GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AktiengesellschaftStuttgartEINLADUNG ZUR HAUPTVERSAMMLUNGDie Aktionäre der GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG mit Sitz in Stuttgart werden hiermit zu der ordentlichen Hauptversammlungder GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AGam Donnerstag, dem 15. Juni 2023, 10:00 Uhr,im GENO-Haus, Sitzungssaal 1-4 EG,
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| I. |
Tagesordnung |
Die Tagesordnung mit den Vorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat zu den einzelnen Tagesordnungspunkten lautet wie folgt:
| 1. |
Vorlage des nach § 172 AktG festgestellten Jahresabschlusses mit Anhang und des Lageberichts jeweils zum 31.12.2022, des gebilligten Konzernabschlusses mit Anhang und des Konzernlageberichtes jeweils zum 31.12.2022 sowie des Berichts des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2022 |
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| 2. |
Verwendung des Bilanzgewinns des Geschäftsjahres 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: „Der in der Bilanz des festgestellten Jahresabschlusses zum 31.12.2022 ausgewiesene Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2022 von 7.650.458,84 EUR wird zur Ausschüttung einer am 20.06.2023 fälligen und auszuzahlenden Dividende von 12,00 EUR je Stückaktie auf das dividendenberechtigte Grundkapital von 12.143.182,19 EUR (insgesamt 2.850.000,00 EUR) verwendet. 4.750.000,00 EUR werden in die anderen Gewinnrücklagen eingestellt und 50.458,84 EUR werden auf neue Rechnung vorgetragen.“ |
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| 3. |
Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: „Den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.“ |
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| 4. |
Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: „Den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.“ |
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| 5. |
Wahl zum Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß §§ 96 Absatz 1, 4. Variante, 101 Absatz 1 Satz 1 AktG und §§ 1 Absatz 1 Nr. 1, 4 Absatz 1 DrittelbG in Verbindung mit § 9 Ziffer 1 der Satzung aus sechs Mitgliedern zusammen, von denen vier als Aufsichtsratsmitglieder der Aktionäre von der Hauptversammlung und zwei als Aufsichtsratsmitglieder der Arbeitnehmer nach dem Drittelbeteiligungsgesetz zu wählen sind. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden. Das Aufsichtsratsmandat von Herrn Dr. Gregor HABERMANN endet turnusgemäß mit Wirkung zum Ablauf dieser ordentlichen Hauptversammlung. Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen: „Herr Dr. Gregor HABERMANN, Groß-Gerau, Abteilungsdirektor der R+V Versicherung AG, wird mit Wirkung zum Ablauf dieser ordentlichen Hauptversammlung für die Zeit bis zum Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt, wobei das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, nicht mitgerechnet wird, zum Mitglied des Aufsichtsrats wiedergewählt.“ |
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| 6. |
Bestellung des Abschlussprüfers des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen: „Der vbw Verband baden-württembergischer Wohnungs- und Immobilienunternehmen e.V., Stuttgart, wird zum Abschlussprüfer des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2023 bestellt.“ |
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| 7. |
Änderungen der Satzung – § 15 Ziffern 4. und 5. der Satzung Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 15 Ziffer 4. der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt geändert:
§ 15 der Satzung der Gesellschaft wird durch die Aufnahme einer neuen Regelung in § 15 Ziffer 5. der Satzung wie folgt ergänzt:
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| II. |
Weitere Angaben Zur Teilnahme an der Hauptversammlung sind gemäß § 15 Ziffer 1 und 2 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG, Stuttgart, eingetragen und rechtzeitig angemeldet sind. Die Anmeldung muss dem Vorstand am Sitz der Gesellschaft bis spätestens 13. Juni 2023, 24.00 Uhr, (Anmeldeschlusstag) unter der nachfolgend genannten Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zugegangen sein: GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, können gemäß § 15 Ziffer 3 Satz 1 der Satzung ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachterteilung durch einen Bevollmächtigten, z.B. die depotführende Bank oder ein sonstiges Kreditinstitut, eine Vereinigung von Aktionären, einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Vollmachten können gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden. Für die Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft und die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber dem zu Bevollmächtigenden erklärten Bevollmächtigung gemäß § 15 Ziffer 3 Satz 2 der Satzung stehen ausschließlich die vorstehend genannte Postanschrift, Telefaxnummer und E-Mail-Adresse zur Verfügung. Ist der zu Bevollmächtigende ein Intermediär (z.B. Depotbank) oder eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person, können Besonderheiten gelten, weshalb die Aktionäre in einem solchen Fall gebeten werden, sich mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. Etwaige Anträge nach §§ 126, 127 AktG sind der Gesellschaft ausschließlich unter der nachfolgenden Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zu übersenden: GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG Etwaige ordnungsgemäße Anträge zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung und ihre Begründung brauchen den anderen Aktionären nur dann zugänglich gemacht werden, wenn diese mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 31. Mai 2023, 24.00 Uhr, unter der vorgenannten Adresse zugegangen sind. Der festgestellte Jahresabschluss der Gesellschaft mit Anhang und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2022, der gebilligte Konzernabschluss mit Anhang und der Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2022, der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 sowie der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns liegen ab Einberufung der Hauptversammlung und bis zu deren Ablauf in den Geschäftsräumen der GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG, Börsenstraße 3, 70174 Stuttgart, aus und können dort eingesehen werden. Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der vorbezeichneten Unterlagen, die auch in der Hauptversammlung ausliegen werden. Unabhängig davon wird jedem Aktionär der Finanzbericht der GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG für das Geschäftsjahr 2022 sowie der Konzernfinanzbericht für das Geschäftsjahr 2022 rechtzeitig vor der Hauptversammlung zugesandt. Die Gesellschaft stellt ihren Aktionären Formulare für die Anmeldung und zur Bevollmächtigung Dritter zur Verfügung. Die Formulare sollen den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung erleichtern. Es besteht keine Pflicht zur Verwendung dieser Formulare. Sie können unter der nachfolgenden Postanschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse angefordert werden: GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG Im Anschluss an die Hauptversammlung werden die Aktionäre zu einem gemeinsamen Imbiss eingeladen |
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| III. |
Information zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter Die GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG – als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO„) – und die von ihr beauftragten Dritten – im Rahmen der Auftragsverarbeitung als Dienstleister im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO, welche zum Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist – verarbeiten personenbezogene Daten von Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen sowie einen rechtmäßigen und satzungsgemäßen Ablauf der Verhandlungen und Beschlüsse der Hauptversammlung sicherzustellen. Die personenbezogenen Daten umfassen insbesondere den Vor- und Nachnamen, den Wohnort bzw. die Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse, den jeweiligen Aktienbestand (wie Anzahl und Gattung der Aktien), die Besitzart der Aktien, die Eintragungsziffer im Aktienregister, die Nummer der Eintrittskarte und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten. Je nach Lage des Falls kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht. Sofern Aktionäre oder Aktionärsvertreter mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zudem insbesondere diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder Aktionärsvertreter angegebenen Kontaktdaten wie z.B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeitet die Gesellschaft auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären oder Aktionärsvertretern in der Hauptversammlung. Verantwortlicher, Zweck und Rechtsgrundlage Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle. Der Zweck der Datenverarbeitung ist, den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme und Stimmrechtsausübung auf der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c) DSGVO i.V.m. §§ 123, 129 AktG. Empfänger Innerhalb der GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG erhalten nur die Personen und Stellen im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf personenbezogene Daten von Aktionären und Aktionärsvertretern, die diese zur Erfüllung der vorbezeichneten Zwecke benötigen. Zudem erhalten verbundene Unternehmen innerhalb der GWG-Gruppe personenbezogene Daten im Wege der Auftragsverarbeitung. Die Gesellschaft beauftragt anlässlich ihrer Hauptversammlung verschiedene Dienstleister und Berater. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis. Speicherungsdauer Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist (z.B. zweijährige Einsichtnahmefrist hinsichtlich des Teilnehmerverzeichnisses nach § 129 Abs. 4 Satz 2 AktG oder dreijährige Aufbewahrungsfrist hinsichtlich der Vollmachtserklärungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach § 134 Abs. 3 Satz 5 AktG) oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht. In der Regel speichert die Gesellschaft ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von drei Jahren beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand. Betroffenenrechte Bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten haben Sie verschiedene Rechte, über die wir Sie nachstehend informieren möchten. Einzelheiten zu Ihren Rechten finden Sie zudem in den Artikeln 15 bis 21 DSGVO sowie den §§ 32 bis 37 Bundesdatenschutzgesetz („BDSG„). Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) Sie haben das Recht, von uns Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten. Zudem können Sie von uns eine Kopie dieser Daten zur Verfügung gestellt bekommen. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie haben das Recht, dass wir nicht oder nicht mehr zutreffende Angaben über Sie unverzüglich berichtigen. Sie haben das Recht, eine Vervollständigung Ihrer unvollständigen personenbezogenen Daten zu verlangen. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der folgenden Gründe zutrifft:
Bitte beachten Sie, dass Ihr Recht auf Löschung durch gesetzliche Bestimmungen eingeschränkt sein kann. Dazu gehören insbesondere die Einschränkungen, die in Art. 17 DSGVO und § 35 BDSG aufgeführt sind. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Sie haben das Recht, von uns eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
Wenn Sie eine Einschränkung der Verarbeitung nach der vorgenannten Aufzählung erwirkt haben, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Sie haben das Recht (unter bestimmten Umständen), bestimmte Ihrer personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format an Sie oder einen Dritten übertragen werden. Einzelheiten und Einschränkungen können Sie Art. 20 DSGVO entnehmen. Die Ausübung dieses Rechts lässt Ihr Recht auf Löschung unberührt. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) Sie haben ein Widerspruchsrecht u.a. gegen eine statistische Auswertung Ihrer Daten. Einzelheiten zu Ihrem Widerspruchsrecht können Sie Art. 21 DSGVO entnehmen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an: Sämtliche vorstehenden Rechte gemäß Art. 15 bis 21 DSGVO können Sie gegenüber der GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG formlos und unentgeltlich über die nachstehende Adresse geltend machen. GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu: Rechte auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) Wenn Sie meinen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer der zuständigen Aufsichtsbehörden, d. h. insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde des (Bundes-)Landes, in dem Sie Ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, des Bundeslandes Baden-Württemberg, in dem die GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG ihren Sitz hat, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes. Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: GWG Gesellschaft für Wohnungs- und Gewerbebau Baden-Württemberg AG |
Stuttgart, im April 2023
GWG Gesellschaft für Wohnungs- und
Gewerbebau Baden-Württemberg AG
Der Vorstand