Donnerstag, 01.12.2022

HELMA Eigenheimbau AG – Ordentliche Hauptversammlung

HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft

Lehrte

WKN: A0EQ57
ISIN: DE000A0EQ578

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
(virtuelle Hauptversammlung)

Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am Freitag, den 1. Juli 2022, 11.00 Uhr, in Form einer virtuellen Hauptversammlung stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Eine Bild- und Tonübertragung (keine elektronische Teilnahme) der gesamten Hauptversammlung
wird live im Internet unter der Adresse

https:/​/​helma.hvanmeldung.de

erfolgen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der
Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Bitte beachten Sie insbesondere die Regelungen zur weiterhin erforderlichen Anmeldung
zur Hauptversammlung. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der
Sitz der Gesellschaft, Zum Meersefeld 4, 31275 Lehrte.

I. Tagesordnung

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses sowie des gebilligten Konzernabschlusses
zum 31. Dezember 2021, des zusammengefassten Lageberichtes und Konzernlageberichtes
sowie des Berichtes des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2021

Die genannten Unterlagen sind von der Einberufung der Hauptversammlung an im Internet
unter

www.ir.helma.de

unter dem Link „Hauptversammlung“ veröffentlicht und können dort eingesehen und heruntergeladen
werden. Die Unterlagen können außerdem von der Einberufung der Hauptversammlung an
zu den üblichen Geschäftszeiten in den Geschäftsräumen der HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft,
Zum Meersefeld 4, 31275 Lehrte, eingesehen werden.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

Der im Geschäftsjahr 2021 erwirtschaftete Bilanzgewinn von EUR 13.774.396,76 wird
wie folgt verwendet:

Ausschüttung einer Dividende von EUR 1,72 je dividendenberechtigter Stückaktie EUR 6.880.000,00
Einstellung in andere Gewinnrücklagen EUR 6.894.396,76
Bilanzgewinn EUR 13.774.396,76

Die Dividendensumme und der in andere Gewinnrücklagen einzustellende Betrag in vorstehendem
Beschlussvorschlag zur Gewinnverwendung basieren auf einem dividendenberechtigten
Grundkapital in Höhe von EUR 4.000.000,00, eingeteilt in 4.000.000 Stückaktien. Bis
zur Hauptversammlung kann sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien noch ändern.
In diesem Fall wird bei unveränderter Dividende von EUR 1,72 je Aktie ein entsprechend
angepasster Beschlussvorschlag unterbreitet.

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den
Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am 6. Juli 2022, fällig.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern
des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern
des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft, Hannover, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer
für das Geschäftsjahr 2022 zu wählen.

II. Weitere Angaben

Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung
im Internet und die Ausübung des Stimmrechts

Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der
Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft)
abgehalten, § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“).

Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung
im Internet unter

https:/​/​helma.hvanmeldung.de

Es können nur diejenigen Aktionäre die gesamte Hauptversammlung im Internet verfolgen,
die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung
angemeldet haben. Dies gilt entsprechend für die Ausübung des Stimmrechts. Zugangsdaten
und weitere Informationen erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.

Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung
im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Hierzu ist ein Nachweis
des Anteilsbesitzes in Textform (§ 126b BGB) durch den Letztintermediär gemäß § 67c
AktG (d.h. das Institut, das für den Aktionär die Depotkonten führt) erforderlich.

Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag),
d. h. auf den 10. Juni 2022 (0.00 Uhr), zu beziehen. Maßgeblich für die Berechtigung
zur Verfolgung der gesamten Versammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts
ist somit der Aktienbesitz zu diesem Stichtag.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens
am 24. Juni 2022 (24.00 Uhr) unter folgender Adresse zugehen:

HELMA Eigenheimbau AG
c/​o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung von Aktionärsrechten, insbesondere
des Stimmrechts, als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes in der vorstehend
beschriebenen Weise erbracht hat; insbesondere haben Veräußerungen oder sonstige Übertragungen
der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung
für den Umfang und die Ausübung der gesetzlichen Aktionärsrechte, insbesondere des
Stimmrechts, des bisherigen Aktionärs. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien
nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen
und erst danach Aktionär werden, sind nicht stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag
hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Vollmachten; Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/​oder ihr Stimmrecht
nicht persönlich ausüben möchten, können sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch
Bevollmächtigte, z. B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater
oder eine andere Person, vertreten lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts
durch Bevollmächtigte ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.

Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung
gegenüber der Gesellschaft können schriftlich, per Telefax oder per E-Mail an folgende
Adresse übermittelt werden:

HELMA Eigenheimbau AG
c/​o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Einen Vollmachtsvordruck erhalten die Aktionäre mit der Anmeldebestätigung. Dieser
steht zudem unter der Internetadresse

www.ir.helma.de

unter dem Link „Hauptversammlung“ zur Verfügung.

Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung
gegenüber der Gesellschaft können zudem elektronisch erfolgen und übermittelt werden,
indem die unter

https:/​/​helma.hvanmeldung.de

bereitgestellte Anwendung genutzt wird.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und diesen durch das Aktiengesetz
gleichgestellte Personen können im Rahmen der für sie bestehenden aktiengesetzlichen
Sonderregelung (§ 135 AktG) abweichende Anforderungen an die ihnen zu erteilenden
Vollmachten vorsehen. Diese Anforderungen können bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden
erfragt werden.

Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich bei der Ausübung
des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter
vertreten zu lassen. Soweit Aktionäre die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts
erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
können elektronisch über den Online-Service der Gesellschaft unter

https:/​/​helma.hvanmeldung.de

erteilt werden. Diese Möglichkeit besteht bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung.

Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen
Vollmachtsformulare erteilt werden. Die Aktionäre erhalten diese Vollmachtsformulare
mit der Anmeldebestätigung. Die Vollmacht und die Weisungen für den von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter sind aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum
29. Juni 2022 (Eingang bei der Gesellschaft) an die folgende Anschrift zu senden:

HELMA Eigenheimbau AG
c/​o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimmen auch im Wege elektronischer Kommunikation oder schriftlich
abgeben, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen (Briefwahl). Voraussetzung für
die Ausübung des Stimmrechts durch Briefwahl ist die form- und fristgerechte Anmeldung
zur Hauptversammlung.

Für die elektronische Briefwahl steht der Online-Service der Gesellschaft unter

https:/​/​helma.hvanmeldung.de

bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Zugangsdaten
erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung.

Alternativ können die Aktionäre für die Briefwahl auch das mit der Anmeldebestätigung
zugesandte Formular benutzen. Die schriftlichen Stimmabgaben müssen spätestens bis
zum 29. Juni 2022 (Tag des Eingangs) bei der Gesellschaft unter der folgenden Adresse
eingegangen sein:

HELMA Eigenheimbau AG
c/​o UBJ. GmbH
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen

Gegenanträge von Aktionären zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat
zu bestimmten Tagesordnungspunkten und Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers
werden – soweit sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen sind – bei Nachweis
der Aktionärseigenschaft unverzüglich im Internet unter

www.ir.helma.de

unter dem Link „Hauptversammlung“ veröffentlicht, wenn sie mindestens 14 Tage vor
dem Tag der Hauptversammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 16. Juni 2022 (24.00
Uhr), der Gesellschaft an die folgende Adresse übersandt wurden:

HELMA Eigenheimbau AG
HV 2022
Zum Meersefeld 4
31275 Lehrte
Telefax: + 49 5132 8850-111
E-Mail: ir@helma.de

Nach §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden
in der virtuellen Hauptversammlung als gestellt behandelt, wenn der antragstellende
Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist. Das Recht des Versammlungsleiters,
zuerst über die Vorschläge der Verwaltung abstimmen zu lassen, bleibt davon unberührt.

Fragerecht

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären ein Fragerecht im Wege
der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand der Gesellschaft hat mit
Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass Fragen spätestens einen Tag vor der
Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind, um einen reibungslosen
Ablauf der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Dementsprechend werden nur solche Fragen berücksichtigt, die bis spätestens zum 30.
Juni 2022, 24.00 Uhr, über den Online-Service der Gesellschaft unter

https:/​/​helma.hvanmeldung.de

eingereicht werden.

Die Fragenbeantwortung erfolgt durch den Vorstand in der Hauptversammlung. Dabei entscheidet
der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen,
wie er Fragen beantwortet.

Erklärung Widerspruch

Aktionäre, die ihr Stimmrecht wie oben erläutert ausgeübt haben, haben abweichend
von § 245 Nr. 1 AktG die Möglichkeit, ohne Erscheinen in der Hauptversammlung Widerspruch
gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen
Kommunikation zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt voraus, dass
der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses,
gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende der Hauptversammlung über den
Online-Service der Gesellschaft unter

https:/​/​helma.hvanmeldung.de

einreicht.

Weitergehende Erläuterungen/​Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Diese Einladung und weitere Informationen sind auf der Internetseite der Gesellschaft
unter

www.ir.helma.de

unter dem Link „Hauptversammlung“ abrufbar.

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse
bekannt gegeben.

Informationen zum Datenschutz

Die HELMA Eigenheimbau AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung
folgende Kategorien Ihrer personenbezogener Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die
E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten
(z.B. die Zugangskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen
der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung
zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die HELMA Eigenheimbau
AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um
dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener
Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogener Daten können Sie sich nicht
zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die HELMA Eigenheimbau AG verantwortlich. Die Kontaktdaten
des Verantwortlichen lauten:

HELMA Eigenheimbau AG
Vorstand
Zum Meersefeld 4
31275 Lehrte
Telefax: + 49 5132 8850-111
E-Mail: ir@helma.de

Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.
Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der HELMA
Eigenheimbau AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der
Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister
(wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer). Die Dienstleister erhalten
personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung
notwendig ist.

Die oben genannten Daten werden 3 Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht,
es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung
von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung
erforderlich.

Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten
„Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren
Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen
verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach
der Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten
zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis
der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem
Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen
Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn
diese Anträge von Ihnen gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden,
auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf
Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von
zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig
verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine
gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO
entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von
Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an: ir@helma.de.

Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Den Datenschutzbeauftragten der HELMA Eigenheimbau AG erreichen Sie unter folgender
Adresse:

HELMA Eigenheimbau AG
– Datenschutzbeauftragter –
Zum Meersefeld 4
31275 Lehrte
Telefax: + 49 5132 8850-111
E-Mail: ir@helma.de

 

Lehrte, im Mai 2022

HELMA Eigenheimbau Aktiengesellschaft

Der Vorstand

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