| Name | Bereich | Information | V.-Datum | Relevanz |
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| EASY SOFTWARE AG Mülheim an der Ruhr |
Gesellschaftsbekanntmachungen | Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung | 14.07.2020 |
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EASY SOFTWARE AGMülheim an der RuhrISIN DE000A2YN991
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| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses mit dem zusammengefassten Lagebericht der EASY SOFTWARE AG und des EASY-Konzerns für das Geschäftsjahr 2019 einschließlich der erläuternden Berichte zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 28. April 2020 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung entfällt daher nach den gesetzlichen Bestimmungen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Der Jahresabschluss der Gesellschaft weist einen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 7.301.935,41 aus. Um der Gesellschaft angesichts der Unwägbarkeiten der wirtschaftlichen Auswirkungen der COVID-19-Pandemie Handlungs- und Finanzierungsoptionen offen zu halten, einschließlich erforderlichenfalls der Inanspruchnahme staatlicher Hilfen, welche nach aktuellem Diskussionsstand im Falle von Dividendenausschüttungen nicht zur Verfügung stehen, halten Vorstand und Aufsichtsrat derzeit eine Gewinneinbehaltung für geboten. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor,
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Der Aufsichtsrat hat Herrn Dieter Weißhaar am 20. März 2020 als Mitglied und Vorsitzenden des Vorstands der Gesellschaft mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund abberufen. Grund dafür sind die Ergebnisse einer durch den Aufsichtsrat durchgeführten Compliance-Prüfung von Geschäftsführungsmaßnahmen des Vorstandsmitglieds Dieter Weißhaar. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor,
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor,
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 und des Prüfers für die etwaige prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts für das erste Halbjahr des Geschäftsjahres 2020 Der Aufsichtsrat schlägt vor,
Der Aufsichtsrat hat vor Unterbreitung des Wahlvorschlags die vom Deutschen Corporate Governance Kodex vorgesehene Erklärung der Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hannover, zu deren Unabhängigkeit eingeholt. |
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| 6. |
Beschlussfassung über die Ermächtigung zur Ausgabe von Wandelschuldverschreibungen mit oder ohne Wandlungs- oder Bezugsrechte(n) sowie zum Ausschluss des Bezugsrechts Durch Beschluss der Hauptversammlung vom 6. August 2019 wurde der Vorstand ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 31. August 2020 einmalig oder mehrmals auf den Inhaber oder auf den Namen lautende Options- und/oder Wandelschuldverschreibungen im Gesamtnennbetrag von bis zu EUR 20,0 Mio. mit einer Laufzeit von mindestens drei Jahren auszugeben und den Inhabern oder Gläubigern von Optionsanleihen Optionsrechte oder -pflichten bzw. den Inhabern oder Gläubigern von Wandelanleihen Wandlungsrechte oder -pflichten für Stückaktien der Gesellschaft mit einem anteiligen Betrag des Grundkapitals von insgesamt bis zu EUR 2.000.000,00 nach näherer Maßgabe der Bedingungen dieser Schuldverschreibungen zu gewähren oder aufzuerlegen. Der Vorstand hat von dieser Ermächtigung bislang keinen Gebrauch gemacht. Da die Ermächtigung am 31. August 2020 ausläuft und um der Gesellschaft die benötigte Flexibilität bei der Finanzierung zu geben, soll die noch bestehende Ermächtigung aufgehoben und durch eine neue Ermächtigung ersetzt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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| 7. |
Beschlussfassung über die Schaffung eines Bedingten Kapitals 2020 und Satzungsänderung Gemäß § 7c der Satzung ist das Grundkapital der Gesellschaft um bis zu EUR 2.000.000,00 durch Ausgabe von bis zu 2.000.000 neuen Stückaktien bedingt erhöht (Bedingtes Kapital 2019). Die bedingte Kapitalerhöhung dient zur Ausgabe neuer Aktien aus der Ausübung von Options- bzw. Wandlungsrechten aus Options- oder Wandelanleihen, die von der Gesellschaft oder einem nachgeordneten Konzernunternehmen der Gesellschaft aufgrund der Ermächtigung des Vorstands durch Hauptversammlungsbeschluss vom 6. August 2019 (Tagesordnungspunkt 9) bis zum 31. August 2020 ausgegeben werden. Da die Ermächtigung zur Ausgabe von Options- und Wandlungsrechten gemäß Beschluss der Hauptversammlung vom 6. August 2019 aufgehoben und eine neue Ermächtigung erteilt werden soll, soll entsprechend auch das Bedingte Kapital 2019 aufgehoben und durch ein neues bedingtes Kapital ersetzt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Die Ausgabe der Aktien erfolgt gemäß den Vorgaben des Ermächtigungsbeschlusses der Hauptversammlung vom 20. August 2020 unter Tagesordnungspunkt 6, d. h. insbesondere zu mindestens 80 % des durchschnittlichen Börsenkurses der Aktie der Gesellschaft an den letzten 10 Börsenhandelstagen vor der Beschlussfassung des Vorstandes über die Ausgabe der Schuldverschreibungen in der Eröffnungsauktion im XETRA®-Handel an der Frankfurter Wertpapierbörse (oder einem von der Deutschen Börse AG bestimmten Nachfolgesystem) oder, sofern ein XETRA®-Handel in Aktien der Gesellschaft nicht stattfindet, derjenigen Börse an der in diesen 10 Börsenhandelstagen die meisten Aktien (Anzahl) der Gesellschaft in Summe gehandelt wurden, vor der Beschlussfassung des Vorstandes über die Ausgabe der jeweiligen Schuldverschreibungen unter Berücksichtigung von Anpassungen gemäß der im Beschluss der vorgenannten Hauptversammlung unter Tagesordnungspunkt 6 Buchst. f) bestimmten Verwässerungsschutzregeln. Der Aufsichtsrat ist ermächtigt, die Fassung der Satzung entsprechend dem jeweiligen Umfang der Grundkapitalerhöhung aus dem Bedingten Kapital 2020 abzuändern.“ |
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| 8. |
Neuwahl der Mitglieder des Aufsichtsrates Der Aufsichtsrat der EASY SOFTWARE AG setzt sich gemäß §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG i. V. m. § 14 Abs. 1 der Satzung aus drei Mitgliedern zusammen, die durch die Hauptversammlung zu wählen sind. Mit Ablauf der Hauptversammlung am 20. August 2020 endet die Amtszeit der amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrates Herrn Stefan ten Doornkaat und Herrn Armin Steiner. Durch Beschluss des Amtsgerichts Duisburg vom 17. März 2020 ist Herr Serkan Katilmis an Stelle von Herrn Oliver Krautscheid, der sein Amt mit Wirkung zum Ablauf des 10. Februar 2020 niedergelegt hatte und dessen reguläre Amtszeit ebenfalls mit Ablauf der Hauptversammlung am 18. Juni 2020 geendet hätte, zum Aufsichtsratsmitglied der Gesellschaft gerichtlich bestellt worden. Es sind daher alle Mitglieder des Aufsichtsrats neu zu wählen. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Der Aufsichtsrat schlägt vor,
Der Aufsichtsrat hat sich bei den zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten vergewissert, dass sie den zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen können. Die Wahlvorschläge berücksichtigen zudem die vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung gemäß Empfehlung C.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex‘ („DCGK“) beschlossenen Ziele und streben gleichzeitig die Ausfüllung des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium an. Nach Einschätzung des Aufsichtsrats sind die vorgeschlagenen Kandidaten unabhängig im Sinne der Empfehlungen C.6 und C.7 DCGK. Zwischen den vorgeschlagenen Kandidaten und der EASY SOFTWARE AG, deren Konzernunternehmen, den Organen der EASY SOFTWARE AG oder einem wesentlich an der EASY SOFTWARE AG beteiligten Aktionär bestehen keine persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen im Sinne der Empfehlung C.13 DCGK. Alle vorgeschlagenen Kandidaten verfügen über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung und Abschlussprüfung im Sinne des § 100 Abs. 5 AktG. Herr ten Doornkaat hat mitgeteilt, dass er im Fall seiner Wahl erneut für das Amt des Vorsitzenden des Aufsichtsrats zur Verfügung steht. Angaben gemäß § 125 Absatz 1 Satz 5 AktG und Empfehlung C.14 DCGK Nachfolgend sind die Lebensläufe der zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Kandidaten abgedruckt. Diese enthalten zugleich die Angaben gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG (Mitgliedschaften in gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten sowie in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen). Stefan ten Doornkaat Persönliche Daten: Wohnort: Düsseldorf Ausgeübter Beruf: Rechtsanwalt, Vorstand der CD Deutsche Eigenheim AG, Berlin Beruflicher Werdegang: Seit November 2019 Vorstand der CD Deutsche Eigenheim AG, Berlin
Ausbildung: Rechtsreferendariat beim Oberlandesgericht Düsseldorf Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten: Stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats der EPG (Engineered nanoProducts Germany) AG, Griesheim Mitgliedschaft in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: Keine Armin Steiner Persönliche Daten: Wohnort: Hannover Ausgeübter Beruf: Vorstand der Beta Systems Software AG, Berlin Beruflicher Werdegang:
Ausbildung: Betriebswirtschaftliches Studium an der Universität Würzburg und University of Texas at Austin Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten: Keine Mitgliedschaft in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: Mitglied des Board of Directors of Beta Systems Software of North America, Inc. Serkan Katilmis Persönliche Daten: Wohnort: Köln Ausgeübter Beruf: Geschäftsführer der amplicade GmbH, Köln; Geschäftsführer der Cash on Ledger Technologies GmbH, Köln Beruflicher Werdegang:
Ausbildung:
Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten: Mitglied des Aufsichtsrats der CD Deutsche Eigenheim AG, Berlin Mitgliedschaft in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: Keine |
II. BERICHT DES VORSTANDS ZUR TAGESORDNUNG
Bericht des Vorstands zu Tagesordnungspunkt 6 gemäß § 221 Abs. 4 Satz 2 AktG i. V. m. § 186 Abs. 4 AktG über den Ausschluss des Bezugsrechts im Rahmen der Ermächtigung zur Ausgabe von Wandelschuldverschreibungen
Vorstand und Aufsichtsrat bitten die Aktionäre der Gesellschaft unter Tagesordnungspunkt 6 um die Ermächtigung zur Begebung von Wandelschuldverschreibungen. Diese Finanzierungsinstrumente werden jeweils mit Umtauschrechten auf Aktien der Gesellschaft versehen werden. Den Inhabern dieser Umtauschrechte wird dadurch die Möglichkeit eröffnet, Aktien der Gesellschaft zu erwerben, indem sie ihre bereits an die Gesellschaft erbrachten Leistungen in Eigenkapital umwandeln (Umtauschrecht). Die Gesellschaft soll bei einer Emission beschließen, dass die begebenen Schuldverschreibungen am Ende der Laufzeit von fünf Jahren in Aktien der Gesellschaft zu tauschen sind (Wandlungspflicht). Eine Lieferung der Aktien bei Ausübung der Umtauschrechte bzw. Erfüllung der Wandlungspflicht ist – ausschließlich – aus bedingtem Kapital vorgesehen.
Die Ermächtigung in Tagesordnungspunkt 6 soll in erster Linie dazu dienen, die Kapitalausstattung der Gesellschaft bei Bedarf zügig und flexibel stärken zu können.
Die zum gegenwärtigen Zeitpunkt teilweise offene Festlegung der Bedingungen für die Begebung der genannten Finanzierungsinstrumente ermöglicht es der Gesellschaft, auf die jeweils aktuellen Marktverhältnisse angemessen zu reagieren und neues Kapital zu möglichst geringen Kosten aufzunehmen.
Bei der Begebung dieser Finanzierungsinstrumente haben die Aktionäre der Gesellschaft gemäß § 221 Abs. 4 AktG grundsätzlich ein Bezugsrecht hierauf.
Mit den unter Tagesordnungspunkt 6 erbetenen Ermächtigungen soll der Gesellschaft die Möglichkeit eröffnet werden, das Bezugsrecht für Spitzenbeträge auszuschließen. Dies kann erforderlich werden, wenn anders ein praktikables Bezugsverhältnis nicht zu erreichen ist. Die Gesellschaft wird sich bemühen, freie Spitzen im Interesse der Aktionäre bestmöglich zu verwerten.
III. WEITERE INFORMATIONEN UND HINWEISE ZUR HAUPTVERSAMMLUNG
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Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger EUR 6.442.039,00. Es ist eingeteilt in 6.442.039 Stückaktien, die jeweils eine Stimme in der Hauptversammlung gewähren. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Die 6.442.039 Stückaktien gewähren damit zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung insgesamt 6.442.039 Stimmen. |
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| 2. |
Durchführung der Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten; Übertragung der Hauptversammlung im HV-Aktionärsportal Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Dieser Beschluss erfolgte gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (im Folgenden „COVID-19-Gesetz“). Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Aktionärsvertreter (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) an der Hauptversammlung ist deshalb nicht möglich. Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die Aktionäre und Aktionärsvertreter haben die nachfolgend aufgezeigten Möglichkeiten zum Verfolgen der gesamten Hauptversammlung in Bild und Ton im Internet, zur Stimmrechtsausübung über elektronische Kommunikation (Briefwahl) sowie Vollmachtserteilung, zur Stellung von Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation und zur Widerspruchserhebung gegen Beschlüsse der Hauptversammlung über elektronische Kommunikation. Die gesamte in den Geschäftsräumem der Gesellschaft, Mülheim an der Ruhr, Am Hauptbahnof 4, stattfindende Hauptversammlung wird zu diesem Zweck am 20. August 2020 ab 10:00 Uhr über das internetbasierte Aktionärsportal der Gesellschaft („HV-Aktionärsportal“) unter der Internetadresse
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ in Bild und Ton live übertragen. Die Aktionäre und Aktionärsvertreter der Gesellschaft können die Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal verfolgen. Nur diejenigen Aktionäre, die sich wie nachstehend in Ziffer 3. beschrieben, ordnungsgemäß angemeldet haben, können darüber hinaus persönlich oder durch ordnungsgemäß Bevollmächtigte ihr Stimmrecht per Briefwahl oder durch Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ausüben sowie über das HV-Aktionärsportal der Gesellschaft Fragen stellen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären. Eine darüber hinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten ist in der virtuellen Hauptversammlung nicht möglich. Insbesondere ist eine Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters, vor Ort ausgeschlossen. Die Liveübertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG. Für die Nutzung des HV-Aktionärsportals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die notwendigen Angaben für den Zugang zu unserem HV-Aktionärsportal (Aktionärsnummer und zugehöriges Zugangspasswort) werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt sowie, im Falle späterer Eintragung in das Aktienregister, auf Anforderung übermittelt. Bevollmächtigte erhalten ihre eigenen Zugangsdaten mit der übersandten Zugangskarte. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung erscheinen dann auf der Benutzeroberfläche im HV-Aktionärsportal der Gesellschaft. Weitere Einzelheiten zur Nutzung des HV-Aktionärsportals der Gesellschaft und zu den Nutzungsbedingungen können die Aktionäre den dort hinterlegten Informationen entnehmen. |
Wir bitten unsere Aktionäre um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise zur Anmeldung, Ausübung des Stimmrechts und der Fragemöglichkeit sowie zu weiteren Aktionärsrechten.
| 3. |
Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts Zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft ordnungsgemäß anmelden und für die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind. Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein und der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, somit bis zum Ablauf des 13. August 2020, unter der Anschrift EASY SOFTWARE AG oder über das Internet unter Nutzung des HV-Aktionärsportals der Gesellschaft unter
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren zugehen. Formulare, die Aktionäre für die Anmeldung nutzen können, sowie die Tagesordnung zur Hauptversammlung werden an die bis zum 6. August 2020 (0.00 Uhr) im Aktienregister der Gesellschaft eingetragenen Versandadressen der Aktionäre übermittelt. Für die Nutzung des HV-Aktionärsportals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die notwendigen Angaben für den Zugang zu unserem HV-Aktionärsportal (Aktionärsnummer und zugehöriges Zugangspasswort) werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt. Die automatische Übersendung der Anmeldeunterlagen nebst Zugangsdaten für die Nutzung des HV-Aktionärsportals ist nur bei Eintragung im Aktienregister bis spätestens 6. August 2020 (0.00 Uhr) gewährleistet. Bei späterer Eintragung im Aktienregister steht ausschließlich die Möglichkeit der Anmeldung unter der vorgenannten Anschrift zur Verfügung; in diesem Fall bitten wir bei der Anmeldung um Nennung des Namens, der Adresse und des Geburtsdatums. Sollten Aktionäre die Einladungsunterlagen – weil sie an dem für den Versand maßgeblichen Tag noch nicht im Aktienregister eingetragen sind – nicht unaufgefordert erhalten, werden diese den betreffenden Aktionären auf Verlangen zugesandt. Ein entsprechendes Verlangen ist an die oben genannte Anmeldeanschrift zu richten. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nach § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen ist. Für die Ausübung des Stimmrechts sowie für die Anzahl der einem Aktionär zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden in der Zeit vom 14. August 2020 (0.00 Uhr) bis einschließlich 20. August 2020 keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung am 13. August 2020, 24:00 Uhr („Technical Record Date“). Der Handel mit Aktien der Gesellschaft wird durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Auch nach erfolgter Anmeldung können Aktionäre daher über ihre Aktien weiter frei verfügen. Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung des wirtschaftlichen Eigentümers der Aktien ausüben. |
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| 4. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl Aktionäre können in diesem Jahr ihr Stimmrecht schriftlich (§ 126 BGB), in Textform (§ 126b BGB) oder im Wege elektronischer Kommunikation ausüben („Briefwahl“). Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft spätestens bis zum 13. August 2020, 24:00 Uhr, ordnungsgemäß angemeldet haben und für die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind (siehe Ziffer 3.). Zur Abgabe einer Briefwahlstimme stehen mehrere Wege zur Verfügung: Zum einen haben unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte die Möglichkeit, das HV-Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ zu nutzen, um das Stimmrecht der Aktionäre im Wege elektronischer Kommunikation per Briefwahl auszuüben sowie gegebenenfalls die per Briefwahl erfolgte Stimmabgabe zu ändern oder zu widerrufen – und zwar auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn des Abstimmungsvorgangs. Die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Aktionärsportal werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt sowie, im Falle späterer Eintragung in das Aktienregister, auf Anforderung übermittelt. Bevollmächtigte erhalten ihre Zugangsdaten mit der ihnen übersandten Zugangskarte; alternativ kann der Zugang mit den Zugangsdaten des Vollmachtgebers erfolgen. Zum anderen können unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte ihre Briefwahlstimmen per Post, per Telefax oder per E-Mail an die Gesellschaft übersenden. Ein entsprechendes Formular dafür erhalten unsere Aktionäre zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung. Bevollmächtigte erhalten das Formular mit der ihnen übersandten Zugangskarte. Per Post, per Telefax oder per E-Mail abgegebene Briefwahlstimmen und solchermaßen erfolgende Änderungen (einschließlich des Widerrufs) der so erfolgten Stimmabgabe müssen spätestens bis zum Ablauf des 19. August 2020 (24.00 Uhr) in Textform unter der Adresse EASY SOFTWARE AG bei der Gesellschaft eingehen. Auch Bevollmächtigte, einschließlich Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern im Sinne des § 134a Abs. 1 Nr. 3 AktG sowie sonstigen diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen, können sich der Briefwahl bedienen. In Zusammenhang mit der Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechtes wird auf etwaige Meldepflichten nach §§ 33 ff. Wertpapierhandelsgesetz hingewiesen. Sofern von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten sowohl Briefwahlstimmen als auch Vollmacht/Weisungen für einen und denselben Aktienbestand an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen, wird stets die zuletzt abgegebene Erklärung vorrangig betrachtet. Gehen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen für einen und denselben Aktienbestand ein und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden die über das HV-Aktionärsportal abgegebenen Erklärungen berücksichtigt. Wird bei der Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt keine ausdrückliche oder eindeutige Stimme abgegeben, so wird dies für diesen Tagesordnungspunkt als Enthaltung gewertet. Sofern zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt wird, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung. |
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| 5. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten Aktionäre, die am Tag der virtuellen Hauptversammlung am 20. August 2020 im Aktienregister eingetragen sind, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen sowie eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen ist eine fristgerechte Anmeldung in der oben beschriebenen Form erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 134 Abs. 3 Satz 3 AktG). Für die Bevollmächtigung von und Stimmrechtsausübung durch Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen gelten die besonderen Regelungen in § 135 AktG. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form von Vollmachten an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen mit diesen abzustimmen. Bevollmächtigte können (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen, Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben. Zur Abgabe einer Vollmacht stehen mehrere Wege zur Verfügung: Zum einen haben unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte die Möglichkeit, das HV-Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ zu nutzen, um eine Vollmacht zu erteilen, zu ändern oder zu widerrufen – und zwar auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zum Ende der Hauptversammlung. Die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Aktionärsportal werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt sowie, im Falle späterer Eintragung in das Aktienregister, auf Anforderung übermittelt. Bevollmächtigte erhalten ihre Zugangsdaten mit der ihnen übersandten Zugangskarte; alternativ kann der Zugang mit den Zugangsdaten des Vollmachtgebers erfolgen. Zum anderen können unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte ihre Bevollmächtigung in Textform (§ 126b BGB), d. h. per Post, per Telefax oder per E-Mail an die Gesellschaft übersenden. Ein entsprechendes Formular dafür erhalten unsere Aktionäre zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung. Bevollmächtigte erhalten das Formular mit der ihnen übersandten Zugangskarte. Per Post, per Telefax oder per E-Mail erteilte Bevollmächtigung und solchermaßen erfolgende Änderungen (einschließlich des Widerrufs) der so erfolgten Bevollmächtigung müssen spätestens bis zum Ablauf des 19. August 2020 (24.00 Uhr) in Textform (§ 126b BGB) unter der Adresse EASY SOFTWARE AG bei der Gesellschaft eingehen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen (§ 134 Abs. 3 Satz 2 AktG). Auch die Bevollmächtigten können das Stimmrecht in der Hauptversammlung nur durch Briefwahl oder durch Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. |
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| 6. |
Verfahren für die Stimmabgabe durch den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Zusätzlich bieten wir unseren Aktionären an, sich nach Maßgabe ihrer Weisungen durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bei den Abstimmungen vertreten zu lassen. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen, und wird die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Fall ausdrückliche und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt worden ist, wird sich der Stimmrechtsvertreter zu den entsprechenden Beschlussgegenständen der Stimme enthalten. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Bitte beachten Sie, dass der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter keine Vollmachten und Aufträge zur Ausübung der Fragemöglichkeit, zur Stellung von Anträgen oder zur Einlegung von Widersprüchen gegen die Hauptversammlungsbeschlüsse entgegen nehmen und – mit Ausnahme der Ausübung des Stimmrechts – auch keine sonstigen Aktionärsrechte wahrnehmen wird. Die Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen mindestens der Textform (§ 126b BGB). Gleiches gilt für die Änderung oder den Widerruf der Vollmacht oder der Weisungen. Um Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu erteilen sowie gegebenenfalls zu ändern oder zu widerrufen, haben unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte zum einen die Möglichkeit, das HV-Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ zu nutzen – und zwar auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn des Abstimmungsvorgangs. Die notwendigen Zugangsdaten für das HV-Aktionärsportal werden unseren Aktionären mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt sowie, im Falle späterer Eintragung in das Aktienregister, auf Anforderung übermittelt. Bevollmächtigte erhalten ihre Zugangsdaten mit der ihnen übersandten Zugangskarte; alternativ kann der Zugang mit den Zugangsdaten des Vollmachtgebers erfolgen. Zum anderen können unsere Aktionäre sowie deren Bevollmächtigte ihre Bevollmächtigte ihre Vollmachten und Weisungen per Post, per Telefax oder per E-Mail an die Gesellschaft übersenden. Ein entsprechendes Formular dafür erhalten unsere Aktionäre zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung. Bevollmächtigte erhalten das Formular mit der ihnen übersandten Zugangskarte. Per Post, per Telefax oder per E-Mail abgegebene Vollmachten inklusive Weisungen und solchermaßen erfolgende Änderungen (einschließlich des Widerrufs) müssen spätestens bis zum Ablauf des 19. August 2020 (24.00 Uhr) in Textform unter der Adresse EASY SOFTWARE AG bei der Gesellschaft eingehen. Wird eine Vollmacht mit Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft – jeweils frist- und formgerecht – sowohl in Schriftform (§ 126 BGB) oder Textform (§ 126b BGB) übersendet als auch über das HV-Aktionärsportal der Gesellschaft erteilt, werden, sofern nicht erkennbar ist, welche Erklärung zuletzt abgegeben wurde, die über das HV-Aktionärsportal abgegebenen Vollmachten und Weisungen als verbindlich behandelt. Im Übrigen gelten die Ausführungen zu dem Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten entsprechend. Eine rechtzeitige Anmeldung ist auch im Falle der Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erforderlich. |
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| 7. |
Fragemöglichkeit des Aktionärs gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz; Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 AktG Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz). Aus organisatorischen Gründen sind Fragen von zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionären spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal einzureichen. Auf anderem Weg oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. In der virtuellen Hauptversammlung selbst besteht damit keine Fragemöglichkeit der Aktionäre. Fragen von zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionären müssen der Gesellschaft daher bis spätestens 17. August 2020, 24.00 Uhr, auf dem vorgenannten Übermittelungsweg zugehen. Aus technischen Gründen kann der Umfang der einzelnen Fragen unter Umständen auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt sein, die Zahl der möglichen Fragen wird dadurch jedoch nicht beschränkt. Eine Beantwortung der eingereichten Fragen erfolgt nach pflichtgemäßem Ermessen des Vorstands. Der Vorstand ist nicht verpflichtet, alle Fragen zu beantworten. Fragen können insbesondere zusammengefasst werden, es können im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen ausgewählt und Fragen von Aktionärsvereinigungen und institutionellen Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugt werden. Rückfragen zu den Auskünften des Vorstands sind nicht möglich. Darüber hinaus stehen den Aktionären weder das Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG noch ein Rede- oder Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung zu. |
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| 8. |
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung wird ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären, die ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen ausgeübt haben, die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Entsprechende Erklärungen sind der Gesellschaft über die E-Mail-Adresse
zu übermitteln und sind ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter möglich. Mit der Erklärung ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder der Name, das Geburtsdatum und die Adresse des Aktionärs oder die Aktionärsnummer angegeben werden. |
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| 9. |
Rechte der Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 AktG Den Aktionären stehen in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung unter anderem die folgenden Rechte nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1 und § 127 AktG zu. Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (entsprechend 322.102 Stückaktien) oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (entsprechend 500.000 Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss schriftlich an den Vorstand gerichtet werden und der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung, mithin bis zum Ablauf des 20. Juli 2020, zugehen. Wir bitten, derartiges Verlangen an folgende Adresse zu richten: EASY SOFTWARE AG Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. Auf die Fristberechnung ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden. Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden, sofern sie nicht schon mit der Einberufung bekannt gemacht wurden und sofern die gesetzlichen Voraussetzungen gewahrt sind, unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden zudem den Aktionären mitgeteilt und auf der Internetseite
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ veröffentlicht. Anträge und Wahlvorschläge gemäß § 126 Abs. 1, § 127 AktG Die Rechte der Aktionäre, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung zu stellen, sind nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes ausgeschlossen. Gleichwohl wird die Gesellschaft den Aktionären die Möglichkeit einräumen, in entsprechender Anwendung der §§ 126, 127 AktG Gegenanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln. Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt und Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern übersenden. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die nachfolgende Anschrift der Gesellschaft zu richten: EASY SOFTWARE AG Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge müssen nicht zugänglich gemacht werden. Über die in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründe hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn er nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des vorgeschlagenen Kandidaten enthält. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern müssen auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn ihnen keine Angaben zu Mitgliedschaften des vorgeschlagenen Kandidaten in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG beigefügt sind. Die mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des 5. August 2020, 24:00 Uhr, unter vorstehender Anschrift eingegangenen und zugänglich zu machenden Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sowie eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu Gegenanträgen bzw. des Aufsichtsrats zu Wahlvorschlägen von Aktionären werden auf der Internetseite
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ zugänglich gemacht. Anträge und Wahlvorschläge, die sich nicht in der Ablehnung eines Vewaltungsantrags erschöpfen, werden in der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs mit Großbuchstaben gekennzeichnet. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vor der Hauptversammlung unter einer der vorstehenden Kontaktmöglichkeiten bis spätestens zum Ablauf des 17. August 2020, 24:00 Uhr, zugegangen sind, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung nochmals gestellt worden, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist. |
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Veröffentlichungen auf der Internetseite Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen nach § 124a AktG stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ zur Verfügung. Die Vorstandspräsentation wird eine Woche vor der Hauptversammlung ebenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter
in der Rubrik „EASY GRUPPE“, dort „INVESTOR RELATIONS“ unter dem Abschnitt „Hauptversammlung“ zur Verfügung gestellt. |
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Informationen zum Datenschutz für Aktionäre Die EASY SOFTWARE AG erhebt bei der Vorbereitung und Durchführung ihrer virtuellen Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung zu ermöglichen. Für die Verarbeitung ist die EASY SOFTWARE AG, Am Hauptbahnhof 4, 45468 Mülheim a.d. Ruhr, die verantwortliche Stelle. Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten werden bei der Vorbereitung zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung erhoben und verarbeitet:
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung erfolgt zu dem Zweck, die Ausübung der Rechte der Aktionäre und Aktionärsvertreter im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung abzuwickeln und zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c der Datenschutz-Grundverordnung. Registrierung und Anmeldung beim HV-Aktionärsportal Um an der virtuellen Hauptversammlung über das HV-Aktionärsportal teilnehmen zu können, ist eine Registrierung erforderlich. Hierfür erheben und speichern wir die Aktionärsnummer, den Vor- und Nachnamen, das Geburtsdatum, die Adresse, die Aktienanzahl und ggf. die E-Mail-Adresse des Aktionärs bzw. Aktionärsvertreters als Registerdaten. In Ihrem Profil werden als weitere Daten die Aktionärskategorie, der Geburtsname, die Sprache, das Anlagedatum und der Letzt-Initiator gespeichert. Wenn Sie sich im HV-Aktionärsportal anmelden, erheben wir Ihren Vor- und Nachnamen, Ort, Ihre Aktienanzahl und Ihre E-Mail-Adresse. Dies dient als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme zur Verhinderung von Missbrauch, insbesondere um einen unbefugten Zugriff zu vermeiden. Bei jedem Login verarbeiten wir Ihre Anmeldeinformationen, nämlich die Aktionärsnummer oder Zugangskartennummer und Ihr Zugangspasswort, um Ihre Berechtigung (Aktionärsstatus) überprüfen zu können. Diese Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer aktienrechtlichen Verpflichtungen gemäß § 118 AktG erforderlich und erfolgt damit in Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Nutzung des HV-Aktionärsportals Wenn Sie unser HV-Aktionärsportal im Internet besuchen, erheben wir folgende Zugriffsdaten, die in Server-Logfiles protokolliert werden:
Der Browser übermittelt diese Daten automatisch aus technischen Gründen an uns, um eine elektronische Verbindung herzustellen. Außerdem verwenden wir, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen, die nachfolgend beschriebenen Storage-Funktionen unter Einsatz sogenannter Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die im lokalen Speicher Ihres Webbrowsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Die von uns verwendeten Cookies werden nach dem Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sogenannte Session-Cookies). Bei der Session-Storage-Funktion erheben wir Informationen über den Authentification Token und Ihre Sitzungsdaten (Session Daten), um Sie als Nutzer während einer Sitzung identifizieren und Ihre Anfragen Ihrer Sitzung zuordnen zu können. Über die Local Storage Funktion wird Ihr Login-Zeitstempel gespeichert. Dieser wird genutzt, um nach 30 Minuten Inaktivität einen automatischen Logout aus Sicherheitsgründen vorzunehmen. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen. Sie können in Ihrem Browser zudem einstellen, dass dieser Cookies beim Schließen des Browsers automatisch löscht. Bei der Nichtannahme von Cookies kann die Funktionalität des HV-Aktionärsportals eingeschränkt sein. Rechtsgrundlage für die beschriebene Verarbeitung Ihrer Zugriffs- und Sitzungsdaten ist Art. 6 Abs.1 Buchst. f DSGVO. Diese Erlaubnisnorm gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des „berechtigten Interesses“ des Verantwortlichen, soweit nicht Ihre Grundrechte, Grundfreiheiten oder Interessen überwiegen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der störungsfreien technischen Bereitstellung des HV-Aktionärsportals. Einsatz von Dienstleistern Die Dienstleister der EASY SOFTWARE AG, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der EASY SOFTWARE AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der EASY SOFTWARE AG. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt. Aufbewahrungsfristen, Löschung Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle von Rechtsstreitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungsfristen (bspw. aus dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder aus dem Geldwäschegesetz) zu einer längeren Speicherdauer verpflichten. Rechte der betroffenen Personen Betroffene Personen haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können sie gegenüber der EASY SOFTWARE AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: EASY SOFTWARE AG Zudem steht ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden nach Art. 77 der Datenschutz-Grundverordnung zu. Betrieblicher Datenschutzbeauftragter: EASY SOFTWARE AG Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite
zu finden. |
Mülheim an der Ruhr, im Juli 2020
EASY SOFTWARE AG
Der Vorstand