Hamburg
– ISIN DE000A1YDGT7 // WKN A1YDGT –
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
am 16. August 2018
Wir laden unsere Aktionäre zu der ordentlichen Hauptversammlung der Elbstein AG ein, die am Donnerstag, den 16. August 2018 um 11:00 Uhr im Hotel GRAND ELYSEE Hamburg, Rothenbaumchaussee 10 in 20148 Hamburg, stattfindet.
A. Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Elbstein AG zum 31. Dezember 2017 und des Lageberichtes für das Geschäftsjahres 2017 sowie des Berichtes des Aufsichtsrats |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns aus dem Geschäftsjahr 2017 Die Elbstein AG weist im Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2017 einen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 2.385.751,18 aus. Der Mehrheitsaktionär der Elbstein AG hat gegenüber der Gesellschaft seinen Verzicht auf Zahlung einer Dividende für das Geschäftsjahr 2017 mit der Maßgabe erklärt, dass für ihn kein Gewinnauszahlungsanspruch besteht. Aufgrund des Verzichts des Mehrheitsgesellschafters auf eine Dividendenzahlung soll der Hauptversammlung entsprechend vorgeschlagen werden, an die anderen Aktionäre der Gesellschaft eine Dividendenzahlung in Höhe von EUR 0,40 je Aktie aus dem Bilanzgewinn 2017 vorzunehmen. Dementsprechend schlagen Vorstand und Aufsichtsrat vor, den Bilanzgewinn 2017 in Höhe von EUR 2.385.751,18 wie folgt zu verwenden:
Die Dividende wird am 21. August 2018 ausgezahlt. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017 Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2018 zu bestellen. |
B. TEILNAHMEVORAUSSETZUNGEN
Teilnahme an der Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihre Berechtigung durch einen in Textform erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nachweisen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf Donnerstag, 26. Juli 2018, 00:00 Uhr zu beziehen und muss der Gesellschaft spätestens bis zum 9. August 2018, 24:00 Uhr unter folgender Adresse zugehen:
Elbstein AG
c/o Bankhaus Neelmeyer AG
Am Markt 14 – 16
28195 Bremen
Telefax (0421) 3603 153
E-Mail: hv@neelmeyer.de
Nach ordnungsgemäßem Eingang des Nachweises werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Aktionäre, die bei ihrem depotführenden Institut rechtzeitig eine Eintrittskarte zur Teilnahme an der Hauptversammlung angefordert haben, brauchen nichts weiter zu unternehmen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes wird in diesen Fällen durch das depotführende Institut vorgenommen.
Stimmrechtsvertretung
Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte, z.B. die depotführende Bank, eine Aktionärsvereinigung, eine andere Person ihrer Wahl oder durch den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Es gelten hierfür die folgenden Kontaktdaten der Gesellschaft:
Elbstein AG
Brook 1
20457 Hamburg
Telefax (040) 30 03 23 51
E-Mail: hv@elbstein.com
Aktionäre, die sich hinsichtlich der Teilnahme und Ausübung ihres Stimmrechts von einem anderen Bevollmächtigten als dem weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft vertreten lassen möchten, finden für die Erteilung einer Vollmacht auf der Rückseite ihrer Eintrittskarten entsprechende Vollmachtsformulare.
Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine der in § 135 AktG gleichgestellte Institution oder Person mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen, weisen wir darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigende Institution oder Person möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangt, weil diese gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten muss. Wir bitten daher die Aktionäre, sich in diesem Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.
Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, erhalten mit ihrer Eintrittskarte ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung. Die Vollmachten sind in Textform an die folgende Adresse bis spätestens am Mittwoch, den 15. August 2018, 18:00 Uhr zu übermitteln:
Elbstein AG
Brook 1
20457 Hamburg
Telefax (040) 30 03 23 51
E-Mail: hv@elbstein.com
Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, wird sich der Stimmrechtsvertreter für den jeweiligen Abstimmungsgegenstand der Stimme enthalten. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 und 127 AktG
Anträge von Aktionären gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung gemäß § 126 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG sind ausschließlich an folgende Adresse zu richten:
Elbstein AG
Brook 1
20457 Hamburg
Telefax (040) 30 03 23 51
E-Mail: hv@elbstein.com
Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.
Die Gesellschaft wird zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionären, die spätestens bis zum 1. August 2018, 24:00 Uhr unter der zuvor genannten Anschrift eingehen, einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf den Internetseiten der Gesellschaft unter der Adresse
www.elbstein.com
zugänglich machen.
Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. des Wahlvorschlags nachzuweisen.
Unterlagen zur Hauptversammlung
Alle gesetzlich notwendigen Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten können ab der Einberufung im Internet unter
www.elbstein.com
abgerufen werden.
Datenschutzinformation für Aktionärinnen und Aktionäre der Elbstein AG
Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte), um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist – ab dem 25. Mai 2018 – Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO.
Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.
Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.
Die Betroffenen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
info@elbstein.com
oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:
Elbstein AG
Brook 1
20457 Hamburg
Telefax (040) 30 03 23 51
Zudem besteht nach näherer Maßgabe von Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden.
Hamburg, im Juli 2018
Elbstein AG
Der Vorstand