Mittwoch, 31.05.2023

DocCheck AG – Ordentliche Hauptversammlung

DocCheck Aktiengesellschaft

Köln

ISIN DE 000A1A6WE6

Eindeutige Kennung des Ereignisses: AJ91052023HV

Wir laden unsere Aktionäre zur

ordentlichen Hauptversammlung

am Mittwoch, den 31. Mai 2023, um 9.30 Uhr (MESZ)

im KOMED, Im MediaPark 6, Raum 2, 50670 Köln,

ein.

I. Tagesordnung

1 Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses jeweils zum 31.12.2022, der Lageberichte für die DocCheck AG und den Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2022

Die nach den §§ 175 Abs. 2, 176 Absatz 1 AktG zugänglich zu machenden Unterlagen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.doccheck.ag/​investor/​hauptversammlung/​

zugänglich.

2 Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns des Geschäftsjahres 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den ausgewiesenen Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2022 in Höhe von 15.422.599,36 Euro wie folgt zu verwenden:

• Ausschüttung einer Dividende von 0,75 Euro je dividendenberechtigter auf den Namen lautende Stückaktie.

Die Gesamtausschüttung an die Aktionäre beträgt 3.789.612,00 Euro.

• Vortrag auf neue Rechnung: 11.632.987,36 Euro.

Zum Zeitpunkt der Einberufung besitzt die Gesellschaft keine eigenen Aktien. Falls die Gesellschaft zum Zeitpunkt der Hauptversammlung eigene Aktien hält, sind diese nicht dividendenberechtigt. In diesem Fall wird bei unveränderter Ausschüttung von 0,75 Euro je dividendenberechtigter Stückaktie der Hauptversammlung ein angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet werden, der eine entsprechende Reduktion des insgesamt an die Aktionäre auszuschüttenden Betrags der Dividende und eine entsprechende Erhöhung des auf neue Rechnung vorzutragenden Betrags vorsehen wird.

3 Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands Entlastung für das Geschäftsjahr 2022 zu erteilen.

4 Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für das Geschäftsjahr 2022 zu erteilen.

5 Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Stuttgart, Niederlassung Köln, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2023 zu bestellen.

6 Beschlussfassung über die Schaffung eines neuen sowie die Aufhebung des bestehenden genehmigten Kapitals mit der Möglichkeit zum Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre und Satzungsänderung

Die Ermächtigung des Vorstands gem. § 5 Abs. 3 der Satzung, das Grundkapital zu erhöhen, lief am 29. Mai 2023 aus. Es soll daher eine neue Ermächtigung geschaffen werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen deshalb vor zu beschließen:

a) Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 30. Mai 2028 einmalig oder mehrmals um bis zu insgesamt EUR 2.526.408,00 (in Worten: Euro zweimillionenfünfhundertsechsundzwanzigtausendvierhundertacht) gegen Bar- oder Sacheinlagen durch Ausgabe neuer, auf den Namen lautender Stückaktien zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2023).

Den Aktionären ist ein Bezugsrecht zu gewähren. Der Vorstand wird jedoch ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre auszuschließen,

aa) um Spitzenbeträge vom Bezugsrecht der Aktionäre auszunehmen;

bb) bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlagen bis zu einem anteiligen Betrag des Grundkapitals von insgesamt EUR 505.281,00 (in Worten: Euro fünfhundertundfünftausendzweihunderteinundachtzig) (Zehn-Prozent-Grenze), um die neuen Aktien zu einem Ausgabebetrag auszugeben, der den Börsenpreis nicht wesentlich unterschreitet (§§ 203 Abs. 1 und 2, 186 Abs. 3 Satz 4 AktG); für die Frage des Ausnutzens der Zehn-Prozent-Grenze ist der Ausschluss des Bezugsrechts aufgrund anderer Ermächtigungen nach § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG mit zu berücksichtigen; als maßgeblicher Börsenpreis gilt dabei der Durchschnitt des Schlusskurses der Aktie der Gesellschaft im Präsenzhandel an der Frankfurter Wertpapierbörse während der letzten fünf Börsenhandelstage vor dem Zeitpunkt der Festlegung des Ausgabebetrags durch den Vorstand;

cc) bei Sachkapitalerhöhungen, insbesondere zum Zwecke des Erwerbs von Unternehmen oder von Beteiligungen an Unternehmen oder gewerblichen Schutz- oder sonstigen Produktrechten (z. B. Lizenzen, Patente etc.);

dd) zur Bedienung von Aktienoptionen, die durch die Gesellschaft ausgegeben wurden;

ee) zur Ausgabe von Belegschaftsaktien an Mitarbeiter der Gesellschaft oder mit dieser verbundenen Unternehmen.

Von den vorstehend unter lit. bb) bis ee) erteilten Ermächtigungen zum Ausschluss des Bezugsrechts darf der Vorstand insgesamt nur in einem solchen Umfang Gebrauch machen, dass der anteilige Betrag der insgesamt unter Ausschluss des Bezugsrechts ausgegebenen Aktien zehn Prozent des Grundkapitals nicht überschreitet (Zehn-Prozent-Grenze), und zwar weder im Zeitpunkt der Beschlussfassung über diese Ermächtigung noch im Zeitpunkt ihrer Ausnutzung. Sofern während der Laufzeit des genehmigten Kapitals bis zu seiner Ausnutzung von anderen Ermächtigungen zur Ausgabe oder zur Veräußerung von Aktien der Gesellschaft oder zur Ausgabe von Rechten, die den Bezug von Aktien der Gesellschaft ermöglichen oder zu ihm verpflichten, Gebrauch gemacht und dabei das Bezugsrecht ausgeschlossen wird, ist dies auf die vorstehend genannte Zehn-Prozent-Grenze anzurechnen. Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten von Kapitalerhöhungen aus dem genehmigten Kapital festzulegen. Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, bei Ausnutzung des genehmigten Kapitals die Fassung der Satzung entsprechend anzupassen.

b) § 5 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 30. Mai 2028 einmalig oder mehrmals um bis zu insgesamt EUR 2.526.408,00 (in Worten: Euro zweimillionenfünfhundertsechsundzwanzigtausendvierhundertacht) gegen Bar- oder Sacheinlagen durch Ausgabe neuer, auf den Namen lautender Stückaktien zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2023). Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre auszuschließen,

aa) um Spitzenbeträge vom Bezugsrecht der Aktionäre auszunehmen;

bb) bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlagen bis zu einem anteiligen Betrag des Grundkapitals von insgesamt EUR 505.281,00 (in Worten: Euro fünfhundertundfünftausendzweihunderteinundachtzig) (Zehn-Prozent-Grenze), um die neuen Aktien zu einem Ausgabebetrag auszugeben, der den Börsenpreis nicht wesentlich unterschreitet (§§ 203 Abs. 1 und 2, 186 Abs. 3 Satz 4 AktG); für die Frage des Ausnutzens der Zehn-Prozent-Grenze ist der Ausschluss des Bezugsrechts aufgrund anderer Ermächtigungen nach § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG mit zu berücksichtigen; als maßgeblicher Börsenpreis gilt dabei der Durchschnitt des Schlusskurses der Aktie der Gesellschaft im Präsenzhandel an der Frankfurter Wertpapierbörse während der letzten fünf Börsenhandelstage vor dem Zeitpunkt der Festlegung des Ausgabebetrags durch den Vorstand;

cc) bei Sachkapitalerhöhungen, insbesondere zum Zwecke des Erwerbs von Unternehmen oder von Beteiligungen an Unternehmen oder gewerblichen Schutz- oder sonstigen Produktrechten (z. B. Lizenzen, Patente etc.);

dd) zur Bedienung von Aktienoptionen, die durch die Gesellschaft ausgegeben wurden;

ee) zur Ausgabe von Belegschaftsaktien an Mitarbeiter der Gesellschaft oder mit dieser verbundenen Unternehmen.

Von den vorstehend unter lit. bb) bis ee) erteilten Ermächtigungen zum Ausschluss des Bezugsrechts darf der Vorstand insgesamt nur in einem solchen Umfang Gebrauch machen, dass der anteilige Betrag der insgesamt unter Ausschluss des Bezugsrechts ausgegebenen Aktien zehn Prozent des Grundkapitals nicht überschreitet (Zehn-Prozent-Grenze), und zwar weder im Zeitpunkt der Beschlussfassung über diese Ermächtigung noch im Zeitpunkt ihrer Ausnutzung. Sofern während der Laufzeit des Genehmigten Kapitals bis zu seiner Ausnutzung von anderen Ermächtigungen zur Ausgabe oder zur Veräußerung von Aktien der Gesellschaft oder zur Ausgabe von Rechten, die den Bezug von Aktien der Gesellschaft ermöglichen oder zu ihm verpflichten, Gebrauch gemacht und dabei das Bezugsrecht ausgeschlossen wird, ist dies auf die vorstehend genannte Zehn-Prozent-Grenze anzurechnen.

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten von Kapitalerhöhungen aus dem Genehmigten Kapital festzulegen. Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, bei Ausnutzung des Genehmigten Kapitals die Fassung der Satzung entsprechend anzupassen.

c) Das bestehende Genehmigte Kapital (Genehmigtes Kapital 2018), geschaffen mit der von der Hauptversammlung vom 30. Mai 2018 erteilten Ermächtigung, wird in dem Umfang, in dem es bei Wirksamwerden dieser Ermächtigung noch nicht ausgenutzt ist, mit Wirksamwerden dieser Ermächtigung aufgehoben.

7 Beschlussfassung über die Satzungsänderung zum Höchstalter von Aufsichtsräten

Die Satzungsbestimmung in § 10 Abs. 6 der Satzung bezüglich des Höchstalters von Aufsichtsräten ist im Lichte der aktuellen Rechtsprechung des EUGHs als kritisch zu betrachten und könnte gegen das Verbot der Alternsbenachteiligung stehen, vgl. Art. 19 AEUV und Art. 21 Abs. 1 der EU-Grundrechtecharta. Eine satzungsmäßige Grenze der Zugehörigkeitsdauer oder Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder soll daher zukünftig nicht mehr bestehen. Bei der Besetzung des Aufsichtsrats gilt, dass Eignung, Erfahrung und Qualifikation die maßgeblichen Auswahlkriterien sind. Deshalb soll die Satzung angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen deshalb vor, folgende Satzungsänderungen zu beschließen:

§ 10 Abs. 6 der Satzung wird ersatzlos gestrichen.

8 Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands, zur Durchführung von virtuellen Hauptversammlungen (Änderung von § 18 der Satzung)

Der neu eingeführte § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG ermöglicht es Unternehmen, in der Satzung vorzusehen oder den Vorstand zu ermächtigen vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Eine solche Satzungsermächtigung ist für einen Zeitraum von maximal fünf Jahren nach ihrer Eintragung in das Handelsregister zulässig.

In der Satzung der Doccheck AG ist ein ähnliche Satzungsformulierung bereits vorgesehen, diese soll nun an den § 118a AktG angepasst werden. Vorstand und Aufsichtsrat sind der Ansicht, dass sich die virtuelle Hauptversammlung in den letzten drei Jahren, bewährt hat, sodass jedenfalls für die Gesellschaft die Option der Durchführung virtueller Hauptversammlungen bestehen sollte, auch wenn im Jahr 2023 ein Präsenzformat gewählt wurde.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 18 Absatz 1 der Satzung der Gesellschaft (Ort der Hauptversammlung) wird um einen Absatz 2 ergänzt, wodurch der bisherige Absatz (2) von § 18 zu Absatz 3 wird und Absatz (3) zu Absatz (4) wird. Der § 18 wird nun wie folgt um folgenden neuen Absatz 2 ergänzt:

㤠18 Ort der Hauptversammlung

(2) Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Diese Ermächtigung (Ermächtigung 2023) gilt für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Eintragung dieser Satzungsregelung in das Handelsregister der Gesellschaft. Auf die virtuelle Hauptversammlung finden alle Regelungen dieser Satzung für Hauptversammlungen Anwendung soweit nicht das Gesetz zwingend etwas anderes vorsieht oder in dieser Satzung ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.“

9 Beschlussfassung über die Möglichkeit für die Aufsichtsratsmitglieder, an virtuellen Hauptversammlungen im Wege der Bild- und Tonübertragung teilzunehmen (Ergänzung der Satzung um einen neuen § 19c)

Gemäß § 118 Abs. 3 Satz 2 AktG kann die Satzung bestimmte Fälle vorsehen, in denen die Teilnahme der Aufsichtsratsmitglieder an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen darf.

Es ist daher nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat gerechtfertigt, dass die Aufsichtsratsmitglieder mit Ausnahme des Versammlungsleiters im Fall der Durchführung von virtuellen Hauptversammlungen im Wege der Bild- und Tonübertragung teilnehmen dürfen. Die Teilnahme der Aufsichtsratsmitglieder im Wege der Bild- und Tonübertragung hat keine Auswirkungen auf die Aktionäre und deren Rechte, spart jedoch Aufwand, Kosten und ist nachhaltiger.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Die Satzung der Gesellschaft wird um den folgenden neuen § 19c ergänzt:

„§ 19c Mitgliedern des Aufsichtsrats ist bei virtuellen Hauptversammlungen die Teilnahme im Wege der Bild- und Tonübertragung gestattet.“

Bericht des Vorstands zu der unter Tagesordnungspunkt 6 vorgesehenen Ermächtigung mit der Möglichkeit zum Ausschluss des Bezugsrechts (§ 186 Abs. 4 Satz 2 i. V. m. § 203 Abs. 1, 2 AktG)

Das bisherige Genehmigte Kapital wurde im Jahr 2018 durch die Hauptversammlung beschlossen und lief am 29. Mai 2023 aus. Um zukünftig wieder in gleicher Weise finanziell flexibel zu sein und um diese Ermächtigung im Rahmen der gesetzlich zulässigen Möglichkeiten den aktuellen Gegebenheiten anzupassen, wird der Hauptversammlung daher ein neues genehmigtes Kapital von insgesamt bis zu EUR 2.526.408,00 vorgeschlagen.

Das neue Genehmigte Kapital soll für Bar- und Sachkapitalerhöhungen zur Verfügung stehen und einmalig oder mehrmalig in Teilbeträgen ausgenutzt werden können. Mit dem neuen genehmigten Kapital wird die Gesellschaft in die Lage versetzt, sich bei Bedarf schnell und flexibel zusätzliches Eigenkapital zu verschaffen, ohne eine zeitlich unter Umständen nicht mögliche Kapitalerhöhung durch Beschlussfassung der Hauptversammlung durchzuführen.

Die Ermächtigung soll für den gesetzlich zulässigen Zeitraum von fünf Jahren erteilt werden. Grundsätzlich sind dabei die neuen Aktien den Aktionären zum Bezug anzubieten. Der Vorstand wird jedoch ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht in bestimmten Fällen auszuschließen. Der beantragte Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge ist erforderlich, um ein praktikables Bezugsverhältnis darstellen zu können. Die als freie Spitzen vom Bezugsrecht der Aktionäre ausgeschlossenen Aktien werden entweder durch Verkauf über die Börse oder in sonstiger Weise bestmöglich für die Gesellschaft verwertet. Der mögliche Verwässerungseffekt ist auf Grund der Beschränkung auf Spitzenbeträge gering. Der Bezugsrechtsausschluss für die Barkapitalerhöhungen gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG versetzt die Gesellschaft in die Lage, kurzfristig günstige Situationen am Open Market ausnutzen zu können und durch schnelle Platzierung junger Aktien bei einem aufzunehmenden Investor einen höheren Mittelzufluss zu erzielen.

Der bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen eingeräumte Bezugsrechtsausschluss zum Zwecke des Erwerbs von Unternehmen, Unternehmensbeteiligungen, Teilen von Unternehmen, gewerblichen Schutzrechten oder sonstigen Produktrechten oder sonstigen Sacheinlagen soll der Gesellschaft ermöglichen, entsprechende Akquisitionen gegen Gewährung von Aktien zu tätigen. Die Gesellschaft steht im Wettbewerb mit anderen Unternehmen aus der Kommunikations- und Medizinbranche in Europa. Die Gesellschaft muss daher jederzeit in der Lage sein, den sich ändernden Gegebenheiten des Wettbewerbs Rechnung zu tragen und im Interesse ihrer Aktionäre schnell und flexibel zu handeln. Um auf diese Veränderungen reagieren und damit die Wettbewerbsposition der Gesellschaft erhalten oder sogar verbessern zu können, ist die Option notwendig, Unternehmen oder Beteiligungen erwerben zu können. Um die Liquidität der Gesellschaft zu schonen, kann es sich im Einzelfall anbieten, solche Erwerbe mit Aktien der DocCheck AG zu bezahlen. Die Praxis zeigt auch, dass die Inhaber attraktiver Akquisitionsobjekte als Gegenleistung häufig die Verschaffung von stimmberechtigten Aktien der erwerbenden Gesellschaft verlangen. Bei Einräumung eines Bezugsrechts an die Aktionäre wäre daher möglicherweise eine Akquisition gegen Gewährung von Aktien im Einzelfall nicht möglich und die damit für die Gesellschaft und die Aktionäre verbundenen Vorteile könnten nicht erreicht werden. Daher kann ein Bezugsrechtsausschluss im Einzelfall im Interesse der Aktionäre sachlich gerechtfertigt sein, obwohl er zu einer Verringerung der relativen Beteiligungsquote und des relativen Stimmanteils der vorhandenen Aktionäre führt. Konkrete Erwerbsvorhaben, für die von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht werden soll, bestehen zurzeit nicht. Wenn sich eine Erwerbsmöglichkeit konkretisiert, wird der Vorstand sorgfältig prüfen, ob er von der Möglichkeit des Erwerbs und/​oder der Verwendung neuer Aktien der Gesellschaft unter Ausschluss des Bezugsrechts zur Finanzierung der Transaktion Gebrauch macht. Dabei wird der Vorstand sich allein von den Interessen der Aktionäre und der Gesellschaft leiten lassen. Der beantragte Bezugsrechtsausschluss zur Bedienung von durch die Gesellschaft ausgegebenen Aktienoptionen soll es der Gesellschaft ermöglichen, gegebenenfalls die auf Grundlage der Beschlüsse der Hauptversammlung ausgegebenen Aktienoptionen auch durch Aktien aus einer Kapitalerhöhung aus Genehmigtem Kapital zu bedienen.

Daneben soll es dem Vorstand auch ermöglicht werden, Belegschaftsaktien auf diesem Wege auszugeben. Diese Vergütungsinstrumente ermöglichen es, den Mitgliedern der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern der Gesellschaft und verbundener Unternehmen einen zusätzlichen Leistungsanreiz zu bieten und diese damit zum Vorteil der Gesellschaft und ihrer Aktionäre zu höheren Leistungen zu motivieren und an die Gesellschaft zu binden. Die Ermächtigung gilt mit der Maßgabe, dass die unter Ausschluss des Bezugsrechts gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG veräußerten Aktien insgesamt 10 Prozent des Grundkapitals nicht überschreiten dürfen, und zwar weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens noch im Zeitpunkt der Ausübung dieser Ermächtigung.

II Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft als Aktionär eingetragen sind und sich nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet haben. Die Anmeldung muss spätestens bis zum Ablauf des 24. Mai 2023 (24.00 Uhr, MESZ) unter der folgenden Anschrift, Fax-Nummer oder eMail-Adresse in Textform (§ 126b BGB) bei der Gesellschaft eingegangen sein:

DocCheck AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Fax: +49 (0) 89 889 69 06 33
eMail: doccheck@better-orange.de

Aktionäre sind auch nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung weiterhin berechtigt, über ihre Aktien zu verfügen. Maßgeblich für das Teilnahme- und Stimmrecht ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung. Dieser wird dem Bestand am Ende des Anmeldeschlusstags entsprechen, da Aufträge zur Umschreibung des Aktienregisters in der Zeit vom Ablauf des 24. Mai 2023 (24:00 Uhr, MESZ) bis zum Ablauf des 31. Mai 2032 (24:00 Uhr, MESZ) erst mit Wirkung nach der Hauptversammlung am 31. Mai 2023 verarbeitet und berücksichtigt werden. Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sogenannter „Technical Record Date“) ist daher der Ablauf des 24. Mai 2023, 24.00 Uhr (MESZ).

Formulare zur Anmeldung werden den am 10. Mai 2023, 00.00 Uhr (MESZ), mit ihrer Anschrift im Aktienregister eingetragenen Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung übersandt. Entsprechende Formulare können ferner auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.doccheck.ag/​investor/​hauptversammlung/​

heruntergeladen werden. Für die Anmeldung müssen diese Formulare nicht zwingend verwendet werden.

III Stimmrechtsvertretung

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch einen Intermediär, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist eine frist- und ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Formulare zur Vollmachts- und ggf. Weisungserteilung werden den am 10. Mai 2023, 00.00 Uhr (MESZ), mit ihrer Anschrift im Aktienregister eingetragenen Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung übersandt. Entsprechende Formulare können ferner auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.doccheck.ag/​investor/​hauptversammlung/​

heruntergeladen werden. Für die Vollmachts- und ggf. Weisungserteilung müssen diese Formulare nicht zwingend verwendet werden.

Wenn weder ein Intermediär noch eine Aktionärsvereinigung noch ein Stimmrechtsberater oder eine diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt wird, bedarf die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und ihr Nachweis gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB). Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen müssen Vollmachten lediglich nachprüfbar festhalten; sie können für die Form der Vollmachtserteilung abweichende Regelungen vorgeben, auf die die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form der Vollmachten an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder diesen gleichgestellten Personen oder Institutionen zu wenden und mit diesen diesbezüglich abzustimmen.

Wir bieten unseren Aktionären auch an, sich durch einen weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft vertreten zu lassen. In diesem Fall muss der Aktionär dem Stimmrechtsvertreter zu jedem Tagesordnungspunkt Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, nach Maßgabe der ihm erteilten Weisungen abzustimmen. Bitte beachten Sie, dass der Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen oder dem Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennimmt und Verfahrensanträge und unangekündigte Anträge von Aktionären nicht unterstützen wird.

Wird die Vollmacht gegenüber den Bevollmächtigten erteilt, kann der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft am Tage der Hauptversammlung an der Ein- und Ausgangskontrolle erbracht werden. Die Erteilung oder der Widerruf einer Vollmacht oder die Erteilung oder die Änderung von Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann auch an die Gesellschaft an folgende Anschrift, Faxnummer oder eMail-Adresse übermittelt werden:

DocCheck AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Fax: +49 (0) 89 889 69 06 33
eMail: doccheck@better-orange.de

Vollmachten und Weisungen an einen Bevollmächtigten oder den weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter sollen aus organisatorischen Gründen nach Maßgabe der vorangehenden Bestimmungen der Gesellschaft unter oben genannter Anschrift, Faxnummer oder eMail-Adresse bis zum 30. Mai 2023, 24.00 Uhr (MESZ), zugehen.

Alternativ zu einer vorherigen Übermittlung der Vollmachtserklärung/​Weisungen ist auch eine Übergabe an einen Bevollmächtigten/​den weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft während der Hauptversammlung möglich. Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie zu den Einzelheiten zu Vollmachten und Weisungen ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung übersandt werden, und sind auch im Internet unter

https:/​/​www.doccheck.ag/​investor/​hauptversammlung/​

verfügbar.

IV Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge

Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge zu übersenden. Die Gesellschaft wird Gegenanträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter

https:/​/​www.doccheck.ag/​investor/​hauptversammlung/​

zugänglich machen, wenn der Aktionär bis zum Ablauf des 16. Mai 2023, 24:00 Uhr (MESZ), der Gesellschaft einen zulässigen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit einer etwaigen Begründung an nachfolgend genannte Anschrift, Faxnummer oder eMail-Adresse übersandt hat:

DocCheck AG
Corporate Communications
Tanja Mumme
Vogelsanger Straße 66
50823 Köln
Deutschland
Fax: +49 (0) 221 920 53-133
eMail: hauptversammlung@doccheck.com

Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht berücksichtigt.

Diese Regelungen gelten für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern sinngemäß, wobei ein Wahlvorschlag keiner Begründung bedarf. Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags nachzuweisen.

V Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die DocCheck AG verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung ist die DocCheck AG, Vogelsanger Straße 66, 50823 Köln. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an

datenschutz@doccheck.com

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können Sie gegenüber der DocCheck AG unentgeltlich über die eMail-Adresse

datenschutz@doccheck.com

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

DocCheck AG, Vogelsanger Straße 66, 50823 Köln.

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach näherer Maßgabe von Art. 77 der Datenschutz-Grundverordnung zu.

 

Köln, im April 2023

DocCheck AG

Der Vorstand

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