Heidelberger Druckmaschinen Aktiengesellschaft

Heidelberg

WKN 731400
ISIN DE0007314007

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

 

Wir laden hiermit die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am Donnerstag, den 28. Juli 2016 um 10.00 Uhr im Congress Center Rosengarten, Rosengartenplatz 2, 68161 Mannheim, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
Tagesordnung

1.	Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Gesellschaft, des gebilligten Konzernabschlusses und der Lageberichte für das Geschäftsjahr 2015/2016 mit dem Bericht des Aufsichtsrats und dem erläuternden Bericht des Vorstands zu den übernahmerelevanten Angaben (§§ 289 Abs. 4, 315 Abs. 4 HGB) Zum Tagesordnungspunkt 1 ist keine Beschlussfassung vorgesehen, weil der Aufsichtsrat der Heidelberger Druckmaschinen Aktiengesellschaft den vom Vorstand vorgelegten Jahresabschluss und Konzernabschluss gebilligt hat und Vorstand und Aufsichtsrat keinen Beschluss gefasst haben, die Feststellung des Jahresabschlusses der Hauptversammlung zu überlassen. Gemäß §§ 172, 173 AktG ist der Jahresabschluss damit festgestellt und eine Beschlussfassung der Hauptversammlung nicht vorgesehen. Die vorgenannten Unterlagen sind über die Internetseite der Gesellschaft unter www.heidelberg.com/hauptversammlung vom Tag der Einberufung an zugänglich. Sie liegen vom Tag der Einberufung an auch in den Geschäftsräumen der Gesellschaft (Gutenbergring, 69168 Wiesloch), am Sitz der Gesellschaft (Kurfürsten-Anlage 52–60, 69115 Heidelberg) und in der Hauptversammlung selbst zur Einsichtnahme aus. Eine Abschrift wird jedem Aktionär auf Verlangen kostenlos erteilt und zugesandt. Es wird darauf hingewiesen, dass der gesetzlichen Verpflichtung mit der Zugänglichmachung auf der Internetseite der Gesellschaft Genüge getan ist. Die Unterlagen werden daher den Aktionären auf Verlangen kostenlos und unverzüglich einmalig mit einfacher Post zugesandt.
2.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Mitglieder des Vorstands im Geschäftsjahr 2015/2016 für diesen Zeitraum zu entlasten.
3.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Mitglieder des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2015/2016 für diesen Zeitraum zu entlasten.
4.	Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers Gestützt auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, die PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2016/2017 zu wählen.
5.	Wahl zum Aufsichtsrat Mit Wirkung zum 24. März 2016 wurde Frau Karen Heumann gerichtlich zum Mitglied des Aufsichtsrats bestellt. Ihre Amtszeit endet entsprechend dem Beschluss über ihre gerichtliche Bestellung mit dem Ablauf der Hauptversammlung am 28. Juli 2016, sodass ein Vertreter der Anteilseigner neu zu wählen ist. Der Aufsichtsrat schlägt gestützt auf die Empfehlung des Nominierungsausschusses vor, Frau Karen Heumann, Hamburg, Gründerin und Vorstand (Sprecherin) der thjnk AG, Hamburg, mit Wirkung ab dem Zeitpunkt der Beendigung der Hauptversammlung am 28. Juli 2016 bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2020/2021 beschließt, als Vertreterin der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen. Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und § 7 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 MitbestG aus je sechs Mitgliedern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer sowie zu jeweils mindestens 30 Prozent aus Frauen und Männern zusammen. Die gesetzliche Mindestquote von 30 % ist vom Aufsichtsrat insgesamt zu erfüllen, da weder die Anteilseignervertreter noch die Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat der Gesamterfüllung widersprochen haben. Zum Zeitpunkt der Bekanntmachung dieser Hauptversammlungseinladung gehören dem Aufsichtsrat drei Frauen an. Der Wahlvorschlag berücksichtigt die vom Aufsichtsrat gemäß Ziffer 5.4.1 Abs. 2 des Deutschen Corporate Governance Kodex für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele. Frau Karen Heumann ist Mitglied in folgenden gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten: • NDR Media und Studio Hamburg, Hamburg • Aufeminin.com, Paris, Frankreich Darüber hinaus ist sie Mitglied in folgenden vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen: • Commerzbank AG (Mitglied des Regionalbeirats Nord) Nach Einschätzung des Aufsichtsrats steht die vorgeschlagene Kandidatin zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Information in keinen persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zur Gesellschaft oder zu deren Konzernunternehmen, zu den Organen der Gesellschaft oder zu einem wesentlichen an der Gesellschaft beteiligten Aktionär, deren Offenlegung gemäß Ziffer 5.4.1 Abs. 5 bis 7 des Deutschen Corporate Governance Kodex empfohlen wird. Weitere Informationen zu der Kandidatin, insbesondere ihr Lebenslauf, sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.heidelberg.com/hauptversammlung abrufbar.
6.	Beschlussfassung über einen Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag zwischen der Heidelberger Druckmaschinen AG und der Gallus Druckmaschinen GmbH Die Heidelberger Druckmaschinen AG, Heidelberg, und die Gallus Druckmaschinen GmbH, Langgöns, beabsichtigen, den nachfolgend wiedergegebenen Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag abzuschließen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Abschluss des nachfolgend im Wortlaut wiedergegebenen Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag zwischen der Gesellschaft und der genannten Tochtergesellschaft zuzustimmen: „Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag zwischen der Heidelberger Druckmaschinen AG mit Sitz in Heidelberg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRB 330004, – im Folgenden „ Muttergesellschaft “ genannt – und der Gallus Druckmaschinen GmbH mit Sitz in Langgöns, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Gießen unter HRB 1762, – im Folgenden „ Tochtergesellschaft “ genannt – § 1 Beherrschung (1) Die Tochtergesellschaft unterstellt die Leitung ihrer Gesellschaft der Muttergesellschaft. Die Muttergesellschaft ist demgemäß berechtigt, der Geschäftsführung der Tochtergesellschaft hinsichtlich der Leitung der Gesellschaft Weisungen zu erteilen. (2) Unbeschadet des Weisungsrechts obliegen die Geschäftsführung und die Vertretung der Tochtergesellschaft weiterhin den Geschäftsführern der Tochtergesellschaft. § 2 Gewinnabführung (1) Die Tochtergesellschaft verpflichtet sich, ihren ganzen Gewinn entsprechend allen Vorschriften des § 301 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung an die Muttergesellschaft abzuführen. (2) Während der Dauer dieses Vertrages gebildete andere Gewinnrücklagen sind auf Verlangen der Muttergesellschaft von der Tochtergesellschaft aufzulösen und als Gewinn abzuführen. (3) Die Tochtergesellschaft kann mit Zustimmung der Muttergesellschaft Beträge aus dem Jahresüberschuss insoweit in die Gewinnrücklagen (§ 272 Abs. 3 HGB) einstellen, als dies handelsrechtlich zulässig und bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung wirtschaftlich begründet ist. (4) Der Anspruch auf Gewinnabführung entsteht zum Ende des Geschäftsjahres der Tochtergesellschaft. Er ist mit Wertstellung zu diesem Zeitpunkt fällig. § 3 Verlustübernahme Die Vorschriften des § 302 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung gelten entsprechend. § 4 Beginn, Dauer, Wirksamwerden (1) Der Vertrag wird mit seiner Eintragung in das Handelsregister der Tochtergesellschaft wirksam. Der Vertrag gilt bezüglich § 1 für die Zeit ab Eintragung dieses Vertrages in das Handelsregister der Tochtergesellschaft. Im Übrigen gilt er rückwirkend ab dem Beginn des Geschäftsjahres der Tochtergesellschaft, in dem dieser Vertrag in das Handelsregister der Tochtergesellschaft eingetragen wird. (2) Der Vertrag wird für fünf Zeitjahre, gerechnet ab dem Beginn seiner Geltung nach Abs. 1 Satz 3 fest geschlossen. Sofern diese fünf Zeitjahre während eines laufenden Geschäftsjahres der Tochtergesellschaft enden, verlängert sich die Mindestvertragsdauer nach Satz 1 bis zum Ablauf dieses Geschäftsjahres. Der Vertrag setzt sich danach auf unbestimmte Zeit fort, sofern er nicht unter Beachtung der vorstehenden Mindestvertragsdauer mit einer Frist von einem Monat schriftlich gekündigt wird. (3) Darüber hinaus kann der Vertrag bei Vorliegen eines wichtigen Grundes ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist schriftlich gekündigt werden. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere auch dann vor, wenn die Muttergesellschaft nicht mehr mit der Mehrheit der Stimmrechte an der Tochtergesellschaft beteiligt ist, die Muttergesellschaft die Anteile an der Tochtergesellschaft veräußert oder einbringt, die Muttergesellschaft oder die Tochtergesellschaft verschmolzen, gespalten oder liquidiert wird oder an der Tochtergesellschaft i.S.d. § 307 AktG erstmals ein außenstehender Gesellschafter beteiligt wird. § 5 Schlussbestimmungen (1) Sollten einzelne oder mehrere Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder werden oder dieser Vertrag eine oder mehrere Regelungslücken enthalten, wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieses Vertrages nicht berührt. Statt der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll eine Bestimmung gelten, die dem wirtschaftlichen Ergebnis der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung in zulässiger Weise am nächsten kommt. Statt der lückenhaften Regelung soll eine Regelung gelten, die von den Parteien im Hinblick auf ihre wirtschaftliche Absicht getroffen worden wäre, wenn sie die Regelungslücke erkannt hätten. (2) Bei der Auslegung einzelner Bestimmungen dieses Vertrages sind die Vorgaben der §§ 14 und 17 KStG in ihrer jeweils geltenden Fassung bzw. gegebenenfalls die entsprechenden Nachfolgeregelungen zu beachten. Soweit einzelne Bestimmungen dieses Vertrages mit § 3 in Konflikt stehen sollten, geht § 3 diesen Bestimmungen vor.“ Die Heidelberger Druckmaschinen AG ist alleinige Gesellschafterin der Gallus Druckmaschinen GmbH. Aus diesem Grund sind von der Gesellschaft keine Ausgleichszahlungen an außenstehende Gesellschafter gemäß § 304 AktG, noch Abfindungen im Sinne des § 305 AktG zu gewähren. Aus dem gleichen Grund ist eine Prüfung des Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrages durch einen Vertragsprüfer entsprechend § 293b AktG nicht erforderlich. Der Gesellschafterversammlung der Gallus Druckmaschinen GmbH wird der Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag ebenfalls zur Zustimmung vorgelegt werden. Der Vorstand der Heidelberger Druckmaschinen AG und die Geschäftsführung der Gallus Druckmaschinen GmbH haben einen gemeinsamen Bericht gemäß § 293a AktG erstellt. Der gemeinsame Bericht nach § 293a AktG, der Entwurf des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrages, die Jahresabschlüsse (nebst etwaigen Lageberichten) der Gesellschaft für die letzten drei Geschäftsjahre sowie der Gallus Druckmaschinen GmbH für die Geschäftsjahre 2013, 2014, das Rumpfgeschäftsjahr 1. Januar 2015 bis 31. März 2015 und 2015/2016 können vom Tag der Einberufung an im Internet unter www.heidelberg.com/hauptversammlung abgerufen werden. Sie liegen vom Tag der Einberufung an auch in den Geschäftsräumen der Gesellschaft (Gutenbergring, 69168 Wiesloch), am Sitz der Gesellschaft (Kurfürsten-Anlage 52–60, 69115 Heidelberg) und in der Hauptversammlung selbst zur Einsichtnahme aus. Eine Abschrift wird jedem Aktionär auf Verlangen kostenlos erteilt und zugesandt. Es wird darauf hingewiesen, dass der gesetzlichen Verpflichtung mit der Zugänglichmachung auf der Internetseite der Gesellschaft Genüge getan ist. Die Unterlagen werden daher den Aktionären auf Verlangen kostenlos und unverzüglich einmalig mit einfacher Post zugesandt.

Weitere Angaben zur Einberufung

GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE

Das Grundkapital der Heidelberger Druckmaschinen Aktiengesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung 659.040.714,24 Euro und ist eingeteilt in 257.437.779 Stückaktien. Gemäß § 19 Abs. 1 der Satzung gewährt jede Stückaktie eine Stimme in der Hauptversammlung. Am Tag der Einberufung dieser Hauptversammlung hält die Gesellschaft 142.919 eigene Aktien, aus welchen der Gesellschaft nach § 71b AktG keine Stimmrechte zustehen. Die Gesamtzahl der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt somit 257.294.860.

VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG UND DIE AUSÜBUNG DES STIMMRECHTS

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens 21. Juli 2016, 24.00 Uhr (eingehend), unter folgender Adresse angemeldet haben:

Heidelberger Druckmaschinen Aktiengesellschaft
c/o Commerzbank AG
GS-MO 3.1.1 General Meetings
60261 Frankfurt am Main
Telefax +49 (0) 69 / 136 26351
E-Mail: hv-eintrittskarten@commerzbank.com

Der Anteilsbesitz muss durch eine Bescheinigung des depotführenden Instituts nachgewiesen werden. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, das heißt den 7. Juli 2016, 0.00 Uhr, zu beziehen (sogenannter Nachweisstichtag). Wie die Anmeldung muss auch der Nachweis des Anteilsbesitzes der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse spätestens am 21. Juli 2016, 24.00 Uhr, zugehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes bedürfen der Textform und müssen in deutscher oder englischer Sprache erfolgen.

BEDEUTUNG DES NACHWEISSTICHTAGS

Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und des Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat.

Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktien der Gesellschaft erwerben, werden zwar Aktionär; sie sind jedoch nicht berechtigt, an der Hauptversammlung teilzunehmen oder ihr Stimmrecht auszuüben, soweit sie sich insoweit nicht bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Entsprechend hat der Erwerb weiterer Aktien durch einen Aktionär nach dem Nachweisstichtag keinen Einfluss auf den Umfang des Stimmrechts; maßgeblich ist der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Umgekehrt sind Aktionäre, die sich zum Nachweisstichtag ordnungsgemäß angemeldet und den Nachweis erbracht haben, auch dann zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in unverändertem Umfang berechtigt, wenn sie alle Aktien oder einen Teil von ihnen nach dem Nachweisstichtag veräußern. Auf die Veräußerbarkeit der Aktien hat der Nachweisstichtag deshalb keine Auswirkungen. Für eine eventuelle Dividendenberechtigung ist der Nachweisstichtag ebenfalls ohne Bedeutung.

VERFAHREN FÜR DIE STIMMABGABE DURCH EINEN BEVOLLMÄCHTIGTEN

Bevollmächtigung eines Dritten

Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut, eine Vereinigung von Aktionären oder auch eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.

Nach ordnungsgemäßer Anmeldung erhalten Aktionäre ein Vollmachtsformular. Die Verwendung des Vollmachtsformulars ist nicht zwingend. Die Bevollmächtigung und ihr Nachweis können auch auf andere formgerechte Art und Weise erfolgen.

Die Erteilung der Vollmacht und ihr Widerruf können entweder gegenüber dem Bevollmächtigten oder unter folgender Adresse gegenüber der Gesellschaft erklärt werden:

Heidelberger Druckmaschinen Aktiengesellschaft HV-Büro (LD-CG) Gutenbergring 69168 Wiesloch Telefax: +49 (0) 62 22 / 82- 67108 E-Mail: hv2016@heidelberg.com

Ein Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft kann ebenfalls an die vorstehend genannte Adresse übermittelt werden. Der Nachweis einer Vollmacht kann auch am Tag der Hauptversammlung ab 8.30 Uhr an den Registrierungsschaltern im Congress Center Rosengarten, Rosengartenplatz 2, 68161 Mannheim, erbracht werden.

Zusätzlich bietet die Gesellschaft unter www.heidelberg.com/hauptversammlung ein internetgestütztes System für die Übermittlung des Nachweises der Vollmacht bzw. des Widerrufs an. Einzelheiten können Aktionäre den dort aufgeführten Hinweisen entnehmen.

Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen sowie von in § 135 Abs. 8 und Abs. 10 AktG i. V. m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Instituten, Unternehmen und Personen sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind. Wir bitten daher Aktionäre, die ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder ein anderes/eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institute, Unternehmen oder Personen mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen, sich rechtzeitig mit dem Bevollmächtigten insbesondere über die Form der Vollmacht abzustimmen.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Auch nach Vollmachtserteilung bleibt das Recht zur Teilnahme an der Hauptversammlung unberührt.

Bevollmächtigung von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter

Wir bieten unseren Aktionären an, sich nach Maßgabe ihrer Weisungen durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zur Ausübung ihres Stimmrechts vertreten zu lassen. Auch im Falle der Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters sind eine fristgerechte Anmeldung des Aktionärs und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes des Aktionärs nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, die Stimmrechte der Aktionäre entsprechend den ihnen erteilten Weisungen auszuüben. Ohne ausdrücklich erteilte Weisung oder bei nicht eindeutig erteilter Weisung zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung oder den vor der Hauptversammlung zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen ist eine den Stimmrechtsvertretern erteilte Vollmacht ungültig. Die Erteilung der Vollmacht, die Erteilung von Weisungen und deren Änderung, der Widerruf der Vollmacht sowie der Nachweis der Bevollmächtigung oder des Widerrufs gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.

Zur Bevollmächtigung kann das Formular verwendet werden, das den Aktionären nach ordnungsgemäßer Anmeldung zugesandt wird. Daneben ist die Bevollmächtigung auch über das oben genannte internetgestützte System unter www.heidelberg.com/hauptversammlung möglich. Einzelheiten zur Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft über das internetgestützte System können die Aktionäre den dort aufgeführten Hinweisen entnehmen.

Die Vollmachts- und Weisungserteilung, der Widerruf der Vollmacht sowie die Änderung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen der Gesellschaft unter der folgenden Adresse in Textform bis spätestens 26. Juli 2016, 24.00 Uhr, zugehen:

Heidelberger Druckmaschinen Aktiengesellschaft HV-Büro (LD-CG) Gutenbergring 69168 Wiesloch Telefax: +49 (0) 62 22 / 82- 67108 E-Mail: hv2016@heidelberg.com

In dem unter www.heidelberg.com/hauptversammlung angebotenen internetgestützten System ist die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, der Widerruf der Vollmacht und die Änderung von Weisungen bis zum 27. Juli 2016, 18.00 Uhr (eingehend), möglich.

Am Tag der Hauptversammlung können die Vollmacht und die Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, die Änderung von Weisungen sowie der Widerruf der Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in Textform auch an den Registrierungsschaltern im Congress Center Rosengarten, Rosengartenplatz 2, 68161 Mannheim, erfolgen.

Bitte beachten Sie, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlussfassungen oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen von Aktionären entgegennehmen und dass sie nicht an möglichen Abstimmungen über eventuelle, erst in der Hauptversammlung vorgebrachte Gegenanträge oder Wahlvorschläge oder sonstige, nicht im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilte Anträge teilnehmen und auch keine diesbezüglichen Weisungen erteilen können.

Auch nach Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bleibt das Recht zur Teilnahme an der Hauptversammlung unberührt.

VERFAHREN FÜR DIE STIMMABGABE DURCH BRIEFWAHL

Aktionäre können ihre Stimmen zu den veröffentlichten Beschlussvorschlägen, auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, im Wege der Briefwahl abgeben. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung des Aktionärs und ein fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes des Aktionärs nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Briefwahlstimmen, die keiner ordnungsgemäßen Anmeldung zugeordnet werden können, sind gegenstandslos.

Nach ordnungsgemäßer Anmeldung erhalten Aktionäre ein Briefwahlformular mit weiteren Hinweisen. Die Verwendung des Briefwahlformulars ist nicht zwingend. Die Abgabe von Briefwahlstimmen kann auch auf andere Art und Weise erfolgen.

Aktionäre werden gebeten, ihre Briefwahlstimmen der Gesellschaft bis zum 26. Juli 2016, 24.00 Uhr (eingehend), unter folgender Adresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zu übersenden:

Heidelberger Druckmaschinen Aktiengesellschaft HV-Büro (LD-CG) Gutenbergring 69168 Wiesloch Telefax: +49 (0) 62 22 / 82- 67108 E-Mail: hv2016@heidelberg.com

Der Widerruf oder die Änderung bereits erteilter Briefwahlstimmen ist bis zu diesem Zeitpunkt auf gleichem Wege möglich.

Die Stimmabgabe mittels Briefwahl ist auf die Abstimmung über Beschlussvorschläge (einschließlich etwaiger Anpassungen) von Vorstand und Aufsichtsrat und auf mit einer Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekannt gemachte Beschlussvorschläge von Aktionären beschränkt.

Auch bevollmächtigte Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und diesen gemäß § 135 AktG gleichgestellte Personen können sich der Briefwahl bedienen.

Die Briefwahl schließt eine Teilnahme an der Hauptversammlung nicht aus.

RECHTE DER AKTIONÄRE

Antrag auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 Euro erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft mindestens dreißig Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens 27. Juni 2016, 24.00 Uhr, zugehen. Aktionäre werden gebeten, etwaige Ergänzungsverlangen schriftlich an folgende Adresse zu übermitteln:

Heidelberger Druckmaschinen Aktiengesellschaft Vorstand HV-Büro (LD-CG) Gutenbergring 69168 Wiesloch

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der ganzen Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse www.heidelberg.com/hauptversammlung bekannt gemacht.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Aktionäre der Gesellschaft sind berechtigt, Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung zu übersenden. Aktionäre können auch einen Vorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übersenden. Gegenanträge müssen, anders als Wahlvorschläge, mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge mit Begründung oder Wahlvorschläge sind an folgende Adresse zu richten:

Heidelberger Druckmaschinen Aktiengesellschaft HV-Büro (LD-CG) Gutenbergring 69168 Wiesloch Telefax: +49 (0) 62 22 / 82 - 67108 E-Mail: hv2016@heidelberg.com

Die Gesellschaft kann aus den in § 126 Abs. 2 AktG bzw. in § 127 Satz 1 AktG i. V. m. § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründen davon absehen, Gegenanträge und Wahlvorschläge zugänglich zu machen; Wahlvorschläge müssen zudem nicht zugänglich gemacht werden, wenn sie nicht die Angaben nach § 124 Abs. 3 Satz 4 AktG und § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG enthalten.

Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft mindestens vierzehn Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 13. Juli 2016, 24.00 Uhr, unter der oben angegebenen Adresse zugegangen sind, werden im Internet unter www.heidelberg.com/hauptversammlung bekannt gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Vorab der Gesellschaft fristgerecht übermittelte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der Hauptversammlung nur behandelt, wenn sie dort mündlich gestellt bzw. unterbreitet werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Punkten der Tagesordnung zu stellen bzw. Wahlvorschläge zum relevanten Tagesordnungspunkt zu machen, ohne diese vorher der Gesellschaft übermittelt zu haben, bleibt unberührt.

Recht der Aktionäre auf Erteilung von Auskünften gemäß § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Wir weisen darauf hin, dass der Vorstand von einer Beantwortung einzelner Fragen aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen kann.

Weitergehende Erläuterungen

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 und § 131 Abs. 1 AktG finden Sie auf der Internetadresse www.heidelberg.com/hauptversammlung unter „Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre“.

INFORMATIONEN AUF DER INTERNETSEITE DER GESELLSCHAFT

Die Informationen und Unterlagen gemäß § 124a AktG können von der Einberufung der Hauptversammlung an unter www.heidelberg.com/hauptversammlung abgerufen werden.

ÜBERTRAGUNG DER HAUPTVERSAMMLUNG IM INTERNET

Sie können die Rede des Vorstandsvorsitzenden direkt über das Internet (www.heidelberg.com/hauptversammlung) verfolgen und dort im Anschluss abrufen. Die Abstimmungsergebnisse werden wir nach der Hauptversammlung unter der gleichen Internetadresse bekannt geben.