Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
Berlin
ISIN: DE0005659700
Hiermit laden wir unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu unserer ordentlichen Hauptversammlung
2022 ein. Diese findet am Mittwoch, den 1. Juni 2022, um 11.00 Uhr (MESZ) im Max Delbrück
Communications Center (MDC.C) auf dem Campus Berlin-Buch, Robert-Rössle-Str.10, D-13125
Berlin, statt.
Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass bei der als Präsenzveranstaltung geplanten
Hauptversammlung das Risiko einer auch kurzfristigen Absage aufgrund eines veränderten
Infektionsgeschehens bei der Covid-19-Pandemie besteht. Die Homepage der Gesellschaft
wird unter
https://www.ezag.com/de/startseite/investoren/hauptversammlung/
zeitnah über etwaige Veränderungen unterrichten; eine etwaige Absage wird auch im
Bundesanzeiger veröffentlicht werden.
Die Hauptversammlung wird gemäß den zu diesem Zeitpunkt geltenden Schutzmaßnahmen
und Hygieneanforderungen stattfinden.
I. Tagesordnung
II. Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021 nach § 162 Abs. 1 AktG (Tagesordnungspunkt
6)
Vergütungsbericht
Grundzüge des Vergütungssystems
Der vorliegende Vergütungsbericht bildet das bisherige Vergütungssystem ab. Ab dem
Jahr 2022 wurde ein neues Vergütungssystem eingeführt und in den Vorstandsverträgen
ab dem Jahr 2022 umgesetzt. Die bestehenden Altverträge stehen unter Bestandsschutz
gem. § 26 j Einführungsgesetz zum Aktiengesetz (EGAktG).
Das System der Vorstandsvergütung ist darauf ausgerichtet, einen Anreiz für eine langfristig
erfolgreiche Unternehmensentwicklung zu setzen. Wesentlicher Aspekt des Vergütungssystems
ist dabei, dass neben fixen Vergütungsteilen auch variable Vergütungsteile mit einer
mehrjährigen Bemessungsgrundlage vereinbart werden, sodass die Mitglieder des Vorstandes
sowohl an positiven als auch an negativen Entwicklungen angemessen beteiligt sind.
Bei der Festlegung der Gesamtvergütung sowie der Aufteilung auf einzelne Vergütungsteile
werden insbesondere der dem jeweiligen Vorstandsmitglied übertragene Verantwortungsbereich
und die persönliche Leistung bewertet. Des Weiteren werden die wirtschaftliche Lage,
der Erfolg und die Zukunftsaussichten des Unternehmens in die Bewertung einbezogen.
Schließlich soll die Vergütung auch im Vergleich zur üblichen Vergütung im Wettbewerbsumfeld
und zur Vergütungsstruktur im Unternehmen, sowohl im Verhältnis zum oberen Führungskreis
als auch zur Belegschaft, attraktiv und angemessen sein.
Die Gesamtvergütung der einzelnen Mitglieder des Vorstandes sowie das Vergütungssystem
werden vom Aufsichtsrat für einen mehrjährigen Zeitraum festgesetzt und in regelmäßigen
Abständen überprüft. Ziel ist eine Vergütungsstruktur, die auf eine nachhaltige Unternehmensentwicklung
ausgerichtet ist. Im Hinblick auf die Bestimmungen des Gesetzes zur Angemessenheit
der Vorstandsvergütung (VorstAG) wurden die Vorstandsverträge mit Wirkung zum Geschäftsjahr
2011 angepasst, sodass die variablen Vergütungsteile nunmehr grundsätzlich eine mehrjährige
Bemessungsgrundlage und Höchstbeträge aufweisen. Eingeführt wurde zugleich die Möglichkeit,
die Vergütung des Vorstandes für den Zeitraum der Verschlechterung der wirtschaftlichen
Situation des Unternehmens auf eine angemessene Höhe herabsetzen zu können. Die fixen
Vergütungsteile werden monatlich anteilig als Gehalt ausgezahlt. Die Vorstandsmitglieder
erhalten außerdem Nebenleistungen in Form von Sachbezügen, die im Wesentlichen aus
Dienstwagennutzung, Telefon sowie Versicherungsprämien bestehen, die allen Vorstandsmitgliedern
prinzipiell in gleicher Weise zustehen, jedoch in der Höhe je nach der persönlichen
Situation variieren können. Als Vergütungsbestandteil sind diese Nebenleistungen vom
einzelnen Vorstandsmitglied zu versteuern.
Als variable Vergütungsteile werden Tantiemen mit mehrjähriger Bemessungsgrundlage
vereinbart. Diese basieren auf einem Prozentsatz vom kumulierten EBIT bzw. Jahresüberschuss
des direkten Verantwortungsbereichs, der über einen definierten, mehrjährigen Zeitraum
betrachtet wird. Nach Feststellung des Jahresabschlusses bzw. nach Billigung des Konzernabschlusses
werden jährlich Abschlagszahlungen geleistet; die Endabrechnung erfolgt am Ende des
vereinbarten Zeitraums. Daneben können auch variable Vergütungsteile vereinbart werden,
die lediglich auf einer jährlichen Erfolgsbetrachtung und damit entweder auf einer
konkreten Zielerreichung oder einer prozentualen Beteiligung am Jahresergebnis basieren.
Die variablen Vergütungsteile sehen betragsmäßige Höchstgrenzen vor. Im Geschäftsjahr
2021 wurde von der Möglichkeit variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern kein
Gebrauch gemacht.
Für den Fall der vorzeitigen oder regulären Beendigung der Tätigkeit eines Vorstandsmitglieds
sind keine Abfindungen vereinbart worden. Für Herrn Dr. Hasselmann und Herrn Dr. Helmke
wurden jedoch nachvertragliche Wettbewerbsklauseln vereinbart, wonach 50 % der im
letzten Jahr durchschnittlichen monatlichen Vergütung über einen Zeitraum von einem
Jahr nach Beendigung des Dienstverhältnisses als Entschädigung für das Verbot einer
Beschäftigung in der Branche zu zahlen ist.
Die Mitglieder des Aufsichtsrates erhalten eine feste jährliche Vergütung in Höhe
von 18.000 €. Der Vorsitzende erhält eine feste jährliche Vergütung von 36.000 €,
der stellvertretende Vorsitzende einen Betrag von 24.000 €. Für die Tätigkeit im Vergütungsausschuss
erhalten die Mitglieder dieses Ausschusses seit dem 1. Juli 2021 eine zusätzliche
feste jährliche Vergütung von 5.000 €. Zum 2. Juni 2021 wurde ein Prüfungsausschuss
eingerichtet. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses erhält für seine Tätigkeit eine
zusätzliche feste jährliche Festvergütung von 16.000 €, die weiteren Mitglieder erhalten
für ihre Ausschusstätigkeit jeweils einen festen Betrag von 8.000 €.
Besteht die Mitgliedschaft im Aufsichtsrat oder in den Ausschüssen nicht ein ganzes
Geschäftsjahr, erhält das jeweilige Mitglied die Vergütung zeitanteilig.
Über die feste jährliche Vergütung hinaus erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrates
für jede Teilnahme an einer Aufsichtsratssitzung ein Sitzungsgeld in Höhe von 1.000
€. Die Vergütung des Aufsichtsrats wird jeweils im Folgejahr für das vorangegangene
Jahr ausgezahlt.
Nachfolgend werden jedem einzelnen gegenwärtigen oder früheren Mitglied des Vorstands
und des Aufsichtsrats von der Gesellschaft und von den Unternehmen desselben Konzerns
gewährte und geschuldete Vergütungen dargestellt. Eine Vergütung ist gewährt, wenn
diese dem Organmitglied faktisch, d. h. tatsächlich zufließt und somit in sein Vermögen
übergeht. Eine Vergütung ist geschuldet, wenn die Gesellschaft eine rechtliche bestehende
Verpflichtung gegenüber dem Organmitglied hat, die fällig, aber noch nicht erfüllt
ist. Ist eine solche Vergütung noch nicht fällig, handelt es sich um eine zugesagte
Vergütung.
Gesamtbezüge des Vorstandes
In der folgenden Tabelle werden die Gesamtvergütungen und die Vergütungsbestandteile
der Vorstände dargestellt:
Dem Vorstandsvorsitzenden, Dr. Andreas Eckert, wurde neben dem vereinbarten Festgehalt
eine anteilsbasierte Vergütung zugesagt, die über mehrere Jahre erdient wurde und
ihm 2021 zugeflossen ist. Diese aktienbasierte Vergütung beläuft sich auf 2.763.518
€ und ist in der langfristigen variablen Vergütung von Herrn Dr. Eckert enthalten.
Herr Dr. Helmke hat über den Gruppenvertrag der Eckert & Ziegler AG bei der Allianz
Lebensversicherungs-AG einen Vertrag zur betrieblichen Altersversorgung abgeschlossen,
im Durchführungsweg einer Direktversicherung mit Entgeltumwandlung. Die an die Versicherung
durch Herrn Dr. Helmke geleisteten Zahlungen (monatliche Entgeltumwandlung in Höhe
von 370 €) sind in seinem Grundgehalt enthalten. Die Eckert & Ziegler AG bezuschusst
diese Versicherungsprämie mit einer monatlichen Zahlung in Höhe von 150 € (jährlich
1.800 €).
Herr Dr. Edgar Löffler ist ein ehemaliges Vorstandsmitglied. Nach seiner Pensionierung
im Jahr 2016 erhält er monatliche Rentenbezüge aus einer Unterstützungskasse. Im Geschäftsjahr
2021 beliefen sich seine Rentenbezüge auf 55.017,86 €. Da der Leistungsanspruch aus
der betrieblichen Altersvorsorge im Durchführungsweg einer Unterstützungskasse sich
gegen den Arbeitgeber richtet, werden die Rentenbezüge von Hr. Dr. Löffler zunächst
an die Eckert & Ziegler AG überwiesen und im Anschluss nach erfolgtem Lohnsteuerabzug
an Herrn Dr. Löffler ausgezahlt.
Die langfristige Entwicklung der Gesellschaft wird durch die Ausgestaltung der variablen
Vergütung in Form der Beteiligung am Konzern-EBIT für den Vorstandsvorsitzenden und
am Konzernjahresüberschuss ohne den Beitrag des durch das jeweilige Vorstandsmitglied
zu verantwortenden Segments sowie am Jahresüberschuss des von dem jeweiligen Vorstandsmitglied
zu verantwortenden Segments für die weiteren Vorstandsmitglieder gewährleistet.
In Absprache mit dem Aufsichtsrat beziehen Dr. Hasselmann und Dr. Helmke ihre Vergütung
für die Vorstandstätigkeit von den Tochtergesellschaften Eckert & Ziegler BEBIG GmbH
bzw. Eckert & Ziegler Radiopharma GmbH. Bei der Eckert & Ziegler BEBIG GmbH sowie
bei der Eckert & Ziegler Radiopharma GmbH handelt es sich um Dritte im Sinne des §
162 Abs. 2 Nr. 1 AktG. Die Dr. Hasselmann und Dr. Helmke von Dritten gewährte Vergütung
ist der obigen Tabelle zu entnehmen. Die Herrn Dr. Hasselmann und Herrn Dr. Helmke
von Dritten zugesagte Vergütung beläuft sich auf 250.000 € bzw. 300.000 € und umfasst
die Abschlagszahlung für die langfristige variable Vergütung für das Geschäftsjahr
2021.
Aufgrund der guten wirtschaftlichen Situation des Unternehmens bestand für den Aufsichtsrat
keine Notwendigkeit die Vergütung des Vorstandes herabzusetzen.
Die nachfolgende Tabelle enthält Angaben zu den angewendeten Leistungskriterien. In
den Altverträgen wurden noch keine Zielwerte für die Leistungskriterien zur Messung
der variablen Vergütung festgelegt, es wurden lediglich Höchstbeträge für die variablen
Vergütungsbestandteile vereinbart. Im Jahr 2021 wurde die im Jahr 2020 erreichte variable
Vergütung ausgezahlt. Da die tatsächlich gemessene variable Vergütung im Jahr 2020
über der maximal möglichen Abschlagszahlung lag, wurden jeweils nur die Abschlagszahlung
und somit die Maximalvergütung an die Vorstände ausgezahlt.
Ab dem Jahr 2022 werden im Zusammenhang mit den neuen Vorstandsverträgen die Leistungskriterien
angepasst. Die Zielerreichungswerte der nachfolgenden Tabelle (Höchstbetrag) werden
im Jahr 2022 ausgezahlt
Im Folgenden wird der Vertikalvergleich gem. § 162 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 AktG dargestellt.
Im Geschäftsjahr 2021 wird für alle drei Vergleichsgrößen (Vergütung der Organmitglieder,
Ertragsentwicklung der Gesellschaft und durchschnittliche Vergütung von Arbeitnehmern)
lediglich eine Jährliche Veränderung angegeben. Der Vertikalvergleich für alle drei
Größen wird über einen Fünfjahreszeitraum über die Jahre 2021 bis 2025 sukzessive
aufgebaut.
Die bereits oben beschriebene, über mehrere Jahre von Herrn Dr. Eckert erdiente aktienbasierte
Vergütung führt im Hinblick auf die Veränderungsrate zu einem einmaligen Sondereffekt.
Hinsichtlich der Ertragsentwicklung der Gesellschaft berichten wir neben der gesetzlich
geforderten Kennzahl „Jahresüberschuss“ auch über den Konzernjahresüberschuss sowie
über das Konzern-EBIT, weil diese Leistungskriterien der Bemessung der variablen Vergütung
der Vorstandsmitglieder zugrunde liegen.
In der folgenden Tabelle sind die Herrn Dr. Eckert zugesagten und gewährten Aktien
nochmals aufgeführt:
Gesamtbezüge des Aufsichtsrates
Die nachfolgende Tabelle enthält die Angaben zu der im Jahr 2021 gewährten und geschuldeten
Vergütung an gegenwärtige Aufsichtsratsmitglieder. Die gewährte Vergütung bezieht
sich auf die Aufsichtsratstätigkeit im Geschäftsjahr 2020.
Dem Vergütungsausschuss des Aufsichtsrats gehören Herr Dr. Edgar Löffler und Herr
Frank Perschmann an. Zusätzlich zum Vergütungsausschuss hat der Aufsichtsrat im Jahr
2021 einen Prüfungsausschuss eingerichtet. Diesem Ausschuss gehören Herr Prof. Dr.
Helmut Grothe, Herr Albert Rupprecht, Herr Dr. Edgar Löffler und Herr Frank Perschmann
an. Die Notwendigkeit der Bildung eines Nominierungsausschusses, wird vom Aufsichtsrat
aufgrund der geringen Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder sowie der spezifischen Gegebenheiten
des Unternehmens weiterhin als nicht vordringlich angesehen. Sämtliche Aufgaben dieses
Ausschusses werden deshalb vom Aufsichtsrat als Gesamtgremium wahrgenommen.
Prüfungsvermerk des Wirtschaftsprüfers
An die Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG, Berlin
Prüfungsurteil
Wir haben den Vergütungsbericht der Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik
AG, Berlin, für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2021 daraufhin
formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht
gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht
nicht inhaltlich geprüft.
Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen
Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil
erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.
Grundlage für das Prüfungsurteil
Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs.
3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts
nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser
Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt „Verantwortung des Wirtschaftsprüfers“
unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die
Anforderungen des IDW Qualitätssicherungsstandards: Anforderungen an die Qualitätssicherung
in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QS 1) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der
Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer
einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.
Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats
Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts,
einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht.
Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig
erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen
Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen – beabsichtigten oder unbeabsichtigten
– falschen Darstellungen ist.
Verantwortung des Wirtschaftsprüfers
Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht
in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden
sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.
Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich
der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten
Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In
Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben,
die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung
des Vergütungsberichts nicht geprüft.
Umgang mit etwaigen irreführenden Darstellungen
Im Zusammenhang mit unserer Prüfung haben wir die Verantwortung, den Vergütungsbericht
unter Berücksichtigung der Kenntnisse aus der Abschlussprüfung zu lesen und dabei
für Anzeichen aufmerksam zu bleiben, ob der Vergütungsbericht irreführende Darstellungen
in Bezug auf die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit
der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts enthält.
Falls wir auf Grundlage der von uns durchgeführten Arbeiten zu dem Schluss gelangen,
dass eine solche irreführende Darstellung vorliegt, sind wir verpflichtet, über diese
Tatsache zu berichten. Wir haben in diesem Zusammenhang nichts zu berichten.
Berlin, 29. März 2022 BDO AG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
III. Informationen zur Aufsichtsratswahl (Tagesordnungspunkt 11)
Albert Rupprecht
geboren am 10. Juni 1968 in Vohenstrauß
Nationalität: Deutsch
Diplom Volkswirt, Unternehmer, Bundestagsabgeordneter
Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten: keine Mitgliedschaften
in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
keine
Albert Rupprecht studierte von 1989 bis 1995 an der Universität Regensburg Volkswirtschaftslehre/Wirtschaftswissenschaften.
Von 1995 bis 2000 war er Geschäftsleiter zweier Technologie- und Gründerzentren. In
dieser Tätigkeit sowie als Unternehmensberater betreute Herr Rupprecht etwa 700 Mandate
aus dem Mittelstand und beriet insbesondere zu kaufmännischen Themen (Finanzierung,
Rechnungswesen, Finanzplanung, usw.).
Seit dem Jahr 2000 bis heute war beziehungsweise ist Albert Rupprecht als kaufmännischer
Leiter, kaufmännischer Geschäftsführer und Geschäftsführer aber auch als geschäftsführender
Gesellschafter in verschiedenen Unternehmen tätig. Im Rahmen dieser Aufgaben hat Herr
Rupprecht sowohl Überwachungstätigkeiten beim Rechnungswesen als auch bei der Jahresabschlusserstellung
wahrgenommen.
Zudem ist Herr Rupprecht seit 2002 Bundestagsabgeordneter. 2007 bis 2009 war er ordentliches
Mitglied und ist derzeit stellvertretendes Mitglied des für den Bereich Rechnungswesen,
Jahresabschluss, Bilanzmodernisierungsgesetz (BilMoG), Finanzmarktintegritätsstärkungsgesetz
(FISG) zuständigen mitberatenden Finanzausschuss des Deutschen Bundestages. Als Vorsitzender
des Kontrollgremiums des Bankenrettungsfonds Soffin (2008-2009) oblag ihm die Aufsicht
und Kontrolle des Finanzmarktstabilisierungsfonds. In diesem Zusammenhang war Herr
Rupprecht mit der Rekapitalisierung und Ausreichung von Garantien an Kreditinstitute,
der Prüfung der von betroffenen Unternehmen eingereichten Businessplänen, Finanzierungsplänen
und Jahresabschlüssen sowie der Abstimmung mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern
befasst.
2009 bis 2021 war Albert Rupprecht im Deutschen Bundestag zudem Sprecher für Forschung
und Bildung. Zu diesem Ressort gehört auch der Bereich der Medizinforschung.
Seit 2017 ist Herr Rupprecht Mitglied des Aufsichtsrats und seit 2021 Mitglied des
Prüfungsausschusses der Eckert & Ziegler AG.
Aufgrund seines beruflichen Werdegangs verfügt Herr Rupprecht über umfassende Expertise
in den Bereichen Rechnungswesen, Jahresabschluss, Finanzen, Aufsicht, Kontrolle und
Medizinforschung.
IV. Weitere Angaben und Hinweise
1. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Die Gesellschaft hat zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 21.171.932
auf den Inhaber lautende Stückaktien ohne Nennwert ausgegeben. Jede Stückaktie gewährt
in der Hauptversammlung eine Stimme.
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung hält die Gesellschaft voraussichtlich
415.656 eigene Aktien, aus denen der Gesellschaft allerdings gemäß § 71b AktG keine
Stimmrechte zustehen. Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt die
Gesamtzahl der stimmberechtigten Aktien somit 20.756.276 Stück.
2. Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung
des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen
Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung anmelden und zudem ihre Berechtigung
zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen.
Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft bis spätestens
am 25. Mai 2022, 24.00 Uhr (MESZ), unter der nachfolgenden Adresse zugehen:
Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Die Anmeldung zur Hauptversammlung hat in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder
englischer Sprache zu erfolgen.
Für den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung
des Stimmrechts reicht ein Nachweis i.S.d. § 67c Abs. 3 AktG, d.h. ein Nachweis des
Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär in Textform (§ 126b BGB) gemäß den Anforderungen
nach Artikel 5 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 aus. Der Nachweis hat sich
auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung (Nachweisstichtag), also auf den
Beginn des 11. Mai 2022, 0:00 Uhr (MESZ), zu beziehen.
Der Nachweisstichtag ist der maßgebende Stichtag für die Ermittlung der Aktionärseigenschaft
im Hinblick auf die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts.
Gemäß § 123 Abs. 4 Satz 5 AktG gilt im Verhältnis zur Gesellschaft für die Teilnahme
an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den
Nachweis der Aktionärseigenschaft zum Nachweisstichtag erbracht hat.
Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt. Aktionäre
können deshalb auch nach erfolgter Anmeldung frei über ihre Aktien verfügen. Maßgeblich
für das Stimmrecht ist allerdings der Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag.
Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten zur Hauptversammlung sicherzustellen,
bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes
an die Gesellschaft unter der oben genannten Adresse Sorge zu tragen.
Nach rechtzeitigem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei
der vorstehend bezeichneten, zentralen Anmeldestelle der Eckert & Ziegler Strahlen-
und Medizintechnik AG werden den Aktionären oder deren Bevollmächtigten die Eintrittskarten
zur Hauptversammlung übersandt.
Vor dem Hintergrund der nach wie vor andauernden COVID-19-Pandemie wird die Hauptversammlung
gemäß den zu diesem Zeitpunkt geltenden Schutzmaßnahmen und Hygieneanforderungen stattfinden,
sodass am Tag der Hauptversammlung der Zugang zum Versammlungsraum von der Erfüllung
infektionsschutzrechtlicher Voraussetzungen abhängig sein kann. Den aktuellen Stand
finden Sie unter
https://www.ezag.com/de/startseite/investoren/hauptversammlung/
3. Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können
ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten,
z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere diesen gemäß
§ 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution, ausüben lassen. Dabei ist
Folgendes zu beachten:
Auch im Falle der Bevollmächtigung sind eine fristgemäße Anmeldung und der fristgemäße
Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform.
Bei Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen
diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person oder Institution sind in der
Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen
sind. Wir bitten daher Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung
oder eine andere diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution
mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen, sich mit dem zu Bevollmächtigenden
über die Form der Vollmacht abzustimmen.
Nachweise über die Bestellung eines Bevollmächtigten können der Gesellschaft per Post
oder elektronisch wie folgt übermittelt werden:
Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder
mehrere von diesen zurückweisen.
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene
Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Sollen die
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, so muss
der Aktionär diesen in jedem Fall Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt
werden soll. Ohne Weisung ist die Vollmacht ungültig und das Stimmrecht wird nicht
ausgeübt. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, nach Maßgabe der ihnen erteilten
Weisungen abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben.
Bitte beachten Sie, dass die Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen
oder dem Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennehmen. Stimmrechte werden die
Stimmrechtsvertreter nur zu denjenigen Tagesordnungspunkten ausüben, zu denen sie
von den Aktionären ausdrückliche Weisungen erhalten haben. Diejenigen Aktionäre, die
den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten,
können diese in Textform erteilen. Ein Formular zur Erteilung der Vollmacht und der
Weisungen an den benannten Stimmrechtsvertreter sowie nähere Einzelheiten zur Anmeldung
und zur Vollmachtserteilung sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.ezag.com/de/startseite/investoren/hauptversammlung/
abrufbar.
Im Falle der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten, weisungsgebundenen
Stimmrechtsvertreter vor der Hauptversammlung sind Vollmacht und Weisungen in Textform
bis zum Ablauf (24:00 Uhr (MESZ)) des 31. Mai 2022 (Zugang) an die nachfolgend genannte
Anschrift zu übermitteln:
Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
4. Ergänzende Informationen zur Stimmrechtsausübung
Sollten Vollmachten und ggf. Weisungen fristgemäß auf mehreren Wegen (Brief, E-Mail,
oder gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Absatz
1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212)) erteilt
werden, werden diese unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs in folgender Reihenfolge
berücksichtigt: 1. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel
2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212),
2. per E-Mail und 3. per Brief.
Gehen auf demselben Übermittlungsweg fristgemäß mehrere Vollmachten und Weisungen
zu, ist die zeitlich zuletzt zugegangene Erklärung verbindlich. Eine spätere Stimmabgabe
als solche gilt nicht als Widerruf einer früheren Stimmabgabe. Der zuletzt zugegangene,
fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.
Sollten auf dem gleichen Weg Erklärungen mit mehr als einer Form der Stimmrechtsausübung
eingehen, gilt: Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen Intermediär,
eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie einer
diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person.
Sollte ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater gemäß §
134a AktG sowie eine diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person zur Vertretung
nicht bereit sein, werden die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Vertretung
entsprechend der Weisungen bevollmächtigt.
Die Stimmabgaben per Vollmachten und ggf. Weisungen zu Tagesordnungspunkt 2 (Verwendung
des Bilanzgewinns) behalten ihre Gültigkeit auch im Falle der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags
infolge einer Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Aktien.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt
werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt die abgegebene Weisung entsprechend
für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
5. Weitere Informationen zur Abstimmung (gem. Tabelle 3 der EU-DVO)
Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigung
der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter wie oben in Ziffer 3 näher
bestimmt auszuüben. Unter Tagesordnungspunkt 1 wird kein Beschlussvorschlag unterbreitet
und ist somit auch keine Abstimmung vorgesehen (zur Erläuterung siehe dort). Die vorgesehenen
Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 5 sowie 8 bis 12 haben verbindlichen
Charakter, diejenige zu Tagesordnungspunkt 6 und 7 hat empfehlenden Charakter. Die
Aktionäre können bei sämtlichen Abstimmungen jeweils mit „Ja“ (Befürwortung) oder
„Nein“ (Ablehnung) abstimmen oder sich der Stimme enthalten (Stimmenthaltung).
6. Ergänzungsanträge zur Tagesordnung
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen,
dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen
Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen
ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft
mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, wobei der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen
ist, spätestens also am 1. Mai 2022, 24.00 Uhr (MESZ), zugehen.
Ergänzungsverlangen bitten wir, an folgende Adresse zu übermitteln:
Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
Vorstand
Robert-Rössle-Str. 10
13125 Berlin
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag
des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur
Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des
Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht sowie solchen Medien zur Veröffentlichung
zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Informationen in
der gesamten Europäischen Union verbreiten. Außerdem werden sie den Aktionären im
Internet unter
https://www.ezag.com/de/startseite/investoren/hauptversammlung/
sowie in sonstiger gesetzlicher Weise mitgeteilt.
7. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären
Aktionäre können Gegenanträge gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten
Punkt der Tagesordnung (§ 126 Abs. 1 AktG) sowie Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern
und Abschlussprüfern (§ 127 AktG) übersenden.
Gegenanträge gemäß § 126 AktG, die der Gesellschaft einschließlich einer Begründung
mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 17. Mai 2022, 24.00 Uhr
(MESZ), an die nachfolgend aufgeführte Adresse übersandt werden, sind unter Angabe
des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung
über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machen. Ein Gegenantrag und
dessen Begründung braucht von der Gesellschaft nicht zugänglich gemacht zu werden,
wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt. Die Begründung
braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen
beträgt.
Für Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG gelten die vorstehend beschriebenen Bestimmungen
des § 126 AktG sinngemäß. Ein Wahlvorschlag bedarf jedoch keiner Begründung. Die Verwaltung
braucht einen Wahlvorschlag über die in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründe hinaus
nicht zugänglich zu machen, wenn dieser nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort
des Kandidaten sowie bei Kandidaten für den Aufsichtsrat Angaben zu deren Mitgliedschaften
in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen
Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen enthält.
Gegenanträge oder Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG sind ausschließlich
an folgende Adresse zu richten:
Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
Investor Relations
Robert-Rössle-Str. 10
13125 Berlin
E-Mail: ir@ezag.de
Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden im Internet
unter
https://www.ezag.com/de/startseite/investoren/hauptversammlung/
veröffentlicht, sofern sie rechtzeitig bei der Gesellschaft unter vorstehend genannter
Adresse zugegangen sind.
8. Auskunftsrecht
Gemäß § 131 Abs. 1 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom
Vorstand Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft, über die rechtlichen
und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu den verbundenen Unternehmen sowie
über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen
zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstandes der Tagesordnung
erforderlich ist.
9. Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft
Die gemäß § 124a AktG auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machenden
Informationen, insbesondere der Inhalt der Einberufung und die der Hauptversammlung
zugänglich zu machenden Unterlagen, Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen
stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.ezag.com/de/startseite/investoren/hauptversammlung/
zur Verfügung. Dort werden nach der Hauptversammlung auch die festgestellten Abstimmungsergebnisse
veröffentlicht.
10. UTC Zeiten (Angaben gemäß Tabelle 3 EU-DVO)
Sämtliche Zeitangaben in der Einberufung sind in der für Deutschland maßgeblichen
mitteleuropäischen Zeit (MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte
Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden.
11. Informationen zum Datenschutz
Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene
Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der
Aktien und Nummer der Eintrittskarte), um den Aktionären und deren Vertretern die
Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung
zu ermöglichen. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Zum Zwecke
der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister.
Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für
die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister
verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden
personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und
Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt,
namentlich über das Teilnehmerverzeichnis.
Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert
und anschließend gelöscht. Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges
Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich
der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung
nach Kap. III DSGVO.
Diese Rechte können Sie gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die untenstehende
E-Mail-Adresse oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
– Datenschutzbeauftragter –
Robert-Rössle-Str. 10
13125 Berlin
E-Mail: datenschutz@ezag.de
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art.
77 DSGVO zu.
Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
– Datenschutzbeauftragter –
Robert-Rössle-Str. 10
13125 Berlin
E-Mail: datenschutz@ezag.de
Berlin, im April 2022
Eckert & Ziegler Strahlen- und Medizintechnik AG
Der Vorstand
Hinweis:
Ausschließlich zum Zwecke der besseren Lesbarkeit wird in dieser Einladung auf eine
geschlechterspezifische Schreibweise verzichtet. Alle personenbezogenen Bezeichnungen
und Begriffe sind im Sinne der Gleichbehandlung als geschlechtsneutral zu verstehen.
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