Effecten-Spiegel AG
Düsseldorf
Wertpapier-Kenn-Nummern: 564 760, 564 763
ISIN: DE0005647606, DE0005647630
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden hiermit die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am
Freitag, dem 26. Mai 2023, um 10.30 Uhr (MESZ)
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung
ein.
Tagungsort: CCD Süd (Congress Center Düsseldorf), Parkplätze P5 und P6
Rotterdamer Straße Ecke/Stockumer Kirchstraße, 40474 Düsseldorf, Raum 3
I.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2022 mit dem Lagebericht des Vorstandes und dem Bericht des Aufsichtsrates zum 31. Dezember 2022 |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Ergebnisverwendung Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den zum 31. Dezember 2022 – unter Berücksichtigung des Gewinnvortrages in Höhe von 660.375,80 € und nach Entnahme von 2.800.000,00 € aus den Gewinnrücklagen – ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von 506.811,00 € wie folgt zu verwenden:
Auf die Stammaktien soll für das Geschäftsjahr 2022 keine Dividende ausgeschüttet werden. Derzeit hält die Gesellschaft 291.135 eigene Stammaktien und 17.734 eigene Vorzugsaktien. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Aufsichtsratsmitgliedern Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Festsetzung der Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, gemäß § 17 der Satzung folgenden Beschluss zur Festlegung der Aufsichtsratsvergütung für das Geschäftsjahr 2023 zu fassen: Die Mitglieder des Aufsichtsrates erhalten neben dem Ersatz ihrer Auslagen, zu denen auch die auf ihre Bezüge entfallende Umsatzsteuer gehört, eine feste Vergütung in Höhe von 15.000,00 €, wobei der Vorsitzende des Aufsichtsrates den doppelten und der Stellvertreter den eineinhalbfachen Betrag erhält. |
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| 6. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, für die Prüfung des Jahresabschlusses 2023 die
zur Abschlussprüferin zu wählen. |
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| 7. |
Ergänzung von § 18 der Satzung (Virtuelle Hauptversammlung) Mit dem Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften (Bundesgesetzblatt I Nr. 27 2022, S. 1166 ff.) hat die virtuelle Hauptversammlung eine dauerhafte Regelung im Aktiengesetz erfahren. Nach § 118a Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz kann die Satzung vorsehen oder den Vorstand für einen Zeitraum von längstens fünf Jahren nach Eintragung der Satzungsänderung dazu ermächtigen vorzusehen, dass die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung, das heißt ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung, abgehalten wird. Von dieser Möglichkeit soll Gebrauch gemacht und eine solche Ermächtigung des Vorstands beschlossen werden. Dabei soll unter Berücksichtigung der neu eingeführten Regelungen der gesetzlich mögliche Ermächtigungszeitraum von bis zu fünf Jahren nicht voll ausgeschöpft, sondern auf zwei Jahre begrenzt werden. Die Aktionäre können dadurch bereits zu einem früheren Zeitpunkt als bei voller Ausschöpfung des gesetzlichen Rahmens über eine mögliche erneute Ermächtigung des Vorstands zur Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung entscheiden. Während der Laufzeit der Ermächtigung wird der Vorstand für jede Hauptversammlung neu entscheiden, ob und unter welchen Voraussetzungen diese gegebenenfalls als virtuelle Hauptversammlung einberufen werden soll. Er wird hierbei die jeweils maßgeblichen konkreten Umstände des Einzelfalls in Betracht ziehen und seine Entscheidung nach pflichtgemäßem Ermessen zum Wohle der Gesellschaft und der Aktionäre treffen. Dabei wird der Vorstand auch die angemessene Wahrung der Beteiligungsrechte der Aktionäre in seine Entscheidung einbeziehen. Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, rein vorsorglich wie folgt zu beschließen: § 18 der Satzung wird um folgenden Abs. 3 ergänzt: „Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass die Hauptversammlung bis zu einem Zeitraum von zwei Jahren nach Eintragung dieser Satzungsergänzung im Handelsregister der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Wird eine virtuelle Hauptversammlung abgehalten, sind die hierfür vorgesehenen rechtlichen Voraussetzungen einzuhalten.“ |
II.
Berechtigung zur Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Die Anmeldung bedarf nach § 20 Abs. 1 der Satzung der Schriftform (§ 126 BGB) und hat in deutscher oder in englischer Sprache zu erfolgen. Zur Wahrung der Schriftform genügt die telekommunikative Übermittlung (§ 127 Abs. 2 BGB).
Für den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung reicht nach § 20 Abs. 2 der Satzung ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär aus. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung, also auf den Beginn des 5. Mai 2023 (00.00 Uhr MESZ) zu beziehen.
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Versammlung, also spätestens bis Freitag, 19. Mai 2023, 24.00 Uhr MESZ, unter der Anschrift zugehen:
Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft
c/o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Straße 180, 66121 Saarbrücken
Telefax: +49 (0) 681 92629-29
E-Mail: effecten-spiegel-hv2023@hvbest.de
Nach fristgerechtem Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes werden an die Aktionäre von der Gesellschaft Eintrittskarten für die Hauptversammlung versandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung ihrer Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.
Erläuterungen zum Nachweisstichtag: Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag haben hierfür keine Bedeutung. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, können somit nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, es sei denn, sie lassen sich von einem teilnahmeberechtigten Aktionär bevollmächtigen. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und ist kein relevantes Datum für eine Dividendenberechtigung.
III.
Stimmrecht und Stimmrechtsvertretung
Zur Ausübung des Stimmrechts sind nur die Inhaber von Stamm-Stückaktien berechtigt, soweit das Stimmrecht nicht durch Gesetz oder Satzung ausgeschlossen ist.
Aktionäre, die ihr Stimmrecht und ihre sonstigen Rechte nicht selbst ausüben wollen, können dies durch Bevollmächtigte tun, z. B. durch den Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten. Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder der Gesellschaft erfolgen. Die Erteilung einer Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich nach § 22 Abs. 4 Satz 2 der Satzung der Schriftform (§ 126 BGB), wenn weder ein Intermediär, Stimmrechtsberater oder eine Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, bevollmächtigt wird.
Diese Bevollmächtigten schreiben aber möglicherweise eigene Formerfordernisse vor. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form der Vollmachten mit Intermediären, Stimmrechtsberatern sowie Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, abzustimmen.
Das Erteilen der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Der Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht kann dadurch geführt werden, dass dieser die Vollmacht am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle vorweist oder indem der Nachweis der Bevollmächtigung der Gesellschaft an folgende Adresse übermittelt wird:
Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft
c/o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Str. 180, 66121 Saarbrücken
Telefax: +49 (0) 681 92629-29
E-Mail: effecten-spiegel-hv2023@hvbest.de
Ein Formular, das für die Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, befindet sich auf der Rückseite der von der Gesellschaft zu versendenden Eintrittskarte und steht auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.effecten-spiegel.com/ueber-effecten-spiegel-ag/hauptversammlung
zum Download zur Verfügung.
Des Weiteren kann von der Möglichkeit Gebrauch gemacht werden, die von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreterin, Frau Nicole Victor, zu bevollmächtigen, gemäß ihren Anweisungen abzustimmen. Dies kann für Aktionäre insbesondere dann von Interesse sein, wenn der Intermediär die Stimmrechtsvertretung in der Hauptversammlung ablehnt. Zur Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreterin benötigen die Aktionäre auch dann eine Anmeldebestätigung, wenn sie nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen wollen. Die Vollmacht oder ihr Widerruf kann vollständig ausgefüllt schriftlich oder auch telekommunikativ übermittelt werden (Fax, E-Mail). Die Gesellschaft kann die ordnungsmäßige Stimmrechtsausübung nur dann gewährleisten, soweit die Vollmacht für die von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreterin mit den Stimmweisungen der Aktionäre zu sämtlichen Tagesordnungspunkten bis spätestens 25. Mai 2023, 17.00 Uhr MESZ, bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingegangen sind:
Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft
c/o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Str. 180, 66121 Saarbrücken
Telefax: +49 (0) 681 92629-29
E-Mail: effecten-spiegel-hv2023@hvbest.de
Die Stimmrechtsvertreterin der Gesellschaft nimmt keine Weisungen zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen. Soweit der Stimmrechtsvertreterin keine eindeutigen Weisungen erteilt werden, übt diese die Stimmrechte nicht aus. Eine Verpflichtung zur Verwendung des von der Gesellschaft angebotenen Formulars zur Bevollmächtigung bzw. Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreterin der Gesellschaft besteht nicht.
IV.
Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft
Der Jahresabschluss 2022 mit dem Lagebericht des Vorstands und der Bericht des Aufsichtsrats sowie die Einberufung der Hauptversammlung und sämtliche der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen sowie die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung sind ebenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.effecten-spiegel.com/ueber-effecten-spiegel-ag/hauptversammlung
zugänglich und während der gesamten Hauptversammlung einsehbar.
V.
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre
Die Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Zutrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Aufgrund der europäischen Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) gelten europaweit Regelungen zum Datenschutz.
Die Dienstleister der Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung und Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistungen erforderlich sind, und verarbeiten diese Daten ausschließlich auf Weisung der Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft. Die personenbezogenen Daten werden während der Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und anschließend unverzüglich gelöscht. Nähere Informationen können Sie der unter dem Link
www.effecten-spiegel.com/ueber-effecten-spiegel-ag/hauptversammlung
abrufbaren Datenschutzerklärung für die Hauptversammlung der Effecten-Spiegel AG 2023 entnehmen.
Düsseldorf, im April 2023
Effecten-Spiegel Aktiengesellschaft
Der Vorstand