EQS Group AGMünchenWKN 549416
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| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31.12.2015, des Lageberichts für das Geschäftsjahr 2015, des gebilligten Konzernabschlusses zum 31.12.2015, des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2015 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt und den Jahresabschluss damit festgestellt. Somit entfällt eine Feststellung durch die Hauptversammlung. Die in diesem Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen werden von der Einberufung der Hauptversammlung an im Internet unter http://hv.eqs.com den Aktionären zugänglich gemacht. Ein Beschluss wird zu diesem Tagesordnungspunkt nicht gefasst. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss der Gesellschaft zum 31.12.2015 ausgewiesenen Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2015 in Höhe von EUR 6.934.252,75 wie folgt zu verwenden: Ausschüttung einer Dividende in Höhe von EUR 0,75 je dividendenberechtigter Stückaktie, das sind auf das dividendenberechtigte Kapital in Höhe von EUR 1.186.280: EUR 889.710 Vortrag auf neue Rechnung: EUR 6.044.542,75 Die Dividende soll ab dem 3. Juni 2016 ausbezahlt werden. Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Einberufung unmittelbar oder mittelbar gehaltenen eigenen Aktien, die gemäß § 71b Aktiengesetz nicht dividendenberechtigt sind. Bis zur Hauptversammlung kann sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien verändern. In diesem Fall wird bei unveränderter Ausschüttung von EUR 0,75 je dividendenberechtigter Stückaktie der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet werden. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, allen Mitgliedern des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2015 amtiert haben, für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, allen Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2015 amtiert haben, für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2016 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2016 zu wählen. |
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| 6. |
Beschlussfassung über eine Änderung von § 14 der Satzung (Vergütung des Aufsichtsrats) Die Anforderungen an die Aufsichtsratsmitglieder sowie deren Arbeitsbelastung sind auch im abgelaufenen Geschäftsjahr weiter gestiegen. Dies soll bei der Vergütung entsprechend berücksichtigt und die Vergütung jedes Aufsichtsratsmitgliedes mit Wirkung ab Beginn des seit dem 01.01.2016 laufenden Geschäftsjahres erhöht werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 14 der Satzung wird geändert und wie folgt neu gefasst:
(1) Jedes Aufsichtsratsmitglied erhält neben dem Ersatz seiner angemessenen Auslagen eine geschäftsjährliche Vergütung in Höhe von EUR 12.000,00 zuzüglich der hierauf gegebenenfalls anfallenden Umsatzsteuer. Der Vorsitzende des Aufsichtsrates erhält das Doppelte der Vergütung gemäß Satz 1. Bestand die Amtszeit eines Aufsichtsratsmitgliedes nicht ununterbrochen über das gesamte Geschäftsjahr, so bemisst sich die Aufsichtsratsvergütung pro rata temporis. Die Hauptversammlung ist berechtigt, durch Beschluss die Höhe der Vergütung anzupassen oder eine andere Vergütung festzulegen. Die in diesem Absatz genannten Beträge sind erstmals für das gesamte Geschäftsjahr 2016 zu bezahlen. (2) Die Mitglieder des Aufsichtsrates erhalten ferner Ersatz aller Auslagen sowie Ersatz der etwa auf Vergütung und Auslagen entfallenden Umsatzsteuer. (3) Die Gesellschaft ist berechtigt, die Mitglieder des Aufsichtsrates auf Kosten der Gesellschaft in angemessenem Umfang gegen Risiken ihrer Aufsichtsratstätigkeit zu versichern.“ |
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| 7. |
Beschlussfassung über die Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien auch unter Ausschluss eines Andienungsrechts und zu deren Verwendung auch unter Ausschluss des Bezugsrechts sowie Ermächtigung zur Einziehung erworbener eigener Aktien und Kapitalherabsetzung; Aufhebung der bisherigen Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien Das Aktienrecht erlaubt es, die Gesellschaft zum Erwerb eigener Aktien besonders zu ermächtigen. Von dieser Möglichkeit hat die Hauptversammlung der Gesellschaft im Jahr 2012 Gebrauch gemacht und der Gesellschaft eine solche Ermächtigung erteilt. Da diese Ermächtigung im Laufe des Geschäftsjahrs 2017 vor der nächsten ordentlichen Hauptversammlung ausläuft, soll der diesjährigen Hauptversammlung vorgeschlagen werden, die Gesellschaft erneut zum Erwerb eigener Aktien zu ermächtigen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen: a) Erwerbsermächtigung Die Gesellschaft wird ermächtigt, vom Tag der Beschlussfassung an bis zum 30. Mai 2022 mit Zustimmung des Aufsichtsrats eigene Aktien der Gesellschaft bis zu 10 % des zum Zeitpunkt der Beschlussfassung bestehenden Grundkapitals oder – falls dieser Wert niedriger ist – des zum Zeitpunkt der Ausübung der Ermächtigung bestehenden Grundkapitals zu jedem zulässigen Zweck im Rahmen der gesetzlichen Beschränkung zu erwerben. Die Ermächtigung darf nicht zum Zwecke des Handels in eigenen Aktien ausgenutzt werden. Die Ermächtigung kann ganz oder in Teilbeträgen, einmal oder mehrmals, in Verfolgung eines oder mehrerer Zwecke ausgeübt werden. Auf die erworbenen Aktien dürfen zusammen mit anderen eigenen Aktien, die sich im Besitz der Gesellschaft befinden oder ihr nach den §§ 71 a ff. AktG zuzurechnen sind, zu keinem Zeitpunkt mehr als 10 % des Grundkapitals entfallen. Der Erwerb kann nach Wahl des Vorstands über die Börse oder mittels eines an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Kaufangebots oder mittels einer öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten oder durch Abgabe von Andienungsrechten an die Aktionäre erfolgen.
b) Verwendung der erworbenen Aktien Der Vorstand wird ermächtigt, Aktien der Gesellschaft, die aufgrund der vorstehenden Ermächtigung erworben werden, jeweils mit Zustimmung des Aufsichtsrats zu allen gesetzlich zugelassenen Zwecken, insbesondere auch zu den folgenden Zwecken zu verwenden:
c) Bezugsrechtsausschluss Das Bezugsrecht der Aktionäre auf die eigenen Aktien der Gesellschaft wird insoweit ausgeschlossen, wie diese Aktien gemäß den vorstehenden Ermächtigungen gemäß Ziffern (1) bis (5) verwandt werden. Darüber hinaus kann der Vorstand im Falle der Veräußerung der eigenen Aktien durch Angebot an alle Aktionäre das Bezugsrecht der Aktionäre für Spitzenbeträge ausschließen. d) Aufhebung der bestehenden Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien Die derzeit bestehende, durch die Hauptversammlung vom 25. Mai 2012 erteilte Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien wird für die Zeit ab Wirksamwerden dieser neuen Ermächtigung aufgehoben, soweit von ihr bis dahin kein Gebrauch gemacht wurde. Zur Klargestellung wird darauf hingewiesen, dass dies nicht auch die Ermächtigung zur Verwendung von erworbenen eigenen Aktien betrifft, diese bleibt weiterhin bestehen. |
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| 8. |
Beschlussfassung über eine Satzungsänderung hinsichtlich der Niederlegung des Aufsichtsratsmandats (§ 9 (5) der Satzung) § 9 (5) der Satzung der Gesellschaft lautet derzeit wie folgt:
Diese Regelung soll dahingehend flexibilisiert werden, dass für den Fall der Niederlegung eines Aufsichtsratsmandats mit Zustimmung des Aufsichtsratsvorsitzenden auf die Einhaltung der Monatsfrist für die Niederlegung verzichtet werden kann. Aufsichtsrat und Vorstand schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 9 (5) der Satzung wird wie folgt geändert und neu gefasst:
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| 9. |
Beschlussfassung über eine Satzungsänderung hinsichtlich der Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern (§ 9 der Satzung) Die Regelung zum Verfahren der Besetzung vakant gewordener Aufsichtsratsmandate entspricht nicht mehr dem aktuellen Stand moderner Corporate-Governance-Praxis und soll daher mit dem Ziel der Flexibilisierung angepasst werden. Für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern bestimmt die Satzung in § 9 (2), dass die Bestellung für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung erfolgt, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach Beginn der Amtszeit beschließt. Künftig soll die Hauptversammlung bei der Wahl auch eine kürzere Amtszeit beschließen können. § 9 (2) lautet derzeit wie folgt:
Für Fälle des vorzeitigen Ausscheidens eines Aufsichtsratsmitglieds bestimmt die Satzung in § 9 (4) Satz 1 derzeit, dass eine Neubesetzung dieses Mandats für den Rest der Amtszeit des ausgeschiedenen Mitglieds erfolgt. Künftig soll die Hauptversammlung auch in diesen Fällen mehr Flexibilität bei der Festlegung der Amtszeiten haben. § 9 (4) Satz 1 lautet derzeit wie folgt:
Aufsichtsrat und Vorstand schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:
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II.
Berichte
Bericht des Vorstands an die Hauptversammlung zu den unter Punkt 7 der Tagesordnung
genannten Bezugsrechts- und Andienungsrechtsausschlüssen gemäß §§ 186 Abs. 3 und Abs.
4 S. 2 in Verbindung mit § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG
Punkt 7 der Tagesordnung enthält den Vorschlag, die Gesellschaft erneut dazu zu ermächtigen, Aktien der Gesellschaft zurückzukaufen und diese Aktien anschließend zu verwenden. Hierzu hat der Vorstand einen schriftlichen Bericht über die Gründe für diese Ermächtigung und die mit dieser Ermächtigung verbundenen Ausschlüsse des Bezugsrechts und des Andienungsrechts erstattet.
Dieser Bericht wird vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an den Aktionären im Internet unter http://hv.eqs.com zugänglich gemacht. Der Bericht wird wie folgt bekannt gemacht:
Die Veräußerung der eigenen Aktien soll in den folgenden Fällen unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre erfolgen können:
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Bei Abwägung aller Umstände ist die jeweilige Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss in den beschriebenen Grenzen erforderlich und im Interesse der Gesellschaft geboten. Der Vorstand wird die Ausübung der Ermächtigung mit Zustimmung des Aufsichtsrates vornehmen. Die Bedingungen werden jeweils zu gegebener Zeit so festgelegt werden, dass unter Berücksichtigung der jeweiligen Verhältnisse die Interessen der Aktionäre und die Belange der Gesellschaft angemessen gewahrt werden.
Konkrete Vorhaben für eine Ausnutzung der Ermächtigung gibt es derzeit nicht. Der Vorstand wird die jeweils nächste Hauptversammlung über eine Ausnutzung dieser Ermächtigung unterrichten.
III.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von EUR 1.189.980,00 eingeteilt in 1.189.980 Stückaktien mit ebenso vielen Stimmen. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 3.700 eigene Aktien, aus denen ihr keine Stimmrechte zustehen.
IV.
Teilnahmebedingungen
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 17 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und deren Anmeldung der Gesellschaft unter der nachfolgenden Adresse mindestens sechs Tage vor der Versammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 24. Mai 2016 (24.00 Uhr MESZ), zugeht.
Da die Aktien der Gesellschaft Namensaktien sind, ist zu beachten, dass im Verhältnis zur Gesellschaft gemäß § 67 Abs. 2 S. 1 AktG nur als Aktionär gilt und an der Hauptversammlung teilnehmen kann, wer im Aktienregister eingetragen ist. Umschreibungen im Aktienregister können über die jeweilige Depotbank bewirkt werden. Nach Ablauf der Anmeldefrist am 24. Mai 2016 (24.00 Uhr MESZ) (sogenanntes Technical Record Date) werden aus abwicklungstechnischen Gründen bis zum Schluss der Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen (sogenannter Umschreibestopp). Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag ist daher der Ablauf des 24. Mai 2016.
Durch den Umschreibestopp wird die freie Verfügung über die Aktien in keiner Weise beeinträchtigt. Umschreibeanträge für neu erworbene Aktien, die erst nach dem Technical Record Date zum Aktienregister eingereicht werden, können allerdings bis zur Hauptversammlung nicht mehr berücksichtigt werden. Die Gesellschaft weist deshalb dringend darauf hin, Umschreibeanträge frühzeitig vor dem Technical Record Date über die depotführenden Institutionen zu veranlassen.
Die Anmeldung hat in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) an folgende Anmeldeadresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zu erfolgen:
EQS Group AG
c/o HCE Haubrok AG
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 – 210 27 288
E-Mail-Adresse: anmeldung@hce.de
Die Anmeldung kann darüber hinaus auch auf elektronischem Weg über die Internet-Adresse http://hv.eqs.com erfolgen.
Nähere Hinweise zum Anmeldeverfahren entnehmen Sie bitte den Erläuterungen auf dem Anmeldeformular, das Sie mit der Einladung zur Hauptversammlung erhalten werden. Sofern für die Anmeldung nicht das von der Gesellschaft versandte Formular verwendet wird, ist durch eindeutige Angaben für eine zweifelsfreie Identifizierung des sich anmeldenden Aktionärs zu sorgen, etwa durch Nennung der Aktionärsnummer und des Namens, wie er im Aktienregister eingetragen und aus dem zugesandten persönlichen Aktionärsanschreiben ersichtlich ist.
Ohne Ihr Recht auf Teilnahme an der Hauptversammlung einschränken zu wollen, möchten wir Sie bitten, sich zur Erleichterung der Organisation frühzeitig anzumelden, wenn Sie eine Teilnahme an der Hauptversammlung beabsichtigen.
Nach rechtzeitigem Eingang Ihrer Anmeldung bei der Gesellschaft (bis zum 24. Mai 2016, 24.00 Uhr, MESZ) werden den in der Anmeldung als Teilnehmer benannten Aktionären bzw. Aktionärsvertretern Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Die Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts.
Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 oder 10 AktG gleichgestellte Institutionen oder Personen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben. Näheres hierzu regelt § 135 AktG.
V.
Online-Teilnahme an der Hauptversammlung
Die Aktionäre haben auch die Möglichkeit, über das Internet im Wege elektronischer Kommunikation unmittelbar an der Hauptversammlung teilzunehmen, d.h. ohne Anwesenheit an deren Ort (Online-Teilnahme).
Auch hierzu ist eine ordnungsgemäße Anmeldung wie oben unter Ziff. IV dargestellt erforderlich. Nach erfolgter Anmeldung erhalten die Teilnehmer eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung übermittelt. Auf dieser Eintrittskarte finden sich auch weitere Hinweise und Zugangsdaten zur Online-Teilnahme an der Hauptversammlung. Bevollmächtigte können daher nur dann online an der Hauptversammlung teilnehmen, wenn sie bereits in der Anmeldung als Teilnehmer benannt wurden und die Eintrittskarte auf ihren Namen ausgestellt wurde.
Für im Aktienregister eingetragene juristische Personen oder Personengemeinschaften, ist bei beabsichtigter Online-Teilnahme bei der Anmeldung eine natürliche Person als teilnehmender Vertreter (Bevollmächtigter) gegenüber der Gesellschaft anzugeben.
Am 31. Mai 2016 können sie unter http://hv.eqs.com mit ihren auf der Eintrittskarte vermerkten Zugangsdaten ab 14.00 Uhr online an der Hauptversammlung teilnehmen.
Die Online-Teilnahme ist ausgeschlossen, wenn die betreffenden Aktien durch einen am Ort der Hauptversammlung anwesenden Teilnehmer (d.h. durch den Aktionär oder durch seinen Bevollmächtigten) vertreten werden.
Im Wege der Online-Teilnahme können die Online-Teilnehmer die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton über das Internet verfolgen, ihre Stimmen bei Abstimmungen in Echtzeit abgeben und elektronisch das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung einsehen.
Darüber hinaus haben die Online-Teilnehmer die Möglichkeit, ab Eröffnung der Generaldebatte bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter auf dem Wege elektronischer Kommunikation über das Internet in Textform Fragen zu stellen, bzw. zu verlesende Beiträge beizusteuern. Dabei ist die Anzahl der Fragen bzw. Beiträge auf jeweils fünf pro Online-Teilnehmer begrenzt. Die Länge einer jeden Frage bzw. eines jeden Beitrags ist auf maximal 1.000 Zeichen (ohne Leerzeichen) begrenzt. § 131 Abs. 5 AktG findet für die Online-Teilnehmer keine Anwendung.
Eine darüber hinausgehende Ausübung von Teilnehmerrechten im Wege der elektronischen Kommunikation ist nicht möglich. Dies betrifft insbesondere das Recht, Widerspruch zur Niederschrift zu erklären und Verfahrens- oder Sachanträge zu stellen.
Möchte ein Teilnehmer seine Online-Teilnahme noch vor den Abstimmungen beenden, so hat er die Möglichkeit, die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur weisungsgebundenen Ausübung seiner Stimmrechte oder einen Dritten zur Ausübung seiner Stimmrechte über das Internetportal zur Online-Teilnahme bis zum Ende der Generaldebatte zu bevollmächtigen.
Die Hinweise zur Online-Teilnahme an der Hauptversammlung werden auch im Internet gemeinsam mit Hinweisen zu technischen Anforderungen unter http://hv.eqs.com zugänglich gemacht.
VI.
Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte
Das Stimmrecht kann in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte, z.B. ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person nach Wahl des Aktionärs, ausgeübt werden. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Auch im Fall einer Bevollmächtigung ist eine fristgerechte Anmeldung gemäß den Bestimmungen oben zu Ziffer IV. erforderlich. Eine Online-Teilnahme von Bevollmächtigten ist nur möglich, wenn bereits die Eintrittskarte auf ihren Namen ausgestellt wurde. Bevollmächtigte können daher nur dann online an der Hauptversammlung teilnehmen, wenn sie bereits in der Anmeldung als Teilnehmer benannt wurden und die Eintrittskarte auf ihren Namen ausgestellt wurde.
Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung oder eine mit diesen gemäß § 135 Abs. 8 oder 10 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB).
Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen mit diesen gemäß § 135 Abs. 8 oder Abs. 10 AktG gleichgestellten Institution oder Person gelten die besonderen gesetzlichen Bestimmungen des § 135 AktG, die u.a. verlangen, dass die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten ist. Wir bitten daher die Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere mit diesen gemäß § 135 Abs. 8 oder Abs. 10 AktG gleichgestellte Institution oder Person bevollmächtigen wollen, die insoweit zu beachtenden Besonderheiten bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen.
Wird die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt oder werden die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt, ist ein zusätzlicher Nachweis der Bevollmächtigung nicht erforderlich. Wird die Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt, kann die Gesellschaft einen Nachweis der Bevollmächtigung verlangen, soweit sich nicht aus § 135 AktG etwas anderes ergibt. Die Vollmacht kann am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten an der Einlasskontrolle vorgezeigt werden. Vor der Hauptversammlung kann die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung an die folgende Adresse erfolgen:
EQS Group AG
c/o HCE Haubrok AG
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 – 210 27 288
E-Mail-Adresse: vollmacht@hce.de
Die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft kann auch über das Internet unter http://hv.eqs.com unter Verwendung des zugesandten persönlichen Internetcodes erfolgen.
VII.
Stimmrechtsausübung durch die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Die EQS Group AG möchte wie bisher den Aktionären die Wahrnehmung ihrer Rechte erleichtern und bietet ihnen an, sich in der Hauptversammlung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen sich auch in diesem Fall nach den vorstehenden Bestimmungen frist- und ordnungsgemäß angemeldet haben. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall einer Bevollmächtigung nur weisungsgebunden aus, d.h. die Aktionäre müssen den Stimmrechtsvertretern zu jedem Tagesordnungspunkt, über den abgestimmt wird, Weisung erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll.
Für die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie die Erteilung von Weisungen soll möglichst das mit dem Anmeldebogen übersandte Formular zur Erteilung von Vollmachten und Weisungen verwendet werden. Alternativ ist die Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auf elektronischem Weg über folgende Internet-Adresse möglich:
http://hv.eqs.com Die Login-Daten finden Sie auf dem Anmeldeformular, das Ihnen mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt wird.
Die Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters und die Erteilung von Weisungen an den Stimmrechtsvertreter werden nur berücksichtigt, wenn diese in Textform (§ 126b BGB) bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingehen:
EQS Group AG
c/o HCE Haubrok AG
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 – 210 27 288
E-Mail-Adresse: vollmacht@hce.de
Eine Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters und die Erteilung von Weisungen an diesen kann auch noch während des Verlaufs der Hauptversammlung bis zur Beendigung der Generaldebatte erfolgen oder unter Einhaltung der erforderlichen Form jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Erhalten die Stimmrechtsvertreter auf mehreren Übermittlungswegen Vollmacht und Weisungen, wird die zeitlich zuletzt zugegangene ordnungsgemäß erteilte Vollmacht mit den entsprechenden Weisungen als verbindlich erachtet. Bei nicht ordnungsgemäß erteilten Vollmachten werden die Stimmrechtsvertreter die Stimmen in der Hauptversammlung nicht vertreten. Soweit Weisungen nicht korrekt ausgefüllt oder nicht eindeutig erteilt werden, werden in Abhängigkeit vom Abstimmungsverfahren die weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter sich der Stimme enthalten bzw. nicht an der Abstimmung teilnehmen. Die Stimmrechtsvertreter dürfen das Stimmrecht bei im Vorfeld der Hauptversammlung nicht bekannten Abstimmungen (z.B. bei Verfahrensanträgen) nicht ausüben. In Abhängigkeit vom Abstimmungsverfahren werden die weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter sich in diesen Fällen der Stimme enthalten bzw. nicht an der Abstimmung teilnehmen. Entsprechendes gilt bei der Abstimmung über einen Gegenantrag ohne ausdrückliche Weisung. Die Beauftragung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Erklärung von Widersprüchen sowie zur Stellung von Anträgen oder Fragen ist ausgeschlossen.
VIII.
Internetseite der Gesellschaft
Folgende Informationen bzw. Unterlagen sind ab Einberufung der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://hv.eqs.com zugänglich:
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der Inhalt der Einberufung, |
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die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen:
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der Geschäftsbericht 2015, |
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die Formulare, die für die Erteilung und den Widerruf einer Vollmacht für die Hauptversammlung verwendet werden können, |
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Hinweise zur Online-Teilnahme an der Hauptversammlung. |
Alle zu veröffentlichenden Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung zugänglich gemacht.
München, im April 2016
EQS Group AG
Der Vorstand