Ekotechnika AG – Hauptversammlung 2016

Ekotechnika AG

Walldorf

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

– ISIN DE000A161234/WKN A16123 (Aktien der Serie A) –
– ISIN DE000A169N65/WKN A169N6 (Aktien der Serie B) –

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

hiermit laden wir Sie herzlich zu der

am Donnerstag, den 14. April 2016, um 11:00 Uhr (MESZ)
im Congress Center Rosengarten Mannheim,
Rosengartenplatz 2, 68161 Mannheim
(Ebene 3, Raum Gustav Mahler I),

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Ekotechnika AG (nachfolgend auch „Gesellschaft„) ein. Einlass ist ab 10:00 Uhr (MESZ).

Tagesordnung

TOP 1

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Ekotechnika AG (vormals Ekotechnika GmbH), des gebilligten Konzernabschlusses einschließlich des Konzern-Lageberichts der Ekotechnika AG (vormals Ekotechnika GmbH) und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2014/2015

Die vorstehenden Unterlagen liegen in den Geschäftsräumen der Ekotechnika AG in der Johann-Jakob-Astor-Straße 49, 69190 Walldorf zur Einsichtnahme der Aktionäre aus und stehen im Internet unter http://www.ekotechnika.de/de/investor-relations/hauptversammlung zum Download bereit. Sie werden den Aktionären auf Anfrage auch kostenlos zugesandt.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt.

Eine Beschlussfassung ist daher zu diesem Tagesordnungspunkt nicht erforderlich.

TOP 2

Beschlussfassung über die Entlastung der damaligen Geschäftsführer der Ekotechnika AG (vormals Ekotechnika GmbH) für das Geschäftsjahr 2014/2015

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Entlastung der im Geschäftsjahr 2014/2015 amtierenden Geschäftsführer der damaligen Ekotechnika GmbH (nunmehr Ekotechnika AG) für diesen Zeitraum zu beschließen.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von EUR 3.140.000,00 ist eingeteilt in 1.539.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien der Serie A und 1.601.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien der Serie B, die satzungsgemäß je eine Stimme in der Hauptversammlung gewähren. Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung hält die Gesellschaft keine eigenen Aktien. Daher bestehen im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung 3.140.000 Stimmrechte.

Teilnahmebedingungen

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 19 Abs. 1 und Abs. 2 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die (i) sich rechtzeitig vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft angemeldet haben und (ii) zu Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung Inhaber der Aktien waren.

Die Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss der Gesellschaft spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum Ablauf des

7. April 2016
24:00 Uhr (MESZ)

unter folgender Anschrift, Faxnummer bzw. E-Mail-Adresse zugehen:

Ekotechnika AG
c/o HCE Haubrok AG
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland

per Fax: +49 89 21027-289 oder
per E-Mail: meldedaten@hce.de

Für den Nachweis der Berechtigung reicht hinsichtlich der Inhaberschaft an den Aktien ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut aus. Der Nachweis muss sich in jedem Fall auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf den

24. März 2016
0:00 Uhr (MEZ) (Nachweisstichtag)

beziehen.

Die HCE Haubrok AG ist für die Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und den Nachweis des Anteilsbesitzes die Empfangsbevollmächtigte der Gesellschaft.

Nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung einschließlich Eingang des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt bzw. am Versammlungsort hinterlegt. Die Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts.

Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)

Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Record Date erbracht hat. Personen, die zum Record Date noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen (siehe unten „Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte“). Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, sind auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt, wenn sie die Aktien nach dem Record Date veräußern. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für eine eventuelle Dividendenberechtigung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte, wie z.B. durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung, andere Dritte oder einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist eine fristgemäße Anmeldung gemäß dem vorstehenden Abschnitt erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung, noch eine andere ihnen nach §§ 135 Abs. 8 und 10, 125 Abs. 5 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt wird, bedarf die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB).

Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, Aktionärsvereinigungen und gleichgestellte Personen

Wenn ein Kreditinstitut, ein einem Kreditinstitut gemäß §§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG gleichgestelltes Finanzdienstleistungsinstitut oder Unternehmen, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt werden soll, bestehen weder nach dem Gesetz noch nach der Satzung der Gesellschaft besondere Formerfordernisse. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigende Institution oder Person möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangt, weil die Vollmacht von ihr gemäß § 135 Abs. 1 Satz 2 AktG nachprüfbar festzuhalten ist. Daher sollten Sie sich rechtzeitig mit der Institution oder Person, die sie bevollmächtigen möchten, über eine mögliche Form der Vollmacht abstimmen.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten am Versammlungsort erbracht werden. Ferner kann der Nachweis der Bevollmächtigung auch an folgende Adresse, Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse (z.B. als eingescannte Datei z.B. im pdf-Format) übermittelt werden:

Ekotechnika AG
c/o HCE Haubrok AG
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland

per Fax: +49 89 21027-289 oder
per E-Mail: vollmacht@hce.de

Die HCE Haubrok AG ist für den Nachweis der Bevollmächtigung die Empfangsbevollmächtigte der Gesellschaft. Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte, die nach der oben beschriebenen fristgerechten Anmeldung zugeschickt wird. Ein Vollmachtsformular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.ekotechnika.de/de/investor-relations/hauptversammlung zum Download bereit.

Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, sich entsprechend ihren Weisungen durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Diese üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus und sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung und ein Formular, das zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft verwendet werden kann, erhalten die Aktionäre nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zusammen mit der Eintrittskarte. Die Informationen zur Stimmrechtsvertretung und das Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.ekotechnika.de/de/investor-relations/hauptversammlung zum Download bereit.

Der Nachweis der Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft mit den Weisungen soll aus organisatorischen Gründen spätestens mit Ablauf des

13. April 2016
24:00 Uhr (MESZ)

bei der oben genannten Adresse, Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse eingegangen sein.

Darüber hinaus haben an der Hauptversammlung teilnehmende Aktionäre und Aktionärsvertreter auch während der Hauptversammlung die Möglichkeit, die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft mit der weisungsgebundenen Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (dies entspricht derzeit 157.000 Aktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens vierundzwanzig Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des

20. März 2016
24:00 Uhr (MEZ)

zugehen. Bitte richten Sie ein entsprechendes Ergänzungsverlangen an folgende Adresse:

Ekotechnika AG
– Vorstand –
Johann-Jakob-Astor-Straße 49
69190 Walldorf

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie Inhaber einer ausreichenden Anzahl von Aktien für die Dauer der gesetzlich angeordneten Mindestbesitzzeit von drei Monaten (§§ 122 Abs. 2, 122 Abs. 1 Satz 3, 142 Abs. 2 Satz 2 AktG sowie § 70 AktG) sind und diese bis zur Entscheidung über das Verlangen halten.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.ekotechnika.de/de/investor-relations/hauptversammlung bekanntgemacht und den Aktionären mitgeteilt.

Gegenanträge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 AktG

Aktionäre der Gesellschaft können Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge und sonstige Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind ausschließlich an

Ekotechnika AG
c/o HCE Haubrok AG
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland

per Fax: +49 89 21027-289 oder
per E-Mail: gegenantraege@hce.de

zu richten. Die HCE Haubrok AG ist für Gegenanträge und sonstige Anfragen von Aktionären die Empfangsbevollmächtigte der Gesellschaft. Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht berücksichtigt. Bis spätestens zum Ablauf des

30. März 2016
24:00 Uhr (MESZ)

bei vorstehender Adresse mit Nachweis der Aktionärseigenschaft eingegangene zugänglich zu machende Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge einschließlich des Namens des Aktionärs sowie zugänglich zu machender Begründungen werden den anderen Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.ekotechnika.de/de/investor-relations/hauptversammlung vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und 3 AktG zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden anschließend ebenfalls unter der vorgenannten Internetadresse veröffentlicht.

Wir weisen darauf hin, dass Gegenanträge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur dann Beachtung finden, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich gestellt werden.

Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.

Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehung zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss eingebundenen Unternehmen zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und nicht ein gesetzliches Recht zur Verweigerung der Auskunft besteht.

Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen. Unter den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Voraussetzungen darf der Vorstand die Auskunft verweigern.

Nach § 21 Abs. 3 der Satzung kann der Vorsitzende das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken.

Veröffentlichungen auf der Internetseite/Weitergehende Erläuterungen

Die Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Informationen entsprechend § 124a AktG, Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen und weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 131 Abs. 1 AktG stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.ekotechnika.de/de/investor-relations/hauptversammlung zur Verfügung. Sämtliche der Hauptversammlung gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen liegen ebenfalls in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme aus.

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung ebenfalls auf der vorgenannten Internetadresse bekannt gegeben.

Die Einberufung der Hauptversammlung ist am 8. März 2016 im Bundesanzeiger veröffentlicht worden.

 

Walldorf, im März 2016

Ekotechnika AG

– Der Vorstand –

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