August 15, 2020

HAWESKO Holding Aktiengesellschaft: Einladung zur Ordentlichen Hauptversammlung

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
HAWESKO Holding Aktiengesellschaft
Hamburg
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur Ordentlichen Hauptversammlung 13.07.2020

HAWESKO Holding Aktiengesellschaft

Hamburg

Wertpapier-Kennnummer (WKN): 604 270
International Securities Identification Number (ISIN): DE0006042708

Das am 28. März 2020 in Kraft getretene Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (C19-AuswBekG) eröffnet die Möglichkeit, ordentliche Hauptversammlungen des Jahres 2020 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigen abzuhalten (virtuelle Hauptversammlung). Angesichts der auf unabsehbare Zeit andauernden COVID-19-Pandemie, der von der Freien und Hansestadt Hamburg insoweit beschlossenen Verhaltensregeln und des Ziels der Vermeidung von Gesundheitsrisiken für die Aktionäre, die internen und externen Mitarbeiter sowie die Organmitglieder der Gesellschaft hat der Vorstand der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, von der Möglichkeit der virtuellen Hauptversammlung Gebrauch zu machen.

EINLADUNG ZUR ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG 2020
(VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG)

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der ordentlichen Hauptversammlung der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft ein, die am Donnerstag, den 20. August 2020, um 14:00 Uhr in den Räumlichkeiten der Notare am Ballindamm, Ballindamm 40, 20095 Hamburg, ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten stattfindet.

Die gesamte Versammlung wird nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 C19-AuswBekG über das unter der Internetadresse

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« erreichbare Aktionärsportal für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre in Bild und Ton übertragen (vgl. die näheren Hinweise nach der Wiedergabe der Tagesordnung mit den Beschlussvorschlägen).

TAGESORDNUNG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft und des gebilligten Konzernabschlusses für das Geschäftsjahr 2019, des für die HAWESKO Holding Aktiengesellschaft und den Konzern zusammengefassten Lageberichts (einschließlich der erläuternden Berichte zu den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB) sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Die zu Tagesordnungspunkt 1 vorgelegten Unterlagen sind von der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« zugänglich. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 3. April 2020 gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu Tagesordnungspunkt 1 ist entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen daher nicht vorgesehen.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2019 in Höhe von Euro 20.869.677,82 wie folgt zu verwenden:

a) Ausschüttung einer Dividende in Höhe von insgesamt Euro 11.678.423,90. Bei einer Gesamtzahl von 8.983.403 dividendenberechtigten Aktien entspricht dies einer Dividende von Euro 1,30 je dividendenberechtigter Stückaktie.

b) Ausschüttung einer Sonderdividende in Höhe von insgesamt Euro 4.042.531,35. Bei einer Gesamtzahl von 8.983.403 dividendenberechtigten Aktien entspricht dies einer Dividende von Euro 0,45 je dividendenberechtigter Stückaktie.

c) Der verbleibende Betrag von Euro 5.148.722,57 wird in die anderen Gewinnrücklagen eingestellt.

Zum Zeitpunkt der Einberufung besitzt die Gesellschaft keine eigenen Aktien. Falls die Gesellschaft zum Zeitpunkt der Hauptversammlung eigene Aktien hält, sind diese gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt. In diesem Fall wird der Hauptversammlung bei unveränderter Ausschüttung der regulären Dividende von Euro 1,30 je dividendenberechtigter Stückaktie sowie der Sonderdividende von Euro 0,45 je dividendenberechtigter Stückaktie ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet werden.

Nach § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf Auszahlung der Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag fällig. Die Auszahlung der Dividende ist somit für den 25. August 2020 vorgesehen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands im Wege der Einzelentlastung abstimmen zu lassen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats im Wege der Einzelentlastung abstimmen zu lassen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt – gestützt auf die Empfehlung des Prüfungs- und Investitionsausschusses – vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2020 sowie – sofern dies durchgeführt wird – zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und Zwischenlageberichts für den Konzern für das erste Halbjahr des Geschäftsjahres 2020 zu wählen.

Der Prüfungs- und Investitionsausschuss des Aufsichtsrats hat gemäß Artikel 16 Abs. 2 Unterabs. 3 der EU-Abschlussprüferverordnung (Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014) erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine Beschränkung im Hinblick auf die Auswahl eines bestimmten Abschlussprüfers oder einer bestimmten Prüfgesellschaft (Artikel 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung) auferlegt wurde.

Der Prüfungs- und Investitionsausschuss hat vor Abgabe seiner Empfehlung an den Aufsichtsrat die Erklärung der PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, zu deren Unabhängigkeit sowie darüber, in welchem Umfang im Geschäftsjahr 2019 andere Leistungen für die Gesellschaft erbracht wurden, bzw. für das Geschäftsjahr 2020 vertraglich vereinbart sind, eingeholt.

6.

Beschlussfassung über Neuwahlen zweier Aufsichtsratsmitglieder

Mit Beendigung der diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung am 20. August 2020 enden die Aufsichtsratsmandate von Herrn Prof. Dr. iur. Dr. rer. pol. Dres. h.c. Franz Jürgen Säcker sowie von Herrn Thomas R. Fischer.

Der Aufsichtsrat der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft setzt sich nach § 96 Abs. 1, § 101 Abs. 1 AktG nur aus Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionäre zusammen und besteht nach § 9 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft aus sechs Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt werden.

Durch Beschluss des Amtsgerichts Hamburg vom 29. Juli 2019 wurde Herr Thomas R. Fischer mit Wirkung zum 31. Juli 2019 bis zur Beendigung der nächsten ordentlichen Hauptversammlung, d.h. bis zum Ende der Hauptversammlung am 20. August 2020, zum Mitglied des Aufsichtsrats bestellt. Da seine Amtszeit mit Ende dieser Hauptversammlung ausläuft, soll eine Wahl von Herrn Thomas R. Fischer als Aufsichtsratsmitglied erfolgen.

In der ordentlichen Hauptversammlung am 15. Juni 2015 wurde Prof. Dr. iur. Dr. rer. pol. Dres. h.c. Franz Jürgen Säcker bis zur Beendigung dieser ordentlichen Hauptversammlung zum Mitglied des Aufsichtsrats gewählt. Da seine Amtszweit mit Ende dieser Hauptversammlung ausläuft, soll eine Wahl von Prof. Dr. iur. Dr. rer. pol. Dres. h.c. Franz Jürgen Säcker als Aufsichtsratsmitglied erfolgen.

Der Aufsichtsrat schlägt daher – gestützt auf die Empfehlung des Personal- und Nominierungsausschusses – vor, die nachfolgend unter lit. a) und b) genannten Personen mit Wirkung ab Beendigung der am 20. August 2020 stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung zu Aufsichtsratsmitgliedern der Gesellschaft zu wählen:

a) Herrn Thomas R. Fischer, wohnhaft in Jesteburg, Sprecher des Vorstandes der Marcard, Stein & Co. AG, Hamburg sowie Geschäftsführer der Marcard Family Office Treuhand GmbH, Hamburg, für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 beschließt sowie

b) Herrn Prof. Dr. iur. Dr. rer. pol. Dres. h.c. Franz Jürgen Säcker, wohnhaft in Hamburg, Direktor a.D. des Instituts für Energie- und Regulierungsrecht Berlin e.V., Berlin, für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 beschließt.

Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung über die Wahl der Mitglieder des Aufsichtsrats im Wege der Einzelwahl abstimmen zu lassen.

Beide vorgeschlagenen Kandidaten gehören dem Aufsichtsrat bereits an. Die vorstehenden Wahlvorschläge des Aufsichtsrats stützen sich auf die Empfehlung des Personal- und Nominierungsausschusses, berücksichtigen die vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele und streben die Ausfüllung des vom Aufsichtsrat erarbeiteten Kompetenzprofils und Diversitätskonzepts für das Gesamtgremium an. Der Aufsichtsrat hat sich zudem vergewissert, dass die vorgeschlagenen Kandidaten den für das Amt zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen können.

Die vorgeschlagene verkürzte Amtsperiode von Herrn Prof. Dr. iur. Dr. rer. pol. Dres. h.c. Franz Jürgen Säcker bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 beschließt, basiert auf seinem eigenen Wunsch, das Aufsichtsratsmandat aus persönlichen Gründen nur bis zu der vorgeschlagenen Dauer auszuführen.

Herr Thomas R. Fischer nimmt zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung Mandate in den folgenden gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren Kontrollgremien von in- und ausländischen Wirtschaftsunternehmen gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG und Ziffer C.14 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 wahr: Aufsichtsratsmitglied der Hannover 96 GmbH & Co. KGaA, HF Fonds X Unternehmensbeteiligungs-GmbH, WARBURG INVEST AG, WARBURG INVEST Kapitalanalagegesellschaft mbH.

Herr Prof. Dr. iur. Dr. rer. pol. Dres. h.c. Franz Jürgen Säcker nimmt zurzeit keine Mandate in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und vergleichbaren Kontrollgremien von in- und ausländischen Wirtschaftsunternehmen gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG und Ziffer C.14 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 wahr.

Ergänzende Informationen zu Tagesordnungspunkt 6

Die Wahlvorschläge – wie auch die entsprechende Empfehlung des Personal- und Nominierungsausschusses – wurden unter Berücksichtigung der nach den gesetzlichen Vorgaben festgelegten Zielgröße für den Anteil von Frauen im Aufsichtsrat sowie auf der Grundlage der Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 und insbesondere unter Berücksichtigung der vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele abgegeben.

Herr Thomas R. Fischer

Her Thomas R. Fischer wurde 1962 geboren und ist seit 1989 im Bankwesen tätig. Sein beruflicher Werdegang begann im Controlling und Rechnungswesen bei der Vereins- und Westbank in Hamburg. 1992 wechselte er in die leitende Position als Leiter Rechnungswesen, Organisation und Bankbetrieb zur Privatbank Marcard, Stein & Co, Hamburg. Hier verantwortet er zunächst als Mitglied der Geschäftsleitung und seit 2007 als Sprecher des Vorstandes der Marcard, Stein & Co AG maßgeblich das Geschäftsfeld Family Office der auf dieses Geschäftsfeld spezialisierten traditionsreichen Privatbank.

Herr Thomas R. Fischer unterhält als Sprecher des Vorstands der Marcard, Stein & Co AG geschäftliche Beziehungen mit der Tocos Beteiligung GmbH (wesentlicher Aktionär der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft im Sinne der Ziffer C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019) und Herrn Detlev Meyer (Aufsichtsratsvorsitzender der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft).

Herr Prof. Dr. iur. Dr. rer. pol. Dres. h.c. Franz Jürgen Säcker

Der 1941 geborene Prof. Dr. iur. Dr. rer. pol. Dres. h.c. Franz Jürgen Säcker promovierte in Köln als Dr. iur. und Dr. rer. pol. nach einem Studium der Rechts- und Wirtschaftswissenschaften an den Universitäten Münster, Köln, Bonn und Genf. Er habilitierte sich an der Universität Bochum für die Fächer Zivilrecht, Handels-, Wirtschafts- und Arbeitsrecht. Er erhielt Rufe auf Lehrstühle für Zivil-, Arbeits- und Wirtschaftsrecht an den Universitäten Augsburg, Berlin, Bielefeld, Innsbruck, Hamburg, Kiel und Tübingen und übernahm 1971 eine Professur an der Freien Universität Berlin. Er übernahm sodann 1973 eine Professur für Zivil- und Arbeitsrecht an der Universität Hamburg und war von 1973 bis 1984 Richter am Kartellsenat des Kammergerichts Berlin. Er war von 1975 bis 1984 Direktor des Instituts für deutsches und europäisches Arbeits- und Wirtschaftsrecht der Freien Universität Berlin und von 1984 bis 1994 Direktor des Instituts für Wirtschafts- und Steuerrecht der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel. Danach übernahm er als Direktor das Institut für deutsches und europäisches Wirtschafts-, Wettbewerbs- und Regulierungsrecht der Freien Universität Berlin bis zum Jahr 2014. Von 1998 bis 2001 war er GIZ-Sachverständiger für Gesetzgebungsberatung auf den Gebieten des Kartell- und Konzernrechts in Hanoi und Jakarta. Er ist Träger des Bundesverdienstkreuzes und leitete von 1994 bis 2018 das Institut für Energie- und Regulierungsrecht Berlin. Er war von 2015 bis 2020 Gast-Professor am College of Comparative Law an der China University of Political Science and Law, Peking. Er ist Akademischer Direktor der TU Berlin für den Masterstudiengang „International and European Energy Law“ und Herausgeber der folgenden mehrbändigen Großkommentare: Münchener Kommentar zum BGB, Münchener Kommentar zum Wettbewerbsrecht und Berliner Kommentar zum Energierecht.

Herr Prof. Dr. iur. Dr. rer. pol. Dres. h.c. Franz Jürgen Säcker unterhält keine persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zur Gesellschaft oder ihren Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligtem Aktionär im Sinne der Ziffer C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019.

Die Lebensläufe der zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten sind vorstehend abgedruckt sowie unter der Internetadresse

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« zugänglich. Dort ist auch die Einschätzung des Aufsichtsrats dargelegt, ob die vorgeschlagenen Kandidaten in einer persönlichen oder geschäftlichen Beziehung zur HAWESKO Holding Aktiengesellschaft oder deren Konzernunternehmen, den Organen der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft oder einem wesentlich an der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft beteiligten Aktionär stehen, deren Offenlegung gemäß Ziffer C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 empfohlen wird. Darüber hinaus sind dort auch die Angaben gemäß Ziffer C.14 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 zu den relevanten Kenntnissen, Fähigkeiten und Erfahrungen sowie den wesentlichen Tätigkeiten neben dem Aufsichtsratsmandat der beiden vorgeschlagenen Kandidaten enthalten.

7.

Beschlussfassung über Satzungsänderungen

a)

Anpassung an das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II)

Die Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts wurden durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II, BGBl. I (2019), S. 2637 ff.) geändert. Für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts soll bei Inhaberaktien börsennotierter Gesellschaften nach dem überarbeiteten § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG zukünftig der Nachweis des Letztintermediärs gemäß dem neu eingefügten § 67c Abs. 3 AktG ausreichen. Gemäß § 18 Abs. 2 Satz 2 der Satzung der Gesellschaft ist entsprechend den Vorgaben des § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG in der derzeit geltenden Fassung ein in Textform (§ 126 BGB) durch das depotführende Institut in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis über den Anteilsbesitz zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich.

Das ARUG II ist in weiten Teilen zum 1. Januar 2020 in Kraft getreten. Die Änderungen des § 123 Abs. 4 Satz 1 AktG und der neu eingefügte § 67c AktG finden gemäß § 26j Abs. 4 EGAktG erst ab dem 3. September 2020 Anwendung und entfalten danach erstmals Gültigkeit für Hauptversammlungen, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden. Die entsprechenden Vorschriften werden damit bereits vor der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft im Jahr 2021 anwendbar sein.

Um eine Abweichung der Regelungen zum Nachweis für die Teilnahme an der Hauptversammlung der Gesellschaft oder der Ausübung des Stimmrechts in Satzung und Gesetz zu vermeiden, soll bereits jetzt die Anpassung der Satzung der Gesellschaft beschlossen werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, § 18 Abs. 2 Satz 2 der Satzung der Gesellschaft wie folgt neu zu fassen und einen neuen Satz 3 vor dem bisherigen Satz 3 zu ergänzen:

aa) „Als Nachweis der Berechtigung der Aktionäre zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich; der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein. Ein Nachweis über den Anteilsbesitz durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG ist hierfür in jedem Fall ausreichend.“

bb) Der Vorstand wird angewiesen, die Änderung des § 18 Abs. 2 der Satzung der Gesellschaft erst unverzüglich nach dem 3. September 2020 zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.

b)

Beschlussfassung über die Änderung der Firma der Gesellschaft und entsprechende Neufassung von § 1 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft

Die Firma der Gesellschaft soll in Hawesko Holding Aktiengesellschaft geändert und die Satzung der Gesellschaft entsprechend neu gefasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgende Satzungsänderung zu beschließen:

aa) Die Firma der Gesellschaft wird in Hawesko Holding Aktiengesellschaft geändert.

bb) § 1 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

„Die Aktiengesellschaft führt die Firma

Hawesko Holding Aktiengesellschaft.

WEITERE INFORMATIONEN ZUR EINBERUFUNG

1.

Internetseite der Gesellschaft und dort zugängliche Unterlagen und Informationen

Diese Einladung zur Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind ab Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« zugänglich.

Etwaige bei der Gesellschaft eingehende und veröffentlichungspflichtige Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls über die oben genannte Internetseite zugänglich gemacht werden. Die gesamte Hauptversammlung wird für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten in Bild und Ton über das Online-Portal der Gesellschaft (Aktionärsportal) übertragen, das unter der Internetadresse

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« zu erreichen ist. Über das Aktionärsportal wird ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären und ihren Bevollmächtigten unter anderem eine Ausübung des Stimmrechts vor und während der Hauptversammlung ermöglicht. Über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« werden nach der Hauptversammlung auch die Abstimmungsergebnisse veröffentlicht.

2.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung Euro 13.708.934,14 und ist eingeteilt in 8.983.403 auf den Inhaber lautende Aktien ohne Nennbetrag (Stückaktien), von denen jede Stückaktie eine Stimme gewährt. Die Gesamtzahl der Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt somit 8.983.403. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.

3.

Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, Übertragung der Hauptversammlung

Mit Blick auf die fortdauernde COVID-19-Pandemie wird die ordentliche Hauptversammlung der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft am 20. August 2020 auf Grundlage des C19-AuswBekG als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten mit der Möglichkeit zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung und Stimmrechtsausübung im Wege der elektronischen Zuschaltung (Zuschaltung) durchgeführt.

Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können sich zu der gesamten Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung über das Aktionärsportal unter der Internetadresse

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in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« zuschalten. Die Möglichkeit, dass Aktionäre gemäß § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben, besteht nicht; insbesondere ermöglicht die Bild- und Tonübertragung keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG.

4.

Aktionärsportal

Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären wird anstelle der herkömmlichen Eintrittskarte eine Zugangskarte mit weiteren Informationen zur Rechtsausübung zugeschickt. Die Zugangskarte enthält unter anderem die Zugangsdaten, mit denen die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten das unter der Internetadresse

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in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« zugängliche Aktionärsportal der Gesellschaft nutzen können.

Das Aktionärsportal ist ab dem 30. Juli 2020 für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten geöffnet. Über das Aktionärsportal können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Um das Aktionärsportal nutzen zu können, müssen Sie sich mit den Zugangsdaten, die Sie mit Ihrer Zugangskarte erhalten, einloggen. Detaillierte Hinweise zur Nutzung des Aktionärsportals und zu den verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung Ihrer Aktionärsrechte erhalten die Aktionäre zusammen mit ihrer Zugangskarte und über die Internetadresse der Gesellschaft unter

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung«. Dort können auch weitere Einzelheiten zu den Anmelde- und Nutzungsbedingungen abgerufen werden. Bitte beachten Sie auch die technischen Hinweise am Ende dieser Einladungsbekanntmachung.

5.

Voraussetzungen für die Zuschaltung und die Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts; Nachweisstichtag und dessen Bedeutung

Zur Zuschaltung zu der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, sind gemäß § 18 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in deutscher oder in englischer Sprache bei der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse angemeldet (Anmeldeadresse) und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben übermitteln (ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre).

Als Nachweis der Berechtigung zur Zuschaltung zur Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte ist gemäß § 18 der Satzung der Gesellschaft ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes des depotführenden Instituts erforderlich und ausreichend; der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, also auf den 30. Juli 2020, 0:00 Uhr (Nachweisstichtag), beziehen.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft bis zum Ablauf des 13. August 2020 (24:00 Uhr) zugegangen sein.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes sind der Gesellschaft fristgemäß an die folgende Adresse per Post, Telefax oder via E-Mail zu übermitteln:

HAWESKO Holding Aktiengesellschaft
c/o Deutsche Bank AG
Securities Production
– General Meetings –
Postfach 20 01 07
D-60605 Frankfurt am Main
Fax: +49 (0) 69/12012–86045
E-Mail: WP.HV@db-is.com

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Zuschaltung zu der Hauptversammlung oder die Ausübung der Aktionärsrechte als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Zuschaltung zur Hauptversammlung und die Zahl der Stimmrechte bestimmen sich ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Dies gilt auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag, d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Zuschaltung und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Für Aktien, die erst nach dem Nachweisstichtag erworben werden, sind die betreffenden Personen zur Zuschaltung zur Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nur berechtigt, soweit sie sich von dem bisherigen Aktionär bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.

Die Anmeldung kann in der Weise erfolgen, dass der Aktionär das ihm über das depotführende Institut zugesandte Formular zum Erhalt der Zugangskarte ausfüllt, an das depotführende Institut zurückschickt und das depotführende Institut die Anmeldung unter gleichzeitiger Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die oben aufgeführte Adresse vornimmt. Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft unter der vorstehend genannten Adresse werden den Aktionären Zugangskarten für die Zuschaltung zur Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

6.

Stimmabgabe durch Briefwahl

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht auch ohne sich zu der Hauptversammlung zuzuschalten in Textform oder im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl) abgeben.

Vor der Hauptversammlung steht ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären das mit der Zugangskarte übersandte Briefwahlformular zur Verfügung. Das Briefwahlformular kann zudem unter der Anmeldeadresse postalisch, per Telefax oder per E-Mail angefordert werden. Darüber hinaus kann das Briefwahlformular über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« heruntergeladen werden. Wenn Sie das Briefwahlformular verwenden, können Briefwahlstimmen ausschließlich bis zum 19. August 2020, 24:00 Uhr, unter der nachfolgend angegebenen Adresse abgegeben, geändert oder widerrufen werden:

HAWESKO Holding Aktiengesellschaft – Hauptversammlung 2020
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
D-22297 Hamburg
Fax: +49 (0) 40/63 78 54 23
E-Mail: hv@ubj.de

Maßgeblich für die Abgabe, Änderung oder den Widerruf der Briefwahlstimme auf diesem Wege ist der Zugang der Briefwahlstimme bei der Gesellschaft. Briefwahlstimmen, die einer ordnungsgemäßen Anmeldung nicht zweifelsfrei zugeordnet werden können, werden nicht berücksichtigt.

Vor und während der Hauptversammlung steht ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären für die Ausübung des Stimmrechts auch das unter der Internetadresse

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« erreichbare Aktionärsportal der Gesellschaft zur Verfügung. Die Ausübung des Stimmrechts über das Aktionärsportal ist ab dem 30. Juli 2020 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Über das Aktionärsportal können Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen etwaig zuvor im Wege der Briefwahl erfolgte Stimmabgaben ändern oder widerrufen.

Eine Stimmabgabe ist nur in Bezug auf solche Anträge und Wahlvorschläge möglich, die mit dieser Einberufung oder im Zusammenhang mit § 122 Abs. 2 AktG oder §§ 126, 127 AktG veröffentlicht wurden.

Weitere Hinweise zur Briefwahl sind in der Zugangskarte, welche den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären zugesandt wird, enthalten. Entsprechende Informationen und eine nähere Beschreibung der Durchführung der elektronischen Briefwahl über das Aktionärsportal sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.hawesko-holding.com

(in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung«) abrufbar.

7.

Stimmrechtsvertretung durch Dritte

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht sowie ihre sonstigen Aktionärsrechte auch durch einen bevollmächtigten Dritten, z.B. durch ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Bevollmächtigte Dritte können das Stimmrecht ihrerseits durch Briefwahl oder Vollmacht und Weisung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben (siehe unten). Auch in diesen Fällen ist eine rechtzeitige Anmeldung unter Vorlage des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung haben gegenüber der Gesellschaft grundsätzlich per Textform (§ 126b BGB) zu erfolgen. Für den Fall der Bevollmächtigung von Intermediären im Sinne von § 135 AktG wird weder vom Gesetz Textform verlangt noch enthält die Satzung der Gesellschaft für diesen besonderen Fall Regelungen. Die für die Bevollmächtigung erforderliche Form ist daher bei dem jeweils zu bevollmächtigenden Intermediär zu erfragen. Nach § 135 Abs. 1 AktG muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Intermediär erteilt und von diesem nachprüfbar festgehalten werden. Die Vollmachtserteilung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Ein Verstoß gegen diese und bestimmte weitere in § 135 AktG genannte Erfordernisse für die Bevollmächtigung eines Intermediärs beeinträchtigt allerdings gemäß § 135 Abs. 7 AktG die Wirksamkeit der Stimmabgabe nicht. Vorstehendes gilt sinngemäß für die Bevollmächtigung von Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten (§ 135 Abs. 8 AktG).

Zur Vollmachtserteilung kann das von der Gesellschaft bereitgestellte Formular genutzt werden, welches mit der Zugangskarte übersandt wird. Das Vollmachtsformular kann zudem unter der Anmeldeadresse postalisch, per Telefax oder per E-Mail angefordert werden. Darüber hinaus kann das Vollmachtsformular auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« heruntergeladen werden.

Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem bevollmächtigten Dritten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer dem Bevollmächtigen erteilten Vollmacht bedarf gegenüber der Gesellschaft der Textform. Die Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft, der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft oder der Widerruf der Vollmacht ist der Gesellschaft an folgende Adresse zu übermitteln:

HAWESKO Holding Aktiengesellschaft – Hauptversammlung 2020
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
D-22297 Hamburg
Fax: +49 (0) 40/63 78 54 23
E-Mail: hv@ubj.de

Eine an die genannte Postadresse übersandte Vollmacht, ihr Nachweis oder Widerruf sollten aus organisatorischen Gründen so rechtzeitig übersandt werden, dass diese spätestens bis zum 19. August 2020, 24:00 Uhr, eingegangen sind, damit sie noch in der Hauptversammlung Berücksichtigung finden können.

Vollmachten können bis zum Tag der Hauptversammlung (einschließlich) auch elektronisch über das Aktionärsportal erteilt werden. Die Zuschaltung sowie die Ausübung von Aktionärsrechten über das Aktionärsportal durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Zugangskarte versendeten Zugangsdaten erhält. Auch in diesem Fall ist der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft erforderlich.

Eine Übermittlung der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft oder des Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft ist an die oben genannte Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse auch am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen noch möglich. Der Nachweis einer auf diesem Weg erteilten Bevollmächtigung kann gegenüber der Gesellschaft dadurch geführt werden, dass der Nachweis (z.B. Kopie oder Scan der Vollmacht) an die oben genannte Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse übermittelt wird.

Eine Stimmabgabe ist nur in Bezug auf solche Anträge und Wahlvorschläge möglich, die mit dieser Einberufung oder im Zusammenhang mit § 122 Abs. 2 AktG oder §§ 126, 127 AktG veröffentlicht wurden.

Weitere Hinweise zur Vollmachtserteilung an Dritte sind in der Zugangskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen sowie eine detaillierte Beschreibung der Durchführung der Vollmachtserteilung über das Aktionärsportal sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« abrufbar.

8.

Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Als besonderen Service bietet die Gesellschaft ihren ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären an, dass diese ihr Stimmrecht durch einen von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben lassen können. Diesen können die Aktionäre bereits vor oder auch noch in der Hauptversammlung bevollmächtigen. Auch in diesen Fällen ist eine rechtzeitige Anmeldung zur Hauptversammlung unter Vorlage des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes erforderlich.

Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden soll, muss der Aktionär zu den einzelnen Tagesordnungspunkten Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne diese Weisungen ist der Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt und wird sich der Stimme enthalten. Dies gilt ebenfalls, soweit Weisungen nicht eindeutig sind. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Er kann die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Der Stimmrechtsvertreter nimmt keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.

Vor der Hauptversammlung steht ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären für die Bevollmächtigung des weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft das mit der Zugangskarte übersandte Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung der Gesellschaft zur Verfügung. Das Vollmachts- und Weisungsformular kann zudem unter der Anmeldeadresse per Post, per Telefax oder per E-Mail angefordert werden. Darüber hinaus können Vollmachts- und Weisungsformulare auch über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« heruntergeladen werden. Wenn Sie das Vollmachts- und Weisungsformular verwenden, können die Vollmacht und Weisung an den weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausschließlich spätestens bis zum 19. August 2020, 24:00 Uhr, an die Anmeldeadresse erteilt, geändert oder widerrufen werden. Maßgeblich für die Erteilung, Änderung und den Widerruf der Vollmacht bzw. Weisung ist der Zugang der Vollmacht bzw. Weisung bei der Gesellschaft.

Daneben steht vor und während der Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Vollmacht an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch das unter der Internetadresse

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« erreichbare Aktionärsportal der Gesellschaft zur Verfügung. Die Bevollmächtigung über das Aktionärsportal ist ab dem 30. Juli 2020 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Über das Aktionärsportal können Sie auch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen eine etwaige zuvor erteilte Vollmacht und Weisung ändern oder widerrufen.

Eine Stimmabgabe ist nur in Bezug auf solche Anträge und Wahlvorschläge möglich, die mit dieser Einberufung oder im Zusammenhang mit § 122 Abs. 2 AktG oder §§ 126, 127 AktG veröffentlicht wurden.

Weitere Hinweise zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind in der Zugangskarte, welche ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre zugesandt bekommen, enthalten. Entsprechende Informationen und eine nähere Beschreibung der Durchführung der Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das Aktionärsportal sind über die Internetseite der Gesellschaft unter

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« abrufbar.

9.

Rechte der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 und § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C19-AuswBekG

9.1

Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag am Grundkapital von Euro 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden (§ 122 Abs. 2 AktG). Die Mindestbeteiligung muss der Gesellschaft nachgewiesen werden, wobei eine Vorlage von Bankbescheinigungen genügt. Der oder die Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 Satz 3 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens hinsichtlich der Mindestbeteiligung Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten, wobei § 70 AktG bei der Berechnung der Aktienbesitzzeit Anwendung findet. Wird dem Verlangen nicht entsprochen, steht den Antragsstellern gemäß § 122 Abs. 3 AktG der Weg zu den Gerichten offen.

Das Verlangen ist in schriftlicher Form (§ 126 BGB) oder in elektronischer Form, d.h. unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB) an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum Ablauf des 20. Juli 2020 (24:00 Uhr) zugehen.

Die Aktionäre werden gebeten, für ein entsprechendes Verlangen die folgende Adresse zu nutzen:

HAWESKO Holding Aktiengesellschaft
– Vorstand –
Elbkaihaus
Große Elbstraße 145d
D-22767 Hamburg

Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Informationen in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« zugänglich gemacht und den Aktionären gemäß § 125 AktG mitgeteilt.

9.2

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Aktionäre können gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt und Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG übersenden. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich zu richten an:

HAWESKO Holding Aktiengesellschaft
Investor Relations – HV 2020
Elbkaihaus
Große Elbstraße 145d
D-22767 Hamburg

Fax: +49 (0) 40/30 39 21 05
E-Mail: ir@hawesko-holding.com

Gegenanträge sowie Wahlvorschläge von Aktionären, die mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des 5. August 2020 (24:00 Uhr) unter dieser Adresse bei der Gesellschaft eingegangen sind, werden unter den weiteren Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« zugänglich gemacht. Unter den vorgenannten Voraussetzungen zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung als gestellt berücksichtigt, wenn der antragstellende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und eines Wahlvorschlags kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Darüber hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn der Wahlvorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort bzw. – im Falle einer juristischen Person – die Firma und den Sitz des zur Wahl Vorgeschlagenen sowie – im Falle eines Vorschlags zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern – die Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält.

9.3

Fragemöglichkeit der Aktionäre

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (vgl. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C19-AuswBekG). Etwaige Fragen sind bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis zum 18. August 2020 (14:00 Uhr), über das unter der Internetadresse

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« zugängliche Aktionärsportal der Gesellschaft einzureichen.

Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist eingereichte Fragen können nicht mehr eingereicht werden. Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen. Bitte beachten Sie dazu noch die weitergehenden Erläuterungen zu den Aktionärsrechten und zum Datenschutz am Ende dieser Einladungsbekanntmachung.

9.4

Auskunftsrecht

Das Auskunftsrecht der Aktionäre ist im Falle einer virtuellen Hauptversammlung nach § 1 Abs. 2 C19-AuswBekG erheblich eingeschränkt. Danach haben die Aktionäre lediglich die Möglichkeit, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 C19-AuswBekG). Der Vorstand kann zudem festlegen, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat der Vorstand der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht. Über die Beantwortung von Fragen entscheidet der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 C19-AuswBekG – abweichend von § 131 AktG – nur nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen. Ausweislich der Gesetzesbegründung zu § 1 Abs. 2 Satz 2 C19-AuswBekG hat die Verwaltung keinesfalls alle Fragen zu beantworten, sie kann Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Sie kann dabei Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen.

Auf die oben bereits erfolgten Ausführungen zu „Fragemöglichkeit der Aktionäre“ nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C19-AuswBekG wird verwiesen.

9.5

Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können bis zum Schluss der Hauptversammlung über das Aktionärsportal Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars erklären.

9.6

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C19-AuswBekG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung«.

10.

Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft

Die Internetseite der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft, über die die Informationen und Unterlagen nach § 124a AktG zugänglich sind, findet sich unter

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung«.

Auf dieser Internetseite sind ab der Einberufung zugänglich gemacht:

der Inhalt der Einberufung (einschließlich der Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung),

eine Erläuterung zu den Gegenständen der Tagesordnung, zu denen kein Beschluss gefasst werden soll,

die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen sowie

Formulare und Erläuterungen für die Stimmabgabe durch Vertretung sowie mittels Briefwahl

Auf dieser Internetseite werden auch die Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 und § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C19-AuswBekG, eine gegebenenfalls bekanntzumachende Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG sowie zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126, 127 AktG veröffentlicht.

11.

Hinweise zum Datenschutz

Wenn Aktionäre sich zur virtuellen Hauptversammlung anmelden, einen Dritten zur Ausübung des Stimmrechts und sonstiger Rechte bevollmächtigen, ihre Aktionärsrechte ausüben, das Aktionärsportal nutzen oder sich zur virtuellen Hauptversammlung zuschalten, verarbeitet die HAWESKO Holding Aktiengesellschaft, Große Elbstraße 145 d, 22767 Hamburg, als Verantwortliche personenbezogene Daten der jeweiligen Aktionäre und/oder ihren Bevollmächtigten (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und individuelle Zugangsdaten für die Nutzung des Aktionärsportals). Dies geschieht, um den Aktionären oder ihren Bevollmächtigten die Zuschaltung zur und die Ausübung ihrer Rechte im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Zuschaltung zu der Hauptversammlung und die Ausübung von Aktionärsrechten zwingend erforderlich.

Die Dienstleister der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der HAWESKO Holding Aktiengesellschaft.

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der über sie bei uns gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung. Diese Rechte können Aktionäre und ihre Bevollmächtigten gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

HAWESKO Holding Aktiengesellschaft
Große Elbstraße 145 d
22767 Hamburg
Fax: +49 40 360 232 – 680
E-Mail: datenschutz@hawesko-holding.com

Zudem steht ihnen ein Beschwerderecht bei den zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörden zu.

Die verantwortliche Stelle für den Datenschutz erreichen Sie unter:

HAWESKO Holding Aktiengesellschaft
-Datenschutz-
Große Elbstraße 145 d
22767 Hamburg
E-Mail: datenschutz@hawesko-holding.com

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zu Ihren Rechten gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung können jederzeit auf unserer Internetseite unter

https://www.hawesko-holding.com/datenschutzhinweise-fuer-aktionaere/

abgerufen oder bei unserer oben genannten verantwortlichen Stelle für den Datenschutz angefordert werden.

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Für die Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des Aktionärsportals und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und Computer. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Für die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung benötigen Sie ebenfalls einen Computer sowie Lautsprecher oder Kopfhörer.

Für den Zugang zum Aktionärsportal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Zugangskarte, welche Sie nach ordnungsgemäßer Anmeldung unaufgefordert übersendet bekommen. Auf dieser Zugangskarte finden sich Ihre individuellen Zugangsdaten, mit denen Sie sich im Aktionärsportal anmelden können.

Am 20. August 2020 können sich die angemeldeten Aktionäre bzw. die angemeldeten Aktionärsvertreter ab 14:00 Uhr unter der Internetadresse

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« durch Eingabe der Zugangsdaten zu der virtuellen Hauptversammlung schalten.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, wird empfohlen – soweit möglich – die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben. Im Aktionärsportal ist die Ausübung des Stimmrechts ab dem 30. Juli 2020 möglich.

Weitere Einzelheiten zum Aktionärsportal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit ihrer Zugangskarte, welche die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zugesandt bekommen. Entsprechende Informationen sowie eine detaillierte Beschreibung der Nutzung des Aktionärsportals sind unter der Internetadresse

www.hawesko-holding.com

in der Rubrik »Investoren« und dort unter »Hauptversammlung« abrufbar.

Bei technischen Fragen zum Aktionärsportal oder zu Ihrer Zuschaltung zur virtuellen Hauptversammlung stehen Ihnen vor und während der Hauptversammlung die Mitarbeiter unseres Hauptversammlungs-Dienstleisters UBJ GmbH unter der folgenden Rufnummer gerne zur Verfügung.

Aktionärs-Hotline: 040-6378-5410

Die Aktionärs-Hotline ist Montag bis Freitag, jeweils von 9:00 bis 17:00 Uhr, und am Tag der Hauptversammlung, dem 20. August 2020, ab 9:00 Uhr erreichbar.

Bei technischen Fragen vor Beginn der virtuellen Hauptversammlung können Sie sich auch per E-Mail an unseren Hauptversammlungs-Dienstleister UBJ GmbH unter der E-Mail-Adresse

hv@ubj.de

wenden.

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des internetgestützten Aktionärsportals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum Aktionärsportals und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die Möglichkeit der virtuellen Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

 

Hamburg, im Juli 2020

HAWESKO Holding Aktiengesellschaft

Der Vorstand

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