Donnerstag, 08.12.2022

Grillo-Werke Aktiengesellschaft – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Grillo-Werke Aktiengesellschaft

Duisburg

EINLADUNG ZUR ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG

Wir laden hiermit die Aktionäre unserer Gesellschaft zur ordentlichen Hauptversammlung
am

Donnerstag, den 19. Mai 2022 um 15.00 Uhr

in der Hauptverwaltung der Grillo-Werke AG, Weseler Str. 1, 47169 Duisburg,

ein.

In diesem Jahr planen wir die Hauptversammlung als hybride Veranstaltung. Daher haben
Sie die Wahl, vor Ort, also wie üblich in der Hauptverwaltung (Grillo-Saal) der Grillo-Werke
AG, Duisburg, teilzunehmen oder sich telefonisch/​elektronisch einzuwählen.

Die virtuelle Hauptversammlung wird für alle zur Teilnahme berechtigten Aktionäre
bzw. ihren Bevollmächtigen mittels einer Videokonferenz live in Bild und Ton übertragen.
Diese Übertragung ermöglicht eine Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer
Kommunikation (elektronische Teilnahme) i.S.v. § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

TAGESORDNUNG

 
1.

Vorlage des von Vorstand und Aufsichtsrat festgestellten Jahresabschlusses und des
Konzernabschlusses sowie des zusammengefassten Lageberichts und Konzernlageberichts
für das Geschäftsjahr 2020/​2021 mit dem Bericht des Aufsichtsrats

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzergebnisses

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den sich ergebenden Bilanzverlust der Grillo-Werke
AG von -2.578.482,02 € auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020/​2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020/​2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Entlastung zu erteilen.

5.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat setzt sich zusammen nach § 96 Aktiengesetz in Verbindung mit § 4
Drittelbeteiligungsgesetz von 2004.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, Herrn Hanno D. Wentzler, ehem. Vorsitzender Geschäftsleitung
Freudenberg Chemical Specialities, Pöcking, in den Aufsichtsrat zu wählen.

6.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021/​2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Grant Thornton AG,
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr
2021/​2022 zu wählen.

Zur Stimmabgabe in der Hauptversammlung sind nach § 14 der Satzung nur Aktionäre berechtigt,
die ihre Teilnahme nicht später als am dritten Tag vor der Versammlung bei der Gesellschaft
angemeldet haben. Die Aktionäre sind an die Wahlvorschläge nicht gebunden.

Falls es Ihnen nicht möglich sein sollte, persönlich an der Hauptversammlung teilzunehmen,
bitten wir Sie, sich gemäß § 14 Satz 2 der Satzung vertreten zu lassen und sich dazu
des ebenfalls beiliegenden Vollmachtsformulars zu bedienen, welches Sie bitte vor
der Hauptversammlung an uns zurücksenden wollen.

§ 14 Satz 2 unserer Satzung lautet:

„Das Stimmrecht der Aktionäre kann durch Bevollmächtigte ausgeübt werden, die ihrerseits
Aktionäre oder Ehegatten oder Abkömmlinge eines Aktionärs der Gesellschaft sind.“

TEILNAHMEBEDINGUNGEN

Virtuelle Hauptversammlung mit der Möglichkeit zur physischen Präsenz

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz), das zuletzt durch Artikel 15 des Gesetzes vom
10. September 2021 geändert worden ist, hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats
entschieden, dass die ordentliche Hauptversammlung sowohl als virtuelle Hauptversammlung
abgehalten wird, aber gleichzeitig auch die Möglichkeit zur physischen Präsenz der
Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten angeboten wird. Diese hybride Hauptversammlung
findet unter Anwesenheit des Versammlungsleiters, der Mitglieder des Vorstands, eines
mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars sowie des Aufsichtsrats,
soweit dieser nicht von seiner Möglichkeit der Teilnahme im Wege der Bild- und Tonübertragung
Gebrauch macht, sowie der teilnehmenden Aktionäre in den Geschäftsräumen der Gesellschaft
statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als hybride Hauptversammlung unter
Berücksichtigung des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der
Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten
besteht ein Recht und eine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung.
Darüber hinaus wird die gesamte Hauptversammlung für die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten
über einen zugangsbeschränkten Internetservice (Online-Videokonferenz) in Bild- und
Ton übertragen. Diese Übertragung ermöglicht eine Teilnahme im Wege der elektronischen
Kommunikation (elektronische Teilnahme) i. S. v. § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG. Die Stimmrechtsausübung
der Aktionäre wird sowohl bei physischer Präsenz als auch über elektronische Kommunikation
(elektronische Teilnahme) gewährleistet.

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die an der Hauptversammlung elektronisch teilnehmen,
können sämtliche ihrer Rechte in der Hauptversammlung ausüben, darunter das Rede-,
Auskunfts-, Beschlussantrags-, Frage-, Stimm- sowie Widerspruchsrecht.

Aktionäre, die zur Teilnahme berechtigt sind, erhalten vor der Hauptversammlung per
E-Mail die erforderlichen Zugangsdaten (Einwahldaten) zur Nutzung des Internetservice
(Online-Videokonferenz).

Voraussetzung für die Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung und die Ausübung
des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der ordentlichen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
in der Hauptversammlung sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihre Teilnahme
nicht später als am 3. Tag vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft angemeldet
haben.

Nach § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG gilt im Verhältnis zur Gesellschaft als Aktionär, wer
als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für das Teilnahmerecht sowie für die
Anzahl der einem Aktionär zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand
des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich.

Verfahren bei der Stimmabgabe bei physischer Präsenz und Teilnahme durch einen Bevollmächtigten

Die Hauptversammlung findet auch mit physischer Präsenz statt.

Jeder Aktionär kann sein Stimmrecht in der ordentlichen Hauptversammlung auch durch
einen Bevollmächtigten gemäß § 14 Abs. 2 der Satzung ausüben lassen. § 14 Abs. 2 der
Satzung lautet: „Das Stimmrecht der Aktionäre kann durch Bevollmächtigte ausgeübt werden, die ihrerseits
Aktionäre oder Ehegatten oder Abkömmlinge eines Aktionärs der Gesellschaft sind.“
Auch im Fall der Vertretung des Aktionärs sind die oben dargestellten Voraussetzungen
für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts zu beachten.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Ein Vollmachtsformular ist dieser
Einladung als Anlage beigefügt.

Das Vollmachtsformular ist der Gesellschaft an die folgende Adresse (Postadresse,
Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse) zu übermitteln:

 

Grillo-Werke Aktiengesellschaft
z.Hd.: Frau Andrea Luy
Weseler Str. 1
47169 Duisburg
Fax: +49 203 4066-145
E-Mail: a.luy@grillo.de

Verfahren bei der Stimmabgabe über elektronische Kommunikation (elektronische Teilnahme)
und Teilnahme durch einen Bevollmächtigten

Die Hauptversammlung findet auch als virtuelle Hauptversammlung statt, an der die
Aktionäre auch entsprechend § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG elektronisch teilnehmen können.

Jeder Aktionär kann sein Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung auch durch
einen Bevollmächtigten gemäß § 14 Abs. 2 der Satzung ausüben lassen. § 14 Abs. 2 der
Satzung lautet: „Das Stimmrecht der Aktionäre kann durch Bevollmächtigte ausgeübt werden, die ihrerseits
Aktionäre oder Ehegatten oder Abkömmlinge eines Aktionärs der Gesellschaft sind.“
Auch im Fall der Vertretung des Aktionärs sind die oben dargestellten Voraussetzungen
für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts zu beachten.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Ein Vollmachtsformular ist dieser
Einladung als Anlage beigefügt.

Das Vollmachtsformular ist der Gesellschaft an die folgende Adresse (Postadresse,
Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse) zu übermitteln:

 

Grillo-Werke Aktiengesellschaft
z.Hd.: Frau Andrea Luy
Weseler Str. 1
47169 Duisburg
Fax: +49 203 4066-145
E-Mail: a.luy@grillo.de

Gegenanträge (§ 126 AktG)

Etwaige Gegenanträge nach § 126 AktG von Aktionären sind ausschließlich an die vorgenannte
Adresse zu richten.

Gegenanträge und ihre Begründung brauchen den Aktionären nur dann zugänglich gemacht
zu werden, wenn diese mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens
am 4. Mai 2022, 24.00 Uhr, der Gesellschaft zugehen.

Hinweise zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung
personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter. Diese Daten
umfassen insbesondere den Namen, den Wohnort bzw. die Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse,
den jeweiligen Aktienbestand und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten. Je
nach Lage des Falls kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht.

Verantwortlicher, Zweck und Rechtsgrundlage

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Der Zweck
der Datenverarbeitung ist, den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an
der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung
zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz.
1 lit. c DSGVO.

Empfänger

Beauftragt die Gesellschaft anlässlich ihrer Hauptversammlung Dienstleister und Berater,
erhalten diese von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung
des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten
diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene
Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern
zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis.

Speicherungsdauer

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist
oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle
gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung.
Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Betroffenenrechte

Sie haben unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ein Auskunfts-, Berichtigungs-,
Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht mit Blick auf Ihre personenbezogenen
Daten bzw. deren Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kap. III
DSGVO. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden
nach Art. 77 DSGVO zu.

Kontaktdaten

Die Kontaktdaten der Gesellschaft lauten:

Grillo-Werke AG
Weseler Straße 1
47169 Duisburg
Telefon: +49 203 5557-0
Fax: +49 203 5557-440
E-Mail: info@grillo.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

ASB Informationstechnik GmbH
Beauftragter für den Datenschutz
Buschstr. 76
47166 Duisburg
E-Mail: datenschutz@grillo.de

 

Duisburg, im April 2022

Grillo-Werke Aktiengesellschaft

Der Vorstand

Ulrich Grillo                Matthias Oehmicke

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