Juni 24, 2019

DocCheck Aktiengesellschaft – Hauptversammlung 2019

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
DocCheck AG
Köln
Gesellschaftsbekanntmachungen Ordentliche Hauptversammlung 16.04.2019

DocCheck Aktiengesellschaft

Köln

Wir laden unsere Aktionäre zur

ordentlichen Hauptversammlung

am Mittwoch, den 29. Mai 2019, um 9:30 Uhr
im KOMED, Im MediaPark 6, Raum 2, 50670 Köln

ein.

I Tagesordnung

1

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses jeweils zum 31.12.2018, der Lageberichte für die DocCheck AG und den Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2018

Die vorgenannten Unterlagen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.doccheck.ag

unter der Rubrik Investor/Hauptversammlung zugänglich.

2

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns des Geschäftsjahres 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den ausgewiesenen Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2018 in Höhe von 5.453.851,10 Euro wie folgt zu verwenden:

• Ausschüttung einer Dividende von 0,40 Euro je dividendenberechtigter Stückaktie. Die Gesamtausschüttung an die Aktionäre beträgt 1.995.926,40 Euro.

• Vortrag auf neue Rechnung: 3.457.924,70 Euro.

Zum Zeitpunkt der Einberufung besitzt die Gesellschaft keine eigenen Aktien. Falls die Gesellschaft zum Zeitpunkt der Hauptversammlung eigene Aktien hält, sind diese nicht dividendenberechtigt.

In diesem Fall wird bei unveränderter Ausschüttung von 0,40 Euro je dividendenberechtigter Stückaktie der Hauptversammlung ein angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet werden, der eine entsprechende Reduktion des insgesamt an die Aktionäre auszuschüttenden Betrags der Dividende und eine entsprechende Erhöhung des auf neue Rechnung vorzutragenden Betrags vorsehen wird.

3

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands Entlastung für das Geschäftsjahr 2018 zu erteilen.

4

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für das Geschäftsjahr 2018 zu erteilen.

5

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2019

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2019 zu bestellen.

II Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft als Aktionär eingetragen sind und sich nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet haben. Die Anmeldung muss spätestens bis zum Ablauf des 22. Mai 2019 (24.00 Uhr) unter der folgenden Anschrift, Fax-Nummer oder eMail-Adresse in Textform (§ 126b BGB) bei der Gesellschaft eingegangen sein:

DocCheck AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Fax: +49 (0) 89 889 69 06 33
eMail: doccheck@better-orange.de

Aktionäre sind auch nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung weiterhin berechtigt, über ihre Aktien zu verfügen. Maßgeblich für das Teilnahme- und Stimmrecht ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung. Dieser wird dem Bestand am Ende des Anmeldeschlusstags entsprechen, da Aufträge zur Umschreibung des Aktienregisters in der Zeit vom Ablauf des 22. Mai 2019 bis zum Ablauf des 29. Mai 2019 erst mit Wirkung nach der Hauptversammlung am 29. Mai 2019 verarbeitet und berücksichtigt werden. Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sogenannter „Technical Record Date“) ist daher der Ablauf des 22. Mai 2019, 24.00 Uhr.

Formulare zur Anmeldung werden den am 15. Mai 2019, 00.00 Uhr, mit ihrer Anschrift im Aktienregister eingetragenen Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung per Post übersandt. Entsprechende Formulare können ferner auf der Internetseite der Gesellschaft

www.doccheck.ag

unter der Rubrik Investor / Hauptversammlung heruntergeladen werden. Für die Anmeldung müssen diese Formulare nicht zwingend verwendet werden.

III Stimmrechtsvertretung

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel eine Aktionärsvereinigung oder ein Kreditinstitut oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist eine frist- und ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Formulare zur Vollmachts- und ggf. Weisungserteilung werden den am 15. Mai 2019, 00.00 Uhr, mit ihrer Anschrift im Aktienregister eingetragenen Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung per Post übersandt. Entsprechende Formulare können ferner auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.doccheck.ag

unter der Rubrik Investor / Hauptversammlung heruntergeladen werden. Für die Vollmachts- und ggf. Weisungserteilung müssen diese Formulare nicht zwingend verwendet werden.

Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung oder eine gemäß § 135 Abs. 8 und § 135 Abs. 10 in Verbindung mit § 125 Abs. 5 des Aktiengesetzes gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt wird, bedarf die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und ihr Nachweis gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB). Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und die gemäß § 135 Abs. 8 und § 135 Abs. 10 in Verbindung mit § 125 Abs. 5 des Aktiengesetzes gleichgestellten Personen und Institutionen müssen Vollmachten lediglich nachprüfbar festhalten; sie können für die Form der Vollmachtserteilung abweichende Regelungen vorgeben, auf die die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form der Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder diesen gleichgestellten Personen oder Institutionen zu wenden und mit diesen diesbezüglich abzustimmen.

Wir bieten unseren Aktionären auch an, sich durch einen weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft vertreten zu lassen. In diesem Fall muss der Aktionär dem Stimmrechtsvertreter zu jedem Tagesordnungspunkt Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, nach Maßgabe der ihm erteilten Weisungen abzustimmen. Bitte beachten Sie, dass der Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen oder dem Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennimmt und Verfahrensanträge und unangekündigte Anträge von Aktionären nicht unterstützen wird.

Wird die Vollmacht gegenüber den Bevollmächtigten erteilt, kann der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft am Tage der Hauptversammlung an der Ein- und Ausgangskontrolle erbracht werden. Die Erteilung oder der Widerruf einer Vollmacht oder die Erteilung oder die Änderung von Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann auch an die Gesellschaft an folgende Anschrift, Faxnummer oder eMail-Adresse übermittelt werden:

DocCheck AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Fax: +49 (0) 89 889 69 06 33
eMail: doccheck@better-orange.de

Vollmachten und Weisungen an einen Bevollmächtigten oder den weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter sollen aus organisatorischen Gründen nach Maßgabe der vorangehenden Bestimmungen der Gesellschaft unter oben genannter Anschrift, Faxnummer oder eMail-Adresse bis zum 28. Mai 2019, 24.00 Uhr, zugehen.

Alternativ zu einer vorherigen Übermittlung der Vollmachtserklärung / Weisungen ist auch eine Übergabe an einen Bevollmächtigten / den weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft während der Hauptversammlung möglich.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie zu den Einzelheiten zu Vollmachten und Weisungen ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung per Post übersandt werden, und sind auch im Internet unter

www.doccheck.ag

unter der Rubrik Investor / Hauptversammlung verfügbar.

IV Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge

Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge zu übersenden. Die Gesellschaft wird Gegenanträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter

www.doccheck.ag

unter der Rubrik Investor / Hauptversammlung zugänglich machen, wenn der Aktionär bis zum Ablauf des 14. Mai 2019 der Gesellschaft einen zulässigen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit einer etwaigen Begründung an nachfolgend genannte Anschrift, Faxnummer oder eMail-Adresse übersandt hat:

DocCheck AG
Corporate Communications
Tanja Mumme
Vogelsanger Straße 66
50823 Köln
Deutschland
Fax: +49 (0) 221 920 53-133
eMail: hauptversammlung@doccheck.com

Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht berücksichtigt.

Diese Regelungen gelten für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern (sofern diese Gegenstand der Tagesordnung sind) oder von Abschlussprüfern sinngemäß, wobei ein Wahlvorschlag keiner Begründung bedarf. Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags nachzuweisen.

V Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die DocCheck AG verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung ist die DocCheck AG, Vogelsanger Straße 66, 50823 Köln. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an

datenschutz@doccheck.com

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können Sie gegenüber der DocCheck AG unentgeltlich über die eMail-Adresse

datenschutz@doccheck.com

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: DocCheck AG, Vogelsanger Straße 66, 50823 Köln. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach näherer Maßgabe von Art. 77 der Datenschutz-Grundverordnung zu.

 

Köln, im April 2019

DocCheck AG

Der Vorstand

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