Dienstag, 06.12.2022

Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft

Berlin

Wertpapier-Kenn-Nr.: 576 790
ISIN: DE0005767909
Eindeutige Kennung des Ereignisses: GMETFHW00622

Angesichts der andauernden COVID-19-Pandemie und des Ziels der Vermeidung von Gesundheitsrisiken
für die Aktionäre, die internen und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie
die Organmitglieder der Gesellschaft, können wir Sie auch zu unserer diesjährigen
ordentlichen Hauptversammlung nicht persönlich begrüßen.

Grundlage für die Durchführung der virtuellen Hauptversammlung ist das am 28. März
2021 in Kraft getretene Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie (C-19 AuswBekG) in der Fassung des Änderungsgesetzes vom 22. Dezember
2021.

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung (virtuelle Hauptversammlung)

Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am

Donnerstag, dem 02. Juni 2022, um 10.00 Uhr

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

Die Versammlung findet ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten
in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Weigandufer 49, 12059 Berlin, statt. Die
gesamte Versammlung wird nach Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 C-19 AuswBekG unter der
Internetadresse

www.fhw-neukoelln.de

in Bild und Ton über das zugangsgeschützte Online-Portal der Gesellschaft (HV-Portal)
übertragen (vgl. die näheren Hinweise nach der Wiedergabe der Tagesordnung mit den
Beschlussvorschlägen).

 
I.

Tagesordnung

 
1.

Vorlage

des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2021 mit dem Lagebericht, des
Vorschlags des Vorstandes für die Verwendung des Bilanzgewinns sowie des Berichts
des Aufsichtsrats.

Die vorgenannten Unterlagen sowie ein erläuternder Bericht zu den Angaben nach § 289a
HGB sind vom Tage der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der
Gesellschaft unter

www.fhw-neukoelln.de

im Bereich Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung abrufbar.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2021
in Höhe von 4.140.000,00 € zur Zahlung einer Dividende von 1,80 € je nennwertloser
Stückaktie auf das in 2.300.000 Stückaktien eingeteilte Grundkapital zu verwenden.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Alleinvorstand
Alf Geßner für dieses Geschäftsjahr keine Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern
des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2021

Für das Geschäftsjahr 2021 ist die Gesellschaft nach dem Gesetz zur Umsetzung der
zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) erstmalig verpflichtet, der Hauptversammlung
einen Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG zur Beschlussfassung über dessen Billigung
vorzulegen.

Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG durch den Abschlussprüfer der
Gesellschaft geprüft und mit einem Prüfungsvermerk versehen. Der Vermerk über die
Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt.

Der Vergütungsbericht mit dem Vermerk des Abschlussprüfers ist in Abschnitt II dieser
Einladung abgedruckt und ist vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an
und bis mindestens zu deren Ablauf über die Internetadresse

www.fhw-neukoelln.de

zugänglich.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften
Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2021 zu billigen.

6.

Neuwahl eines Aufsichtsratsmitglieds

Mit Beendigung der Hauptversammlung am 02. Juni 2022 endet die Amtszeit des bisherigen
Aufsichtsratsmitglieds Herrn Dr. Frank Rodloff.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 des Aktiengesetzes und §
4 Abs. 1 des Drittelbeteiligungsgesetzes in Verbindung mit § 10 Abs. 1 der Satzung
aus vier Mitgliedern der Anteilseigner und zwei Mitgliedern der Arbeitnehmer zusammen.
Die vier Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseigner sind von der Hauptversammlung zu
wählen.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, als Vertreter der Anteilseigner für die satzungsgemäße
Amtszeit, also bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für
das Geschäftsjahr 2027 beschließt, folgenden Herrn zu wählen:

Dr. Frank Rodloff, Berlin

Rechtsanwalt und Notar
in der Kanzlei ROLEMA • Rechtsanwälte und Notare, Berlin

Herr Dr. Frank Rodloff ist Mitglied des Aufsichtsrats/​Kontrollgremiums folgender Gesellschaft:

Walter de Gruyter GmbH, Berlin
(Mitglied des fakultativen Beirats)

Lebenslauf

Jahrgang 1957
Studium Freie Universität Berlin Jurastudium, Wahlfach Wirtschaftsrecht

Beruflicher Werdegang

1982 Erste juristische Staatsprüfung in Berlin
1985 Zweite juristische Staatsprüfung in Berlin
1985 – 1987 Wissenschaftlicher Mitarbeiter an der FU Berlin in der Gemeinsamen Kommission der
Fachbereiche Rechts- und Wirtschaftswissenschaft
Ab 1987 Rechtsanwalt in Berlin, Rolema, Rechtsanwälte und Notare
1993 Promotion mit Dissertation zu einem aktienrechtlichen Thema
1993 Bestellung zum Notar
Seit 1998 Fachanwalt für Steuerrecht
Anwaltliche Tätigkeit im Kapitalmarktrecht
Tätigkeit als Landesgeschäftsführer der Deutschen Schutzvereinigung für
Wertpapierbesitz bis 1999, Mitgliedschaft in der DSW

Herr Dr. Rodloff ist seit Juni 1997 Mitglied des Aufsichtsrats der Fernheizwerk Neukölln
AG und seit September 2016 stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats, ebenso
seit März 2022 stellvertretender Vorsitzender des Prüfungsausschusses.

7.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Berlin, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 zu wählen.

 
II.

Vergütungsbericht 2021

Der von Vorstand und Aufsichtsrat erstellte Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr
2021 hat den folgenden Inhalt:

Vergütungssystem für Organe der Gesellschaft (Vergütungsbericht)

Vorstandsvergütung

Bei der Vorstandsvergütung findet neben der persönlichen Leistung des Alleinvorstands
auch die wirtschaftliche Lage, die Perspektive und der Erfolg des Unternehmens unter
Beachtung des Vergleichsumfelds Berücksichtigung. Die Jahresvergütung besteht aus
einem fixen und einem variablen Bestandteil im angestrebten Verhältnis 80 %: 20 %.

Die Höhe der variablen Vergütungsanteile orientiert sich am wirtschaftlichen Unternehmenserfolg
(EBIT) sowie an der Erreichung jährlich zu vereinbarender individueller Zielsetzungen.
Die variablen erfolgsabhängigen Vergütungsanteile sind in ihrer Höhe limitiert, die
Überprüfung der Gesamtvergütung auf Angemessenheit erfolgt im Zweijahresrhythmus durch
den Aufsichtsrat.

Der Vorstand erhält zusätzliche Zuwendungen zur betrieblichen und privaten Altersvorsorge
sowie Sachbezüge. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um einen Dienstwagen mit privater
Nutzung. Kredite oder ähnliche Leistungen sowie Vorschüsse wurden nicht gewährt. Die
gewährten Zuwendungen stellen die im jeweiligen Berichtsjahr zugeflossenen Vergütungsbestandteile
dar.

Pensionszusagen für den Vorstand und ehemalige Vorstandsmitglieder bestehen nicht.
Die gesamten Zuflüsse für den Vorstand betrugen im Berichtsjahr 229 T€. Die Aufteilung
der Aufwendungen für den Alleinvorstand, Herrn Alf Geßner, können der nachfolgenden
Tabelle entnommen werden.

 
Alf Geßner (Vorstand) Eintrittsdatum: 1.1.2019 Vereinbarte Zuwendungen Gewährte Vergütung
2020 in T€ 2021 in T€ 2021 (Min) in T€ 2021 (Max) in T€ 2020 in T€ 2021 in T€
Festvergütung (Jahresgrundgehalt) 160,0 160,0 160,0 160,0 160,0 73 % 160,0 70 %
Nebenleistungen 12,1 12,3 12,3 12,3 12,1 6 % 12,3 5 %
Summe 172,1 172,3 172,3 172,3 172,1 79 % 172,3 75 %
Einjährige variable Vergütung 20,0 0,0 20,0 20,0 9 % 20,0 9 %
Mehrjährige variable Vergütung
Performance Bonus 10,0 0,0 10,0 10,0 5 % 10,0 4 %
Performance Bonus
(EBIT 2020)
0,0 10,0 10,0 4 %
Summe
variable Vergütung
30,0 -)* 0,0 40,0 30,0 14 % 40,0 18 %
Versorgungsaufwand 16,8 16,8 16,8 16,8 16,8 7 % 16,8 7 %
Gesamtvergütung 218,9 189,1 189,1 229,1 218,9 100 % 229,1 100 %

Vergleichende Darstellung der Vergütungs- und Ertragsentwicklung

 
Ertragsentwicklung 2020 2021 Veränderung
EBIT 10.126 8.042 -21%
Jahresüberschuss 7.043 5.524 -22%
Durchschnittliche Vergütung von Arbeitnehmern (Vollzeitäquivalent)
Mitarbeiter 83 ,86 4%
Vorstandsvergütung 218,9 229,1 5%
Aufsichtsratvergütung 70,0 63,0 -10%

*Zum Zeitpunkt der Aufstellung des Lageberichtes hat der Aufsichtsrat die variable
Vergütung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2021 noch nicht beschlossen.

Seit 2014 haben 50 % der variablen Vorstandsvergütungen eine mehrjährige Bemessungsgrundlage.
Diese betrifft die gesamte Unternehmenszielsetzung mit Erfüllung des geplanten operativen
Ergebnisses (EBIT). Dabei wird die Hälfte der mehrjährigen variablen Vergütung für
das laufende Jahr ausgezahlt, wenn die Zielerreichung gegeben ist. Die zweite Hälfte
der variablen Vergütung wird im Folgejahr ausgezahlt, sofern auch das über die entsprechenden
zwei Geschäftsjahre saldiert geplante EBIT erreicht wurde. Die variable Vergütung
mit der Festlegung jährlicher und mehrjähriger Ziele finanzieller Art soll die Unternehmensstrategie
für eine langfristige und nachhaltige Entwicklung der Gesellschaft sicherstellen.

Aufsichtsratsvergütung

Die Vergütung des Aufsichtsrats wird in der Satzung geregelt, welche im Berichtsjahr
neu gefasst wurde. Seit dem 1. Januar 2021 entfällt die dividendenabhängige variable
Komponente und die Aufsichtsräte erhalten einen festen Betrag als Jahresvergütung
in Höhe von 18.000 €. Der Aufsichtsratsvorsitzende erhält die doppelte und sein Stellvertreter
die anderthalbfache Vergütung.

Im Geschäftsjahr 2021 gab es keine Veränderungen im Aufsichtsrat.

Als Aufsichtsratsvergütungen sind für das Geschäftsjahr 2021 netto ca. 63 T€ gewährt.
Die Aufsichtsratsmitglieder Dr. Tanja Wielgoß, Uwe Scharnweber und Stefan Preidt haben
auf ihre Vergütungen verzichtet. Die anderen Aufsichtsräte erhalten die satzungsgemäß
ermittelten Vergütungen. Die Mitglieder des Aufsichtsrats haben keine weiteren Vergütungen
erhalten. Kredite oder ähnliche Leistungen sowie Vorschüsse wurden nicht gewährt.

Im Einzelnen:

 
2021
fix
2020
variabel
2020
fix

T€

T€

T€

Dr. Tanja Wielgoß
Uwe Scharnweber
Stefan Preidt
Dr. Frank Rodloff 27,0 29,0 1,0
Robert Tomasko 18,0 19,0 1,0
Ronny Wieland 18,0 19,0 1,0
Summe der Vergütungen 63,0 67,0 3,0

Vermerk des Abschlussprüfers über die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs.
3 AktG

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der Fernheizwerk Neukölln AG, Berlin, für das Geschäftsjahr
vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2021 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben
nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit
§ 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung sind in dem im Lagebericht nach § 289 HGB der Gesellschaft
enthaltenen Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162
Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den
Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs.
3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts
nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser
Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt „Verantwortung des Wirtschaftsprüfers“
unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die
Anforderungen des IDW Qualitätssicherungsstandards: Anforderungen an die Qualitätssicherung
in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QS 1) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der
Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer/​vereidigte Buchprüfer
einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung der gesetzlichen Vertreter und des Aufsichtsrats

Die gesetzlichen Vertreter und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung
des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen
des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen,
die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich
der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen – beabsichtigten
oder unbeabsichtigten – falschen Darstellungen ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht
in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden
sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.

Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich
der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten
Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In
Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben,
die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung
des Vergütungsberichts nicht geprüft.

Berlin, den 11. März 2022

PricewaterhouseCoopers GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

 
Dr. Thomas Schmid

Wirtschaftsprüfer

ppa. Stefanie Bartel

Wirtschaftsprüferin

 
III.

Internetseite der Gesellschaft und dort zugängliche Unterlagen und Informationen

Diese Einladung zur Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden
Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind
ab Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.fhw-neukoelln.de

zugänglich. Etwaige bei der Gesellschaft eingehende und veröffentlichungspflichtige
Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls
über die oben genannte Internetseite zugänglich gemacht. Unter der genannten Internetadresse
können die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten die gesamte Versammlung in Bild und
Ton verfolgen. Über die Internetseite ist auch das Online-Portal der Gesellschaft
(HV-Portal) erreichbar, das für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre u.a. eine
Ausübung des Stimmrechts vor und während der Hauptversammlung ermöglicht. Unter dieser
Internetadresse werden nach der Hauptversammlung auch die Abstimmungsergebnisse veröffentlicht.

 
1.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft
5.980.000,00 € und ist eingeteilt in 2.300.000 Inhaber-Stückaktien. Jede Stückaktie
gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt somit 2.300.000 Stimmrechte.

2.

Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, Übertragung in Bild und Ton

Mit Blick auf die fortdauernde COVID-19-Pandemie wird die ordentliche Hauptversammlung
am 02.06.2022 auf Grundlage des C-19 AuswBekG als virtuelle Hauptversammlung ohne
physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten durchgeführt. Die Aktionäre
und ihre Bevollmächtigten können sich unter der Internetadresse

www.fhw-neukoelln.de

über das HV-Portal zuschalten, die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung
verfolgen sowie ihre Rechte ausüben. Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären wird
anstelle der herkömmlichen Eintrittskarte eine Stimmrechtskarte mit weiteren Informationen
zur Rechtsausübung zugeschickt. Die Stimmrechtskarte enthält unter anderem den Zugangscode,
mit dem die Aktionäre das HV-Portal nutzen können.

3.

Internetgestütztes HV-Portal und Aktionärs-Hotline

Unter der Internetadresse

www.fhw-neukoelln.de

unterhält die Gesellschaft ab dem 12.05.2022 ein internetgestütztes Online-Portal
(HV-Portal). Über dieses können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf.
deren Bevollmächtigte) unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen,
Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um das HV-Portal nutzen
zu können, müssen Sie sich mit dem Zugangscode, den Sie mit Ihrer Stimmrechtskarte
erhalten, einloggen. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung Ihrer Rechte erscheinen
dann in Form von Schaltflächen und Menüs auf der Benutzeroberfläche des HV-Portals.

Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten
die Aktionäre zusammen mit ihrer Stimmrechtskarte bzw. im Internet unter

www.fhw-neukoelln.de

Bitte beachten Sie auch die technischen Hinweise am Ende dieser Einladungsbekanntmachung.
Bei Fragen zur virtuellen Hauptversammlung und zur Nutzung des HV-Portals können Sie
sich an unsere Aktionärs-Hotline unter der Nummer +49 89 210 27 220 wenden.

4.

Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts
(mit Nachweisstichtag nach § 123 Abs. 4 AktG und dessen Bedeutung) und die elektronische
Zuschaltung sowie die Live-Zuschaltung zur Hauptversammlung

Zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, und zur elektronischen
Zuschaltung über das HV-Portal sowie zur Live-Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung
sind Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB)
unter der nachfolgend genannten Adresse anmelden und ihren Aktienbesitz nachweisen,
wobei für den Nachweis des Aktienbesitzes ein Nachweis gemäß § 67c Abs. 3 AktG ausreicht
(ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre):

Fernheizwerk Neukölln AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Der Nachweis des Aktienbesitzes muss sich auf den Beginn des 12.05.2022, 00.00 Uhr
– sogenannter Nachweisstichtag – beziehen. Anmeldung und Nachweis müssen der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf
des 26.05.2022, 24.00 Uhr unter der oben genannten Adresse zugehen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung der Aktionärsrechte nur derjenige
als Aktionär, der sich fristgerecht angemeldet und die Berechtigung zur Ausübung des
Stimmrechts nachgewiesen hat.

Die Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und der Umfang des Stimmrechts
bemessen sich ausschließlich nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs
zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit
des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung
des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Ausübung von Aktionärsrechten,
die Möglichkeit zur elektronischen Zuschaltung und Live-Zuschaltung zur Hauptversammlung
über das HV-Portal und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz
des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, das heißt, Veräußerungen von Aktien
nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung des Aktionärs
und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe
von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine
Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen
Aktien nur berechtigt (insbesondere stimmberechtigt), soweit sie sich von dem bisherigen
Aktionär bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.

Nach Eingang der Anmeldung und des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes bei der
Gesellschaft werden den Aktionären Stimmrechtskarten für die Ausübung der Rechte in
Bezug auf die Hauptversammlung einschließlich der Zugangsdaten für das HV-Portal zum
Zwecke der elektronischen Zuschaltung zur Hauptversammlung zugesandt.

Zum Nachweisstichtag ist ergänzend auf folgendes hinzuweisen:

Die Informationen zur Einladung zur Hauptversammlung, die die Aktionäre von ihren
Depotbanken erhalten, weisen als Nachweisstichtag den Ablauf des 11.05.2022 auf. Dies
ist darauf zurückzuführen, dass die Datei, mit der die Gesellschaft Depotbanken die
Informationen zur Einladung zur Hauptversammlung zur Verfügung stellen muss, nur die
Angabe eines Datums zulässt, nicht aber auch eine ergänzende Konkretisierung i.S.v.
„Beginn des Tages“ bzw. „00.00 Uhr“. Um zu vermeiden, dass die Banken die Angabe des
Datums 12.05.2022 ohne die genannten Konkretisierungen ggf. als Ende des 12.05.2022
verstehen, was den aktienrechtlichen Regelungen nicht entsprechen würde, wird in den
Informationen an die Depotbanken das Datum 11.05.2022 angegeben, was die Banken entsprechend
einer Empfehlung des Bankenverbands (Bundesverband deutscher Banken) als Ende dieses
Geschäftstages interpretieren werden. Der Aktienbesitz am Ende des Geschäftstages
11.05.2022 entspricht dann zwangsläufig dem Aktienbesitz am Beginn des Nachweisstichtages
12.05.2022.

5.

Live-Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die über die dafür erforderlichen technischen
Einrichtungen verfügen, haben die Möglichkeit einer Live-Zuschaltung zur virtuellen
Hauptversammlung, um auf diese Weise Wortmeldungen mit Bild und Ton abzugeben („live
zugeschaltete Aktionäre“).

Stimmabgaben und Einlegung von Widersprüchen können aber nur in den in den folgenden
Ziffern wiedergegebenen Verfahren erfolgen.

Die Live-Zuschaltung erfolgt nach dem Prinzip einer Microsoft Teams-Sitzung oder vergleichbarer
Dienste (Zoom, Webex). Für Aktionäre, die eine Live-Zuschaltung für eine Wortmeldung
wünschen, ist im HV-Portal die Schaltfläche „Wortmeldung“ vorgesehen. Nach Eingabe
der E-Mail-Adresse und der Telefonnummer des Aktionärs erhält dieser in der Reihenfolge
der Abarbeitung der Live-Zuschaltung-Wortmeldungen per E-Mail einen Link, mit dem
der Zugang zur Live-Zuschaltung erfolgt. Dieser Link kann mit einem aktuellen Webbrowser
(Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari) aufgerufen werden. Es ist keine Installation
einer weiteren Software nötig.

Interessierten Aktionären bietet die Gesellschaft Informationen über die Vorgehensweise
bei der Live-Zuschaltung und gegebenenfalls einen Testdurchlauf an.

Aus organisatorischen Gründen sind entsprechende Anfragen bis zum 27.05.2022 zu richten
an:

hauptversammlungen@fhw-neukoelln.de
6.

Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihre Stimmen durch Briefwahl schriftlich
oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben (vgl. Art. 2 § 1 Abs. 1 C-19 AuswBekG).

Vor der Hauptversammlung steht Ihnen dafür zum einen das mit der Stimmrechtskarte
übersandte Briefwahlformular zur Verfügung. Das Briefwahlformular kann zudem postalisch
unter der Adresse

Fernheizwerk Neukölln AG
c/​o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München

E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

angefordert werden. Darüber hinaus kann das Briefwahlformular auch auf der Internetseite
der Gesellschaft unter

www.fhw-neukoelln.de

heruntergeladen werden. Wenn Sie das Briefwahlformular verwenden, ist dieses ausschließlich
an die oben genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse der Anmeldestelle

inhaberaktien@linkmarketservices.de

zu übermitteln und muss dort bis einschließlich zum 01.06.2022, 24.00 Uhr, (Datum
des Eingangs) zugehen.

Briefwahlstimmen, die einer ordnungsgemäßen Anmeldung nicht zweifelsfrei zugeordnet
werden können, werden nicht berücksichtigt.

Vor und auch während der Hauptversammlung steht Ihnen für die Ausübung des Stimmrechts
im Wege der (elektronischen) Briefwahl auch das unter der Internetadresse

www.fhw-neukoelln.de

erreichbare HV-Portal der Gesellschaft zur Verfügung. Die elektronische Briefwahl
über das HV-Portal ist ab dem 12.05.2022 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der
Hauptversammlung möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Briefwahl“ vorgesehen.
Über das HV-Portal können Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der
Abstimmung etwaige zuvor im Wege der Briefwahl erfolgte Stimmabgaben ändern oder widerrufen.

Weitere Hinweise zur Briefwahl sind in der Stimmrechtskarte, welche die ordnungsgemäß
angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen
und eine nähere Beschreibung der elektronischen Briefwahl über das HV-Portal sind
auch im Internet unter

www.fhw-neukoelln.de

einsehbar.

7.

Ausübung des Stimmrechts durch Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der
Gesellschaft

Für die Ausübung des Stimmrechts können die stimmberechtigten Aktionäre zudem die
von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen.

Vor der Hauptversammlung steht Ihnen dafür zum einen das mit der Stimmrechtskarte
übersandte Vollmachts- und Weisungsformular zur Verfügung. Das Vollmachts- und Weisungsformular
kann zudem postalisch unter der Adresse Fernheizwerk Neukölln AG, c/​o Link Market
Services GmbH, Landshuter Allee 10, 80637 München, oder per E-Mail an

inhaberaktien@linkmarketservices.de

angefordert werden. Darüber hinaus kann das Vollmachts- und Weisungsformular auch
auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.fhw-neukoelln.de

heruntergeladen werden. Wenn Sie das Vollmachts- und Weisungsformular verwenden, ist
dieses ausschließlich an die oben genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse der Anmeldestelle
zu übermitteln und muss dort bis einschließlich zum 01.06.2022, 24.00 Uhr, (Datum
des Eingangs) zugehen.

Vor und während der Hauptversammlung steht Ihnen für die Ausübung des Stimmrechts
im Wege der Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch das unter
der Internetadresse

www.fhw-neukoelln.de

erreichbare HV-Portal der Gesellschaft zur Verfügung. Die Bevollmächtigung über das
HV-Portal ist ab dem 12.05.2022 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung
möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Vollmacht und Weisungen“ vorgesehen.
Über das HV-Portal können Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der
Abstimmungen eine etwaige zuvor erteilte Vollmacht und Weisung ändern oder widerrufen.

Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen
diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die
Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Ohne solche ausdrücklichen
Weisungen werden die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben.

Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter sind in der Stimmrechtskarte, welche die ordnungsgemäß
angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen
und eine nähere Beschreibung der Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der
Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das HV-Portal sind auch im Internet
unter

www.fhw-neukoelln.de

einsehbar.

8.

Bevollmächtigung Dritter zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Rechte

Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte auch durch Bevollmächtigte, zum
Beispiel durch einen Intermediär, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung
oder einen Dritten ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind eine fristgerechte Anmeldung
zur Hauptversammlung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen
erforderlich. Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht ihrerseits durch Briefwahl
oder Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben (siehe
oben). Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft gemäß
§ 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135
AktG erteilt wird. Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG
(Vollmachtserteilung an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater
oder gemäß § 135 AktG Gleichgestellte) sind in der Regel Besonderheiten zu beachten.
Aktionäre, die eine Vollmacht zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG erteilen wollen,
werden gebeten, etwaige Besonderheiten der Vollmachtserteilung bei den jeweils zu
Bevollmächtigenden zu erfragen und sich mit diesen abzustimmen.

Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der
Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch
geführt werden, dass der Bevollmächtigte spätestens am Tag der Hauptversammlung (Zugang
bei der Gesellschaft) den Nachweis (z. B. die Vollmacht im Original oder in Kopie
bzw. als Scan) per Post oder E-Mail an die oben genannte Adresse der Anmeldestelle
übermittelt.

Diese Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht
durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll, ein gesonderter Nachweis
über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer
bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar
der Gesellschaft gegenüber erklärt werden.

Erfolgt die Erteilung oder der Nachweis einer Vollmacht oder deren Widerruf durch
eine Erklärung gegenüber der Gesellschaft auf dem Postweg, so muss diese aus organisatorischen
Gründen der Gesellschaft bis 01.06.2022, 24.00 Uhr, (Tag des Posteingangs) zugehen.
Eine Übermittlung an die Gesellschaft per E-Mail ist auch am Tag der Hauptversammlung
noch möglich.

Der Nachweis einer in bzw. während der Hauptversammlung erteilten Bevollmächtigung
kann dadurch geführt werden, dass der Nachweis (z. B. das Original der Vollmacht)
per E-Mail an die oben genannte Adresse der Anmeldestelle übermittelt wird.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, werden gebeten, zur Erteilung
der Vollmacht das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereitstellt.
Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären zusammen mit der Stimmrechtskarte
zugesandt und kann postalisch unter der Adresse der Fernheizwerk Neukölln AG, c/​o
Link Market Services GmbH, Landshuter Allee 10, 80637 München oder per E-Mail unter

inhaberaktien@linkmarketservices.de

angefordert werden. Darüber hinaus kann ein Vollmachtsformular auch auf der Internetseite
der Gesellschaft unter

www.fhw-neukoelln.de

heruntergeladen werden. Vollmachten können bis zum 02.06.2022 (einschließlich) auch
elektronisch über das HV-Portal erteilt werden. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche
„Vollmacht an Dritte“ vorgesehen. Nähere Einzelheiten erhalten die Aktionäre im Internet
unter

www.fhw-neukoelln.de

Die Möglichkeit zur Ausübung der Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten im Wege
der elektronischen Zuschaltung über das HV-Portal erfordert, dass der Bevollmächtigte
vom Vollmachtgeber den mit der Stimmrechtskarte versendeten Zugangscode erhält.

Intermediären, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberatern oder gemäß § 135 AktG
Gleichgestellten, die eine Mehrzahl von Aktionären vertreten, wird empfohlen, sich
im Vorfeld der Hauptversammlung hinsichtlich der Ausübung des Stimmrechts bei der
Aktionärs-Hotline oder unter der oben genannten Adresse der Anmeldestelle zu melden.

Weitere Hinweise zur Vollmachtserteilung an Dritte sind in der Stimmrechtskarte, welche
die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende
Informationen und eine nähere Beschreibung der Vollmachtserteilung an Dritte über
das HV-Portal sind auch im Internet unter

www.fhw-neukoelln.de

einsehbar.

9.

Fragerecht der Aktionäre

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben das Recht, im Wege der elektronischen Kommunikation
Fragen zu stellen (vgl. Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19 AuswBekG).

Etwaige Fragen können bereits vor der virtuellen Hauptversammlung gestellt werden
und sind in diesem Fall bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, d.h. bis
zum Ablauf des 31.05.2022, 24.00 Uhr, über das unter der Internetadresse

www.fhw-neukoelln.de

zugängliche HV-Portal der Gesellschaft einzureichen. Hierfür ist im HV-Portal die
Schaltfläche „Frage einreichen“ vorgesehen.

Um den Aktionärinnen und Aktionären und Bevollmächtigten eine Gelegenheit zu geben,
Fragen bereits vor der Hauptversammlung auch zur für die virtuelle Hauptversammlung
vorgesehenen Präsentation des Vorstands zu stellen, wird diese Präsentation vom Tage
der Einberufung an auf der Website der Gesellschaft

www.fhw-neukoelln.de

in der am Tag der Veröffentlichung existierenden Entwurfsfassung veröffentlicht. Etwaige
nach diesem Tag erfolgende Änderungen der Präsentation, die über rein redaktionelle
Änderungen hinausgehen, wird der Vorstand in der virtuellen Hauptversammlung im Rahmen
seiner Präsentation erläutern.

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können auch während der virtuellen Hauptversammlung
ab Eröffnung der Generaldebatte bis zu deren Schließung durch die Versammlungsleiterin
auf dem Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Portal in Textform Fragen stellen.
Fragen können auch von live zugeschalteten Aktionären gestellt werden.

Gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 2 C-19 AuswBekG entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem,
freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.

Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich
namentlich zu nennen. Bitte beachten Sie dazu die weitergehenden Erläuterungen zu
den Aktionärsrechten und zum Datenschutz am Ende dieser Einladungsbekanntmachung.

10.

Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können bis
zum Ende der Hauptversammlung über das HV-Portal auf elektronischem Wege Widerspruch
gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars erklären (vgl. Art.
2 § 1 Abs. 2 Nr. 4 C-19 AuswBekG). Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Widerspruch
einlegen“ vorgesehen.

11.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131
Abs. 1 AktG i.V.m. Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19 AuswBekG

Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von € 500.000,00 am Grundkapital erreichen, können gemäß § 122 Abs.
2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht
werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie Inhaber einer ausreichenden Anzahl
von Aktien für die Dauer der gesetzlich angeordneten Mindestbesitzzeit von mindestens
90 Tagen sind und diese bis zur Entscheidung über den Antrag halten.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss
der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 02.05.2022, 24.00 Uhr, zugehen. Aktionäre
werden gebeten, für ein entsprechendes Verlangen die folgende Adresse zu verwenden:

Fernheizwerk Neukölln AG
– Vorstandsbüro –
Weigandufer 49
12059 Berlin

E-Mail: hauptversammlungen@fhw-neukoelln.de

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits
mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens
im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zugeleitet, bei denen davon ausgegangen
werden kann, dass sie die Informationen in der gesamten Europäischen Union verbreiten.
Sie werden außerdem unter der Internetadresse

www.fhw-neukoelln.de

bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Aktionäre können Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat zu bestimmten
Tagesordnungspunkten sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Abschlussprüfern und Aufsichtsratsmitgliedern
übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein; bei Wahlvorschlägen
bedarf es keiner Begründung. Gegenanträge zur Tagesordnung und Wahlvorschläge sind
ausschließlich an die folgende Adresse zu richten:

Fernheizwerk Neukölln AG
– Vorstandsbüro –
Weigandufer 49
12059 Berlin

E-Mail: hauptversammlungen@fhw-neukoelln.de

Bis spätestens zum Ablauf des 18.05.2022, 24.00 Uhr, unter der vorgenannten Adresse
bei der Gesellschaft zugegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden unter den
weiteren Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs
und – bei Anträgen – der Begründung unverzüglich nach ihrem Eingang auf der Internetseite
der Gesellschaft unter

www.fhw-neukoelln.de

zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter
der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Ein nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machender Gegenantrag oder Wahlvorschlag
gilt als in der virtuellen Hauptversammlung gestellt, wenn der antragstellende oder
dem Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung
angemeldet ist. Während der virtuellen Hauptversammlung können von live zugeschalteten
Aktionären Gegenanträge gestellt oder Wahlvorschläge unterbreitet werden.

Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG

Die Aktionäre haben im Falle einer virtuellen Hauptversammlung das Recht, Fragen im
Wege der elektronischen Kommunikation zu stellen (Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19
AuswBekG). Der Vorstand kann zudem festlegen, dass Fragen bis spätestens einen Tag
vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat der Vorstand der Fernheizwerk
Neukölln AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht, darüber hinaus aber
auch die Möglichkeit für Fragen im Wege elektronischer Kommunikation während der virtuellen
Hauptversammlung eröffnet. Fragen können auch von live zugeschalteten Aktionären gestellt
werden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen
beantwortet (Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 2 C-19 AuswBekG).

Weitergehende Erläuterungen zu den Aktionärsrechten und zum Datenschutz

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126
Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. Art. 2, § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C-19 AuswBekG
finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.fhw-neukoelln.de

Wenn Sie sich für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen,
erheben wir personenbezogene Daten über Sie und/​oder Ihren Bevollmächtigten. Dies
geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte auf der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Einzelheiten zum Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der
Hauptversammlung und zu Ihren Rechten nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung finden
sich ebenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.fhw-neukoelln.de

(vgl. Ziffer 15).

12.

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des HV-Portals
und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein
internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal
wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden
Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung
einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.

Die vorstehenden Hinweise gelten auch, wenn Sie von der Möglichkeit einer Live-Zuschaltung
zur virtuellen Hauptversammlung Gebrauch machen wollen. Hier wird zusätzlich eine
Kamera/​Webcam benötigt.

Für den Zugang zum HV-Portal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Stimmrechtskarte,
welche Sie nach ordnungsgemäßer Anmeldung unaufgefordert übersendet bekommen. Auf
dieser Stimmrechtskarte finden sich Ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie
sich im HV-Portal auf der Anmeldeseite anmelden können.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische
Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit
möglich – die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben. Das HV-Portal ist für die Ausübung des Stimmrechts ab dem 12.05.2022 zugänglich.

Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten
die Aktionäre zusammen mit ihrer Stimmrechtskarte bzw. im Internet unter

www.fhw-neukoelln.de
13.

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung im
Internet über das HV-Portal verfolgen. Die Verfügbarkeit des HV-Portals sowie die
Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung kann nach dem heutigen Stand
der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes
und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen
unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann
daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit
der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente
Dritter, den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit sowie die Bild-
und Tonübertragung übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung
für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich
solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt.
Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten
zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen.
Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich die
Versammlungsleiterin der Hauptversammlung vorbehalten, die Möglichkeit der virtuellen
Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

Entsprechendes gilt, wenn Aktionäre von der Möglichkeit einer Live-Zuschaltung zur
virtuellen Hauptversammlung Gebrauch machen.

14.

Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft gemäß § 124a AktG

Folgende Informationen sind alsbald nach der Einberufung auf der Internetseite der
Gesellschaft unter

www.fhw-neukoelln.de

zugänglich:

1.

Der Inhalt dieser Einberufung

2.

Eine Erläuterung, falls zu einem Gegenstand der Tagesordnung kein Beschluss gefasst
werden soll

3.

Die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen

4.

Die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung

5.

Rechteerläuterung für die Aktionäre

15.

Hinweise zum Datenschutz

Die Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft verarbeitet im Zusammenhang mit der Vorbereitung
sowie der Durchführung der Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionäre und/​oder
ihrer Bevollmächtigten. Die Verarbeitung erfolgt zu dem Zweck, die Anmeldung und die
Teilnahme an der Hauptversammlung abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer
Rechte im Rahmen der Hauptversammlung, einschließlich der Erteilung und des Widerrufs
von Vollmachten und Weisungen, zu ermöglichen. Die Verarbeitung ist für die Teilnahme
an der Hauptversammlung zwingend erforderlich.

Die Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten als
verantwortliche Stelle. Zum Zwecke der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt
die Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft verschiedene Dienstleister. Die Verarbeitung
erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
sowie aller weiteren maßgeblichen Bestimmungen.

Ausführliche Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten im Zusammenhang
mit der Hauptversammlung und zu Ihren Rechten gemäß der DS-GVO hat die Fernheizwerk
Neukölln Aktiengesellschaft auf der Internetseite der Gesellschaft übersichtlich an
einer Stelle zusammengefasst. Die Informationen zum Datenschutz für Aktionäre und
Aktionärsvertreter stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.fhw-neukoelln.de

im Bereich Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung unter Informationen
zum Datenschutz zur Einsicht und zum Download zur Verfügung.

 

Berlin, im April 2022

Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft

Der Vorstand

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