Januar 17, 2021

GERMANIA-EPE Aktiengesellschaft: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

GERMANIA-EPE Aktiengesellschaft

Gronau

Wertpapier-Kenn-Nummer: 517160
ISIN DE0005171607

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der

als virtuelle Hauptversammlung
ohne physische Präsenz der Aktionäre
und deren Bevollmächtigten

am Donnerstag, den 10. Dezember 2020 um 11:00 Uhr

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

Die ordentliche Hauptversammlung wird aufgrund einer vom Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß § 1 Abs. 2 und 3 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 („Covid-19-AuswBekG”) getroffenen Entscheidung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) mit verkürzten Fristen einberufen und findet statt im

Hotel Ammertmann
Nienborger Straße 23
48599 Gronau (Westfalen)
Tel. 0 25 65 / 933-70
(Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes)

Einzelheiten zu der virtuellen Hauptversammlung entnehmen Sie bitte den Mitteilungen und Informationen für die Aktionäre, die im Anschluss an die Tagesordnung abgedruckt sind.

Tagesordnung
und Vorschläge zur Beschlussfassung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 30. September 2019 sowie des Lageberichtes für das Geschäftsjahr 2018/19 mit dem Bericht des Aufsichtsrates

2.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2018/19

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2018/19

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über den Verkauf des Betriebsgeländes

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, das Betriebsgelände in Gronau-Epe, Vennstraße 26, als letztes wesentliches Betriebsvermögen zu veräußern.

5.

Beschlussfassung über den Abschluss eines Kaufvertrages

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Zustimmung zum Abschluss des notariellen Kaufvertrages vom 29. Juni 2020 vor Notarin Wevers (UR.Nr. 214/2020) über den Verkauf eines erheblichen Anteils des Betriebsgeländes für einen Kaufpreis in Höhe von EUR 2.530.000,00 an die Stadt Gronau, verbunden mit dem Zurückbehalt einer Teilfläche von 5.000,00 m² unter gleichzeitigem Kaufangebot für einen Kaufpreis in Höhe von EUR 200.000,00 an die Stadt Gronau zu erteilen.

6.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019/20

Der Aufsichtsrat schlägt vor, DMP Audit & Valuation Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mbH, Hamburg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2019/20 zu wählen.

Mitteilungen und Informationen für die Aktionäre

Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Die Hauptversammlung wird auf der Grundlage von § 1 Abs. 2 Covid-19-AuswBekG nicht als Veranstaltung mit physischer Präsenz, sondern ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung durchgeführt.

Das Aktionärsportal ist ab Donnerstag, den 19. November 2020 (0:00 Uhr) über die URL

geag.hv.itteb.de

erreichbar.

Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nach Maßgabe der nachfolgend beschriebenen Bestimmungen. Eine elektronische Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.

Über das Aktionärsportal können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton verfolgen, ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben, Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung in Textform angemeldet und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss durch eine von dem depotführenden Institut in Textform erstellte und in deutscher oder englischer Sprache abgefasste Bescheinigung erfolgen und sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf Donnerstag, den 19. November 2020, 0:00 Uhr, beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft jeweils am siebten Tag vor der Hauptversammlung, also spätestens Donnerstag, 3. Dezember 2020, 24:00 Uhr, über die folgenden Kontaktdaten zugehen:

GERMANIA-EPE Aktiengesellschaft
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
Telefax: +49 (0) 8195 / 77 88 – 600
E-Mail: germania-epe2020@itteb.de

Nach fristgerechtem Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des Aktionärsportals übersandt.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme oder der Umfang des Stimmrechts bemisst sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag ist keine Sperre für die Veräußerung des Anteilsbesitzes verbunden. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Veräußerungen von Anteilsbesitz nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkung auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Erwerb von Anteilsbesitz nach dem Nachweisstichtag. Personen, die erst nach dem Nachweisstichtag erstmals Anteilsbesitz erwerben, sind nur teilnahme- und stimmberechtigt, soweit sie sich vom bisherigen, teilnahmeberechtigten Inhaber bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.

Verfahren für die Stimmabgabe

Bevollmächtigung

Aktionäre können sich hinsichtlich der Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und der Ausübung ihres Stimmrechts in der virtuellen Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl vertreten lassen.

Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter “Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts”). Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann per Post, Telefax oder E-Mail bis zum Ablauf des 8. Dezember 2020 (24:00 Uhr) an folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse übermittelt, geändert oder widerrufen werden:

GERMANIA-EPE Aktiengesellschaft
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
Telefax: +49 (0) 8195 / 77 88 – 600
E-Mail: germania-epe2020@itteb.de

oder über das Aktionärsportal gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt, geändert oder widerrufen werden.

Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden, welches nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird.

Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Bei Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung, eines Stimmrechtsberaters oder diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen, Vereinigungen, Institute bzw. Unternehmen ist die Vollmachterteilung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; die Vollmachterteilung muss dabei vollständig sein und darf nur die mit der Stimmrechtsausübung verbundenen Erklärungen enthalten. Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder andere mit diesen gleichgestellten Personen, Vereinigungen, Institute bzw. Unternehmen bevollmächtigen wollen, werden gebeten, sich in diesem Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.

Auch Bevollmächtigte können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Die Nutzung des Aktionärsportals setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die für den Zugang zum Aktionärsportal notwendigen Zugangsdaten erhält.

Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Aktionäre können sich auch durch die weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft vertreten lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter “Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts”). Die Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, ihre Änderung und ihr Widerruf bedürfen der Textform.

Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post, Telefax oder E-Mail an die vorstehend im Abschnitt “Bevollmächtigung” genannte Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis zum Ablauf des 8. Dezember 2020 (24:00 Uhr) oder über das Aktionärsportal gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung erteilt, geändert oder bis zum Ende der Abstimmung widerrufen werden.

Aktionäre, die die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden, welches nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird.

Bei einer Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Sie nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung der Fragemöglichkeit oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Erhalten die Stimmrechtsvertreter für ein und denselben Aktienbestand bis zum 8. Dezember 2020 (24:00 Uhr) sowohl mittels des Vollmachts- und Weisungsformulars als auch über das Aktionärsportal Vollmacht und Weisungen, werden diese unabhängig von den Eingangsdaten in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. über das Aktionärsportal, 2. per E-Mail, 3. per Telefax und 4. auf dem Postweg übersandte Erklärungen.

Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch im Wege der elektronischen Briefwahl unter Nutzung des Aktionärsportals abgeben. Auch in diesem Fall sind die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes (siehe oben unter “Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts”), erforderlich.

Briefwahlstimmen können ausschließlich über das Aktionärsportal bis zum Ende der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Bild und Tonübertragung der Hauptversammlung

Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung am 10. Dezember 2020 ab 11:00 Uhr live im Aktionärsportal in Bild und Ton verfolgen. Auch in diesem Fall sind die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes (siehe oben unter “Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts”) erforderlich.

Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2, Covid-19-AuswBekG

Abweichend von § 131 AktG haben angemeldete Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung kein Auskunftsrecht. Stattdessen haben Sie die Möglichkeit, im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen einzureichen. Ein Recht auf Antwort ist damit jedoch nicht verbunden. Über die Beantwortung der Fragen entscheidet der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen. Der Vorstand hat nicht alle Fragen zu beantworten; er kann insbesondere auch Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen; er kann dabei Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen.

Fragen der Aktionäre sind bis spätestens Dienstag, 8. Dezember 2020 (12:00 Uhr), über das Aktionärsportal, welches über die URL

geag.hv.itteb.de

erreichbar ist, einzureichen. Auf anderem Wege oder nach Ablauf des 8. Dezember 2020 (12:00 Uhr) eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 Covid-19-AuswBekG

Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der Briefwahl oder durch Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, über das Aktionärsportal, welches über die URL

geag.hv.itteb.de

erreichbar ist, von Beginn an bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung am 10. Dezember 2020 Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift des Notars zu erklären.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft 3.000.000,00 EUR. Es ist eingeteilt in 2.000.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt somit 2.000.000 Stimmrechte.

 

Gronau-Epe, im November 2020

Der Vorstand

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