Januar 23, 2021

DiaMonTech AG: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020

DiaMonTech AG

Berlin

– ISIN DE 000A255G44 –
– Wertpapier-Kenn-Nummer A255G4 –

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zur ordentlichen Hauptversammlung ein, die am Dienstag, den 29. Dezember 2020, 10:00 Uhr, stattfindet.

Auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (“COVID-19-Gesetz”) findet die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (virtuelle Hauptversammlung) statt. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist Siemensdamm 50, 13629 Berlin.

Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung. Die gesamte Versammlung wird für die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten auf der Internetseite der Gesellschaft über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

in Bild und Ton übertragen; diese Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung i.S.v. § 118 Abs. 1 Satz 2 Aktiengesetz.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2019, des Lageberichts und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Die unter dem Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen sind auf unserer Investor Relations-Seite im Internet unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

zugänglich. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung näher erläutert werden. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu Tagesordnungspunkt 1. keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss bereits gebilligt und damit festgestellt hat, so dass eine Feststellung durch die Hauptversammlung entfällt.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 sowie, für den Fall einer prüferischen Durchsicht, die Prüfung der Zwischenabschlüsse

Der Aufsichtsrat schlägt vor, zu beschließen: Die PriceWaterhouse Coopers GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, wird zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 sowie zum Abschlussprüfer für die prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts für das erste Halbjahr des Geschäftsjahres 2020 und etwaiger Zwischenabschlüsse und Zwischenlageberichte, die vor der ordentlichen Hauptversammlung des Jahres 2021 aufgestellt werden (§ 115 Abs. 5 und 7 WpHG) bestellt, sofern diese einer solchen prüferischen Durchsicht unterzogen werden.

5.

Satzungsänderungen

Die geltende Satzung enthält einige Ungenauigkeiten, welche bereinigt werden sollen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

a)

In Ziff. 3.1 wird das Wort “elektronischen” gestrichen.

b)

In Ziff. 3.2 S. 2 wird auf eine zwischenzeitlich aufgehobene Bestimmung des Aktiengesetzes verwiesen. Ziff. 3.2 Satz 2 wird deshalb ersatzlos gestrichen.

c)

In Ziff. 4.3 Satz 1 wird das genehmigte Kapital als “Genehmigtes Kapital I” bezeichnet. In den anderen Sätzen der Ziff. 4.3 wird es dagegen als “Genehmigtes Kapital 2019/1” bezeichnet. Um die Bezeichnung zu vereinheitlichen, werden in Ziff. 4.3 Satz 1 der Satzung die Worte “(Genehmigtes Kapital I)” durch die Worte “(Genehmigtes Kapital 2019/l)” ersetzt.

d)

Ziff. 4.4 letzter Absatz bezieht sich auf Ziff. 4.3 und 4.4 sollte deshalb eigentlich Ziff. 4.5 sein, deshalb wird vor Ziff. 4.4 letzter Satz ein “4.5” eingefügt.

6.

Beschlussfassung über die Umstellung der auf den Inhaber lautenden Stückaktien in auf den Namen lautende Stückaktien und entsprechende Änderungen der Satzung

Die Aktien der Gesellschaft lauten gemäß der Satzung derzeit auf den Inhaber. Die Aktien sollen in Namensaktien umgestellt werden. Namensaktien bieten verbesserte Möglichkeiten der Unternehmensinformation und Kommunikation der Gesellschaft mit ihren Aktionären.

Zum Zweck der Umstellung auf Namensaktien sollen die Satzung sowie die bestehenden Genehmigten Kapitalia entsprechend angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen:

a)

Die bei Wirksamwerden der gemäß Buchstabe b) beschlossenen Änderungen der Ziff. 5.1 und 5.2 der Satzung bestehenden auf den Inhaber lautenden Stückaktien werden im Verhältnis 1 : 1 in auf den Namen lautende Stückaktien umgewandelt. Der Vorstand wird ermächtigt, alles Erforderliche und Notwendige für die Umwandlung der Inhaber- in Namensaktien zu veranlassen.

b)

Ziff. 5.1 und 5.2 werden wie folgt neu gefasst:

“5.1.

Die Stückaktien lauten auf den Namen.

5.2.

Trifft im Falle einer Kapitalerhöhung der Erhöhungsbeschluss keine Bestimmung darüber, ob die neuen Aktien auf den Inhaber oder auf den Namen lauten, so lauten sie auf den Namen.”

c)

Ziff. 23.1 und 23.2 der Satzung werden wie folgt neu gefasst:

“23.1 Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur die Personen berechtigt, die im Aktienregister eingetragen sind und sich gemäß Ziffer 23.2 bei der Gesellschaft zur Hauptversammlung anmelden.
23.2 Die Anmeldung zur Hauptversammlung muss der Gesellschaft in Textform unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung in deutscher oder englischer Sprache zugehen; in der Einberufung kann eine kürzere, in Tagen zu bemessende Frist für die Anmeldung vorgesehen werden. Der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind dabei nicht mitzurechnen.”

Ferner wird Ziff. 23.3 aufgehoben. Infolgedessen wird Ziff. 23.4 zu Ziff. 23.3 und Ziff. 23.5 zu Ziff. 23.4.

d)

Die Ziff. 4.3 Satz 1 und 4.4 Satz 1 der Satzung in der Fassung, die sie im Zeitpunkt der Eintragung der gemäß diesem Buchstaben d) beschlossenen Änderung im Handelsregister jeweils haben, werden insofern geändert, als jeweils die Worte “auf den Inhaber lautenden Stammaktien” durch die Worte “auf den Namen lautenden Stammaktien” ersetzt werden.

e)

Der Vorstand wird angewiesen, die Beschlussfassungen gemäß Buchstaben a) bis d) (soweit sie der Eintragung im Handelsregister bedürfen) mit der Maßgabe zur Eintragung im Handelsregister anzumelden, dass ihre Eintragung gleichzeitig erfolgt.

Durchführung der Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigter (virtuelle Hauptversammlung)

Auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die ordentliche Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter) abzuhalten (virtuelle Hauptversammlung).

Die virtuelle Hauptversammlung wird für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten am Dienstag, den 29. Dezember 2020 ab 10:00 Uhr (MEZ) live auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

im passwortgeschützten Aktionärsportal in Bild und Ton übertragen. Das passwortgeschützte Aktionärsportal ist für die Aktionäre in diesem Jahr zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung eingerichtet worden.

Über das passwortgeschützte Aktionärsportal können die Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten) gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen, Anträge stellen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.

Nähere Informationen zum Zugang zum passwortgeschützten Aktionärsportal, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zur Internetübertragung finden sich in den nachfolgenden Regelungen.

Teilnahmebedingungen

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur die Aktionäre der Gesellschaft berechtigt, die am Tag der virtuellen Hauptversammlung im Aktienregister als Aktionäre der Gesellschaft eingetragen sind. Der in der Satzung geforderte Nachweis der Aktionärseigenschaft und eine Anmeldung sind nicht erforderlich, da die Gesellschaft auf diese Anforderungen verzichtet, weil deren Geltung unsicher ist. Im Aktienregister als Aktionäre eingetragen sind diejenigen Personen, welche in der Urkunde des Notars Dr. Moritz Schneider, Frankfurt am Main, URNr. 996/2019 beim Formwechsel der DiaMonTech GmbH in die DiaMonTech AG als Gesellschafter der DiaMonTech GmbH aufgeführt sind. Personen, die von diesen an der Umwandlung beteiligten Personen unmittelbar oder mittelbar Aktien der Gesellschaft erworben haben, werden gebeten, sich unter Nachweis des Erwerbs der Aktien bei der Gesellschaft

DiaMonTech AG
Vorstand
Boxhagener Str. 82a
10245 Berlin
oder per E-Mail: hv2020@diamontech.de

zu melden.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister als Aktionär der Gesellschaft eingetragen ist.

Aktionären, die im Aktienregister als Aktionäre eingetragen sind oder aufgrund entsprechender Nachweise bis zur virtuellen Hauptversammlung eingetragen werden, werden Zugangskarten für die virtuelle Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, die nicht zu den am Formwechsel beteiligten Personen gehören, frühzeitig mit der Gesellschaft zwecks Eintragung im Aktienregister in Kontakt zu treten.

Die Zugangskarte enthält die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Aktionärsportals auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

Die Ausübung sowohl des Fragerechts als auch des Widerspruchsrechts sind ausschließlich über die Nutzung des passwortgeschützten Aktionärsportals möglich.

Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte

Die Aktionäre können sich in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut, oder Intermediäre, einen Stimmrechtsvertreter oder eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person, vertreten lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (E-Mail ist ausreichend), wenn keine Vollmacht nach § 135 Aktiengesetz erteilt wird. Im Falle der Bevollmächtigung nach § 135 Aktiengesetz (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Ein Vollmachtsformular und weitere Informationen zur Bevollmächtigung werden den Personen gemeinsam mit den Zugangsdaten für das passwortgeschützte Aktionärsportal übersandt. Die Aktionäre werden gebeten, Vollmachten vorzugsweise über das passwortgeschützte Aktionärsportal unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

oder mittels des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Vollmachtsformulars zu erteilen.

Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung, ihre Änderung oder ihr Widerruf kann der Gesellschaft bis spätestens Sonntag, den 27. Dezember 2020, 18:00 Uhr (MEZ),

unter der Adresse

DiaMonTech AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring, Deutschland
oder per E-Mail: diamontech2020@itteb.de

übermittelt werden.

Darüber hinaus kann der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung, ihre Änderung oder ihr Widerruf der Gesellschaft über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt werden.

Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Bevollmächtigte können ebenfalls nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre daher lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmachten an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gemäß den nachfolgenden Bestimmungen ausüben.

Informationen zur Ausübung des Stimmrechts

Da die ordentliche Hauptversammlung auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes ohne physische Anwesenheit der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten stattfindet, eröffnet die Gesellschaft ihren Aktionären bzw. deren Bevollmächtigten in diesem Jahr die Möglichkeit, das Stimmrecht nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen im Wege der Briefwahl (auch mittels elektronischer Kommunikation) auszuüben bzw. von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zur Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige Personen nach § 135 Abs. 8 Aktiengesetz, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können sich der nachfolgenden Möglichkeiten bedienen.

Stimmrechtsausübung über schriftliche oder elektronische Kommunikation (Briefwahl)

Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihre Stimmen im Wege der Briefwahl (auch mittels elektronischer Kommunikation) abgeben.

Briefwahlstimmen können bis spätestens Sonntag, den 27. Dezember 2020, 18:00 Uhr (MEZ), unter der folgenden Postanschrift sowie E-Mail-Adresse abgegeben, geändert oder widerrufen werden:

DiaMonTech AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring, Deutschland
oder per E-Mail: diamontech2020@itteb.de

Briefwahlstimmen können bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung auch über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Die Zugangsdaten zum Aktionärsportal können der Zugangskarte entnommen werden.

Diejenigen, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl ausüben wollen, werden gebeten, hierzu das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

zu nutzen oder das ihnen übersandte Briefwahlformular zu verwenden.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: (1) per passwortgeschütztem Aktionärsportal, (2) per E-Mail, (3) auf dem Postweg übersandte Erklärungen.

Stimmrechtsausübung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte Mitarbeiter als weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Wird zu einem Tagesordnungspunkt keine eindeutige Weisung erteilt, werden die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sich zum jeweiligen Beschlussgegenstand enthalten.

Die Stimmrechtsvertreter nehmen weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegen. Ebenso wenig können die Stimmrechtsvertreter Aufträge zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegennehmen.

Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können bis spätestens Sonntag, den 27. Dezember 2020, 18:00 Uhr (MEZ), unter der folgenden Postanschrift sowie E-Mail-Adresse abgegeben, geändert oder widerrufen werden:

DiaMonTech AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring, Deutschland
oder per E-Mail: diamontech2020@itteb.de

Die Abgabe, die Änderung oder der Widerruf von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung auch über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

möglich. Die Zugangsdaten zum Aktionärsportal können der Zugangskarte entnommen werden.

Diejenigen, die eine Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen wollen, werden gebeten, hierzu das Aktionärsportal unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

oder das ihnen übersandte Vollmachtsformular zu verwenden.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Vollmacht/Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Vollmacht/Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Wenn Briefwahlstimmen und Bevollmächtigungen/Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen, werden stets Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde , werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: (1) per passwortgeschütztem Aktionärsportal, (2) per E-Mail, (3) auf dem Postweg übersandte Erklärungen.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre

Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. § 1 Abs. 3 S. 4 Covid-19-Gesetz

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000 Euro erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Ein solches Verlangen ist schriftlich oder in elektronischer Form nach § 126a BGB an den Vorstand der Gesellschaft

DiaMonTech AG
Vorstand
Boxhagener Str. 82a
10245 Berlin
oder per E-Mail: hv2020@diamontech.de

zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist somit Freitag, der 4. Dezember 2020, 24.00 Uhr (MEZ).

Wir werden rechtzeitig eingehende Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung einschließlich etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung im Bundesanzeiger veröffentlichen sowie im Internet unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

zugänglich machen, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach den §§ 126 Abs. 1, 127 Aktiengesetz

Gemäß § 126 Abs. 1 Aktiengesetz kann jeder Aktionär einen Gegenantrag zu einem Vorschlag des Vorstands und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung übersenden. Ein Gegenantrag ist einschließlich des Namens des Aktionärs und einer Begründung von der Gesellschaft zugänglich zu machen, wenn er der Gesellschaft unter der nachfolgend wiedergegebenen Adresse spätestens am Montag, den 14. Dezember 2020, 24:00 Uhr (MEZ), zugeht. Ein Gegenantrag und dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände nach § 126 Abs. 2 Aktiengesetz vorliegt; die Begründung braucht außerdem nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Stellen mehrere Aktionäre Gegenanträge zu demselben Gegenstand der Beschlussfassung, so können Gegenanträge sowie ihre Begründungen zusammengefasst werden.

Jeder Aktionär kann außerdem nach näherer Maßgabe von § 127 Aktiengesetz der Gesellschaft einen Wahlvorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übermitteln. Ein Wahlvorschlag ist einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung von der Gesellschaft zugänglich zu machen, wenn er der Gesellschaft unter der nachfolgend wiedergegebenen Adresse spätestens am Montag, den 14. Dezember 2020, 24:00 Uhr (MEZ), zugeht.

Wahlvorschläge von Aktionären müssen nur zugänglich gemacht werden, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person, bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die Firma und den Sitz, enthalten und keiner der Ausschlusstatbestände nach § 126 Abs. 2 Satz 1 Aktiengesetz vorliegt; soweit der Wahlvorschlag begründet ist, braucht die Begründung nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Stellen mehrere Aktionäre Wahlvorschläge zu derselben Wahl, so können Wahlvorschläge sowie etwaige Begründungen zusammengefasst werden.

Wir werden rechtzeitig eingehende Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge einschließlich etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung im Internet unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

zugänglich machen, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich zu richten an:

DiaMonTech AG
Vorstand
Boxhagener Str. 82a
10245 Berlin
oder per E-Mail: hv2020@diamontech.de

Die Gesellschaft wird innerhalb der Bekanntmachungsfrist ordnungsgemäß gestellte, zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge so behandeln, als ob sie in der virtuellen Hauptversammlung mündlich vorgebracht worden wären.

Fragemöglichkeit für Aktionäre

Auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes ist den Aktionären in der virtuellen Hauptversammlung zwar kein Auskunftsrecht im Sinne des § 131 Aktiengesetz, jedoch die Möglichkeit einzuräumen, Fragen zu stellen. Die Fragemöglichkeit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten wird ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

eingeräumt.

Jeder Aktionär oder sein Bevollmächtigter kann der Gesellschaft bis Sonntag, den 27. Dezember 2020, 24:00 Uhr (MEZ), Fragen zu den Gegenständen der Tagesordnung über das Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

übermitteln. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Nach § 1 Abs. 2 Satz 2 des COVID-19-Gesetzes entscheidet der Vorstand (mit Zustimmung des Aufsichtsrats) nach pflichtgemäßem, freien Ermessen, welche Fragen er wie beantworten. Er kann dabei insbesondere Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Der Vorstand behält sich vor, wiederholt auftretende Fragen in allgemeiner Form vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten.

Widerspruchsmöglichkeit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

Aktionäre bzw. Bevollmächtigte, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können ausschließlich über das passwortgeschützte Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

dem amtierenden Notar gegenüber bis zur Beendigung der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter Widerspruch zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 Aktiengesetz gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einlegen. Die Erklärung ist von Beginn der virtuellen Hauptversammlung an bis zu deren Ende möglich.

Die Gesellschaft weist nochmals darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen.

Vorlage von Unterlagen, Bekanntgabe der Abstimmungsergebnisse

Die aufgrund der Tagesordnung vorzulegenden Unterlagen stehen auf der Homepage der Gesellschaft unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

zur Verfügung. Sie werden dort auch während der virtuellen Hauptversammlung zugänglich sein und in der virtuellen Hauptversammlung näher erläutert werden.

Etwaige im Sinne der vorgenannten Fristen rechtzeitig bei der Gesellschaft eingehende und veröffentlichungspflichtige Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls über die oben genannte Internetseite zugänglich gemacht werden.

Die Abstimmungsergebnisse werden unverzüglich nach Beendigung der virtuellen Hauptversammlung ebenfalls unter

www.diamontech.de/hauptversammlung

zugänglich gemacht.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Die DiaMonTech AG verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Zugangskarte) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Die Aktien der DiaMonTech AG sind qua Gesetz Namensaktien. Die Gesellschaft ist zur Führung eines Aktienregisters verpflichtet. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft, für die Stimmrechtausübung sowie für die Verfolgung im Wege elektronischer Zuschaltung rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) Satz 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 118 ff. Aktiengesetz sowie i.V.m. § 1 des COVID-19-Gesetzes. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die der Organisation der virtuellen Hauptversammlung dienlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs.1 Satz 1 lit. f) DS-GVO).

Die von der Gesellschaft für die Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre ausschließlich nach Weisung der DiaMonTech AG und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der Gesellschaft und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht ausüben und im Wege elektronischer Zuschaltung die virtuelle Hauptversammlung verfolgen, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG, soweit die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter darin aufgeführt werden) für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar. Dies gilt auch für Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter gegebenenfalls vorab gestellt haben (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 des COVID-19-Gesetzes).

Die Gesellschaft löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu.

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu.

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre den Datenschutzbeauftragten der DiaMonTech AG unter:

DiaMonTech AG
Datenschutzbeauftragter
Boxhagener Str. 82a
10245 Berlin
E-Mail: datenschutz@diamontech.de

 

Berlin, im November 2020

DiaMonTech AG
Berlin

DER VORSTAND

Thorsten Lubinski                Rainer Krug

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