Sonntag, 27.11.2022

Heidelberger Beteiligungsholding AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Heidelberg

ISIN: DE000A254294
WKN: A25429

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am 28. Juni 2022 um 11:00
Uhr stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Heidelberger Beteiligungsholding
AG („Gesellschaft“) ein. Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung
nach den Regelungen in § 1 Abs. 2 GesRuaCOVBekG ohne physische Präsenz der Aktionäre
durchgeführt. Die Gesellschaft wird zu diesem Zweck unverzüglich nach Ablauf der Anmeldefrist
(siehe hierzu nachfolgend Abschnitt III.2) den Aktionären, die sich zur Teilnahme
an der Hauptversammlung angemeldet haben, Zugangsdaten für die Bild- und Tonübertragung
der gesamten Hauptversammlung über das Internet zur Verfügung stellen. Die Stimmrechtsausübung
der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft
Ziegelhäuser Landstraße 1, 69120 Heidelberg.

 
I.

Tagesordnung

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts für das zum 31.
Dezember 2021 abgelaufene Geschäftsjahr 2021 (inklusive des Berichts des Vorstands
zu den Angaben gemäß § 289a HGB) sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2021.

Die vorstehend genannten Unterlagen sind im Internet unter

https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv-2022-virtuell/​

veröffentlicht und werden den Aktionären auf Anfrage zugesandt. Die Unterlagen werden
auch während der Hauptversammlung im Internet unter der angegebenen Adresse zugänglich
sein und werden in der Hauptversammlung vom Vorstand und, soweit es um den Bericht
des Aufsichtsrats geht, vom Aufsichtsratsvorsitzenden auch näher erläutert werden.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gemäß § 172 AktG
gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen
Bestimmungen erfolgt daher zu diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung
der Hauptversammlung.

2.

Vorlage und Erörterung des Vergütungsberichtes für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat haben entsprechend § 162 AktG einen Vergütungsbericht für
das Geschäftsjahr 2021 erstellt. Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG
durch den Abschlussprüfer daraufhin geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben
nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vergütungsbericht ist im Anschluss
an die Tagesordnung unter „ERLÄUTERUNGEN ZU TAGESORDNUNGSPUNKT 2 – Vergütungsbericht
gemäß § 162 AktG für das Geschäftsjahr 2021“ abgedruckt und von der Einberufung der
Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv-2022-virtuell/​

zugänglich. Ferner wird der Vergütungsbericht dort auch während der Hauptversammlung
zugänglich sein. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht
beigefügt. Eine Beschlussfassung über den Vergütungsbericht ist gem. § 120a Abs. 5
AktG nicht erforderlich.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr
2021

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands im Geschäftsjahr
2021 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2021

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr
2021 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die RSM GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerberatungsgesellschaft,
Düsseldorf, zum Abschlussprüfer des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2022 zu
wählen.

ERLÄUTERUNGEN ZU TAGESORDNUNGSPUNKT 2
Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG für das Geschäftsjahr 2021

„Vergütungsbericht

Gemäß § 162 AktG sind börsennotierte Aktiengesellschaften verpflichtet, jährlich einen
separaten, gemeinsamen Vergütungsbericht von Vorstand und Aufsichtsrat zu erstellen.

Rückblick auf das Geschäftsjahr 2021

Die Heidelberger Beteiligungsholding AG ist eine Beteiligungsgesellschaft und investiert
eigenes Vermögen überwiegend in börsennotierte Wertpapiere. Darüber hinaus besteht
die satzungsmäßige Möglichkeit der Beratung von Dritten. Die Gesellschaft betreibt
keine nach KWG erlaubnispflichtigen Geschäfte. Aufgrund der meist börsennotierten
Wertpapiere ist das Geschäftsmodell und die Strategie insbesondere von externen Einflussfaktoren,
wie beispielsweise Konjunktur- und Kapitalmarktentwicklungen, beeinflusst.

Die Gesellschaft hat das Geschäftsjahr 2021 mit einem Jahresüberschuss von TEUR 3.101
(Vorjahr Jahresfehlbetrag von TEUR -3.364) abgeschlossen.

Vorstand der Heidelberger Beteiligungsholding AG war im Geschäftsjahr 2021 Herr Ralph
Bieneck, dessen Bestellung bis zum 31.12.2023 läuft.

Mitglieder des Aufsichtsrats waren im Geschäftsjahr 2021:

Frau Eva Katheder (Vorsitzende)
Herr Philip Hornig (stellvertretender Vorsitzender)
Frau Prof. Dr. Karin Lergenmüller

Die Mitglieder des Aufsichtsrats sind bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die
über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2025 beschließt, gewählt.

Vergütungssystem für Mitglieder des Vorstands

Die Struktur des Vergütungssystems für den Vorstand wird durch den Aufsichtsrat festgelegt.
Kriterien für die Angemessenheit der Vergütung bilden insbesondere die Aufgaben des
Vorstands, seine persönliche Leistung sowie die wirtschaftliche Lage, der Erfolg und
die Zukunftsaussichten des Unternehmens. Die Vergütung für den Vorstand besteht aus
einer erfolgsunabhängigen Festvergütung, die monatlich als Gehalt ausgezahlt wird.
Kurz- und langfristige sowie erfolgsabhängige und erfolgsunabhängige variable Vergütungskomponenten
bestehen nicht. Das Vergütungssystem enthält keine Bestandteile, welche ausschließlich
auf die langfristige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet sind. Dies soll Fehlanreize
in der Geschäftsführung des Vorstands verhindern und aufgrund eines einfachen Vergütungssystems
zu einer effizienten und somit kostengünstigen Unternehmensführung beitragen. Eine
effiziente und kostengünstige Unternehmensführung fördert die Unternehmensentwicklung
sowohl kurz- als auch langfristig.

Das aktuelle System der Vergütung für das Vorstandsmitglied der Gesellschaft wurde
vom Aufsichtsrat in Übereinstimmung mit §§ 87 Absatz 1, 87a Absatz 1 AktG am 08. April
2021 beschlossen und von der ordentlichen Hauptversammlung am 27. Mai 2021 mit folgt
gebilligt:

„Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem dient dazu, die Mitglieder des
Vorstands entsprechend ihrem Aufgaben- und Verantwortungsbereich angemessen zu vergüten.
Das Vergütungssystem leistet damit einen Beitrag zur Förderung der Beteiligungsstrategie
der Heidelberger Beteiligungsholding AG. Die vom Aufsichtsrat beschlossenen Eckpunkte
der Vergütung des Vorstandes orientieren sich an der Größe der Gesellschaft, der Tätigkeit
der Vorstandsmitglieder sowie dem wirtschaftlichen Umfeld. Die Vergütung des Vorstandes
besteht ausschließlich aus einer Festvergütung, die in zwölf gleichen Raten monatlich
ausgezahlt wird. Eine erfolgsabhängige Vergütung wird nicht gezahlt. Zielvereinbarungen
erübrigen sich damit. Eine aktienbasierte Vergütung wird ebenfalls nicht gezahlt.
Aufschubzeiten für die Auszahlung von Vergütungsbestandteilen werden nicht vereinbart.
Ebenso wenig werden Sachbezüge (z.B. Dienstwagen) geleistet. Den Vorstandsmitgliedern
kann aber ein an den gesetzlichen Arbeitgeberanteilen orientierter Zuschuss zur Aufrechterhaltung
eines angemessenen Versicherungsschutzes im Bereich Krankenversicherung/​Pflegeversicherung
gewährt werden. Die Vorstandsmitglieder erhalten eine Erstattung ihrer anlässlich
der Ausübung ihrer Aufgaben entstandenen Auslagen. Der prozentuale Anteil der Festvergütung
an der Gesamtvergütung des Vorstandes beträgt 100 %. Die maximale Vergütung pro Vorstandsmitglied
beträgt Euro 250.000 pro Jahr. Die Umsetzung des Vergütungssystems erfolgt durch den
Abschluss von Vorstandsdienstverträgen mit den jeweiligen Vorstandsmitgliedern. Der
Vorstandsdienstvertrag des aktuellen Vorstandsmitglieds Ralph Bieneck läuft noch bis
zum 31.12.2023. Entlassungsentschädigungen, Ruhegehaltsregelungen und Vorruhestandsregelungen
wurden nicht getroffen. Die Ausgestaltung der Vorstandsvergütung obliegt sowohl in
Bezug auf das Vergütungssystem als auch in Bezug auf die Festlegung der individuellen
Vorstandsvergütung dem Aufsichtsrat als Organ. Ausschüsse wurden diesbezüglich nicht
gebildet. Da die Gesellschaft keine Arbeitnehmer beschäftigt, waren die Vergütung-
und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer bei der Erarbeitung des Vergütungssystems
für die Vorstandsmitglieder nicht zu berücksichtigen.“

Vergütung des Vorstands

Das alleinige Vorstandsmitglied, Herr Ralph Bieneck, erhält für seine Tätigkeit eine
in monatlichen Teilbeträgen zahlbare Vergütung in Höhe von 180.000,00 Euro jährlich.
Aus der Aufsichtsratstätigkeit, die der Vorstand im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit
ausübt, hat der Vorstand im Geschäftsjahr 2021 keine Vergütung erhalten bzw. die Vergütung
wurde an die Heidelberger Beteiligungsholding AG abgeführt.

Aktienoptionen wurden nicht gewährt. Sach- und sonstige Bezüge bestehen nicht. Kredite
und Vorschüsse wurden an den Vorstand im Berichtsjahr nicht gewährt. Pensionszusagen
an den Vorstand bestehen nicht. Im Geschäftsjahr 2021 bestand eine D&O-Organversicherung
im Konzernverbund mit der Deutsche Balaton AG, welche eine Haftungssumme von Euro
2.500.000,00 sowie einen Selbstbehalt gemäß § 93 Abs. 2 Satz 3 AktG von 10 Prozent
des Schadens bis zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des
Vorstandsmitglieds beinhaltet. Es besteht keine Change-of-Control-Klausel im Anstellungsvertrag.
Zusagen für frühere Vorstandsmitglieder bestehen nicht. Es bestehen weder Zusagen
an den Vorstand für den Fall der vorzeitigen noch für die reguläre Beendigung seiner
Tätigkeit.

Vergütungssystem des Aufsichtsrats

Das von der Hauptversammlung am 30.08.2010 beschlossene Vergütungssystem für den Aufsichtsrat
der Heidelberger Beteiligungsholding AG sieht eine feste Vergütung für ein einfaches
Mitglied des Aufsichtsrats in Höhe von 5.000 Euro pro vollem Geschäftsjahr sowie für
den Aufsichtsratsvorsitzenden in Höhe von 10.000 Euro pro vollem Geschäftsjahr vor.
Aufsichtsratsmitglieder, die nur während eines Teils des Geschäftsjahres dem Aufsichtsrat
angehören oder den Vorsitz im Aufsichtsrat führen, erhalten die feste Vergütung zeitanteilig
unter Aufrundung auf volle Monate. Darüber hinaus wird kein Sitzungsgeld bezahlt.
Die feste Vergütung ist insgesamt nach Ablauf eines Geschäftsjahres fällig. Die Mitglieder
des Aufsichtsrats erhalten ferner Ersatz aller Auslagen sowie Ersatz der etwa auf
ihre Vergütung und Auslagen zu entrichtenden Umsatzsteuer. Nach § 113 Abs. 3 AktG
muss die Hauptversammlung börsennotierter Aktiengesellschaften mindestens alle vier
Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss fassen. Der letzte
Beschluss über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder wurde bei der Heidelberger
Beteiligungsholding AG in der Hauptversammlung vom 30. August 2010 gefasst. Daher
hat die Hauptversammlung vom 27. Mai 2021 das Vergütungssystem für den Aufsichtsrat
wie folgt beschlossen: „Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten neben dem Ersatz
ihrer Auslagen eine feste, nach Ablauf des Geschäftsjahres zahlbare Vergütung, die
für jedes Geschäftsjahr – pro rata temporis – Euro 5.000,00 für das einzelne Mitglied
und für den Vorsitzenden das Doppelte davon beträgt, sofern die Hauptversammlung nichts
anderes beschließt.“

Die Gesellschaft stellt den Mitgliedern des Aufsichtsrats im eigenen Interesse und
auf eigene Kosten einen angemessenen Versicherungsschutz für die Ausübung der Aufsichtsratstätigkeit
zur Verfügung. Im Geschäftsjahr 2021 bestand eine D&O-Organversicherung im Konzernverbund
mit der Deutsche Balaton AG, welche eine Haftungssumme von Euro 2.500.000,00 beinhaltet.
Aktienoptionsprogramme für die Mitglieder des Aufsichtsrats existieren nicht.

Vergütung des Aufsichtsrats

Die Aufsichtsratsvergütungen (in TEUR) setzen sich wie folgt zusammen:

 
2021 2020
Eva Katheder 10,0 11,9
Philip Hornig 5,1 6,1
Prof. Dr. Karin Lergenmüller 5,0 5,0

Die Aufsichtsratsvergütungen enthalten teilweise Umsatzsteuer und Auslagen.

Vergleichende Darstellung der jährlichen Veränderung der Vergütung Vorstands und des
Aufsichtsrats und der Ertragsentwicklung der Gesellschaft

Die Ertragsentwicklung der Gesellschaft wird anhand des Jahresergebnisses dargestellt.

Angaben in TEUR

 
2019 2020 Veränderung in % 2021 Veränderung in %
Jahresergebnis 5.393 -3.364 -8.757 >100% 3.101 6.465 192,2%
Vergütung Vorstand 180 180 0 0,0% 180 0 0,0%
davon Ralph Bieneck 180 180 0 0,0% 180 0 0,0%
Vergütung Aufsichtsrat 24,0 23,0 -0,9 -4,0% 20,1 -2,9 -12,6%
davon Eva Katheder 11,9 11,9 0,0 0,0% 10,0 -1,9 -16,0%
davon Philip Hornig 6,1 6,1 0,0 0,0% 5,1 -1,0 -16,4%
davon Karin Lergenmüller 6,0 5,0 -1,0 -16,0% 5,0 0,0 0,0%

Die Heidelberger Beteiligungsholding AG beschäftigte im Geschäftsjahr 2021 keine Arbeitnehmer.
Im Geschäftsjahr 2020 wurde lediglich ein Arbeitsnehmer beschäftigt, weshalb eine
Vergleichsangabe in absoluten Zahlen aufgrund des Schutzbedürfnisses des Mitarbeiters
unterbleibt. Hinsichtlich der Vergütung der Arbeitnehmer wird auf die durchschnittlichen
Gehälter der Arbeitnehmer der Heidelberger Beteiligungsholding AG (auf Vollzeitäquivalenzbasis)
im jeweiligen Geschäftsjahr abgestellt. Die durchschnittliche Vergütung der Arbeitnehmer
stieg im Jahr 2020 gegenüber dem Vorjahr um 4,3%. Die durchschnittliche Vergütung
der Arbeitnehmer sank im Jahr 2021 gegenüber dem Vorjahr um 100%.

Sonstige Angaben gemäß § 162 Absatz 1 AktG

§ 162 Abs. 1 Nr. 4 AktG

Es wurde nicht von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, variable Vergütungsbestandteile
zurückzufordern, da keine variablen Vergütungsbestandteile vereinbart sind.

§ 162 Abs. 1 Nr. 5 AktG

Es wurde im Geschäftsjahr nicht vom Vergütungssystem des Vorstands abgewichen.

§ 162 Abs. 1 Nr. 6 AktG

Gemäß § 267 Abs. 3 Satz 2 HGB gilt die Heidelberger Beteiligungsholding AG als große
Kapitalgesellschaft, so dass § 120a Abs. 5 AktG nicht zutrifft. Mit Beschluss der
Hauptversammlung vom 27. Mai 2021 nach § 120a Abs. 4 AktG wurde das Vergütungssystem
für den Vorstand gebilligt.

§ 162 Abs. 1 Nr. 7 AktG

Die Vergütung des Vorstandsmitglieds im Geschäftsjahr 2021 lag unter der festgelegten
Maximalvergütung für Vorstandsmitglieder, so dass die festgelegte Maximalvergütung
eingehalten wurde.

Sonstige Angaben gemäß § 162 Absatz 2 AktG

Zu den in § 162 Abs. 2 AktG genannten Angaben lagen keine Sachverhalte vor.

Heidelberg, 25. April 2022

 
Ralph Bieneck

Vorstand

Eva Katheder

Aufsichtsratsvorsitzende“

 
II.

Weitere Angaben und Hinweise

 
1.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Gemäß § 49 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 WpHG teilen wir mit, dass sich zum Zeitpunkt der Einberufung
der Hauptversammlung die Gesamtzahl der Aktien der Heidelberger Beteiligungsholding
AG auf insgesamt 274.400 auf den Inhaber lautende Stückaktien beläuft. In der Hauptversammlung
gewährt jede Aktie eine Stimme. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung
der Hauptversammlung 6.090 eigene Aktien. Die Gesamtzahl der stimmberechtigten Aktien
der Heidelberger Beteiligungsholding AG zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
beträgt daher 268.310.

2.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

 
a)

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung der Stimmrechte setzen die
Anmeldung der Aktionäre bei der Gesellschaft voraus. Die Anmeldung muss in deutscher
oder englischer Sprache verfasst sein und der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB)
bis spätestens am 21. Juni 2022, 24:00 Uhr, unter der Adresse

Heidelberger Beteiligungsholding AG
c/​o Deutsche Bank AG
Securities Production
General Meetings
Postfach 20 01 07
60605 Frankfurt am Main
oder per Telefax an: +49-69-12012-86045
oder per E-Mail an: wp.hv@db-is.com

zugehen. Neben der Anmeldung ist für die Aktienbesitze der Gesellschaft ein Berechtigungsnachweis
der Aktionäre zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich. Dazu ist
von den Aktionären ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter besonderer Nachweis des
depotführenden Instituts oder des Letztintermediärs über den Anteilsbesitz erforderlich.
Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und sich auf
den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung („Nachweisstichtag“ oder „Record Date“), also den 7. Juni 2022, 00:00 Uhr, beziehen. Dieser Nachweis muss der Gesellschaft
bis spätestens 21. Juni 2022, 24:00 Uhr, unter der zuvor genannten Adresse, per Telefax
oder E-Mail zugehen.

Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)

Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und
die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis
zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung
des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung
zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach
dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre
für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen
oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für
die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des
Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem
Nachweisstichtag haben keine Auswirkung auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf
den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem
Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und
erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.

b)

Bild- und Tonübertragung im Internet

Die gesamte Hauptversammlung wird unter Nutzung des Videokonferenztools Zoom im Wege
der Bild- und Tonübertragung im Internet übertragen. Ein Link zur Bild- und Tonübertragung
der Hauptversammlung wird von der Gesellschaft spätestens am Tag vor der Hauptversammlung
unter

https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv-2022-virtuell/​

zugänglich gemacht. Zum Abruf dieser Bild- und Tonübertragung sind die zur Hauptversammlung
gemäß vorstehender Ziffer a) ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre berechtigt. Die
Gesellschaft wird den angemeldeten Aktionären unverzüglich nach Ablauf der Anmeldefrist
Zugangsdaten zur Einwahl in die Hauptversammlung zukommen lassen.

In technischer Hinsicht ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung eine dem üblichen
Standard entsprechende Internetverbindung sowie die Nutzung der gängigen Internetbrowser
(z.B. Chrome oder Firefox) erforderlich, aber auch ausreichend. Es kann ggf. erforderlich
sein, die Zoom App zu installieren.

c)

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimme per Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im
Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig entsprechend
den oben unter III.2 „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und
die Ausübung des Stimmrechts“ genannten Voraussetzungen angemeldet sind.

Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen hinsichtlich bereits abgegebener Briefwahlstimmen
können bis spätestens zum Ende der Generaldebatte am Tag der Hauptversammlung („Briefwahlfrist“) postalisch, per E-Mail oder per Telefax unter Verwendung des den Anmeldeunterlagen
beigefügten Antwortformulars an folgende Anschrift übersenden:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
Ziegelhäuser Landstraße 1
69120 Heidelberg
Telefax: 06221/​62424 – 24
E-Mail: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Stimmabgabe ist der Zeitpunkt des Zugangs bei
der Gesellschaft. Die Gesellschaft wird das Antwortformular zur Stimmabgabe darüber
hinaus im Internet unter

https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv-2022-virtuell/​

ab der Einberufung bis zum Ablauf der Briefwahlfrist zum Download zur Verfügung halten.
Für den Fall, dass veröffentlichungspflichtige Gegenanträge (siehe hierzu nachfolgende
Ziffer 3 b)) oder ein Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung (siehe hierzu nachfolgende
Ziffer 3 a)) gestellt werden, wird die Gesellschaft das im Internet verfügbare Antwortformular
zur Stimmabgabe um die zusätzlichen Abstimmungspunkte ergänzen. Die Gesellschaft empfiehlt
daher, von der Möglichkeit zur Briefwahl erst nach Ablauf der Fristen für die Übermittlung
von Gegenanträgen und Ergänzungsverlangen Gebrauch zu machen. Bei mehrfach eingehenden
Erklärungen desselben Aktionärs hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang. Sollte
zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies
im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe
zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden
Punkt der Einzelabstimmung.

d)

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Alternativ können Aktionäre ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, wie z. B. ein
Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, oder einen sonstigen Dritten ausüben
lassen. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung gemäß den Bestimmungen
unter Ziffer III.2.a) erforderlich. Nach erfolgter fristgerechter Anmeldung können
Vollmachten solange erteilt werden, solange der Bevollmächtigte innerhalb der Briefwahlfrist
(hierzu vorstehend lit. c) abstimmen kann. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine
Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform, soweit die Vollmacht nicht einem Kreditinstitut,
einem diesem gleichgestellten Institut oder Unternehmen (§ 135 Abs. 10, § 125 Abs.
5 AktG), einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten
Person erteilt wird.

Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, ihnen gleichgestellten Instituten oder
Unternehmen (§ 135 Abs. 10, § 125 Abs. 5 AktG) sowie Aktionärsvereinigungen oder diesen
nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen können Besonderheiten gelten; die
Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden
wegen einer möglicherweise von ihm geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, können zur Erteilung der Vollmacht
das Formular benutzen, welches die Gesellschaft hierfür zur Verfügung stellt. Es wird
den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit den Zugangsdaten übersandt. Zusätzlich
kann ein Vollmachtsformular auf Verlangen jeder stimmberechtigten Person bei der Gesellschaft
angefordert werden und steht den Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft
unter

https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv-2022-virtuell/​

zum Download zur Verfügung.

Für den Nachweis der Bevollmächtigung per Post, per Telefax oder per E-Mail stehen
die nachfolgend aufgeführten Kommunikationswege, insbesondere auch für die elektronische
Übermittlung zur Verfügung:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
Ziegelhäuser Landstraße 1
69120 Heidelberg
oder per Telefax unter: +49 (6221) 64924-24
oder per E-Mail unter: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Die vorgenannten Kommunikationswege können auch genutzt werden, wenn die Vollmacht
durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt werden soll; ein gesonderter Nachweis
über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf
einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber
der Gesellschaft erklärt werden.

 
3.

Rechte der Aktionäre

 
a)

Ergänzung der Tagesordnung, § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. § 1 Abs. 3 GesRuaCOVBekG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände
auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden; ein nach Einberufung der
Hauptversammlung bei der Gesellschaft eingegangenes Verlangen ist nach § 124a AktG
unverzüglich nach seinem Eingang bei der Gesellschaft über die Internetseite der Gesellschaft
zugänglich zu machen.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten, wobei jedem
neuen Gegenstand eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen muss. Das Verlangen
muss der Gesellschaft spätestens bis zum 28. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender
Adresse zugehen:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
Vorstand
Ziegelhäuser Landstraße 1
69120 Heidelberg

Der oder die Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG nachzuweisen,
dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der
Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über das Verlangen halten.
Wird dem Verlangen nicht entsprochen, steht den Antragsstellern gemäß § 122 Abs. 3
AktG der Weg zu den Gerichten offen.

b)

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von
Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Vorschläge
für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und des Abschlussprüfers übersenden. Zugänglich
zu machende Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein; bei Wahlvorschlägen
bedarf es keiner Begründung. Gegenanträge zur Tagesordnung und Wahlvorschläge sind
ausschließlich an folgende Adresse der Gesellschaft zu richten:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
Ziegelhäuser Landstraße 1
69120 Heidelberg
oder per Telefax unter: +49 (6221) 64924-24
oder per E-Mail unter: info@heidelberger-beteiligungsholding.de

Bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d.h. bis zum 13. Juni 2022,
24.00 Uhr, („Gegenantragsfrist“) unter der vorgenannten Adresse bei der Gesellschaft zugegangene Gegenanträge und
Wahlvorschläge werden unter den weiteren Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich
des Namens des Aktionärs und – bei Anträgen – der etwaigen Begründung unverzüglich
nach ihrem Eingang im Internet unter

https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv-2022-virtuell/​

zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter
der genannten Internetadresse zugänglich gemacht. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit
des Gegenantrags ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge
gestellt werden. Ordnungsgemäß innerhalb der Gegenantragsfrist gestellte, zulässige
Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt,
als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden.

c)

Frage- und Auskunftsrecht des Aktionärs, § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 GesRuaCOVBekG

Aktionäre haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Der Vorstand entscheidet nach
pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.

Die Gesellschaft bittet die angemeldeten Aktionäre im Sinne eines effizienten Ablaufs
der Hauptversammlung dringend, Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung,
d.h. bis spätestens 26. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ), im Wege elektronischer Kommunikation
unter der E-Mail-Adresse

info@heidelberger-beteiligungsholding.de

einzureichen. Der Vorstand behält sich vor, vorab eingereichte Fragen vorab auf der
Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv-2022-virtuell/​

zu beantworten. Während der virtuellen Hauptversammlung besteht die Möglichkeit, Fragen
mündlich oder über einen Live-Chat zu stellen.

d)

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der Hauptversammlung gemäß § 245
Nr. 1 des Aktiengesetzes i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 des Covid-19-Gesetzes kann
von Aktionären oder Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn
der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung am 28.
Juni 2022 im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse

widerspruch@notare-hjw.de

erklärt werden.

Mit der Erklärung des Widerspruchs ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln,
indem entweder der Name, das Geburtsdatum und die Adresse des Aktionärs oder die Eintrittskartennummer
angegeben werden.

 
4.

Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126
Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft
unter

https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv-2022-virtuell/​
5.

Internetseite der Gesellschaft

Weitere Informationen sowie die nach § 124a AktG zu veröffentlichenden Informationen
finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft

https:/​/​heidelberger-beteiligungsholding.de/​investor-relations/​hauptversammlung/​hv-2022-virtuell/​
6.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze personenbezogene
Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer
der Eintrittskarte), um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie
die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung
der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend
erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die verantwortliche Stelle.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene
Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten,
welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister
verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Im Übrigen werden
personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und
Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt.

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert
und anschließend gelöscht. Die Betroffenen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen
ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht
bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung
nach Kap. III DSGVO. Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich
über die E-Mail-Adresse

info@heidelberger-beteiligungsholding.de

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:

Heidelberger Beteiligungsholding AG
Ziegelhäuser Landstraße 1
69120 Heidelberg

Zudem steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden
nach Art. 77 DSGVO zu.

 

Heidelberg, im Mai 2022

Heidelberger Beteiligungsholding AG

Der Vorstand

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