Tagesordnung

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2022, des Konzernlageberichts und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

Der im Jahresabschluss der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2022 ausgewiesene Bilanzgewinn in Höhe von 23.168.384,65 Euro wird wie folgt verwendet:

Zu diesem Vorschlag wird darauf hingewiesen, dass der Anspruch der Aktionäre auf ihre Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig wird (§ 58 Abs. 4 Satz 2 AktG). Dementsprechend soll die Dividende am 29. Mai 2023 ausgezahlt werden.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung für das am 31. Dezember 2022 beendete Geschäftsjahr zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für das am 31. Dezember 2022 beendete Geschäftsjahr zu erteilen.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu wählen.

Weitere Angaben und Hinweise

Voraussetzungen zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist gemäß § 15 Abs. (1) der Satzung in Verbindung mit § 123 Abs. 2 und 3 sowie § 67 Abs. 2 des Aktiengesetzes (AktG) nur berechtigt, wer sich zur Hauptversammlung anmeldet und für den die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind (Teilnahmeberechtigte).

Die Anmeldung muss in Textform erstellt sein, in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft spätestens

unter folgender Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zugehen:

Nach Erfüllung der vorstehenden Teilnahmevoraussetzungen werden den Teilnahmeberechtigten Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um deren rechtzeitigen Erhalt sicherzustellen und die Organisation der Hauptversammlung zu erleichtern, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung an die Gesellschaft unter der vorgenannten Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse Sorge zu tragen. Die Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts.

Die Einberufung zur Hauptversammlung einschließlich der Tagesordnung sowie Unterlagen zur Anmeldung bzw. Vollmachterteilung wird die Gesellschaft den zu Beginn des 21. Tages vor dem Tag der Hauptversammlung, mithin am 3. Mai 2023, 00:00 Uhr (MESZ), im Aktienregister Eingetragenen sowie den Aktionären und Intermediären, die es verlangen, übersenden (§ 125 Abs. 2 AktG). Die vorgenannten Unterlagen stehen auch im Internet unter der Adresse

zum Abruf zur Verfügung.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und andere, mit diesen nach aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Personen oder Institutionen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben; Näheres hierzu regelt § 135 AktG.

Hinweise zum Umschreibestopp im Aktienregister

Da die Aktien der Gesellschaft Namensaktien sind, bestehen im Verhältnis zur Gesellschaft Rechte und Pflichten aus Aktien gemäß § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG nur für und gegen die im Aktienregister Eingetragenen.

Für das Recht zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sowie für die Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden im Zeitraum nach Ablauf der Anmeldefrist – 17. Mai 2023, 24:00 Uhr (MESZ) – bis zum Ablauf des Tages der Hauptversammlung keine Ein- und Austragungen im Aktienregister vorgenommen (Umschreibestopp). Damit wird der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand zum Ablauf der Anmeldefrist entsprechen.

Durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung werden Aktien nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können also auch nach erfolgter Anmeldung und ungeachtet des Umschreibestopps über ihre Aktien weiter frei verfügen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter

Wir bieten unseren Aktionären an, sich bei der Ausübung des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter („Stimmrechtsvertreter“) vertreten zu lassen. Auch im Fall der Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter ist eine fristgerechte Anmeldung, wie vorstehend in Abschnitt II. 1 erläutert, erforderlich.

Wenn ein Teilnahmeberechtigter die Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchte, muss er diesen zu jedem Tagesordnungspunkt, über den abgestimmt wird, Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll. Der jeweilige Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Es werden ausschließlich Weisungen zu den von der Gesellschaft bekanntgemachten Beschlussvorschlägen des Vorstands und/​oder des Aufsichtsrats sowie zu den von der Gesellschaft aufgrund eines Verlangens einer Minderheit nach § 122 Abs. 2 AktG, als Gegenantrag nach § 126 Abs. 1 AktG oder als Wahlvorschlag nach § 127 AktG bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären berücksichtigt. Sollte es unter einem Tagesordnungspunkt zu Einzelabstimmungen über zusammengefasste Beschlussvorschläge kommen, so gilt eine hierzu erteilte Weisung jeweils entsprechend für die einzelnen Beschlussvorschläge.

Die Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter müssen in Textform (§ 126b BGB) erteilt (auch geändert oder widerrufen) werden. Dies kann bereits vor der Hauptversammlung geschehen. In diesem Fall bitten wir, der Gesellschaft Vollmachten und Weisungen postalisch, per Telefax oder per E-Mail aus organisatorischen Gründen bei ihr zugehend

unter folgender Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zuzusenden:

Für die Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter können die Teilnahmeberechtigten den „Anmeldebogen zur Hauptversammlung 2023“ benutzen, der den im Aktienregister Eingetragenen zusammen mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung übersandt wird. Einzelheiten und Formulare zur Vollmacht- und Weisungserteilung sowie zu Änderungen insoweit, auch an die Stimmrechtsvertreter, erhalten die Teilnahmeberechtigten nach ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung zusammen mit der Eintrittskarte, zudem können sie kostenfrei bei der Gesellschaft angefordert werden und stehen auch im Internet unter der Adresse

zur Verfügung.

Daneben bieten wir in der Hauptversammlung erschienenen Teilnahmeberechtigten an, die Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptversammlung mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.

Erhalten die Stimmrechtsvertreter mehrere Vollmachten und/​oder Weisungen desselben Teilnahmeberechtigten, so werden diese unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt: (1.) über den Letztintermediär entsprechend § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Abs. 1 und 3 sowie Artikel 9 Abs. 4 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/​1212, (2.) per E-Mail, (3.) per Telefax und (4.) postalisch. Gehen auf demselben Übermittlungsweg fristgemäß mehrere Vollmachten und/​oder Weisungen zu, so wird die zuletzt zugegangene Erklärung als verbindlich erachtet. Der zuletzt fristgerecht zugegangene Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.

Bei nicht ordnungsgemäß erteilten Vollmachten werden die Stimmrechtsvertreter die Stimmrechte in der Hauptversammlung nicht vertreten. Soweit Weisungen nicht korrekt ausgefüllt oder nicht eindeutig erteilt werden, wird in Abhängigkeit vom Abstimmungsverfahren der weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter sich der Stimme enthalten bzw. nicht an der Abstimmung teilnehmen.

Bitte beachten Sie, dass die Stimmrechtsvertreter keine Vollmachten und Aufträge zur Ausübung anderer Aktionärsrechte, z.B. zur Stellung von Anträgen und zur Erklärung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, entgegennehmen und sich bei Abstimmungen, für die keine Weisung erteilt wurde, in Abhängigkeit vom Abstimmungsverfahren stets der Stimme enthalten oder nicht an der Abstimmung teilnehmen werden.

Ausübung von Aktionärsrechten durch Bevollmächtigte, Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Teilnahmeberechtigte haben die Möglichkeit, sich durch einen Bevollmächtigten vertreten zu lassen, z.B. auch durch einen Intermediär oder eine Aktionärsvereinigung. Bevollmächtigt ein Teilnahmeberechtigter mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall der Bestellung eines Bevollmächtigten ist eine fristgerechte Anmeldung, wie vorstehend in Abschnitt II. 1 erläutert, erforderlich.

Die Vollmacht kann durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt (auch widerrufen) werden. Wenn die Erteilung der Vollmacht nicht dem Anwendungsbereich des § 135 AktG unterliegt, hat die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG in Textform (§ 126b BGB) zu erfolgen.

Der Anwendungsbereich des § 135 AktG betrifft die Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder anderen, mit diesen nach aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellten Personen oder Institutionen, für die in der Regel Besonderheiten gelten. Wenn die Absicht besteht, einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere, mit diesen gemäß aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Person oder Institution zu bevollmächtigen, erscheint es mithin empfehlenswert, dass sich Vollmachtgeber und Bevollmächtigte rechtzeitig abstimmen.

Für die Erteilung einer Vollmacht und die Übermittlung des Nachweises der Bestellung eines Bevollmächtigten sowie für den Widerruf einer Vollmacht bietet die Gesellschaft als Kontaktdaten folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse an:

Teilnahmeberechtigte können für die Vollmachterteilung den ihnen mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung übersandten „Anmeldebogen zur Hauptversammlung 2023“ benutzen. Möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht ausstellen. Ein entsprechendes Vollmachtformular steht auch im Internet unter der Adresse

zum Abruf zur Verfügung.

Rechte der Aktionäre, eine Ergänzung der Tagesordnung zu verlangen (§ 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG)

Aktionäre können unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung einer Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden (vgl. § 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG sowie § 70 AktG). Ein solches Verlangen ist schriftlich und ausschließlich an den Vorstand zu richten; es muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung (wobei der Tag der Versammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also

zugehen. Es wird gebeten, entsprechende Verlangen an die folgende Anschrift zu übersenden:

Rechte der Aktionäre zur Ankündigung von Anträgen und Wahlvorschlägen (§ 126 Abs. 1 und § 127 AktG)

Eventuelle (Gegen-)Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären im Sinne von §§ 126 Abs. 1, 127 AktG sind an folgende Anschrift oder E-Mail-Adresse zu übersenden:

Rechtzeitig eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge, d.h. solche, die der Gesellschaft

zugehen, werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften im Internet unter der Adresse

zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen des Vorstands und/​oder des Aufsichtsrats zu Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden ebenfalls auf dieser Internetseite veröffentlicht.

Auch ein der Gesellschaft bereits zuvor übersandter Gegenantrag oder Wahlvorschlag muss in der Hauptversammlung ausdrücklich gestellt werden, selbst wenn er vorher zugänglich gemacht wurde. Ein Gegenantrag oder Wahlvorschlag zu einem oder mehreren Tagesordnungspunkten kann im Übrigen in der Hauptversammlung auch dann noch gestellt werden, wenn er der Gesellschaft nicht zuvor innerhalb der Frist nach § 126 Abs. 1 AktG zugesandt worden war.

Unterlagen, Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft

Diese Einladung zur Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen zu Punkt 1 der Tagesordnung (Jahresabschluss, Konzernabschluss und Konzernlagebericht, Bericht des Aufsichtsrats) und der Vorschlag des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns aus dem Geschäftsjahr 2022 zu Punkt 2 der Tagesordnung sowie weitere Unterlagen und Informationen sind ab dem Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse

zugänglich. Die Unterlagen zu den Punkten 1 und 2 der Tagesordnung werden auch in der Hauptversammlung zugänglich sein.

Hinweis zum Datenschutz

Die HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG, Buddestraße 14, 51429 Bergisch Gladbach, Telefon Nr.: +49 (0) 2204/​9490-0, E-Mail: datenschutz@hahnag.de, Internet: www.hahnag.de, erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten von ihren Aktionären bzw. von den durch diese bevollmächtigten Vertretern zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung, einschließlich des Anmeldeprozesses zur Hauptversammlung sowie der anderen stattfindenden Erfassungs- und Auswertungsprozesse.

Mit der Führung des elektronischen Aktienregisters hat die HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, München, beauftragt. Die beim Erwerb, der Verwahrung oder Veräußerung der Namensaktien der HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG mitwirkenden Kreditinstitute bzw. Intermediäre leiten in der Regel die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben an die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG weiter. Diese Weiterleitung erfolgt über die Clearstream Banking Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Intermediäre wahrnimmt. Zur technischen Abwicklung der Hauptversammlung bedient sich die HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG zum Teil externer Dienstleister, bei denen es sich um Unternehmen aus folgenden Kategorien handelt: Dienstleister für die Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung sowie deren Subunternehmer, Dienstleister für die Führung des Aktienregisters, IT-Dienstleister.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten aus dem Anmeldeformular ist notwendig, um die Hauptversammlung ordnungsgemäß vorbereiten, durchführen und nachbereiten zu können. Ohne diese Bereitstellung können Aktionäre bzw. deren bevollmächtigte Vertreter nicht an der Hauptversammlung teilnehmen oder Rechte zu dieser ausüben.

Weitergehende Informationen zum Datenschutz können auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse

abgerufen oder kostenlos bei der HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG unter der vorstehenden Adresse angefordert werden.