Sonntag, 05.02.2023

Aktuell:

GBS Software AG: Hauptversammlung

GBS Software AG

Karlsruhe

WKN A14KR2 – ISIN DE 000A14KR27

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Die Aktionäre der GBS Software AG werden hiermit zu der

am Mittwoch, den 29.12.2021, um 11:00 Uhr (MEZ)

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung eingeladen.

Auf der Grundlage von § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 in der Fassung des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020, dessen Geltung durch die Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 20. Oktober 2020 bis zum 31. Dezember 2021 verlängert wurde („COVID-19-Gesetz“), wird die ordentliche Hauptversammlung gemäß Beschluss des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrats als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) abgehalten.

Die GBS Software AG („Gesellschaft“) wird zu diesem Zweck unverzüglich nach Ablauf der Anmeldefrist (siehe hierzu nachfolgend Abschnitt III. Freiwillige Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts) den Aktionären, die sich zur Teilnahme an der Hauptversammlung angemeldet haben, Zugangsdaten für die Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über das Internet zur Verfügung stellen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl.

Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung.

Bitte beachten Sie dazu die abgedruckten Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung in dieser Einladung.

Die Tagesordnung der virtuellen Hauptversammlung und die Beschlussvorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat sind nachfolgend abgedruckt.

I. Tagesordnung

TOP 1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Gesellschaft und des Lageberichts des Vorstandes für die Gesellschaft sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020

Die vorstehenden Unterlagen liegen in den Geschäftsräumen der Gesellschaft (Am Storrenacker 1a, 76139 Karlsruhe) zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aus und sind auf der Internetseite der Gesellschaft (https:/​/​gbs-ag.com) veröffentlicht. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der Unterlagen erteilt. Ferner werden die Unterlagen während der Hauptversammlung im Internet zugänglich sein. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt und damit festgestellt. Entsprechend ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung erforderlich.

TOP 2.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.

TOP 3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.

TOP 4.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021

Der Aufsichtsrat schlägt vor die Dr. Heide & Noack PartGmbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft, Dresden, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu wählen sowie vorsorglich zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht unterjähriger Finanzberichte zu bestellen.

TOP 5.

Anzeige gemäß § 92 AktG über einen Verlust in Höhe der Hälfte des Grundkapitals im Zwischenabschluss zum 30.06.2021 sowie Beschlussfassung über die Herabsetzung des Grundkapitals in vereinfachter Form gemäß §§ 229 ff AktG i.V.m. § 222 AktG durch Zusammenlegung von Aktien im Verhältnis 5:1 zum Zwecke des Ausgleichs von Wertminderungen, der Deckung sonstiger Verluste und zur Einstellung von Beträgen in die Rücklage und mit diesen Maßnahmen einhergehende Satzungsänderungen

a)

Anzeige des Vorstands gemäß § 92 Abs. 1 AktG, dass ein Verlust in Höhe der Hälfte des Grundkapitals im Zwischenabschluss der Gesellschaft zum 30.06.2021 besteht. Zu diesem Punkt der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung der Hauptversammlung vorgesehen, da er sich entsprechend der gesetzlichen Regelungen auf die Anzeige des Vorstands über den Verlust der Hälfte des Grundkapitals gemäß § 92 Abs. 1 AktG beschränkt.

Im Übrigen schlagen Vorstand und Aufsichtsrat vor, wie folgt zu beschließen:

b)

Im Vorgriff auf die nachstehend in Ziffer c) vorzunehmende vereinfachte Kapitalherabsetzung (§§ 229 ff AktG i.V.m. § 222 AktG) wird aus der Kapitalrücklage von derzeit Euro 600.000,00 ein Teilbetrag von Euro 500.000,00 aufgelöst und mit dem Verlustvortrag verrechnet.

c)

Das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von Euro 5.000.000,00 eingeteilt in 5.000.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem rechnerischen Nennwert von jeweils Euro 1,00 je Stückaktie wird gemäß §§ 229 ff AktG i.V. § 222 AktG im Verhältnis 5:1 um Euro 4.000.000,00 auf Euro 1.000.000,00 herabgesetzt. Die Kapitalherabsetzung erfolgt nach den Vorschriften über die vereinfachte Kapitalherabsetzung (§§ 229 ff AktG i.V.m. § 222 AktG) zum Ausgleich von Wertminderungen, der Deckung sonstiger Verluste und zur Einstellung von Beträgen in die Rücklage. Sie wird in der Weise durchgeführt, dass je fünf (5) auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem rechnerischen Nennwert von jeweils Euro 1,00 je Stückaktie im Verhältnis 5:1 zu je einer (1) auf den Inhaber lautenden Stückaktie mit einem rechnerischen Nennwert von jeweils Euro 1,00 je Stückaktie zusammengelegt werden. Etwaige Spitzen, die sich dadurch ergeben, dass ein Aktionär eine nicht durch fünf (5) teilbare Anzahl von Stückaktien hält und somit eine Restgröße von Aktien (Spitzen) verbleibt, werden von der Gesellschaft mit anderen Spitzen zusammengelegt und von ihr für Rechnung der beteiligten Aktionäre gemäß § 226 Absatz 3 AktG verwertet.

d)

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats, die Einzelheiten der Durchführung der Kapitalherabsetzung zu regeln.

e)

§ 4 Absatz 1 der Satzung (Grundkapital) wird in Anpassung an die vorstehenden Beschlüsse mit Wirksamwerden der Kapitalherabsetzung wie folgt neu gefasst:

„Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt € 1.000.000,00 (in Worten EURO eine Million). Es ist eingeteilt in 1.000.000 Stückaktien.“

f)

Der Vorstand wird angewiesen, die Änderung der Satzung zum Handelsregister anzumelden.

Der Beschluss über die Kapitalherabsetzung ist gemäß § 229 Abs. 3 i.V.m. § 222 Abs. 1 AktG nur wirksam, wenn die Hauptversammlung der GBS Software AG der Kapitalherabsetzung mit einer Mehrheit von mindestens drei Viertel des bei der Beschlussfassung vertretenen stimmberechtigten Grundkapitals zustimmt.

II.

Adresse für die Anmeldung und die Übersendung des Anteilsbesitznachweises

Wir geben folgende Adresse für die Anmeldung und die Übersendung des Anteilsbesitznachweises an:

GBS Software AG
c/​o Bankhaus Gebrüder Martin AG
Schlossplatz 7
73033 Göppingen
Telefax: +49 7161-96 93 17
E-Mail: bgross@martinbank.de

Der letzte Anmeldetag ist der 22. Dezember 2021, 24:00 Uhr (MEZ).

III.

Freiwillige Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts:

Nichtbörsennotierte Gesellschaften sind in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung, der Tagesordnung, oben genannter Adressen für die Anmeldung bzw. Übersendung des Anteilsbesitznachweises sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen verpflichtet. Darüber hinaus gehende Angaben und Hinweise erfolgen freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern.

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 5.000.000,00 und ist eingeteilt in 5.000.000 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme, so dass die Gesamtzahl der Stimmen im Zeitpunkt der Einberufung 5.000.000 beträgt. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien.

Auf der Grundlage von § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 in der Fassung des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020, dessen Geltung durch die Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 20. Oktober 2020 bis zum 31. Dezember 2021 verlängert wurde („COVID-19-Gesetz“), wird die ordentliche Hauptversammlung gemäß Beschluss des Vorstands mit Zustimmung des Aufsichtsrats als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) abgehalten.

Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung.

Die Hauptversammlung findet unter physischer Anwesenheit von Versammlungsleiter, dem Vorstand und des mit der Niederschrift beauftragten Notars sowie des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft am Unteren Hardthof 13B, 35398 Gießen, Deutschland, statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2021 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre.

a) Bild- und Tonübertragung im Internet

Die gesamte Hauptversammlung wird unter Nutzung des Videokonferenztools „Zoom“ im Wege der Bild- und Tonübertragung im Internet übertragen. Ein Link zur Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung wird von der Gesellschaft über die Weisungseintrittskarte zugänglich gemacht. Zum Abruf dieser Bild- und Tonübertragung sind die zur Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre berechtigt.

In technischer Hinsicht ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung eine dem üblichen Standard entsprechende Internetverbindung, die Nutzung der gängigen Internetbrowser (z.B. Chrome oder Firefox) sowie der zu deren Nutzung notwendigen Hardware erforderlich, aber auch ausreichend. Es kann ggf. erforderlich sein, die Zoom Anwendung oder die Zoom App (https:/​/​zoom.us) zuvor zu installieren sowie deren Funktionsfähigkeit zu überprüfen. Die Sprache der Darstellung der vorstehend genannten Internet Adresse von Zoom („URL“) lässt sich u.a. auf deutsch umstellen.

b) Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimme per Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig und wirksam für die Teilnahme an der Hauptversammlung und somit für die Ausübung des Stimmrechts angemeldet sind.

Die postalische Stimmabgabe per Briefwahl sowie postalische Änderungen hinsichtlich bereits abgegebener Briefwahlstimmen können bis spätestens 24 Stunden vor Beginn der Hauptversammlung, also bis spätestens 28.12.2021, 11:00 Uhr (MEZ), („Briefwahlfrist 1“) postalisch an die nachfolgend genannte Anschrift erfolgen. Darüber hinaus können die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen hinsichtlich bereits abgegebener Briefwahlstimmen bis spätestens zum Schluss der Abstimmung am Tag der Hauptversammlung („Briefwahlfrist 2“) per E-Mail oder per Telefax unter Verwendung des den Anmeldeunterlagen beigefügten Antwortformulars an folgende E-Mail-Adresse (GBS-HV2021@computershare.de) oder folgende Telefaxnummer (+49 (0) 89 30903 74675) erfolgen. Der Schluss der Abstimmung wird vom Versammlungsleiter auf einen Zeitpunkt nach Beendigung der Fragenbeantwortung durch den Vorstand festgelegt und in der Bild- und Tonübertragung angekündigt.

GBS Software AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0) 89 30903 74675
E-Mail: GBS-HV2021@computershare.de

Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Stimmabgabe ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Die Gesellschaft wird das Antwortformular zur Stimmabgabe darüber hinaus im Internet unter

https:/​/​gbs-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung-2021/​

zum Download zur Verfügung stellen. Für den Fall, dass veröffentlichungspflichtige Gegenanträge oder ein Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung gestellt werden, wird die Gesellschaft das im Internet verfügbare Antwortformular zur Stimmabgabe um die zusätzlichen Abstimmungspunkte ergänzen. Die Gesellschaft empfiehlt daher, von der Möglichkeit zur Briefwahl erst nach Ablauf der Fristen für die Übermittlung von Gegenanträgen und Ergänzungsverlangen Gebrauch zu machen.

Bei mehrfach eingehenden Erklärungen desselben Aktionärs hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

c) Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Alternativ können Aktionäre ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, wie z. B. ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte und wirksame Anmeldung erforderlich. Nach erfolgter fristgerechter und wirksamer Anmeldung können Vollmachten solange erteilt werden, solange der Bevollmächtigte innerhalb der Briefwahlfrist (siehe hierzu vorstehend lit. b) abstimmen kann. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, soweit die Vollmacht nicht einem Kreditinstitut, einem diesem gleichgestellten Institut oder Unternehmen (§ 135 Abs. 10, § 125 Abs. 5 AktG), einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person erteilt wird.

Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, ihnen gleichgestellten Instituten oder Unternehmen (§ 135 Abs. 10, § 125 Abs. 5 AktG) sowie Aktionärsvereinigungen oder diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden wegen einer möglicherweise von ihm geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, können zur Erteilung der Vollmacht das Formular benutzen, welches die Gesellschaft hierfür zur Verfügung stellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit den Zugangsdaten übersandt. Zusätzlich kann ein Vollmachtsformular auf Verlangen jeder stimmberechtigten Person bei der Gesellschaft angefordert werden und steht den Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​gbs-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung-2021/​

zum Download zur Verfügung.

Für den Nachweis der Bevollmächtigung per Post, per Telefax oder per E-Mail stehen die nachfolgend aufgeführten Kommunikationswege, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung, zur Verfügung:

GBS Software AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0) 89 30903 74675
E-Mail: GBS-HV2021@computershare.de

Die vorgenannten Kommunikationswege können auch genutzt werden, wenn die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Außerdem bietet die Gesellschaft wie bisher ihren Aktionären wieder an, sich in der Hauptversammlung durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter übt das Stimmrecht im Fall einer Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen sich nach den vorstehenden Bestimmungen ordnungsgemäß angemeldet haben. Für die Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters soll möglichst das mit den Zugangsdaten übersandte Formular zur Erteilung von Vollmachten und Weisungen verwendet werden. Zusätzlich steht den Aktionären ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung inklusive weiterer Hinweise zu den Bedingungen der Stimmrechtsvertretung unter der Internetadresse

https:/​/​gbs-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung-2021/​

zum Download zur Verfügung.

Die postalische Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters und die Erteilung von postalischen Weisungen an den Stimmrechtsvertreter in Textform müssen bis zum Dienstag, 28.12.21, 11:00 Uhr (MEZ), postalisch bei der nachfolgend genannten Adresse eingehen. Darüber hinaus können die Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters und die Erteilung von Weisungen an den Stimmrechtsvertreter in Textform bis spätestens zum Schluss der Abstimmung am Tag der Hauptversammlung per E-Mail oder per Telefax unter Verwendung der folgenden E-Mail-Adresse (GBS-HV2021@computershare.de) oder der folgenden Telefaxnummer (+49 (0) 89 30903 74675) erfolgen. Der Schluss der Abstimmung wird vom Versammlungsleiter auf einen Zeitpunkt nach Beendigung der Fragenbeantwortung durch den Vorstand festgelegt und in der Bild- und Tonübertragung angekündigt.

GBS Software AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0) 89 30903 74675
E-Mail: GBS-HV2021@computershare.de

Erhält der Stimmrechtsvertreter auf mehreren Übermittlungswegen Vollmacht und Weisungen, wird die zeitlich zuletzt zugegangene ordnungsgemäß erteilte Vollmacht mit den entsprechenden Weisungen als verbindlich erachtet. Bei nicht ordnungsgemäß erteilten Vollmachten wird der Stimmrechtsvertreter die Stimmen in der Hauptversammlung nicht vertreten. Soweit Weisungen nicht korrekt ausgefüllt oder nicht eindeutig erteilt werden, wird in Abhängigkeit vom Abstimmungsverfahren der weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter sich der Stimme enthalten bzw. nicht an der Abstimmung teilnehmen. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Die Stimmrechtsvertreter dürfen das Stimmrecht bei im Vorfeld der Hauptversammlung nicht bekannten Abstimmungen (z. B. bei Verfahrensanträgen) nicht ausüben. In Abhängigkeit vom Abstimmungsverfahren werden die weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter sich in diesen Fällen der Stimme enthalten bzw. nicht an der Abstimmung teilnehmen. Entsprechendes gilt bei der Abstimmung über einen Gegenantrag. Die Beauftragung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Widerspruchserklärung sowie zur Antrag- und Fragenstellung ist ausgeschlossen.

d) Rechte der Aktionäre

aa) Ergänzung der Tagesordnung, § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. § 1 Abs. 3 GesRuaCOVBekG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden; ein nach Einberufung der Hauptversammlung bei der Gesellschaft eingegangenes Verlangen ist nach § 124a AktG unverzüglich nach seinem Eingang bei der Gesellschaft über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​gbs-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung-2021/​

zugänglich zu machen.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten, wobei jedem neuen Gegenstand eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen muss. Das Verlangen muss der Gesellschaft spätestens bis zum 4. Dezember 2021, 24:00 Uhr (MEZ), unter folgender Adresse zugehen:

GBS Software AG
Am Storrenacker 1a
76139 Karlsruhe

Der oder die Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über das Verlangen halten. Wird dem Verlangen nicht entsprochen, steht den Antragsstellern gemäß § 122 Abs. 3 AktG der Weg zu den Gerichten frei.

bb) Gegenanträge und Wahlvorschläge

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Zugänglich zu machende Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge, Wahlvorschläge und sonstige Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind ausschließlich zu richten an:

GBS Software AG
Am Storrenacker 1a
76139 Karlsruhe
Telefax: +49 721 – 98 00 90 82
E-Mail: hauptversammlung@gbs-ag.com

Die Gesellschaft wird zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs sowie zugänglich zu machender Begründungen nach ihrem Eingang über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​gbs-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung-2021/​

veröffentlichen. Dabei werden die bis zum 14. Dezember 2021, 24:00 Uhr (MEZ), („Gegenantragsfrist“) bei der oben genannten Adresse bzw. per Telefax oder E-Mail eingehenden Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den Punkten dieser Tagesordnung berücksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist und den Nachweis der Berechtigung erbracht hat.

cc) Fragemöglichkeit der Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation

Den Aktionären wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-Gesetz eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand hat vorgegeben, dass ein Fragerecht der Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung selbst nicht besteht.

Vielmehr sind Fragen von Aktionären im Sinne eines effizienten Ablaufs der Hauptversammlung bis spätestens Montag, den 27. Dezember 2021, 24:00 Uhr (MEZ), im Wege der elektronischen Kommunikation unter der E-Mail-Adresse

hauptversammlung@gbs-ag.com

einzureichen. Der Vorstand behält sich vor, vorab eingereichte Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​gbs-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung-2021/​

zu beantworten.

Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Ein Recht zur Einreichung von Fragen besteht nur für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die den erforderlichen Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben. § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz räumt dem Vorstand die Möglichkeit ein bei der Beantwortung der Fragen nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen vorzugehen. Hiervon wird der Vorstand Gebrauch machen.

dd) Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 des Aktiengesetzes i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 des Covid-19-Gesetzes kann von Aktionären oder Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse

h.lehfeldt@mtjz.de

erklärt werden.

Mit der Erklärung des Widerspruchs ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder der Name, das Geburtsdatum und die Adresse des Aktionärs oder die Eintrittskartennummer angegeben werden.

ee) Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​gbs-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung-2021/​

ff) Internetseite der Gesellschaft

Weitere Informationen sowie die nach § 124a AktG zu veröffentlichenden Informationen finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft

https:/​/​gbs-ag.com

und unter

https:/​/​gbs-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung-2021/​

Weitere Einzelheiten können die Aktionäre der Satzung der Gesellschaft entnehmen, die auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​gbs-ag.com/​investor-relations/​satzung/​

verfügbar ist.

IV.

Hinweis zur Datenverarbeitung für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des vorliegenden Kontakts ist die GBS Software AG, Am Storrenacker 1a, 76139 Karlsruhe. Fragen in Zusammenhang mit der Datenverarbeitung richten Sie bitte an die o.g. Adresse der Gesellschaft oder mittels E-Mail an

datenschutz@gbs-ag.com

Die GBS Software AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.

Die Aktien der Gesellschaft sind Inhaberaktien. Es wird daher kein Aktienregister geführt. Wir erhalten Daten der Aktionäre aber v. a. im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung. Es handelt sich dabei um Daten, die der Gesellschaft von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben oder für die Aktionäre aus diesem Anlass von ihren depotführenden Banken an die Gesellschaft übermittelt werden. Das sind insbesondere Name, Geburtsdatum, Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie; gegebenenfalls Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ggf. zu Zwecken, die mit diesen Zwecken vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, die Anzahl der Transaktionen oder für die Übersichten der größten Aktionäre). Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, soweit diese anwendbar sind.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich und erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 (1) Satz 1 lit. c) EU Datenschutz-Grundverordnung.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die GBS Software AG Dienstleister, die nur solche personenbezogenen Daten erhalten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung des Auftraggebers. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten, insbesondere zu den Ihnen zustehenden Rechten, können Sie auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​gbs-ag.com/​datenschutz/​

entnehmen oder auf jedem anderen Wege unter den o. g. Kontaktdaten bei uns erfragen.

 

Karlsruhe, im November 2021

GBS Software AG

Der Vorstand

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