EUWAX Aktiengesellschaft
Stuttgart
Wertpapier-Kenn-Nummer: 566 010
ISIN: DE 000 566 0104
Einladung zur Hauptversammlung
Wir laden die Aktionäre zur ordentlichen
HAUPTVERSAMMLUNG 2023
unserer Gesellschaft ein, die am Montag, den 12.06.2023 um 13:00 Uhr (MESZ) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten – mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft – abgehalten wird.
Die gesamte Hauptversammlung wird für unsere ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und deren Bevollmächtigte mit Bild und Ton in einem passwortgeschützten HV-Portal übertragen, welches über folgende Internetseite erreicht werden kann:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Börsenstraße 4, 70174 Stuttgart.
Tagesordnung:
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts der EUWAX Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2022 mit dem Bericht des Aufsichtsrats sowie dem erläuternden Bericht zu den Angaben nach § 289a HGB Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss am 20.04.2023 gebilligt. Damit ist der Jahresabschluss festgestellt. Daher ist zu diesem Tagesordnungspunkt eine Beschlussfassung der Hauptversammlung nicht erforderlich. Der festgestellte Jahresabschluss, der Lagebericht, der erläuternde Bericht zu den Angaben nach § 289a HGB und der Bericht des Aufsichtsrats werden der Hauptversammlung nach Maßgabe der §§ 175 Absatz 2, 176 AktG zugänglich gemacht. Die Dokumente sind von der Einberufung der Hauptversammlung an und auch während der gesamten Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter folgendem Link verfügbar:
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Gestützt auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu wählen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts Das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) sieht vor, dass Vorstand und Aufsichtsrat börsennotierter Gesellschaften gemäß § 162 AktG jährlich einen Vergütungsbericht erstellen, der durch den Abschlussprüfer zu prüfen ist. Gemäß § 120a Absatz 4 S. 1 AktG beschließt die Hauptversammlung über die Billigung dieses nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das vorausgegangene Geschäftsjahr. Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022 wurde nach den Vorgaben des § 162 AktG erstellt, vom Abschlussprüfer der Gesellschaft geprüft und mit einem Bestätigungsvermerk versehen. Der Vergütungsbericht ist im Anschluss an diese Tagesordnung als Anhang zu Tagesordnungspunkt 5 wiedergegeben und außerdem über die Internetseite der Gesellschaft unter
auch während der Hauptversammlung zugänglich. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022 zu billigen. Anhang zu diesem Tagesordnungspunkt 5: Vergütungsbericht EUWAX Aktiengesellschaft Gemeinsamer Vergütungsbericht Vorstand und Aufsichtsrat
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| 6. |
Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder und entsprechende Satzungsänderung Gemäß § 113 Absatz 3 AktG hat die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen. Die Vergütung des Aufsichtsrats ist in § 9 der Satzung geregelt und wurde zuletzt durch Beschluss der Hauptversammlung vom 17.06.2021 geändert. Satzung und Vergütungssystem sind auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht. Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats besteht derzeit aus einer Festvergütung und einer Vergütung für die Teilnahme an den Aufsichtsratssitzungen sowie an den Sitzungen der Ausschüsse des Aufsichtsrats. Dies soll angepasst und vereinfacht werden, indem die Aufsichtsratsvergütung angemessen moderat erhöht und als eine pauschale Aufwandsentschädigung ausgestaltet wird, die alle Tätigkeiten im Rahmen der Aufsichtsrats- und/oder Ausschusstätigkeit umfasst. So soll künftig weder ein gesondertes Sitzungsgeld noch eine Erstattung der Auslagen geschuldet sein. Der vorgeschlagene neue Wortlaut von § 9 der Satzung ist im Folgenden unter a) dargestellt sowie das vorgeschlagene Vergütungssystem mit den Angaben nach §§ 113 Absatz 3 Satz 3, 87a Absatz 1 Satz 2 AktG unter „Anhang zu Tagesordnungspunkt 6: Vergütungssystem der Mitglieder des Aufsichtsrats der EUWAX Aktiengesellschaft (Fassung 2023)“. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen
Anhang zu Tagesordnungspunkt 6: Vergütungssystem der Mitglieder des Aufsichtsrats der EUWAX Aktiengesellschaft (Fassung 2023) Die Aufsichtsratsmitglieder erhalten eine in der Satzung festgelegte Festvergütung, die in einem angemessenen Verhältnis zu ihren Aufgaben und der Lage der Gesellschaft steht. Dabei handelt es sich um ein einfach, klar und verständlich ausgestaltetes Vergütungssystem, bei dem der höhere zeitliche Aufwand des Vorsitzenden und des stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats sowie des Vorsitzenden und der Mitglieder von Ausschüssen angemessen berücksichtigt wird. Beginnend mit der Vergütung für das Geschäftsjahr 2023 wird die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats moderat erhöht und als eine pauschale Aufwandsentschädigung ausgestaltet, die alle Tätigkeiten im Rahmen der Aufsichtsrats- und/oder Ausschusstätigkeit umfasst. So soll künftig weder ein gesondertes Sitzungsgeld noch eine Erstattung der Auslagen geschuldet sein. Jedes Mitglied des Aufsichtsrats erhält für die Tätigkeit im gesamten Geschäftsjahr eine feste Vergütung von EUR 18.000 (Grundbetrag der Jahresvergütung). Für den Fall eines unterjährigen Ein- oder Austritts wird pro angefangenem Monat 1/12 dieser Vergütung gewährt. Für die Teilnahme an den Aufsichtsratssitzungen sowie an den Sitzungen der Ausschüsse erfolgt keine zusätzliche Vergütung (etwa in Form eines Sitzungsgeldes). Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält EUR 18.000,00 zusätzlich zum Grundbetrag der Jahresvergütung. Der Stellvertretende Vorsitzende erhält EUR 9.000,00 zusätzlich zum Grundbetrag der Jahresvergütung. Für die Tätigkeit in Ausschüssen wird ein pauschaler Zuschlag gewährt. Dieser beträgt für jedes Mitglied eines Ausschusses EUR 6.000,00 und für den Vorsitzenden eines Ausschusses EUR 12.000,00 jeweils zusätzlich zum Grundbetrag der Jahresvergütung. Die Vergütungserhöhung für den Aufsichtsratsvorsitz und den stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitz sowie die Zuschläge für die Mitgliedschaft oder den Vorsitz in Ausschüssen sind der Höhe nach begrenzt. Die jährliche Gesamtvergütung eines Aufsichtsratsmitglieds darf EUR 36.000,00, die des stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden EUR 45.000,00 und die des Aufsichtsratsvorsitzenden EUR 54.000,00 nicht übersteigen. Schließlich werden die Aufsichtsratsmitglieder auf Kosten der Gesellschaft zu marktkonformen und angemessenen Bedingungen in eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (D&O-Versicherung) einbezogen. Der Aufsichtsrat erhält keine variablen Vergütungsbestandteile (§ 87a Absatz 1 Satz 2 Nummern 3, 4 und 6 AktG) und auch keine aktienbasierten Bestandteile (§ 87a Absatz 1 Satz 2 Nummer 7 AktG). Die Gesamtvergütung für das jeweils vergangene Geschäftsjahr erhält der Aufsichtsrat nach der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das vergangene Geschäftsjahr beschließt. Daher bestehen keine Aufschubzeiten für die Auszahlung von Vergütungsbestandteilen (§ 87a Absatz 1 Satz 2 Nummer 5 AktG). Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist abschließend in der Satzung geregelt, Nebenvereinbarungen bestehen nicht. Die Vergütung ist an die Dauer der Bestellung, die jeweilige Funktion als Vorsitzender oder Stellvertretender Vorsitzender und an die Mitgliedschaft in einem Ausschuss gekoppelt. Zusagen von Entlassungsentschädigungen, Ruhegehalts- und Vorruhestandsregelungen bestehen nicht (§ 87a Absatz 1 Satz 2 Nummer 8 AktG). Der Aufsichtsrat ist nicht operativ tätig. Seine Aufgabe ist u.a. die Überwachung und Beratung der Geschäftsleitung. Mit dieser Tätigkeit leistet der Aufsichtsrat einen Beitrag zur langfristigen Entwicklung der Gesellschaft (§ 87a Absatz 1 Satz 2 Nummer 2 AktG). Die vorgesehene Festvergütung ohne variable Vergütungsbestandteile ist nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat am besten geeignet, einer vom Unternehmenserfolg unabhängige Überwachung und Beratung der Geschäftsleitung Rechnung zu tragen. Dem Aufsichtsrat gehören keine Arbeitnehmervertreter an (§ 87a Absatz 1 Satz 2 Nummer 9 AktG). Das Vergütungssystem des Aufsichtsrats wird von der Hauptversammlung auf Vorschlag des Vorstands und des Aufsichtsrats beschlossen (§ 87a Absatz 1 Satz 2 Nummer 10 AktG). Die Vergütung ist in der Satzung der Gesellschaft festgelegt. In regelmäßigen Abständen, spätestens alle vier Jahre, nehmen Vorstand und Aufsichtsrat eine Überprüfung vor, ob die Höhe und Zusammensetzung der Vergütung noch angemessen sind. Gegebenenfalls würden Vorstand und Aufsichtsrat eine Änderung der Satzung vorschlagen. Die sich aufgrund der Satzungsregelung ergebende Vergütung der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder wird im Jahresabschluss dargestellt. Dieser wird im Bundesanzeiger veröffentlicht und ist im Geschäftsbericht enthalten. Der Geschäftsbericht ist unter
einsehbar. |
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| 7. |
Beschlussfassung über Satzungsänderungen im Zusammenhang mit virtuellen Hauptversammlungen Mit dem Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften (Bundesgesetzblatt I Nr. 27 2022, S. 1166 ff.) wurde die virtuelle Hauptversammlung dauerhaft im Aktiengesetz verankert. Gemäß § 118a Absatz 1 Satz 1 AktG kann die Satzung vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen vorzusehen, dass die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung, das heißt ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung, abgehalten wird. Von dieser Möglichkeit soll Gebrauch gemacht und eine entsprechende Ermächtigung des Vorstands beschlossen werden. Dabei soll die gesetzlich vorgesehene maximale Laufzeit von fünf Jahren nicht ausgenutzt werden. Vielmehr soll zunächst nur eine Ermächtigung für die Abhaltung virtueller Hauptversammlungen in einem Zeitraum von zwei Jahren nach Eintragung der Satzungsänderung beschlossen werden. Für künftige Hauptversammlungen soll im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre nach sachlichen Kriterien unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalls entschieden werden, ob von der Ermächtigung Gebrauch gemacht und eine Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung abgehalten werden soll. Zu den Entscheidungskriterien können beispielsweise die Gegenstände der Tagesordnung, äußere Rahmenbedingungen wie Sicherheitsaspekte oder der Gesundheitsschutz der Beteiligten sowie Nachhaltigkeitserwägungen gehören. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:
Gemäß § 118 Absatz 3 Satz 2 AktG kann die Satzung bestimmte Fälle vorsehen, in denen die Teilnahme der Aufsichtsratsmitglieder an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen darf. Die Aufsichtsratsmitglieder haben mit Ausnahme des Versammlungsleiters in der Hauptversammlung keine aktive Rolle. Es ist daher nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat gerechtfertigt, dass die Aufsichtsratsmitglieder mit Ausnahme des Versammlungsleiters in Fällen, in denen eine physische Präsenz am Ort der Hauptversammlung nicht oder nur mit erheblichem Aufwand möglich wäre, sowie stets im Fall der Durchführung von virtuellen Hauptversammlungen im Wege der Bild- und Tonübertragung teilnehmen dürfen. Die Teilnahme der Aufsichtsratsmitglieder im Wege der Bild- und Tonübertragung hat nach den Erfahrungen der zuletzt virtuell abgehaltenen Hauptversammlungen keine nachteiligen Auswirkungen auf die Aktionäre und deren Rechte, ist jedoch im Hinblick auf das vermeidbare Reiseerfordernis nachhaltiger. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:
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| 8. |
Beschlussfassung über Satzungsänderungen zur Anpassung des Unternehmensgegenstands Mit dem Wertpapierinstitutsgesetz (WpIG) wurde ein neues aufsichtsrechtliches Rahmenwerk eingeführt, das unter anderem die Anforderungen an die Erlaubnis für Wertpapierinstitute aus dem Kreditwesengesetz herausgelöst und nun im WpIG festgehalten hat. Vor diesem Hintergrund soll die Beschreibung des Unternehmensgegenstands in der Satzung der EUWAX Aktiengesellschaft aktualisiert werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen:
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Weitere Angaben zur Einberufung
1. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung
Alle der insgesamt ausgegebenen 5.150.000 Stückaktien der Gesellschaft sind im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung teilnahme- und stimmberechtigt. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Unterschiedliche Aktiengattungen bestehen nicht, jede Aktie gewährt eine Stimme in der Hauptversammlung. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit 5.150.000.
2. Allgemeine Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre
Die Hauptversammlung wird aufgrund der Entscheidung des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrates am Ort der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) ist daher ausgeschlossen.
Grundlage dieser Entscheidung ist § 26n Absatz 1 des Einführungsgesetzes zum Aktiengesetz, wonach der Vorstand für Hauptversammlungen, die bis einschließlich 31. August 2023 einberufen werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats entscheiden kann, die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach § 118a AktG abzuhalten.
Die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach der gesetzlichen Neuregelung in § 118a AktG führt zu einigen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung sowie der Ausübung der Aktionärsrechte sowohl gegenüber einer physischen Hauptversammlung als auch gegenüber der zuletzt abgehaltenen virtuellen Hauptversammlung nach der Sondergesetzgebung im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie. Daher bitten wir um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise, insbesondere zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton, zur Ausübung des Stimmrechts, des Antragsrechts, des Rechts zur Einreichung von Stellungnahmen, des Rederechts, des Auskunftsrechts und des Widerspruchsrechts.
Die Hauptversammlung wird am 12. Juni 2023 ab 13:00 Uhr (MESZ) für unsere ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und deren Bevollmächtigte vollständig in Bild und Ton in einem dafür eingerichteten HV-Portal übertragen. Eine Aufzeichnung erfolgt nicht. Aktionäre, die während der Hauptversammlung im HV-Portal eingeloggt sind, sind im Sinne des § 118 AktG elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet. Das HV-Portal kann über folgende Internetseite erreicht werden:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt gemäß § 118 Absatz 2 Satz 2 Nr. 2 AktG im Wege elektronsicher Kommunikation, und zwar ausschließlich über die Varianten der (elektronischen) Briefwahl sowie Vollmachtserteilung.
3. Anmeldung, Nachweisstichtag, Anmeldebestätigung
Zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, ist nur berechtigt, wer zu Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also am 22. Mai 2023, 00:00 Uhr (MESZ), (nachfolgend „Nachweisstichtag“) Aktionär der Gesellschaft ist, sich fristgerecht zur Hauptversammlung anmeldet und seine Berechtigung zur Ausübung der Aktionärsrechte nachweist („ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre“). Hierfür ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Absatz 3 AktG ausreichend. Zulässig ist ebenfalls ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut in deutscher oder englischer Sprache.
Das bedeutet, dass Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, keine Aktionärsrechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung ausüben können. Aktionäre, die ihre Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern, sind – bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes – im Verhältnis zur Gesellschaft gleichwohl zur Ausübung der Aktionärsrechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkung auf die Veräußerbarkeit der Aktien.
Die Anmeldung zur Hauptversammlung bedarf keiner besonderen Form. Die Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag mit Anforderung einer Anmeldebestätigung an die unten genannte Anschrift durch einen Aktionär oder Intermediäre, bspw. das depotführende Institut, verstehen wir als Anmeldung zur Hauptversammlung.
Die Anmeldungen der Aktionäre sowie die jeweilige Bescheinigung des depotführenden Instituts müssen der Gesellschaft unter folgender Adresse spätestens bis zum 05. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen:
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EUWAX Aktiengesellschaft |
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises werden die Anmeldebestätigungen für die Hauptversammlung ausgestellt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Anmeldebestätigung sicherzustellen, empfehlen wir eine frühzeitige Anmeldung und Übermittlung des Nachweises. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen.
4. Verfahren für die Stimmabgabe
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht mittels Briefwahl schriftlich (per Post oder E-Mail) oder im Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Portal ausüben (nachfolgend auch „Briefwahl“).
a) Schriftliche Stimmabgabe
Für die schriftliche Stimmabgabe können die Aktionäre das Formular verwenden, welches ihnen mit der Anmeldebestätigung für die Hauptversammlung übersandt wird und auf der Internetseite zur Verfügung steht, und an folgende Anschrift übermitteln:
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EUWAX Aktiengesellschaft |
Die schriftliche Stimmabgabe muss spätestens bis zum Ablauf des 11. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein. Gleiches gilt für die Änderung oder den Widerruf von schriftlichen Stimmabgaben.
b) Stimmabgabe im Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Portal
Die Stimmabgabe kann auch durch Nutzung des HV-Portals erfolgen. Dort muss die Stimmabgabe spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmung festgelegten Zeitpunkt vorliegen. Bis zu diesem Zeitpunkt können Aktionäre Stimmabgaben über das HV-Portal, aber auch vorherige Stimmabgaben per Briefwahl, ändern oder widerrufen.
Das HV-Portal kann über folgende Internetseite erreicht werden:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
c) Hinweise
Sollten Aktionäre ihre Stimme per Briefwahl auf unterschiedlichen Übermittlungswegen abgegeben haben, betrachten wir unabhängig vom Eingangsdatum die erhaltenen Stimmen mit dem jüngsten Ausstellungszeitpunkt als verbindlich. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. per HV-Portal, 2. per E-Mail und 3. in Papierform.
Sollten wir sowohl eine Stimmabgabe per Briefwahl als auch eine Vollmacht mit Weisungen für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten, sehen wir die Stimmabgabe per Briefwahl als verbindlich an.
Wir bitten die Aktionäre zu beachten, dass durch Briefwahl eine Abstimmung nur über Beschlussvorschläge und Anträge möglich ist, zu denen es mit dieser Einberufung oder später bekanntgemachte Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat nach § 124 Absatz 3 AktG oder Anträge von Aktionären nach § 124 Absatz 1 oder § 126 AktG gibt.
5. Verfahren für die Stimmabgabe bei Stimmrechtsvertretung
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte auch durch Bevollmächtigte, d.h. durch Dritte, einen Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung oder – insoweit allerdings nur das Stimmrecht – durch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben lassen.
| a) |
Wenn weder ein Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut) noch eine diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution (z.B. eine Aktionärsvereinigung), sondern ein sonstiger Dritter bevollmächtigt wird, ist die Vollmacht in Textform (§ 126b BGB) gegenüber der Gesellschaft oder unmittelbar gegenüber dem Bevollmächtigten zu erteilen. Die Aktionäre werden gebeten, für die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten das Vollmachtformular zu verwenden, welches die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zusammen mit der Anmeldebestätigung zur Hauptversammlung erhalten und zusätzlich auch auf der Internetseite zur Verfügung steht. Das Gleiche gilt für die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. |
| b) |
Für die Bevollmächtigung von Intermediären (z.B. von Kreditinstituten) oder diesen gemäß § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen (z.B. von Aktionärsvereinigungen) sowie für den Nachweis und den Widerruf einer solchen Bevollmächtigung gelten die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG. Die Aktionäre werden daher gebeten, sich bei der Bevollmächtigung eines Intermediärs (z.B. eines Kreditinstituts) oder einer diesen nach § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellten Person oder Institution (z.B. einer Aktionärsvereinigung) rechtzeitig mit diesen wegen einer möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. |
| c) |
Wir bieten unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Vollmachten für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und müssen Weisungen für jede Ausübung des Stimmrechts enthalten. Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht nur aus, wenn ihnen eine ausdrückliche Weisung vorliegt, andernfalls enthalten sie sich der Stimme. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte also nicht nach eigenem Ermessen ausüben. |
Wir bitten die Aktionäre zu beachten, dass die Stimmrechtsvertreter nur über Beschlussvorschläge und Anträge abstimmen können, zu denen es mit dieser Einberufung oder später bekanntgemachte Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat nach § 124 Absatz 3 AktG oder Anträge von Aktionären nach § 124 Absatz 1 oder § 126 AktG gibt.
Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind nicht berechtigt, Fragen, Anträge oder Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars entgegenzunehmen.
Aktionäre, die ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte ausüben möchten, werden gebeten, für die Erteilung einer Vollmacht und ggf. von Weisungen die mit der Anmeldebestätigung zur Hauptversammlung versandten und zusätzlich auch auf der Internetseite zur Verfügung stehenden Vollmacht- und Weisungsformulare zu verwenden und diese bzw. den Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung eines Dritten, sofern diese unmittelbar dem Dritten gegenüber erfolgt, per Post oder per E-Mail an folgende Anschrift übermitteln:
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EUWAX Aktiengesellschaft |
Die Erteilung, die Änderung oder der Widerruf von Vollmacht und ggf. (bei von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern) Weisungen müssen spätestens bis zum Ablauf des 11. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), bei der zuvor genannten Adresse zugehen.
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können auch über das HV-Portal einen Dritten oder die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen sowie ihre Weisung erteilen. Die Bevollmächtigung muss dabei spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmung festgelegten Zeitpunkt erfolgen.
Sollten Aktionäre ihre Vollmacht und Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auf unterschiedlichen Übermittlungswegen erteilt haben, betrachten wir unabhängig vom Eingangsdatum die Vollmacht und Weisungen mit dem jüngsten Ausstellungszeitpunkt als verbindlich. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. per HV-Portal, 2. per E-Mail und 3. in Papierform.
Haben Aktionäre den Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft zwar eine Vollmacht, aber keine Weisungen erteilt, enthalten sich die Stimmrechtsvertreter der Stimme.
Aktionäre können auch durch Nutzung des HV-Portals ihre einmal erteilte Vollmacht und (im Fall der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) erteilte Weisungen ändern bzw. widerrufen. Widerruf und Änderungen müssen ebenfalls spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmung festgelegten Zeitpunkt erfolgt sein.
6. Rechte der Aktionäre
a) Ergänzungsanträge auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Absatz 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000 EUR erreichen, können gemäß § 122 Absatz 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Diese Schwelle wird mit 257.500 Aktien an der EUWAX Aktiengesellschaft erreicht.
Gemäß § 87 Absatz 4 AktG kann die Hauptversammlung zudem auf Antrag nach § 122 Absatz 2 Satz 1 AktG die nach § 87a Absatz 1 Satz 2 Nr. 1 AktG festgelegte Maximalvergütung für den Vorstand herabsetzen.
Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben gemäß § 122 Absatz 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über den Antrag halten.
Das Verlangen zur Erweiterung der Tagesordnung ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss spätestens am 12.05.2023, 24:00 Uhr (MESZ), schriftlich unter folgender Kontaktadresse zugehen:
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EUWAX Aktiengesellschaft, Vorstand / Ressort CFO, Börsenstr. 4, 70174 Stuttgart |
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht werden – unverzüglich nach ihrem Eingang bei der Gesellschaft im Bundesanzeiger bekanntgemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem alsbald nach ihrer Bekanntmachung den Aktionären gemäß § 125 AktG mitgeteilt und über die folgende Internetadresse zugänglich gemacht:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
b) Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126, 127 AktG
Aktionäre sind berechtigt, Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung zu stellen und Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern zu unterbreiten. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an eine der folgenden Adressen der Gesellschaft zu richten:
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EUWAX Aktiengesellschaft, Leitung Finance & Tax, Börsenstr. 4, 70174 Stuttgart |
Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung und gegebenenfalls der nach § 127 Satz 4 AktG zu ergänzenden Inhalte werden wir unverzüglich nach ihrem Eingang unter der Internetadresse
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
zugänglich machen, wenn sie uns spätestens bis zum Ablauf des 28. Mai 2023, 24:00 Uhr (MESZ), unter der oben genannten Anschrift oder der oben genannten E-Mail-Adresse zugegangen sind. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden wir ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlichen.
Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung oder eines Wahlvorschlags kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Absatz 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine etwaige Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Darüber hinaus braucht ein Wahlvorschlag nach § 127 Satz 3 AktG auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des zur Wahl vorgeschlagenen Prüfers bzw. beim Vorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht zusätzlich die Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu ihnen kann das Stimmrecht nach erfolgter ordnungsgemäßer Anmeldung auf den oben beschriebenen Wegen ausgeübt werden. Sofern der Aktionär, der den Antrag gestellt hat, nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Antrag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden.
Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der Versammlung im Wege der Videokommunikation Anträge und Wahlvorschläge im Rahmen ihres Rederechts zu stellen (siehe d) in diesem Abschnitt).
c) Auskunftsrecht gemäß § 131 Absatz 1 AktG
Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung kann jeder Aktionär oder dessen Bevollmächtigter nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung gemäß § 131 Absatz 1 AktG vom Vorstand Auskunft verlangen über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Eine Einreichung von Fragen im Vorfeld der Hauptversammlung ist nicht vorgesehen.
Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter gemäß § 131 Absatz 1f AktG anordnet, dass alle Arten des Auskunftsrechts nach § 131 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation über das HV-Portal ausgeübt werden können. Eine anderweitige Einreichung von Fragen im Wege der elektronischen oder sonstigen Kommunikation ist weder vor noch während der Hauptversammlung vorgesehen.
d) Rederecht gemäß § 130a Absatz 5 und Absatz 6 AktG
In der Hauptversammlung haben die ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zur Hauptversammlung zugeschalteten Aktionäre und deren Bevollmächtigte ein Rederecht im Wege der Videokommunikation. Anträge und Wahlvorschläge gemäß § 118a Absatz 1 Satz 2 Nr. 3 AktG, Auskunftsverlangen gemäß § 131 Absatz 1 AktG und Nachfragen gemäß § 131 Absatz 1d AktG dürfen Bestandteil des Redebeitrags sein.
Redebeiträge können während der Hauptversammlung über das HV-Portal angemeldet werden. Der Versammlungsleiter wird das Verfahren der Wortmeldung und Worterteilung in der Hauptversammlung näher erläutern.
Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist. Technische Mindestvoraussetzungen für eine Live-Videozuschaltung sind daher ein internetfähiges, funktionstüchtiges Endgerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung. Weitere Einzelheiten zu den Abläufen und den technischen Voraussetzungen für Redebeiträge werden auf der Internetadresse
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
zur Verfügung gestellt.
e) Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß § 130a Absätze 1 bis 4 AktG
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben gemäß § 130a Absatz 1 bis 4 AktG das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen.
Solche Stellungnahmen sind in deutscher oder englischer Sprache und ausschließlich über das HV-Portal in Textform in dem dafür vorgesehenen Textfeld einzureichen, dies bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 06. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ). Der Umfang je Stellungnahme darf 10.000 Zeichen inkl. Leerzeichen nicht überschreiten.
Das HV-Portal kann unter folgendem Link erreicht werden:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
Stellungnahmen, die den genannten Anforderungen genügen, werden spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens zum Ablauf des 07. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), im HV-Portal unter Veröffentlichung des Namens des Aktionärs den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten zugänglich gemacht, soweit nicht ausnahmsweise gemäß § 130a Absatz 3 Satz 4 AktG von einer Zugänglichmachung abgesehen werden kann. Im Rahmen von Stellungnahmen übermittelte Fragen, Gegenanträge, Wahlvorschläge und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung werden nicht als solche berücksichtigt. Sie sind ausschließlich auf den in dieser Einberufung gesondert beschriebenen Wegen einzureichen bzw. zu stellen oder zu erklären. Die Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen begründet zudem keine Möglichkeit zur Vorabeinreichung von Fragen nach § 131 Absatz 1a AktG.
f) Widerspruch zur Niederschrift gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 118a Absatz 1 Satz 2 Nr. 8 in Verbindung mit § 245 AktG
Aktionären bzw. deren Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, wird die Möglichkeit eingeräumt, im Wege der elektronischen Kommunikation gegen Beschlüsse der Hauptversammlung Widerspruch zu Protokoll des Notars zu erklären (§ 118a Absatz 1 Satz 2 Nr. 8 in Verbindung mit § 245 AktG). Ein Widerspruch kann ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter erklärt werden.
Hierfür steht ebenfalls das HV-Portal zur Verfügung, das unter folgendem Link erreicht werden kann:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen.
g) Erhalt einer Bestätigung über den Zugang der Stimmabgabe gemäß § 118 Absatz 1 Satz 3 bis 5, Absatz 2 Satz 2 AktG und eines Nachweises der Stimmzählung gemäß § 129 Absatz 5 AktG
Nach § 118 Absatz 1 Satz 3, Absatz 2 Satz 2 AktG ist bei elektronischer Ausübung des Stimmrechts dem Abgebenden der Zugang der elektronisch abgegebenen Stimme nach den Anforderungen gemäß Art. 7 Absatz 1 und Artikel 9 Abs. 5 Unterabsatz 1 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 von der Gesellschaft elektronisch zu bestätigen. Sofern die Bestätigung einem Intermediär erteilt wird, hat dieser die Bestätigung nach § 118 Absatz 1 Satz 4 AktG unverzüglich dem Aktionär zu übermitteln. Aktionäre bzw. Bevollmächtigte können im HV-Portal die Bestätigung des Zugangs ihrer Stimmabgabe unmittelbar nach deren Ausübung abrufen und ausdrucken.
Ferner kann der Abstimmende von der Gesellschaft nach § 129 Absatz 5 Satz 1 AktG innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung eine Bestätigung darüber verlangen, ob und wie seine Stimme gezählt wurde. Die Gesellschaft hat die Bestätigung gemäß den Anforderungen in Artikel 7 Absatz 2 und Artikel 9 Absatz 5 Unterabsatz 2 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 zu erteilen. Sofern die Bestätigung einem Intermediär erteilt wird, hat dieser die Bestätigung nach § 129 Absatz 5 Satz 3 AktG unverzüglich dem Aktionär zu übermitteln.
Die vorbezeichnete Anfrage von Aktionären oder Bevollmächtigten kann innerhalb der genannten Frist gerichtet werden an:
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EUWAX Aktiengesellschaft, Leitung Finance & Tax , Börsenstr. 4, 70174 Stuttgart |
7. Veröffentlichungen auf Internetseite
Unter der folgenden Internetadresse können die nach § 124a AktG auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machenden Informationen und Dokumente und die Informationen gemäß § 125 AktG in Verbindung mit der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 eingesehen werden:
http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html
Nach der Hauptversammlung werden dort auch die Abstimmungsergebnisse sowie die Rede des Vorstandsvorsitzenden veröffentlicht.
8. Weitere Angaben zu den Abstimmungen gemäß Tabelle 3 DVO (EU) 2018/1212
Unter Tagesordnungspunkt 1 wird kein Beschlussvorschlag unterbreitet. Eine Abstimmung ist dazu nicht vorgesehen (siehe Erläuterung bei Tagesordnungspunkt 1). Unter den Tagesordnungspunkten 2 bis 4 sowie 6 bis 8 haben die Abstimmungen über die bekanntgemachten Beschluss- bzw. Wahlvorschläge verbindlichen Charakter, unter dem Tagesordnungspunkt 5 hat die Abstimmung über den bekanntgemachten Beschlussvorschlag empfehlenden Charakter. Die Aktionäre können bei sämtlichen Abstimmungen jeweils mit „Ja“ (Befürwortung) oder „Nein“ (Ablehnung) abstimmen oder sich der Stimme enthalten (Stimmenthaltung).
9. Erläuterung der UTC Zeiten (Angaben gemäß Tabelle 3 EU-DVO)
Sämtliche Zeitangaben in der Einberufung sind in der für Deutschland maßgeblichen mitteleuropäischen Zeit (MEZ bzw. MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MEZ minus eine Stunde bzw. MESZ minus zwei Stunden.
10. Technischer Support und Hinweise zur Verfügbarkeit der Übertragung und des HV-Portals
Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und/oder Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht der Gesellschaft zurechenbares vorsätzliches Verhalten vorliegt. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die virtuelle Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.
11. Hinweise zum Datenschutz
Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir unsere Aktionäre über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und ihre diesbezüglichen Rechte gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung informieren.
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die EUWAX Aktiengesellschaft. Kontaktdaten:
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EUWAX Aktiengesellschaft |
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
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EUWAX Aktiengesellschaft |
Im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten unserer Aktionäre und gegebenenfalls ihrer gesetzlichen Vertreter oder rechtsgeschäftlich Bevollmächtigten: Namen, Wohnort bzw. Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse, den jeweiligen Aktienbestand, die Aktienbesitzart, die Anmeldebestätigungsnummer, die Zugangsdaten zum HV-Portal und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten. Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z. B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs.
Sofern Aktionäre oder deren Bevollmächtigte mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir auch die personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder dem Bevollmächtigten angegebenen Kontaktdaten, wie zum Beispiel E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären im Zusammenhang mit der Hauptversammlung. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs im Internet veröffentlicht (§§ 126 Absatz 1, 127 AktG).
Der Zweck der Datenverarbeitung ist, den Aktionären und gegebenenfalls ihren Bevollmächtigten die Teilnahme an der (virtuellen) Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie zur Ermöglichung der Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist insoweit Art. 6 Absatz 1 S. 1 lit. c) DSGVO.
Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 S. 1 lit. c) DSGVO.
Die Dienstleister, die im Rahmen der Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragt werden (bspw. für Versand der Einladung oder bei der Anmeldung zur Hauptversammlung und deren Durchführung), verarbeiten diese Daten in Deutschland, wobei bei Ausfällen ggfs. auf europäische Länder ausgewichen werden kann. Sie erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der EUWAX Aktiengesellschaft.
Wir bzw. unsere beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über die Anmeldestelle von den Intermediären (i.d.R. die depotführenden Institute der Aktionäre) oder von den Aktionären selbst z.B. bei der Eingabe von Fragen im HV-Portal.
Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen von gerichtlichen Verfahren erforderlich ist.
Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
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Das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO), |
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das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO), |
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das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden, die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO), |
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das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO). |
Diese Rechte können Sie gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die oben genannten Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten geltend machen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.
Stuttgart, im Mai 2023
EUWAX Aktiengesellschaft
Der Vorstand