Mittwoch, 07.12.2022

DCI Database for Commerce and Industry AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

DCI Database for Commerce and Industry AG

Starnberg

ISIN: DE000A11QU11 /​/​ WKN: A11QU1

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der

am Mittwoch, den 20.04.2022, um 14.00 Uhr

im Hotel Vier Jahreszeiten Starnberg,
Münchner Str. 17, 82319 Starnberg,

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der DCI Database for Commerce and Industry
AG zum 31. Dezember 2021 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2021

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt; damit
ist der Jahresabschluss festgestellt. Die Hauptversammlung hat zu diesem Tagesordnungspunkt
deshalb keinen Beschluss zu fassen.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der DCI Database for Commerce
and Industry AG aus dem Geschäftsjahr 2021 in Höhe von EUR 2.774.239,15 auf neue Rechnung
vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr
2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr
2021 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das
Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 die Beul
– Klatt – Krimphoff & Partner mbB, Tonnerrestraße 2, 56410 Montabaur, zu wählen.

Freiwillige Hinweise der Gesellschaft:

Nicht-börsennotierte Gesellschaften im Sinne des § 121 Abs. 3 Aktiengesetz i. V. m.
§ 3 Abs. 2 Aktiengesetz sind in der Einberufung der Hauptversammlung lediglich zur
Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und
der Tagesordnung sowie der untenstehenden Adressen verpflichtet. Nachfolgende Hinweise
erfolgen freiwillig, um unseren Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu
erleichtern:

Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung sieht § 16 der Satzung in der aktuell gültigen
Fassung folgende Regelung vor:

 

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts
ist nachzuweisen. Hierfür ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den
Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG erforderlich. Der Nachweis des Anteilsbesitzes
hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss
der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens
sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag des Zugangs und der Tag
der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt
für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder für die Ausübung des Stimmrechts als
Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat
.“

Demzufolge gilt: Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft unter der nachfolgend
benannten Adresse anmelden und für die bei der Gesellschaft ein besonderer, durch
den Letztintermediär ausgestellter Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß § 67c Abs. 3
AktG eingereicht wird. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des
Mittwochs, 30. März 2022, 0.00 Uhr, zu beziehen und muss der Gesellschaft zusammen
mit der Anmeldung unter der nachfolgend benannten Adresse bis spätestens Mittwoch,
den 13. April 2022, 24.00 Uhr, zugehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes
bedürfen der Textform.

DCI Database for Commerce and Industry AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft
werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Die Eintrittskarten
sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme
an der Hauptversammlung und der Ausübung des Stimmrechts.

Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre,
frühzeitig eine Eintrittskarte für die Teilnahme an der Hauptversammlung bei ihrem
depotführenden Institut anzufordern. Die erforderliche Anmeldung und die Übersendung
des Nachweises des maßgeblichen Anteilsbesitzes werden in diesem Fall durch das depotführende
Institut vorgenommen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Die Aktionäre, die nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht
unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, beispielsweise
einen Intermediär (ein Kreditinstitut oder sonstiges, ihnen gleichgestelltes Institut
oder Unternehmen), eine Vereinigung von Aktionären, von der Gesellschaft benannte
Stimmrechtsvertreter oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Auch in diesem Fall
muss die Anmeldung unter Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes rechtzeitig erfolgen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bedürfen
gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 Aktiengesetz der Textform, § 135 Aktiengesetz bleibt davon
unberührt. Werden Vollmachten zur Stimmrechtsausübung an Intermediäre (Kreditinstitute
oder sonstige ihnen gleichgestellte Institute oder Unternehmen) sowie Aktionärsvereinigungen
oder Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 Aktiengesetz erteilt, besteht kein Textformerfordernis,
jedoch ist die Vollmachtserteilung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten.
Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 Aktiengesetz.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung
der Vollmacht das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereithält.
Es befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte, die der Aktionär bei rechtzeitiger
Anmeldung und Nachweiserbringung erhält. Ein entsprechendes Formular steht auch auf
der Internetseite der Gesellschaft

www.dci.de

im Bereich „Investor Relations“ zum Download zur Verfügung. Bevollmächtigt ein Aktionär
mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen.

Der Nachweis über die Bestellung eines Bevollmächtigten kann der DCI Database for
Commerce and Industry AG an die Adresse

DCI Database for Commerce and Industry AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

oder auch elektronisch an die E-Mail-Adresse

inhaberaktien@linkmarketservices.de

übermittelt werden.

Stimmrechtsvertreter

Als besonderen Service bietet die DCI Database for Commerce and Industry AG ihren
Aktionären wieder an, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Soweit die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des
Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich
auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Ohne Weisungen werden
sich die Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse,
zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht
erteilen wollen, müssen sich rechtzeitig unter Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes
anmelden.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie ein Formular zur Vollmachts-
und Weisungserteilung stehen den Aktionären unter der Internetadresse der Gesellschaft

www.dci.de

im Bereich „Investor Relations“ zum Download zur Verfügung oder können direkt bei
der Gesellschaft unter der für die Anmeldung genannten Adresse oder E-Mail-Adresse
angefordert werden.

Die Vollmachten und Weisungen für die Stimmrechtsvertreter, die vor der Hauptversammlung
erteilt werden, sind bis Dienstag, den 19. April 2022, 12.00 Uhr, bei der Gesellschaft
– bei der für die Anmeldung genannten Adresse oder E-Mail-Adresse – eingehend zurückzusenden,
andernfalls können diese aus organisatorischen Gründen nicht berücksichtigt werden.

Darüber hinaus bieten wir form- und fristgerecht angemeldeten und in der Hauptversammlung
erschienenen Aktionären, Aktionärsvertretern bzw. deren Bevollmächtigten an, die von
der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch während der Hauptversammlung
mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.

Rechte der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 Aktiengesetz

a) Tagesordnungsergänzungsverlangen

Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre der Gesellschaft, deren Anteile zusammen
aufgerundet auf die nächst höhere volle Aktienzahl den zwanzigsten Teil des Grundkapitals
oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 am Grundkapital der Gesellschaft erreichen,
das entspricht 500.000 Stückaktien, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung
gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder
eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist unter Beifügung des Nachweises
über die Aktienbesitzzeit schriftlich an den Vorstand zu richten und muss bei der
Gesellschaft spätestens am Samstag, dem 26. März 2022, 24.00 Uhr, eingehen. Ein solches
Verlangen ist ausschließlich zu richten an:

DCI Database for Commerce and Industry AG
Vorstand
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

b) Gegenanträge und Wahlvorschläge

Gegenanträge mit Begründung gegen einen Vorschlag von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat
zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung und Vorschläge von Aktionären zur Wahl
von Aufsichtsratsmitgliedern und/​oder Abschlussprüfern, soweit solche Wahlen auf der
Tagesordnung stehen, sind ausschließlich zu richten an:

DCI Database for Commerce and Industry AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
oder per E-Mail: antraege@linkmarketservices.de

Bis spätestens am Dienstag, dem 5. April 2022, 24.00 Uhr, bei vorstehender Adresse
mit Nachweis der Aktionärseigenschaft eingegangene zugänglich zu machende Gegenanträge
und Wahlvorschläge werden den anderen Aktionären unter der Internetadresse der Gesellschaft

www.dci.de

im Bereich „Investor Relations“ zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der
Verwaltung werden nach dem 5. April 2022 ebenfalls unter der genannten Internetadresse
zugänglich gemacht.

Einsehbare Unterlagen

Die nachfolgenden Unterlagen können vom Tag der Einberufung an im Internet unter

www.dci.de

im Bereich „Investor Relations“ eingesehen werden und werden auch in der Hauptversammlung
zur Einsichtnahme der Aktionäre ausgelegt:

 

der Jahresabschluss der DCI Database for Commerce and Industry AG und der Bericht
des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2021;

der Vorschlag des Vorstands über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr
2021.

Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die DCI Database for Commerce and Industry AG verarbeitet als verantwortliche Stelle
im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) personenbezogene
Daten (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienzahl, Aktiengattung, Besitzart
der Aktien und Nummer der Eintrittskarte; gegebenenfalls Name und Vorname des vom
jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der in Deutschland
geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung
ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die DCI Database for Commerce and Industry AG wird vertreten durch den Vorstand Michael
Mohr und Sascha Neubacher. Sie erreichen die DCI Database for Commerce and Industry
AG unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

DCI Database for Commerce and Industry AG
Enzianstr. 2
D-82319 Starnberg
oder
E-Mail: finanzen@dci.de

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung
zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt die Depot führende Bank die personenbezogenen
Daten an die DCI Database for Commerce and Industry AG. Die Verarbeitung der personenbezogenen
Daten der Aktionäre und Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich für die Abwicklung
ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur Erreichung
dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maße. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist
Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO. Die DCI Database for Commerce and Industry AG speichert
diese personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren beginnend mit dem
Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand.

Die Dienstleister der Gesellschaft, welche zum Zweck der Ausrichtung der Hauptversammlung
beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten,
welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten
die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.

In Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionäre und Aktionärsvertreter
von der Gesellschaft Auskunft über ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DS-GVO,
Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DS-GVO, Löschung ihrer personenbezogenen
Daten gemäß Art. 17 DS-GVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen
Daten gemäß Art. 18 DS-GVO und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf
sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) gemäß
Art. 20 DS-GVO verlangen.

Diese Rechte können die Aktionäre und Aktionärsvertreter gegenüber der Gesellschaft
unentgeltlich über eine der folgenden Kontaktmöglichkeiten gelten machen:

DCI Database for Commerce and Industry AG
Enzianstraße 2
D-82319 Starnberg
oder
E-Mail: finanzen@dci.de

Zudem steht den Aktionären und Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht
bei der Datenschutzaufsichtsbehörde entweder des (Bundes-)Landes, in dem sie ihren
Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes Bayern, in dem
die Gesellschaft ihren Sitz hat, zu.

 

Starnberg, im März 2022

DCI Database for Commerce and Industry AG

Der Vorstand

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