Golf- und Country Club Seddiner See AG
Michendorf
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020
am Montag, den 23. November 2020 um 19:00 Uhr
Hiermit laden wir unsere Aktionäre zu der am Montag, den 23. November 2020 ab 19:00 Uhr als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
Die Hauptversammlung wird für angemeldete Aktionäre der Gesellschaft live im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der (elektronischen) Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes sind die Geschäftsräume der Grünebaum Gesellschaft für Event-Logistik mbH, Leibnizstraße 38, 10625 Berlin.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage und Erörterung des vom Aufsichtsrat festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2019 mit dem Lagebericht des Vorstands und dem Bericht des Aufsichtsrats Der vom Aufsichtsrat festgestellte Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2019, der Lagebericht des Vorstands sowie der Bericht des Aufsichtsrats liegen von der Einberufung an zu den üblichen Geschäftszeiten in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Zum Weiher 44, 14552 Michendorf, zur Einsicht der Aktionäre aus. Auf Wunsch erhält jeder Aktionär kostenlos Abschriften der ausliegenden Unterlagen. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung ausgelegt. |
| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Jahresergebnisses des Geschäftsjahres 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Jahresfehlbetrag von € 612.485,81 auf neue Rechnung vorzutragen. |
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand Horst Schubert für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen. |
| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, allen Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen. |
| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 Der Aufsichtsrat schlägt vor, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Berlin, zu wählen. |
Weitere Angaben zur Einberufung
Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung
Die Hauptversammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht, Bundesgesetzblatt I 2020, S. 569, und nachfolgend „COVID-19-Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten.
Die Hauptversammlung wird am Montag, den 23. November 2020, ab 19:00 Uhr live in Bild und Ton in unserem, über die Webadresse
https://www.gccseddinersee.de/club/virtuelle-hauptversammlung-der-ag/
zugänglichen, passwortgeschützten Online-Portal (HV-Portal) übertragen. Die Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton begründet kein Teilnahmerecht der Aktionäre an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (Online-Teilnahme).
Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der (elektronischen) Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Wir bitten die Aktionäre in diesem Jahr daher um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.
Ausübung der Aktionärsrechte in der virtuellen Hauptversammlung
Zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung über das zugangsgeschützte HV-Portal sind die Stammaktionäre und die Vorzugsaktionäre der Gesellschaft berechtigt, die zum Zeitpunkt der virtuellen Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind.
Stimmberechtigt sind in dieser Hauptversammlung gemäß § 140 AktG in Verbindung mit § 17 der Satzung der Golf- und Country Club Seddiner See AG neben den Stammaktionären auch die Vorzugsaktionäre. Jede Stammaktie und – unter den Voraussetzungen des § 17 Abs. 1 Satz 2 der Satzung der Gesellschaft – jede Vorzugsaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme.
Die Zugangsdaten zum HV-Portal finden Sie auf den Ihnen übersandten persönlichen Einladungsformularen.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt gemäß § 67 Abs. 2 Satz 1 des Aktiengesetzes (AktG) nur als Aktionär, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Das Recht zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung und die Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts setzen damit auch voraus, dass eine Eintragung als Aktionär im Aktienregister noch am Tag der virtuellen Hauptversammlung besteht. Hinsichtlich der Anzahl der einem Aktionär zustehenden Stimmrechte ist der am Tag der virtuellen Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgeblich. Aus organisatorischen Gründen werden allerdings im Zeitraum vom 16. November 2020, 00:00 Uhr, (technisch maßgeblicher Bestandsstichtag, auch „technical record date“) bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Daher entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der virtuellen Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung am 16. November 2020, 00:00 Uhr.
Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl
Zur Ausübung des Stimmrechts per Briefwahl im Wege der elektronischen Kommunikation steht den Aktionären ausschließlich das HV-Portal zugänglich unter
https://www.gccseddinersee.de/club/virtuelle-hauptversammlung-der-ag/
zur Verfügung. In dem HV-Portal kann die Stimmabgabe sowie die Änderung oder der Widerruf von Briefwahlstimmen bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 23. November 2020 vorgenommen werden.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Die vorstehenden Ausführungen gelten für die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl durch einen Bevollmächtigten entsprechend.
Sofern von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten sowohl Briefwahlstimmen als auch Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen, wird stets die zuletzt abgegebene Erklärung vorrangig betrachtet. Gehen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden zunächst die über das HV-Portal abgegebenen Erklärungen, danach die per E-Mail abgegebenen Erklärungen und zuletzt Erklärungen in Papierform berücksichtigt.
Stimmabgabe durch Bevollmächtigte
Die Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten ausüben lassen. Eine Bevollmächtigung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung können bis spätestens Sonntag, den 22. November 2020, 24:00 Uhr (Zeitpunkt des Zugangs), postalisch oder per E-Mail – vorzugsweise unter Verwendung des Vollmachtsformulars, zu finden unter
https://www.gccseddinersee.de/club/virtuelle-hauptversammlung-der-ag/
an folgende Adresse erfolgen:
Golf- und Country Club Seddiner See AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: namensaktien@linkmarketservices.de
Ferner steht für die Erteilung oder den Widerruf der Bevollmächtigung das HV-Portal unter
https://www.gccseddinersee.de/club/virtuelle-hauptversammlung-der-ag/
bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 23. November 2020 zur Verfügung.
Die Ausübung der versammlungsbezogenen Rechte, insbesondere des Stimmrechts, über das HV-Portal durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass dieser vom Aktionär die mit den Einladungsunterlagen zur Hauptversammlung versandten Zugangsdaten erhält.
Bevollmächtigte können nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.
Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Stimmabgabe durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Aktionäre haben auch die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf Grundlage der vom Aktionär oder Bevollmächtigten erteilten Weisungen aus.
Die Vollmachts- und Weisungserteilung sowie deren Änderung oder Widerruf können bis spätestens Sonntag, den 22. November 2020, 24:00 Uhr (Zeitpunkt des Zugangs), postalisch oder per E-Mail – vorzugsweise unter Verwendung des Vollmachtsformulars, zu finden unter
https://www.gccseddinersee.de/club/virtuelle-hauptversammlung-der-ag/
an folgende Adresse erfolgen:
Golf- und Country Club Seddiner See AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: namensaktien@linkmarketservices.de
Ferner steht für die Vollmachts- und Weisungserteilung sowie deren Änderung oder Widerruf das HV-Portal zugänglich unter
https://www.gccseddinersee.de/club/virtuelle-hauptversammlung-der-ag/
bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 23. November 2020 zur Verfügung.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegennehmen. Ebenso wenig nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Aufträge oder Weisungen zu Wortmeldungen, zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.
Die vorstehenden Ausführungen gelten für die Vollmachts- und Weisungserteilung durch einen Bevollmächtigten entsprechend.
Gehen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden zunächst die über das HV-Portal abgegebenen Erklärungen, danach die per E-Mail abgegebenen Erklärungen und zuletzt Erklärungen in Papierform berücksichtigt.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, § 126 Abs. 1, § 127 AktG
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 ff. AktG sind einschließlich einer etwaigen Begründung ausschließlich an folgende Adresse zu richten:
Golf- und Country Club Seddiner See AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: antraege@linkmarketservices.de
Anträge von Aktionären, die unter vorstehender Adresse bis zum Ablauf des 8. November 2020, 24:00 Uhr, bei uns eingehen, werden einschließlich des Namens des Aktionärs, ggf. der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter
https://www.gccseddinersee.de/club/virtuelle-hauptversammlung-der-ag/
öffentlich zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.
Auch nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge finden in der Hauptversammlung grundsätzlich nur dann Beachtung, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich gestellt werden. Aufgrund der Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung mit Stimmrechtsausübung nur im Wege der Briefwahl oder des Vollmachtstimmrechts besteht dazu jedoch keine Möglichkeit. Nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden jedoch in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden.
Fragemöglichkeit in der virtuellen Hauptversammlung
Das Auskunftsrecht der Aktionäre ist im Falle einer virtuellen Hauptversammlung nach § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz erheblich eingeschränkt. Aktionäre haben ausschließlich die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Ein Recht auf Antwort ist damit nicht verbunden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Der Vorstand ist nicht gehalten, alle einzeln Fragen zu beantworten; er kann vielmehr Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt.
Fragen der Aktionäre sind bis spätestens Samstag, den 21. November 2020, 24:00 Uhr (Zeitpunkt des Zugangs), ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über das HV-Portal zugänglich unter
https://www.gccseddinersee.de/club/virtuelle-hauptversammlung-der-ag/
einzureichen. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.
Wir weisen darauf hin, dass im Rahmen der Beantwortung von Fragen gegebenenfalls auch der Name des die Frage übermittelnden Aktionärs genannt wird. Bei der Beantwortung von Fragen während der Hauptversammlung wird der Name des Fragestellers nur offengelegt (soweit Fragen individuell beantwortet werden), wenn mit der Übermittlung der Frage ausdrücklich das Einverständnis zur Offenlegung des Namens erklärt wurde. Gleiches gilt für eine etwaige Vorabveröffentlichung von Fragen und gegebenenfalls Antworten auf der Internetseite der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung: Auch in diesem Fall wird der Name des Fragestellers nur offengelegt, wenn er mit Übersendung der Frage ausdrücklich sein Einverständnis mit der Offenlegung seines Namens erklärt hat.
Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung
Unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung (§ 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Nr. 4 COVID-19-Gesetz) wird Aktionären oder Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, die Möglichkeit eingeräumt, Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation zu erklären. Der Widerspruch kann ausschließlich auf elektronischem Wege über das HV-Portal zugänglich unter
https://www.gccseddinersee.de/club/virtuelle-hauptversammlung-der-ag/
ab dem Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter erklärt werden.
Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie für die Nutzung des HV-Portals und die dortige Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Aktionäre eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.
Wird zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung ein Computer genutzt, werden ferner ein Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer benötigt.
Für den Zugang zum internetgestützten HV-Portal der Gesellschaft benötigen Aktionäre Zugangsdaten, die ihnen mit der Einladungsunterlagen zur Hauptversammlung unaufgefordert übersandt werden.
Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung der Stimmrechte durch technische Probleme zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – die Stimmrechte bereits vor Beginn der virtuellen Hauptversammlung auszuüben. Gleiches gilt für die Erteilung von Vollmachten und Weisungen.
Informationen und Unterlagen zur Hauptversammlung
Die Informationen und Unterlagen nach § 124a AktG sind im Internet zugänglich unter:
https://www.gccseddinersee.de/club/virtuelle-hauptversammlung-der-ag/
Aktionärshotline
Bei allgemeinen Fragen zum Ablauf der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft können sich die Aktionäre per E-Mail an
gccs_hv2020@linkmarketservices.de
wenden. Zusätzlich steht Ihnen von Montag bis Freitag zwischen 9:00 Uhr und 17:00 Uhr die Aktionärshotline unter der Telefonnummer +49 (0) 89 21027 – 220 zur Verfügung.
Information zum Datenschutz für Aktionäre
Die Golf- und Country Club Seddiner See AG verarbeitet personenbezogene Daten, wie z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Stimmrechtskarte, auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für deren Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung angefallenen Daten löschen wir, nachdem die Speicherung insbesondere zum Nachweis der ordnungsgemäßen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Für die Verarbeitung ist die Golf- und Country Club Seddiner See AG die verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Abs. 7 Datenschutz-Grundverordnung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung.
Die Aktionäre haben gegenüber der Golf- und Country Club Seddiner See AG hinsichtlich der sie betreffenden personenbezogenen Daten ein Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragung.
Diese Rechte können die Aktionäre gegenüber der Golf- und Country Club Seddiner See AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
Golf- und Country Club Seddiner See AG
Zum Weiher 44
14552 Michendorf
Fax: +49 (0)33205 732 – 29
E-Mail: info@gccseddinersee.de
Die Aktionäre erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
Herrn Michael Lahr
Wangenheimstraße 28
14193 Berlin
E-Mail: datenschutz@lahr-edv.de
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
Die für uns zuständige Datenschutzbehörde lautet:
Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Dagmar Hartge
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: +49 (0)33203 356-0
E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de
Berlin, im Oktober 2020
Golf- und Country Club Seddiner See AG
– Der Vorstand –