Erzeuger- und Handels-AG LAPROMA Schloßvippach

Schloßvippach

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

wir laden Sie zu der

am Freitag, den 15.10.2021, um 18:00 Uhr in den Geschäftsräumen der Erzeuger- und Handels-AG LAPROMA Schloßvippach, Weimarische Straße 33, 99195 Schloßvippach (Ort, an dem Vorstand und Aufsichtsrat zusammentreten) stattfindenden virtuellen ordentlichen Hauptversammlung der Erzeuger- und Handels-AG LAPROMA Schloßvippach ein.

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrates entschieden, dass die Versammlung auf Grundlage von Art. 2 § 1 Abs. 2 Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie i.d.F. des GesRuaCOVBekG vom 28.02.2021 (nachfolgend § 1 COVMG) ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten wird.

Die gesamte Hauptversammlung wird für die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten

live im Internet über Webex

übertragen.

Die Entscheidung des Vorstandes, die außerordentliche Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre durchzuführen, dient dem Schutz der Teilnehmer vor Gesundheitsgefahren, die sich aus der Durchführung von Massenveranstaltungen während der COVID-19-Pandemie ergeben. Aktionären oder Bevollmächtigten, die sich gleichwohl an den Versammlungsort begeben, wird kein Zutritt gewährt.

Mit Zustimmung des Aufsichtsrates hat der Vorstand entschieden, dass die Stimmrechtsausübung der Aktionäre gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 COVMG i.V.m. § 118 Abs. 2 AktG im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung erfolgt (keine elektronische Teilnahme im Sinne von § 118 Abs. 1 S. 2 AktG). Die Stimmabgabe der Aktionäre bzw. von deren Bevollmächtigten per Briefwahl kann sowohl papierschriftlich (Postweg) oder auf elektronischem Wege (E-Mail) ausgeübt werden. Die Einzelheiten hierzu entnehmen Sie bitte den weiteren Angaben und Hinweisen in dieser Einladung (unter Punkt II.).

I. Tagesordnung

II. Weitere Angaben und Hinweise

Gemäß § 16 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft i.V.m. § 67 Abs. 2 AktG ist jeder im Aktienregister eingetragene Aktionär zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt, wenn er sich bis spätestens am 12.10.2021 in Textform (§ 126b HGB) bei der unter der Ziffer II.2 angegebenen Adresse anmeldet.

Die gesamte Hauptversammlung wird für die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten im Internet über einen passwortgeschützten Internetservice übertragen. Der Link und die Zugangsdaten zu dem passwortgeschützten Internetservice werden den Aktionären mit gesondertem Schreiben mitgeteilt.

Aktionäre, die die (virtuelle) Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/​oder ihr Stimmrecht nicht persönlich ausüben möchten, können sich bei der Ausübung ihrer Rechte durch Bevollmächtigte vertreten lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der Briefwahl ausüben (wie unter 4. erläutert).

Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice durch die Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten zur virtuellen Hauptversammlung, die dem Aktionär zugesendet werden, vom Vollmachtgeber (Aktionär) erhält.

Die Vollmachten sind bis spätestens bis zum Beginn der Hauptversammlung, also am 15.10.2021 um 18.00 Uhr, in Textform (§ 126b BGB) an die Gesellschaft zu übersenden oder vorzulegen.

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Das Verlangen ist unter Angabe des Gegenstandes nebst Begründung oder Beschlussvorlage schriftlich (per Post) oder per E-Mail an den Vorstand der Gesellschaft zu richten:

Kontaktdaten der Gesellschaft:

und muss der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 30.09.2021 um 24:00 Uhr, zugehen (§ 1 Abs. 3 S. 4 COVMG in Abweichung zu § 122 Abs. 2 AktG).

Die Übersendung von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen in entsprechender Anwendung der §§ 126, 127 AktG bleibt möglich. Der Aktionär hat einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag des Vorstands und des Aufsichtsrats zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung oder einen Wahlvorschlag mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 30.09.2021 bis 24:00 Uhr, schriftlich (per Post, wie in obenstehenden Kontaktdaten der Gesellschaft angegeben) oder im Wege der elektronischen Kommunikation (per E-Mail, wie in obenstehenden Kontaktdaten der Gesellschaft angegeben) an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und zu übersenden.

Maßgeblich für die Wahrung der vorgenannten Fristen ist der Zugang bei der Gesellschaft.

Ordnungsgemäß gestellte und zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge gelten gemäß § 1 Abs. 2 S. 3 COVMG als in der virtuellen Hauptversammlung gestellt.

Gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3, S. 2 COVMG wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat entschieden, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens 14.10.2021 um 24:00 Uhr, schriftlich (per Post, wie in obenstehenden Kontaktdaten der Gesellschaft angegeben) oder im Wege der elektronischen Kommunikation (per E-Mail, wie in obenstehenden Kontaktdaten der Gesellschaft angegeben) – gerichtet an den Vorstand der Gesellschaft – einzureichen sind.

Der Vorstand entscheidet auf Grundlage des § 1 Abs. 2 S. 2 Hs. 1 COVMG nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er die Fragen beantwortet.

Aktionäre oder Bevollmächtigte können ihre Stimmen schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen (Briefwahl). Briefwahlstimmen können bis spätestens zum Ende der Abstimmung über den jeweiligen Beschlussgegenstand in der virtuellen Hauptversammlung am 15.10.2021 schriftlich (per Post, wie in obenstehenden Kontaktdaten der Gesellschaft angegeben) oder im Wege der elektronischen Kommunikation (per E-Mail, wie in obenstehenden Kontaktdaten der Gesellschaft angegeben) abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Stimmabgabe ist der Zugang bei der Gesellschaft.

Zur Vereinfachung der Stimmabgabe wird den Aktionären ein Formular für die Briefwahl nach Ablauf der Frist für die Einreichung von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen (siehe unter Punkt 2., also nach dem 30.09.2021 um 24:00 Uhr) unter Bekanntmachung etwaiger Gegenanträge und Wahlvorschläge übersandt. Dieses Formular für die Briefwahl ist nicht verpflichtend; die Stimmabgabe in anderer Weise bleibt möglich, sofern diese im Wege der elektronischen Kommunikation (E-Mail an die oben stehenden Kontaktdaten der Gesellschaft) oder schriftlich (per Post an die oben stehenden Kontaktdaten der Gesellschaft) erfolgt und die zur Identifizierung des Aktionärs notwendigen Daten (Name, Anschrift) enthält.

Sofern ein Aktionär das von der Gesellschaft zur Verfügung gestellte Formular für die Briefwahl nicht nutzen möchte, sollte bei der Entscheidung über den Zeitpunkt der Stimmrechtsausübung beachtet werden, dass die Frist zur Benennung von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen am 30.09.2021 um 24:00 Uhr abläuft (siehe unter Punkt 2.) und deren Bekanntmachung durch die Gesellschaft frühestens am 01.10.2021 erfolgt.

Aktionäre, die ihr Stimmrecht – wie unter 4. erläutert – abgegeben haben, haben abweichend von § 245 Nr. 1 AktG die Möglichkeit, ohne (physische) Teilnahme an der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen Kommunikation zu erklären. Ein wirksamer Widerspruch setzt voraus, dass der Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich dieser richtet, bis zur Schließung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter im Wege der elektronischen Kommunikation (per E-Mail, wie in obenstehenden Kontaktdaten der Gesellschaft angegeben) zur Niederschrift des Hauptversammlungsprotokolls erklärt wird (§ 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 COVMG i.V.m. § 245 Nr. 1 AktG). Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung (bis zur Schließung der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter) ist der Zugang bei der Gesellschaft.

Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und ihre Vertreter

Im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeitet die Erzeuger- und Handels-AG LAPROMA Schloßvippach als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) personenbezogene Daten der Aktionäre und der Vertreter von Aktionären. Dabei handelt es sich um Name und Vorname, Anrede und Titel, Anschrift und sonstige Kontaktdaten, Daten über die Aktien, Verwaltungsdaten sowie Daten zur Ausübung der Aktionärsrechte einschließlich des Stimmrechts. Die personenbezogenen Daten werden dabei vom Aktionär bzw. dessen Vertreter zur Verfügung gestellt oder die Erzeuger- und Handels-AG LAPROMA Schloßvippach erhält sie vom depotführenden Institut des Aktionärs, meist weitergeleitet über weitere Intermediäre.

Zweck der Datenverarbeitung ist, den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte zu ermöglichen, die sie im Zusammenhang mit der Hauptversammlung haben, und die mit ihr verbundenen rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Die Bereitstellung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme der Aktionäre und ihrer Vertreter an der Hauptversammlung und/​oder die Stimmabgabe nach den aktienrechtlichen Bestimmungen erforderlich. Rechtsgrundlage ist das AktG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) DS-GVO.

Im Falle von Tagesordnungsergänzungsverlangen und Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen werden diese – wie in dieser Einladung beschrieben – zugänglich gemacht. Personenbezogene Daten der selbst teilnehmenden oder vertretenen Aktionäre und ggf. ihrer Vertreter sind nach Maßgabe des § 129 AktG in ein Teilnehmerverzeichnis aufzunehmen, das Aktionären und deren Vertretern zugänglich zu machen ist.

Die personenbezogenen Daten werden von der Erzeuger- und Handels-AG LAPROMA Schloßvippach spätestens drei Jahre nach dem Tag der Hauptversammlung gelöscht oder anonymisiert, soweit nicht eine längere Speicherdauer wegen rechtlicher Vorgaben oder wegen eines überwiegenden berechtigten Interesses der Gesellschaft, zum Beispiel zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen geboten ist.

Die Kontaktdaten der Erzeuger- und Handels-AG LAPROMA Schloßvippach als Verantwortliche gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO lauten: Weimarische Straße 33, 99195 Schloßvippach; die Daten der Datenschutzbeauftragten der Erzeuger- und Handels-AG LAPROMA Schloßvippach sind: Steffen Kirchner, Weimarische Straße 33, 99195 Schloßvippach.