Freitag, 19.08.2022

GAG Immobilien AG – Ordentliche Hauptversammlung

GAG Immobilien AG

Köln

Wir laden Sie herzlich ein zur

ordentlichen Hauptversammlung

der GAG Immobilien AG, Köln, am Dienstag, 24. Mai 2022, um 10.00 Uhr, die ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz weder der
Aktionäre noch ihrer Bevollmächtigten (ausgenommen die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter) stattfindet.

Die Hauptversammlung wird für unsere Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten live im
Internet mit Bild und Ton übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer
Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung
an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Ort der Hauptversammlung
im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Straße des 17. Juni 4,
51103 Köln.

Tagesordnung

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der GAG Immobilien AG und des gebilligten
Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2021, des Lageberichts und des Konzernlageberichts
sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Der im festgestellten Jahresabschluss der GAG Immobilien AG zum 31. Dezember 2021
ausgewiesene Bilanzgewinn in Höhe von
19.742.377,29 EUR
wird wie folgt verwandt:
Einstellung in andere Gewinnrücklagen 11.000.000,00 EUR
Ausschüttung einer Dividende in Höhe von 0,50 EUR auf 16.153.252 dividendenberechtigte
Aktien, insgesamt
8.076.626,00 EUR
Gewinnvortrag 665.751,29 EUR“

Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die 300.715 von der Gesellschaft unmittelbar
oder mittelbar gehaltenen eigenen Aktien (Stand: 31. März 2022), die gemäß §§ 71b,
71d AktG nicht dividendenberechtigt sind.

Bis zum Tag der Hauptversammlung kann sich durch weiteren Erwerb oder durch Veräußerung
eigener Aktien die Zahl der dividendenberechtigten Aktien erhöhen oder verringern.
In diesem Fall wird bei unveränderter Ausschüttung in Höhe von 0,50 EUR je dividendenberechtigter
Aktie der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag
unterbreitet werden. Die Höhe des Gewinnvortrages ändert sich in diesem Fall entsprechend.

Die Auszahlung der Dividende erfolgt am 30. Mai 2022.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Den Mitgliedern des Vorstands wird für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung erteilt.“

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Den Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung erteilt.“

5.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers
für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Düsseldorf wird zum Abschlussprüfer
und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 bestellt.“

Der Aufsichtsrat folgt mit seinem Beschlussvorschlag der Empfehlung des Prüfungsausschusses.

6.

Beschlussfassung über eine Kapitalherabsetzung durch Einziehung eigener Aktien in
vereinfachter Form und Satzungsänderung

Die Gesellschaft hält zum Datum 31. März 2022 12.324 sogenannte Mieteraktien als eigene
Aktien (Stückaktien Buchstabe A (Vorzugsaktien)), die im Verlauf des letzten Jahres
auf die GAG Immobilien AG übergegangen sind. Diese Aktien sollen nun eingezogen und
die Satzung entsprechend angepasst werden.

a.

Beschluss der Hauptversammlung:

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Beschlüsse zu fassen:

„aa. Das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von derzeit EUR 16.453.967,00 wird
zum Zwecke der Verwertung eigener Aktien um EUR 12.324,00 durch Einziehung von 12.324
volleingezahlten Stückaktien Buchstabe A (Vorzugsaktien) im Sinne von § 5 Abs. 1 S.
2 lit. a) der Satzung („Vorzugsaktien“) der GAG Immobilien AG, die von ihr unmittelbar
gehalten werden, im Wege der Einziehung im vereinfachten Verfahren gemäß § 237 Abs.
3 Nr. 2, Abs. 4 und Abs. 5 AktG auf EUR 16.441.643,00 herabgesetzt. Der Betrag, der
dem auf die eingezogenen Vorzugsaktien entfallenden Betrag des Grundkapitals gleichkommt,
ist in die Kapitalrücklage einzustellen.

bb. Mit Wirksamwerden der Einziehung wird § 5 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft
wie folgt geändert:

§ 5 Grundkapital, Dividendenvorzug

(1)

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt € 16.441.643,00 (in Worten Euro sechzehn
Millionen vierhunderteinundvierzigtausendsechshundertdreiundvierzig). Es ist eingeteilt
in 16.441.643 Stückaktien und zwar in

a.

7.081.643 Stückaktien Buchstabe A (Vorzugsaktien) und

b.

9.360.000 Stückaktien Buchstabe B (Stammaktien).

b.

Sonderbeschluss der Aktionäre, die Stückaktien Buchstabe B (Stammaktien) halten:

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Beschlüsse zu fassen:

„aa. Das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von derzeit EUR 16.453.967,00 wird
zum Zwecke der Verwertung eigener Aktien um EUR 12.324,00 durch Einziehung von 12.324
volleingezahlten Stückaktien Buchstabe A (Vorzugsaktien) im Sinne von § 5 Abs. 1 S.
2 lit. a) der Satzung („Vorzugsaktien“) der GAG Immobilien AG, die von ihr unmittelbar
gehalten werden, im Wege der Einziehung im vereinfachten Verfahren gemäß § 237 Abs.
3 Nr. 2, Abs. 4 und Abs. 5 AktG auf EUR 16.441.643,00 herabgesetzt. Der Betrag, der
dem auf die eingezogenen Vorzugsaktien entfallenden Betrag des Grundkapitals gleichkommt,
ist in die Kapitalrücklage einzustellen.

bb. Mit Wirksamwerden der Einziehung wird § 5 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft
wie folgt geändert:

§ 5 Grundkapital, Dividendenvorzug

(1)

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt € 16.441.643,00 (in Worten Euro sechzehn
Millionen vierhunderteinundvierzigtausendsechshundertdreiundvierzig). Es ist eingeteilt
in 16.441.643 Stückaktien und zwar in

a.

7.081.643 Stückaktien Buchstabe A (Vorzugsaktien) und

b.

9.360.000 Stückaktien Buchstabe B (Stammaktien).

„Den entsprechenden Beschlüssen der Hauptversammlung wird hiermit zugestimmt.“

c.

Sonderbeschluss der Aktionäre, die Stückaktien Buchstabe A (Vorzugsaktien) halten:

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Beschlüsse zu fassen:

„aa. Das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von derzeit EUR 16.453.967,00 wird
zum Zwecke der Verwertung eigener Aktien um EUR 12.324,00 durch Einziehung von 12.324
volleingezahlten Stückaktien Buchstabe A (Vorzugsaktien) im Sinne von § 5 Abs. 1 S.
2 lit. a) der Satzung („Vorzugsaktien“) der GAG Immobilien AG, die von ihr unmittelbar
gehalten werden, im Wege der Einziehung im vereinfachten Verfahren gemäß § 237 Abs.
3 Nr. 2, Abs. 4 und Abs. 5 AktG auf EUR 16.441.643,00 herabgesetzt. Der Betrag, der
dem auf die eingezogenen Vorzugsaktien entfallenden Betrag des Grundkapitals gleichkommt,
ist in die Kapitalrücklage einzustellen.

bb. Mit Wirksamwerden der Einziehung wird § 5 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft
wie folgt geändert:

§ 5 Grundkapital, Dividendenvorzug

(1)

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt € 16.441.643,00 (in Worten Euro sechzehn
Millionen vierhunderteinundvierzigtausendsechshundertdreiundvierzig). Es ist eingeteilt
in 16.441.643 Stückaktien und zwar in

a.

7.081.643 Stückaktien Buchstabe A (Vorzugsaktien) und

b.

9.360.000 Stückaktien Buchstabe B (Stammaktien).

„Den entsprechenden Beschlüssen der Hauptversammlung wird hiermit zugestimmt.“

7.

Änderung von § 2 Abs. 5 (Gegenstand) der Satzung der Gesellschaft

Die Gesellschaft hält keine Anteile mehr an der cowelio GmbH. Aus diesem Grund ist
die Bezugnahme auf die Übernahme bestimmter Aufgaben in § 2 Abs. 5 (Gegenstand) der
Satzung nicht mehr erforderlich. Vor diesem Hintergrund soll § 2 Abs. 5 (Gegenstand)
der Satzung gestrichen werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„In § 2 der Satzung der Gesellschaft wird Absatz 5 gestrichen. Der bisherige Absatz
6 wird zu Absatz 5 und der bisherige Absatz 7 wird zu Absatz 6.“

Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Unterlagen

Der Inhalt dieser Einberufung, die in Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen und
der Vorschlag des Vorstands über die Verwendung des Bilanzgewinns sind ab dem Zeitpunkt
der Einberufung im Internet unter

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zugänglich.

Grundkapital, Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 16.453.967,00 und ist eingeteilt in
16.453.967,00 auf den Namen lautende Stückaktien und zwar in 7.093.967 Stückaktien
Buchstabe A (Vorzugsaktien) und 9.360.000 Stückaktien Buchstabe B (Stammaktien). Die
Gesamtzahl der Stimmrechte aus allen Aktien beträgt 16.453.967,00, wovon insgesamt
300.715 Stimmrechte gemäß §§ 71b, 71d AktG ruhen. Die Gesamtzahl der mit den Stückaktien
Buchstabe A (Vorzugsaktien) verbundenen Stimmrechte beträgt 7.093.967, hiervon ruhen
gemäß §§ 71b, 71d AktG 300.715 Stimmrechte. Die Gesamtzahl der mit den Stückaktien
Buchstabe B (Stammaktien) verbundenen Stimmrechte beträgt 9.360.000. Diese Angaben
beziehen sich auf den Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Einberufung im Bundesanzeiger.

Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Die Hauptversammlung wird auf Beschluss des Vorstands, mit Zustimmung des Aufsichtsrats
nach Maßgabe der aktuellen Fassung des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-,
Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der
Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (nachfolgend „COVID-19-Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung
ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) abgehalten.

Die Durchführung der Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer
Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter)
als virtuelle Hauptversammlung i.S.v. § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz führt zu Modifikationen
in den Abläufen sowie bei den Rechten der Aktionäre.

Die Hauptversammlung wird am 24. Mai 2022, ab 10.00 Uhr, live in Bild und Ton in unserem
dafür errichteten Aktionärsportal unter

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung

übertragen. Aktionäre, die an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen
sich zuvor anmelden (siehe hierzu: „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung
des Stimmrechts
“).

Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt daher ausschließlich im Wege der
Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Für die Briefwahl, die Vollmachtserteilung an Dritte und die Vollmachtserteilung an
die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter stehen angemeldeten Aktionären
verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, u.a. auch die Nutzung des speziell hierfür
errichteten Aktionärsportals (siehe hierzu „Hinweise zum Aktionärsportal“) unter

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung

Ausführliche Erläuterungen hierzu erhalten Sie zusammen mit dem personalisierten Einladungsschreiben
übersandt.

Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung
des Stimmrechts

Die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung, die Ausübung des Stimmrechts und
die sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte bestimmen sich nach §§ 121 ff., 67 Abs. 2
AktG i.V.m. § 1 COVID-19-Gesetz und §§ 15 bis 16a der Satzung der Gesellschaft. Zur
Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind
diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister eingetragen und rechtzeitig
angemeldet sind.

Es wird darauf hingewiesen, dass gemäß § 15 Abs. 4 Satz 2 der Satzung am Tag der Hauptversammlung
und in den letzten sechs Tagen vor dem Tag der virtuellen Hauptversammlung, d.h. vom
18. Mai 2022, 0.00 Uhr, bis einschließlich 24. Mai 2022, 24.00 Uhr, Löschungen und Eintragungen im Aktienregister nicht erfolgen. Die Anmeldung muss
mindestens in Textform (§ 126b BGB) erfolgen. Die Anmeldung kann auch per E-Mail übermittelt
werden und muss bei der nachfolgend genannten postalischen Anschrift oder E-Mail-Adresse
spätestens am 17. Mai 2022, 24.00 Uhr, eingehen. Die Anmeldung ist zu richten an:

 

GAG Immobilien AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
E-Mail: anmeldung@better-orange.de

Zur Erleichterung der Anmeldung wird den Aktionären zusammen mit den Mitteilungen
gemäß § 125 AktG sowie auf Verlangen ein Anmeldeformular übersandt.

Den im Aktienregister eingetragenen Aktionären werden mit dem personalisierten Einladungsschreiben
weitere Erläuterungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur
Nutzung unseres Aktionärsportals im Internet zugesandt.

Hinweise zum Aktionärsportal

Als im Aktienregister eingetragener und ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung
angemeldeter Aktionär oder dessen Bevollmächtigter können Sie über das Internet den
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern Vollmacht und Weisungen zur Ausübung
Ihres Stimmrechts erteilen sowie Ihr Stimmrecht per Briefwahl ausüben und zwar bis
unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen über die Tagesordnungspunkte. Detailinformationen
entnehmen Sie den weiteren Erläuterungen, die Sie mit dem personalisierten Einladungsschreiben
zugesandt bekommen.

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung kann nach Maßgabe von § 1 Abs.
2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz von Aktionären oder Bevollmächtigten, die das Stimmrecht
ausgeübt haben, von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der virtuellen
Hauptversammlung am 24. Mai 2022 unter Angabe der Aktionärsnummer ausschließlich über
das Aktionärsportal unter

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

erklärt werden.

Rechte der Aktionäre

Tagesordnungsergänzungsverlangen

Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil
des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, verlangen,
dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Verlangen
von Aktionären auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG sind schriftlich
an den Vorstand zu richten. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine
Beschlussvorlage beiliegen.

Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit
mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind
und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.
Bei der Berechnung dieser Frist sind §§ 70 und 121 Abs. 7 AktG zu beachten.

Das Verlangen muss der Gesellschaft bis zum 29. April 2022, 24.00 Uhr, zugehen. Richten Sie entsprechende Verlangen ausschließlich an den Vorstand unter:

 

GAG Immobilien AG
Vorstand
c/​o Herrn Markus Thiele
Recht und Kommunikation
Straße des 17. Juni 4
51103 Köln

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des
Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unter der Internetadresse

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

bekannt gemacht.

Ein etwaiger, mit dem ordnungsgemäß gestellten Ergänzungsverlangen übermittelter,
zulässiger Beschlussantrag wird in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als
sei er in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der antragstellende Aktionär
ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist.

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von
Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge
übersenden. Zugänglich zu machende Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen
sein. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich zu richten an:

 

GAG Immobilien AG
z.H. Herrn Markus Thiele
Recht und Kommunikation
Straße des 17. Juni 4
51103 Köln
E-Mail: markus.thiele@gag-koeln.de

Wir werden zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich
des Namens des Aktionärs sowie zugänglich zu machender Begründungen nach ihrem Eingang
unter der Internetadresse

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

veröffentlichen. Dabei werden die bis zum 9. Mai 2022, 24.00 Uhr, bei der oben genannten Adresse bzw. per E-Mail eingehenden Gegenanträge und Wahlvorschläge
zu den Punkten dieser Tagesordnung berücksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung
werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge
gestellt werden. Nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und
Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie
in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag
unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist.

Fragerecht der Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation

Den Aktionären wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-Gesetz
ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat
mit Zustimmung des Aufsichtsrats vorgegeben, dass ein Fragerecht der Aktionäre in
der virtuellen Hauptversammlung selbst nicht besteht. Vielmehr sind Fragen von Aktionären
bis spätestens 23. Mai 2022, 10.00 Uhr (Zeitpunkt des Zugangs) ausschließlich über
das Aktionärsportal unter

https:/​/​www.gag-koeln.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​

gemäß des von der Gesellschaft festgelegten Verfahrens bei der Gesellschaft einzureichen.
Entscheidend für die Fristeinhaltung ist der Eingang der Frage(n) bei der Gesellschaft.
Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Der Vorstand behält sich vor,
Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der GAG Immobilien AG, Köln

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung misst der Transparenz der Datenverarbeitung einen
hohen Stellenwert bei. Wir nehmen den Datenschutz für unsere Aktionäre sehr ernst.
Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie schon jetzt über die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten durch die GAG Immobilien AG in Köln und die Ihnen nach
dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

GAG Immobilien AG
Datenschutzbeauftragter
Straße des 17. Juni 4
51103 Köln

Telefon: +49 02 21/​20 11 – 193
Telefax: +49 02 21/​20 11 – 509
kurt.broehl@gag-koeln.de

Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten
wenden. Er ist per Post unter der o. g. Adresse mit dem Zusatz Datenschutzbeauftragter
oder per E-Mail an

datenschutz@gag-koeln.de

zu erreichen.

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet?
Von wem erhalten wir welche Daten
?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller
weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

GAG Aktien sind vinkulierte Namensaktien. Bei (vinkulierten) Namensaktien sieht §
67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums und einer Postanschrift
sowie einer elektronischen Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer
in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich
verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Regelmäßig leiten die beim
Erwerb oder der Verwahrung Ihrer GAG Immobilien AG Aktien mitwirkenden Intermediäre
für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben (z. B. neben den
zuvor genannten Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) an
uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking Frankfurt, die als Zentralverwahrer
die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für
die Intermediäre wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über
die Clearstream Banking Frankfurt gemeldet.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken.
Dies sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen
als Aktionär und die Abwicklung von Hauptversammlungen.

Daneben verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken, die mit den vorgenannten
vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung
der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre).
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz
i. V. mit Art. 6 Absatz 1 c) und Absatz 4 DSGVO.

Da die Hauptversammlung auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes virtuell durchgeführt
wird, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die ordnungsgemäße Durchführung
der virtuellen Hauptversammlung, ihre Teilnahme, für die Stimmabgabe oder die Ausübung
Ihrer weiteren Aktionärsrechte sowie die Verfolgung im Rahmen der elektronischen Zuschaltung.
Rechtsgrundlagen sind das COVID-19-Gesetz und das Aktiengesetz i.V.m. Art. 6 Abs.
1 c) DSGVO. Einzelheiten zum Umgang mit Ihren Daten bei Nutzung des Aktionärsportals
im Rahmen der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung entnehmen Sie bitte den
dort zur Verfügung gestellten Datenschutzinformationen.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung
weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-,
handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um den aktienrechtlichen Bestimmungen
zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft
zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der
Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Absatz 1 c)
DSGVO.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Wahrung unserer
berechtigten Interessen nach Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse
an der Erhebung von Daten kann sich aus den Wertpapiervorschriften außereuropäischer
Länder ergeben, dies ist der Fall, wenn wir z. B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre
aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über
Bezugsangebote ausnehmen müssen.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten
wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter?

Externe Dienstleister:

Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters (Aktienregisterservicegesellschaft,
IT-Dienstleister) sowie zur Abwicklung der Hauptversammlungen (HV-Dienstleister, Dienstleister
für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen) zum Teil externer Dienstleister.
Das Aktionärsportal wird in unserem Auftrag von der Better Orange IR & HV AG betrieben,
die als unser Auftragsverarbeiter tätig wird. Sofern erforderlich, haben wir Auftragsverarbeitungsverträge
mit den Empfängern geschlossen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind unter den Voraussetzungen der
§§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs zugänglich zu machen. Etwaige
nach § 122 Abs. 2 AktG bekanntzumachende Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung werden
von der GAG Immobilien AG ebenfalls unter Nennung der Antragsteller veröffentlicht.

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere
Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald
sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht
gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, im Handelsgesetzbuch,
in der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang
mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu
drei Jahren. Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf
der Aktien regelmäßig für die Dauer von bis zu zehn Jahren aufbewahren. Personenbezogene
Daten von Aktionären, die keine Aktionäre mehr sind, werden – vorbehaltlich anderer
gesetzlichen Regelungen – zwölf Monate nach unserer Kenntnisnahme von diesem Umstand
gelöscht. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf,
wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen
geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).

Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland?

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
(EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission
ein angemessenes Datenschutzniveau betätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien
(z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder eine Vereinbarung
der Standardvertragsklauseln in der EU-Kommission) vorhanden sind. Detaillierte Informationen
dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können
Sie unter der Adresse GAG Immobilien AG, Straße des 17. Juni 4, 51103 Köln oder per
E-Mail unter

datenschutz@gag-koeln.de

anfordern.

Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall statt (einschließlich
Profiling)?

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO oder
Profiling ein. Sofern wir ein solches Verfahren zukünftig einsetzen sollten, werden
wir Sie hierüber gesondert informieren.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend
machen:

• Auskunftsrecht: Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DSGVO von uns eine Bestätigung
darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist
dies der Fall, sind Sie im Rahmen von Art. 15 DSGVO ferner berechtigt, Auskunft über
diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u.a. Verarbeitungszwecke,
Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer,
ihre Rechte, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung
und im Fall des Drittlandtransfer die geeigneten Garantien) und eine Kopie Ihrer Daten
zu erhalten.

• Recht auf Berichtigung: Jeder Aktionär kann gemäß § 67 Abs. 6 AktG Auskunft über die zu seiner Person in
das Aktienregister eingetragenen Daten verlangen. Sie sind berechtigt, nach Art. 16
DSGVO von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen
Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.

Recht auf Löschung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO von uns zu verlangen,
dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf
Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich
ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii)
zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche
Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung
von Rechtsansprüchen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DSGVO von uns zu verlangen,
dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten einschränken.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO von uns zu verlangen,
dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt
haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.

Widerspruchsrecht: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen
die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, so dass wir die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten beenden müssen. Das Widerspruchsrecht besteht nur in
den in Art. 21 DSGVO vorgesehen Grenzen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung
der Verarbeitung entgegenstehen, so dass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind,
Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

Möchten Sie sich über den Umgang mit Ihren Daten beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben) oder
an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für die GAG Immobilien AG zuständige
Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
oder:
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

Telefon 02 11/​3 84 24 – 0
Telefax 02 11/​3 84 24 – 10
E-Mail poststelle@ldi.nrw.de
homepage: https:/​/​www.ldi.nrw.de

Information über Ihr Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von
Art. 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung)
verarbeitet werden, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich
aus Ihrer besonderen Situation ergeben; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung
gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DSGVO

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten,
es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen,
die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient
der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

datenschutz@gag-koeln.de

 

Köln, im April 2022

GAG Immobilien AG

Der Vorstand

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