaft abgedruckt sind. Über dieses Hauptversammlungsportal können die Aktionäre die im Folgenden beschriebenen Rechte ausüben bzw. Handlungen vornehmen und sich die virtuelle Hauptversammlung am 22. Dezember 2020 ab 11:00 Uhr (MEZ) ansehen. Zur Sicherstellung eines rechtzeitigen Erhalts der Anmeldebestätigungen bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die oben genannte Adresse zu sorgen.

Mit dem Nachweisstichtag ist keine Sperre für die Veräußerung der Aktien verbunden. Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach dem Nachweisstichtag weiterhin frei verfügen. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich. Entsprechendes gilt für den Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.

II. Stimmabgabe

Aktionäre, die die Voraussetzungen zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung erfüllen, haben ausschließlich die Möglichkeit, ihre Stimmen im Wege der elektronischen Briefwahl über das Hauptversammlungsportal, erreichbar unter

https://www.pilkington.com/de-de/de/uber-uns/ir-deutsche-gesellschaften/
dahlbusch-ag/finanzveroeffentlichungen-2020

abzugeben. Die für den Zugriff auf das Hauptversammlungsportal erforderlichen Zugangsdaten sind auf der Anmeldebestätigung abgedruckt, die den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären zugesandt wird.

Eine Stimmabgabe ist auch noch am Tag der Hauptversammlung (22. Dezember 2020) bis zum Beginn der Stimmenauszählung in der virtuellen Hauptversammlung möglich. Dies gilt auch für etwaige Änderungen oder Widerrufe von bereits übermittelten Stimmabgaben. Der Beginn der Stimmenauszählung bezeichnet dabei den Zeitpunkt, zu dem der Versammlungsleiter ankündigt, dass die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte geschlossen wird.

Weitere Einzelheiten zur Stimmrechtsausübung mittels elektronischer Briefwahl werden den Aktionären zusammen mit der Anmeldebestätigung für die virtuelle Hauptversammlung zugesandt.

III. Stimmrechtsvertretung

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte auch durch Bevollmächtigte, z.B. durch einen Intermediär (wie beispielsweise ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Die physische Teilnahme von Bevollmächtigten an der Hauptversammlung ist ausgeschlossen. Auch in diesen Fällen sind sowohl eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung als auch ein Nachweis des Anteilsbesitzes entsprechend den zuvor genannten Voraussetzungen notwendig. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Wenn weder ein Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut) noch eine diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution (z.B. eine Aktionärsvereinigung), sondern ein sonstiger Dritter bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB). Die Erteilung der Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung zulässig und kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Wird die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt, ist ein zusätzlicher Nachweis der Bevollmächtigung nicht erforderlich. Wird hingegen die Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt, kann die Gesellschaft einen Nachweis der Bevollmächtigung verlangen, soweit sich nicht aus § 135 AktG etwas anderes ergibt.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden gebeten, das Formular zu verwenden, welches ihnen zusammen mit der Anmeldebestätigung übermittelt wird.

Eine erteilte Vollmacht ist der Gesellschaft vor Stimmrechtsausübung durch den Bevollmächtigten unter Angabe des Betreffs „Dahlbusch“ an folgende Adresse zu übersenden:

Dahlbusch Aktiengesellschaft
– Unternehmenskommunikation –
Haydnstraße 19
45884 Gelsenkirchen
Telefax: 02 09/1 68 – 20 14
E-Mail: kommunikation@nsg.com

Auch ein Bevollmächtigter kann das Stimmrecht für einen von ihm vertretenen Aktionär nur im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben (wie oben unter Abschnitt II. „Stimmabgabe“ beschrieben). Die Nutzung des Hauptversammlungsportals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Anmeldebestätigung versandten Zugangsdaten für das Hauptversammlungsportal erhalten hat.

Es wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft keinen Stimmrechtsvertreter benennt, der es übernimmt, für einen Aktionär als dessen Bevollmächtigter Rechte wahrzunehmen.

IV. Anträge der Aktionäre

Der Vorstand hat – gemäß § 1 Abs. 1, 2 COVID-19-PandemieG – mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Insofern sind, entsprechend der Konzeption des COVID-19-PandemieG, die Rechte der Aktionäre, Gegenanträge zu Vorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten zu stellen sowie Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers zu machen, ausgeschlossen.

In entsprechender Anwendung der §§ 126 Abs. 1, 127 AktG, die vom COVID-19-PandemieG unberührt bleiben, wird den Aktionären dennoch die Möglichkeit eingeräumt, Gegenanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung zu übermitteln. Gegenanträge zur Tagesordnung müssen dabei mit einer Begründung versehen sein; bei Wahlvorschlägen bedarf es keiner Begründung.

Gegenanträge zur Tagesordnung und Wahlvorschläge von Aktionären sind unter Angabe des Betreffs „Dahlbusch“ ausschließlich an die folgende Adresse der Gesellschaft zu richten:

Dahlbusch Aktiengesellschaft
– Unternehmenskommunikation –
Haydnstraße 19
45884 Gelsenkirchen
Telefax: 02 09/1 68 – 20 14
E-Mail: kommunikation@nsg.com

Rechtzeitig innerhalb der Frist des § 126 Abs. 1 AktG und unter der vorstehenden Adresse eingegangene ordnungsgemäße Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden unverzüglich (gegebenenfalls zusammen mit einer Stellungnahme der Verwaltung zu den Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen) den in § 125 Abs. 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften zugänglich gemacht.

V. Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG und Fragemöglichkeit der Aktionäre (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-PandemieG)

Auskunftsrechte der Aktionäre nach § 131 Abs. 1 AktG bestehen während der virtuellen Hauptversammlung nicht. An diese Stelle tritt eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-PandemieG.

Diese Fragemöglichkeit im Wege elektronischer Kommunikation wird für die virtuelle Hauptversammlung am 22. Dezember 2020 nur für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten eröffnet. Diese können ihre Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung, wobei der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen ist, d.h. bis spätestens Sonntag, 20. Dezember 2020, 24.00 Uhr (MEZ), über das Hauptversammlungsportal unter

https://www.pilkington.com/de-de/de/uber-uns/ir-deutsche-gesellschaften/
dahlbusch-ag/finanzveroeffentlichungen-2020

entsprechend dem hierfür vorgesehenen Verfahren einreichen. Eine Einreichung von Fragen auf einem anderen Übermittlungsweg ist nicht möglich. Nach Ablauf der vorstehenden Frist ist die Einreichung von Fragen nicht mehr möglich. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Entsprechend § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-PandemieG entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Frage er wie beantwortet. Dabei hat der Vorstand keinesfalls alle Fragen zu beantworten, sondern kann Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Darüber hinaus kann der Vorstand Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen.

Es werden nur Fragen in deutscher Sprache berücksichtigt.

Grundsätzlich können die Fragensteller im Rahmen der Beantwortung ihrer Fragen namentlich genannt werden, sofern der namentlichen Nennung nicht ausdrücklich widersprochen wurde.

VI. Möglichkeit zum Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die ihr Stimmrecht durch Briefwahl oder durch Bevollmächtigte ausgeübt haben, haben gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Nr. 4 COVID-19-PandemieG die Möglichkeit, während der virtuellen Hauptversammlung (d.h. ab Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter) Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären.

Ein Widerspruch kann ausschließlich über das Hauptversammlungsportal unter

https://www.pilkington.com/de-de/de/uber-uns/ir-deutsche-gesellschaften/
dahlbusch-ag/finanzveroeffentlichungen-2020

durch Anklicken des dafür vorgesehenen Feldes vorgenommen werden.

INFORMATIONEN UND UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG

Die zu Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen liegen von der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsicht durch die Aktionäre aus. Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen. Zudem werden die vorstehend genannten Unterlagen auch in der Hauptversammlung zur Einsicht durch die Aktionäre ausliegen. Darüber hinaus stehen diese Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.pilkington.com/de-de/de/uber-uns/ir-deutsche-gesellschaften/
dahlbusch-ag/finanzveroeffentlichungen-2020

zur Einsichtnahme und zum Herunterladen bereit.

INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ

Die Dahlbusch Aktiengesellschaft, Haydnstraße 19, 45884 Gelsenkirchen, verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung. Fragen adressieren Sie bitte an die Dahlbusch AG, Rechtsabteilung, Haydnstraße 19, 45884 Gelsenkirchen.

Externe Datenschutzbeauftragte der Dahlbusch Aktiengesellschaft ist Frau Katja Hauser, intersoft consulting services AG, Dürer Straße 189, 50931 Köln, E-Mail: khauser@intersoft-consulting.de.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO (gesetzliche Pflicht nach Aktiengesetz). Wir setzen Dienstleister zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung im Wege der Auftragsverarbeitung ein. Ihre Daten werden fünf Kalenderjahre nach Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Angabe von Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Ohne Angabe von personenbezogenen Daten kann eine Teilnahme an der Hauptversammlung nicht erfolgen.

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über alle personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir von Ihnen verarbeiten. Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie ein Recht auf Berichtigung und Ergänzung. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt sind. Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Sie haben außerdem jederzeit das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung unter Verstoß gegen geltendes Recht erfolgt ist.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt. Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union.

 

Gelsenkirchen, im November 2020

Dahlbusch Aktiengesellschaft

Der Vorstand

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