Mittwoch, 28.09.2022

EQS Group AG – Hauptversammlung 2019

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
EQS Group AG
München
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 09.04.2019

EQS Group AG

München

WKN 549416
ISIN DE0005494165

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,

hiermit laden wir Sie ein zur

ordentlichen Hauptversammlung

am Freitag, den 17. Mai 2019, um 14.00 Uhr,
in den Räumlichkeiten der EQS Group AG, Karlstr. 47, 80333 München, Deutschland.

I.
Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31.12.2018, des Lageberichts für das Geschäftsjahr 2018, des gebilligten Konzernabschlusses zum 31.12.2018, des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2018 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt und den Jahresabschluss damit festgestellt. Somit entfällt eine Feststellung durch die Hauptversammlung. Die in diesem Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen werden von der Einberufung der Hauptversammlung an im Internet unter

https://www.eqs.com/de/unternehmen/investoren/corporate-governance/hauptversammlung/

den Aktionären zugänglich gemacht. Ein Beschluss wird zu diesem Tagesordnungspunkt nicht gefasst.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss der Gesellschaft zum 31.12.2018 ausgewiesenen Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2018 wie folgt zu verwenden:

Der Bilanzgewinn der EQS Group AG aus dem abgelaufenen Geschäftsjahr 2018 wird vollständig auf neue Rechnung vorgetragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, allen Mitgliedern des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2018 amtiert haben, für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, allen Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2018 amtiert haben, für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2019 sowie zum Prüfer für die gegebenenfalls prüferische Durchsicht von Zwischenberichten bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung zu wählen.

6.

Beschlussfassung über eine Änderung von § 14 der Satzung (Vergütung des Aufsichtsrats)

Aufgrund des weiter gestiegenen Arbeitsaufwandes für die Mitglieder des Aufsichtsrats soll die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 14 der Satzung wird geändert und wie folgt neu gefasst:

§ 14
Vergütung
(1)

Jedes Aufsichtsratsmitglied erhält neben dem Ersatz seiner angemessenen Auslagen eine geschäftsjährliche Vergütung in Höhe von EUR 30.000,00 zuzüglich der hierauf gegebenenfalls anfallenden Umsatzsteuer. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält das Doppelte der Vergütung gemäß Satz 1. Bestand die Amtszeit eines Aufsichtsratsmitglieds nicht ununterbrochen über das gesamte Geschäftsjahr, so bemisst sich die Aufsichtsratsvergütung pro rata temporis. Die Hauptversammlung ist berechtigt, durch Beschluss die Höhe der Vergütung anzupassen oder eine andere Vergütung festzulegen.

(2)

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten ferner Ersatz aller Auslagen sowie Ersatz der etwa auf Vergütung und Auslagen entfallenden Umsatzsteuer.

(3)

Die Gesellschaft ist berechtigt, die Mitglieder des Aufsichtsrats auf Kosten der Gesellschaft in angemessenem Umfang gegen Risiken ihrer Aufsichtsratstätigkeit zu versichern.“

II. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von EUR 1.434.978,00 eingeteilt in 1.434.978 Stückaktien mit ebenso vielen Stimmen.

III.
Teilnahmebedingungen

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 17 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und deren Anmeldung der Gesellschaft unter der nachfolgenden Adresse mindestens sechs Tage vor der Versammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 10.05.2019 (24.00 Uhr, MESZ), zugeht.

Da die Aktien der Gesellschaft Namensaktien sind, ist zu beachten, dass im Verhältnis zur Gesellschaft gemäß § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG nur als Aktionär gilt und an der Hauptversammlung teilnehmen kann, wer im Aktienregister eingetragen ist. Umschreibungen im Aktienregister können über die jeweilige Depotbank bewirkt werden. Nach Ablauf der Anmeldefrist am 10.05.2019 (24.00 Uhr, MESZ) (sogenanntes Technical Record Date) werden aus abwicklungstechnischen Gründen bis zum Schluss der Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen (sogenannter Umschreibestopp). Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag ist daher der Ablauf des 10.05.2019.

Durch den Umschreibestopp wird die freie Verfügung über die Aktien in keiner Weise beeinträchtigt. Umschreibeanträge für neu erworbene Aktien, die erst nach dem Technical Record Date zum Aktienregister eingereicht werden, können allerdings bis zur Hauptversammlung nicht mehr berücksichtigt werden. Die Gesellschaft weist deshalb dringend darauf hin, Umschreibeanträge frühzeitig vor dem Technical Record Date über die depotführenden Institutionen zu veranlassen.

Die Anmeldung hat in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) an folgende Anmeldeadresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zu erfolgen:

EQS Group AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 – 210 27 288
E-Mail-Adresse: namensaktien@linkmarketservices.de

Die Anmeldung kann darüber hinaus auch auf elektronischem Weg über die Internet-Adresse

https://www.eqs.com/de/unternehmen/investoren/corporate-governance/hauptversammlung/

erfolgen.

Nähere Hinweise zum Anmeldeverfahren entnehmen Sie bitte den Erläuterungen auf dem Anmeldeformular, das Sie mit der Einladung zur Hauptversammlung erhalten werden. Sofern für die Anmeldung nicht das von der Gesellschaft versandte Formular verwendet wird, ist durch eindeutige Angaben für eine zweifelsfreie Identifizierung des sich anmeldenden Aktionärs zu sorgen, etwa durch Nennung der Aktionärsnummer und des Namens, wie er im Aktienregister eingetragen und aus dem zugesandten persönlichen Aktionärsanschreiben ersichtlich ist.

Ohne Ihr Recht auf Teilnahme an der Hauptversammlung einschränken zu wollen, möchten wir Sie bitten, sich zur Erleichterung der Organisation frühzeitig anzumelden, wenn Sie eine Teilnahme an der Hauptversammlung beabsichtigen.

Nach rechtzeitigem Eingang Ihrer Anmeldung bei der Gesellschaft (bis zum 10.05.2019, 24.00 Uhr, MESZ) werden den in der Anmeldung als Teilnehmer benannten Aktionären bzw. Aktionärsvertretern Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Die Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts.

Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen sowie diesen gemäß § 135 Abs. 8 oder Abs. 10 AktG gleichgestellte Institutionen oder Personen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben. Näheres hierzu regelt § 135 AktG.

IV.
Online-Teilnahme an der Hauptversammlung

Die Aktionäre haben auch die Möglichkeit, über das Internet im Wege elektronischer Kommunikation unmittelbar an der Hauptversammlung teilzunehmen, d. h. ohne Anwesenheit an deren Ort (Online-Teilnahme).

Auch hierzu ist eine ordnungsgemäße Anmeldung wie oben unter Ziffer III. dargestellt erforderlich. Nach erfolgter Anmeldung erhalten die Teilnehmer eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung übermittelt. Auf dieser Eintrittskarte finden sich auch weitere Hinweise und Zugangsdaten zur Online-Teilnahme an der Hauptversammlung. Bevollmächtigte können daher dann online an der Hauptversammlung teilnehmen, wenn sie bereits in der Anmeldung als Teilnehmer benannt wurden und die Eintrittskarte auf ihren Namen ausgestellt wurde. Ein Bevollmächtigter kann auch dann, wenn die Eintrittskarte nicht auf ihn ausgestellt ist, das Stimmrecht im Wege der Online-Teilnahme ausüben. Die Online-Teilnahme des Bevollmächtigten ist in diesem Fall aus abwicklungstechnischen Gründen aber erst möglich, wenn der Gesellschaft die formgerechte Vollmacht oder der formgerechte Nachweis der Bevollmächtigung vorliegt und der Bevollmächtigte auf dieser Grundlage als Zugangsberechtigter im System hinterlegt ist. Die zeitnahe Hinterlegung eines Bevollmächtigten im System ist jedenfalls dann gewährleistet, wenn und sobald die betreffende Vollmacht bzw. der betreffende Nachweis der Bevollmächtigung an die in Ziff. III. genannte E-Mail-Adresse übermittelt wurde. Die Übermittlung ist bis zum 16.05.2019 möglich.

Für im Aktienregister eingetragene juristische Personen oder Personengemeinschaften ist bei beabsichtigter Online-Teilnahme bei der Anmeldung eine natürliche Person als teilnehmender Vertreter (Bevollmächtigter) gegenüber der Gesellschaft anzugeben. Nur diese im Rahmen der Anmeldung angegebene natürliche Person oder eine andere später bevollmächtigte und der Gesellschaft gegenüber angegebenen Person kann online an der Hauptversammlung teilnehmen. Für eine Bevollmächtigung nach erfolgter Anmeldung gilt die im vorstehenden Absatz enthaltene Regelung.

Am 17.05.2019 können sie unter

https://www.eqs.com/de/unternehmen/investoren/corporate-governance/hauptversammlung/

mit ihren auf der Eintrittskarte vermerkten Zugangsdaten ab 14.00 Uhr, MESZ, online an der Hauptversammlung teilnehmen.

Die Online-Teilnahme ist ausgeschlossen, wenn die betreffenden Aktien durch einen am Ort der Hauptversammlung anwesenden Teilnehmer (d. h. durch den Aktionär oder durch seinen Bevollmächtigten) vertreten werden.

Im Wege der Online-Teilnahme können die Online-Teilnehmer die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton über das Internet verfolgen, ihre Stimmen bei Abstimmungen in Echtzeit abgeben und elektronisch das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung einsehen.

Darüber hinaus haben die Online-Teilnehmer die Möglichkeit, ab Eröffnung der Generaldebatte bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter auf dem Wege elektronischer Kommunikation über das Internet in Textform Fragen zu stellen bzw. zu verlesende Beiträge beizusteuern. Dabei ist die Anzahl der Fragen bzw. Beiträge auf jeweils fünf pro Online-Teilnehmer begrenzt. Die Länge einer jeden Frage bzw. eines jeden Beitrags ist auf maximal 1.000 Zeichen (ohne Leerzeichen) begrenzt. § 131 Abs. 5 AktG findet für die Online-Teilnehmer keine Anwendung.

Eine darüberhinausgehende Ausübung von Teilnehmerrechten im Wege der elektronischen Kommunikation ist nicht möglich. Dies betrifft insbesondere das Recht, Widerspruch zur Niederschrift zu erklären und Verfahrens- oder Sachanträge zu stellen.

Möchte ein Teilnehmer seine Online-Teilnahme noch vor den Abstimmungen beenden, so hat er die Möglichkeit, die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur weisungsgebundenen Ausübung seiner Stimmrechte oder einen Dritten zur Ausübung seiner Stimmrechte über das Internetportal zur Online-Teilnahme bis zum Ende der Generaldebatte zu bevollmächtigen.

Die Hinweise zur Online-Teilnahme an der Hauptversammlung werden auch im Internet gemeinsam mit Hinweisen zu technischen Anforderungen unter

https://www.eqs.com/de/unternehmen/investoren/corporate-governance/hauptversammlung/

zugänglich gemacht.

V.
Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte

Das Stimmrecht kann in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte, z. B. ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person nach Wahl des Aktionärs, ausgeübt werden. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Auch im Fall einer Bevollmächtigung ist eine fristgerechte Anmeldung gemäß den Bestimmungen oben zu Ziffer III. erforderlich. Der an der Hauptversammlung teilnehmende Bevollmächtigte kann das Stimmrecht in der gleichen Weise ausüben, wie es der Aktionär selbst könnte, soweit nicht das Gesetz, der Vollmachtgeber oder der Bevollmächtigte Einschränkungen oder sonstige Besonderheiten vorsehen. Mit den vorgenannten Einschränkungen kann ein Bevollmächtigter, und zwar auch dann, wenn die Eintrittskarte nicht auf ihn ausgestellt ist, unter den in Ziffer IV. (Online-Teilnahme an der Hauptversammlung) genannten Voraussetzungen Stimmrechte im Wege der Online-Teilnahme ausüben. Die Online-Teilnahme des Bevollmächtigten ist aus abwicklungstechnischen Gründen erst möglich, wenn der Gesellschaft die formgerechte Vollmacht oder der formgerechte Nachweis der Bevollmächtigung vorliegt und der Bevollmächtigte auf dieser Grundlage als Zugangsberechtigter im System hinterlegt ist. Die zeitnahe Hinterlegung eines Bevollmächtigten im System ist jedenfalls dann gewährleistet, wenn und sobald die betreffende Vollmacht bzw. der betreffende Nachweis der Bevollmächtigung an die in dieser Ziffer V. unten genannte E-Mail-Adresse übermittelt wurde.

Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung oder eine mit diesen gemäß § 135 Abs. 8 oder Abs. 10 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB).

Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen mit diesen gemäß § 135 Abs. 8 oder Abs. 10 AktG gleichgestellten Institution oder Person gelten die besonderen gesetzlichen Bestimmungen des § 135 AktG, die u. a. verlangen, dass die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten ist. Wir bitten daher die Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere mit diesen gemäß § 135 Abs. 8 oder Abs. 10 AktG gleichgestellte Institution oder Person bevollmächtigen wollen, die insoweit zu beachtenden Besonderheiten bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen.

Wird die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt oder werden die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt, ist ein zusätzlicher Nachweis der Bevollmächtigung nicht erforderlich. Wird die Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt, kann die Gesellschaft einen Nachweis der Bevollmächtigung verlangen, soweit sich nicht aus § 135 AktG etwas anderes ergibt. Die Vollmacht kann am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten an der Einlasskontrolle vorgezeigt werden. Vor der Hauptversammlung kann die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung an die folgende Adresse erfolgen:

EQS Group AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 – 210 27 288
E-Mail-Adresse: namensaktien@linkmarketservices.de

Die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft kann auch über das Internet unter

https://www.eqs.com/de/unternehmen/investoren/corporate-governance/hauptversammlung/

unter Verwendung des zugesandten persönlichen Internetcodes erfolgen.

VI.
Stimmrechtsausübung durch die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Die EQS Group AG möchte wie bisher den Aktionären die Wahrnehmung ihrer Rechte erleichtern und bietet ihnen an, sich in der Hauptversammlung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen sich auch in diesem Fall nach den vorstehenden Bestimmungen frist- und ordnungsgemäß angemeldet haben. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall einer Bevollmächtigung nur weisungsgebunden aus, d. h. die Aktionäre müssen den Stimmrechtsvertretern zu jedem Tagesordnungspunkt, über den abgestimmt wird, Weisung erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll.

Für die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie die Erteilung von Weisungen soll möglichst das mit dem Anmeldebogen übersandte Formular zur Erteilung von Vollmachten und Weisungen verwendet werden. Alternativ ist die Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auf elektronischem Weg über folgende Internet-Adresse möglich:

https://www.eqs.com/de/unternehmen/investoren/corporate-governance/hauptversammlung/

Die Login-Daten finden Sie auf dem Anmeldeformular, das den Aktionären der Gesellschaft mit der Einladung zur Hauptversammlung übersandt wird.

Die Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters und die Erteilung von Weisungen an den Stimmrechtsvertreter werden nur berücksichtigt, wenn diese in Textform (§ 126b BGB) bei der Gesellschaft unter folgender Adresse eingehen:

EQS Group AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 – 210 27 288
E-Mail-Adresse: namensaktien@linkmarketservices.de

Eine Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters und die Erteilung von Weisungen an diesen kann auch noch während des Verlaufs der Hauptversammlung bis zur Beendigung der Generaldebatte erfolgen oder unter Einhaltung der erforderlichen Form jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Erhalten die Stimmrechtsvertreter auf mehreren Übermittlungswegen Vollmacht und Weisungen, wird die zeitlich zuletzt zugegangene ordnungsgemäß erteilte Vollmacht mit den entsprechenden Weisungen als verbindlich erachtet. Bei nicht ordnungsgemäß erteilten Vollmachten werden die Stimmrechtsvertreter die Stimmen in der Hauptversammlung nicht vertreten. Soweit Weisungen nicht korrekt ausgefüllt oder nicht eindeutig erteilt werden, werden in Abhängigkeit vom Abstimmungsverfahren die weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter sich der Stimme enthalten bzw. nicht an der Abstimmung teilnehmen. Die Stimmrechtsvertreter dürfen das Stimmrecht bei im Vorfeld der Hauptversammlung nicht bekannten Abstimmungen (z. B. bei Verfahrensanträgen) nicht ausüben. In Abhängigkeit vom Abstimmungsverfahren werden die weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter sich in diesen Fällen der Stimme enthalten bzw. nicht an der Abstimmung teilnehmen. Entsprechendes gilt bei der Abstimmung über einen Gegenantrag ohne ausdrückliche Weisung. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Die Beauftragung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Erklärung von Widersprüchen sowie zur Stellung von Anträgen oder Fragen ist ausgeschlossen.

VII.
Internetseite der Gesellschaft

Die auszulegenden Informationen bzw. Unterlagen sind ab Einberufung der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.eqs.com/de/unternehmen/investoren/corporate-governance/hauptversammlung/

zugänglich. Alle zu veröffentlichenden Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung zugänglich gemacht.

VIII. Hinweise zum Datenschutz

Im Rahmen der Hauptversammlung der EQS Group AG werden personenbezogene Daten verarbeitet. Einzelheiten dazu können unseren Datenschutzinformationen unter

https://www.eqs.com/de/unternehmen/investoren/corporate-governance/hauptversammlung/

Bereich „Hauptversammlung“ entnommen werden. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen, werden gebeten, diesen über die Datenschutzinformationen zu informieren.

 

München, im April 2019

EQS Group AG

Der Vorstand

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