Freitag, 19.08.2022

HMS Bergbau AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

HMS Bergbau AG

Berlin

ISIN: DE0006061104

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am

23. August 2022 um 12:00 Uhr

als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz
der Aktionäre oder deren Bevollmächtigten

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

Die ordentliche Hauptversammlung wird gemäß § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) in den Geschäftsräumen der HMS Bergbau AG, An der Wuhlheide 232, 12459 Berlin, abgehalten. Die Hauptversammlung wird für die angemeldeten Aktionäre live im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes sind die Geschäftsräume der HMS Bergbau AG, An der Wuhlheide 232, 12459 Berlin.

Einzelheiten zu den Rechten der Aktionäre sowie ihrer Bevollmächtigten entnehmen Sie bitte den weiteren Angaben und Hinweisen, die im Anschluss an die Tagesordnung abgedruckt sind.

TAGESORDNUNG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2021, des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2021, des zusammengefassten Lageberichts für die Gesellschaft und den Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2021

Die vorgenannten Unterlagen sowie der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​hms-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zugänglich.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss der Gesellschaft zum 31. Dezember 2021 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 7.196.864,52 wie folgt zu verwenden:

a) Ausschüttung einer Dividende in Höhe von EUR 0,04 je dividendenberechtigter Aktie,
insgesamt
EUR 181.736,76
b) Vortrag auf neue Rechnung EUR 7.015.127,76

Die von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien sind nicht dividendenberechtigt. Bis zur Hauptversammlung kann sich die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien verändern. In diesem Fall wird der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet, der eine unveränderte Dividende in Höhe von EUR 0,04 je dividendenberechtigter Aktie sowie einen entsprechend angepassten Gewinnvortrag vorsieht.

Die Dividende ist am 26. August 2022 zur Auszahlung fällig.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PANARES GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Berlin, zum Abschlussprüfer für die Gesellschaft und für den Konzern für das Geschäftsjahr 2022 zu bestellen.

WEITERE ANGABEN UND HINWEISE

Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Das Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 in der durch das Gesetz zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 geänderten Fassung („COVID-19-Gesetz“), dessen Geltung durch das Gesetz zur Errichtung eines Sondervermögens „Aufbauhilfe 2021“ und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze vom 10. September 2021 bis zum 31. August 2022 verlängert wurde, eröffnet weiterhin die Möglichkeit, Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten (virtuelle Hauptversammlung).

Vor dem Hintergrund der weiterhin andauernden COVID-19-Pandemie hat der Vorstand der HMS Bergbau AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, zur Vermeidung von Gesundheitsrisiken für alle Beteiligten die ordentliche Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) abzuhalten.

Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre der HMS Bergbau AG sowie deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 23. August 2022 ab 12:00 Uhr live über das Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​hms-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

im dort zugänglichen passwortgeschützten HV-Portal („HV-Portal„) in Bild und Ton übertragen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach Maßgabe der nachfolgend beschriebenen Bestimmungen. Eine elektronische Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung
und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig angemeldet und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung nachgewiesen haben.

Die Anmeldung bedarf der Textform, muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und muss der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum 16. August 2022, 24:00 Uhr, unter der nachstehenden Adresse zugehen:

HMS Bergbau AG
c/​o GFEI IR Services GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
Fax: +49/​511/​474 023 19
E-Mail: hms-bergbau-hv@gfei.de

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung ist durch einen in Textform erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut nachzuweisen. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, also den 2. August 2022, 0:00 Uhr, zu beziehen. Er muss der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse

HMS Bergbau AG
c/​o GFEI IR Services GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
Fax: +49/​511/​474 023 19
E-Mail: hms-bergbau-hv@gfei.de

ebenfalls mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum 16. August 2022, 24:00 Uhr, zugehen.

Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes bis spätestens am 16. August 2022, 24:00 Uhr, werden den Aktionären Zugangskarten mit den individualisierten Zugangsdaten (Zugangskartennummer und Passwort) für die Nutzung des HV-Portals auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​hms-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zugesandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

Details zum HV-Portal

Ab dem 2. August 2022, 0:00 Uhr, steht auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​hms-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

das passwortgeschützte HV-Portal zur Verfügung. Über dieses HV-Portal können angemeldete Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten) gemäß den dafür vorgesehenen, in den nachfolgenden Abschnitten näher beschriebenen Verfahren ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben sowie elektronisch Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen. Für die Nutzung des HV-Portals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die individualisierten Zugangsdaten (Zugangskartennummer und Passwort) werden nach Zugang einer ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes zugesandt.

Verfahren für die Stimmabgabe

Bevollmächtigung

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen.

Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“). Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Sofern weder ein Intermediär noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt wird, gilt: Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Ein Formular, das zur Vollmachtserteilung verwendet werden kann, wird den Aktionären nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zusammen mit der Zugangskarte zugeschickt. Das Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​hms-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zum Download zur Verfügung.

Die Erteilung einer Vollmacht oder deren Widerruf durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft kann per Post, Telefax oder E-Mail bis zum Ablauf des 22. August 2022, 24:00 Uhr (Zeitpunkt des Zugangs), an die folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse übermittelt werden:

HMS Bergbau AG
c/​o GFEI IR Services GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
Fax: +49/​511/​474 023 19
E-Mail: hms-bergbau-hv@gfei.de

Die Möglichkeit der Erteilung, des Widerrufs und des Nachweises einer Vollmacht durch Übermittlung per E-Mail an die E-Mail-Adresse

hms-bergbau-hv@gfei.de

steht darüber hinaus auch noch am Tag der Hauptversammlung zur Verfügung.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater sowie sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. § 135 AktG sieht unter anderem vor, dass die Vollmacht einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt und von diesem nachprüfbar festgehalten wird. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigen wollen, werden daher gebeten, sich mit dem zu Bevollmächtigenden über das Verfahren der Vollmachtserteilung und die möglicherweise geforderte Form der Vollmacht rechtzeitig abzustimmen.

Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch (Unter-) Bevollmächtigung des weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft ausüben.

Die Nutzung des HV-Portals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.

Stimmrechtsvertretung durch den weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Aktionäre können für die Ausübung des Stimmrechts auch den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter (Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) bevollmächtigen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“). Die Vollmacht an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und ihr Widerruf bedürfen der Textform. Ein Formular, das für die Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft verwendet werden kann, wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zusammen mit der Zugangskarte zugeschickt. Das Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​hms-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zum Download zur Verfügung.

Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft kann per Post, Telefax oder E-Mail bis zum Ablauf des 22. August 2022, 24:00 Uhr (Zeitpunkt des Zugangs), an die folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse erfolgen:

HMS Bergbau AG
c/​o GFEI IR Services GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
Fax: +49/​511/​474 023 19
E-Mail: hms-bergbau-hv@gfei.de

Zudem können Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​hms-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

erteilt werden. Diese Möglichkeit der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das HV-Portal steht ab dem 2. August 2022, 0:00 Uhr, bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung am 23. August 2022 zur Verfügung.

Für einen Widerruf der Vollmachtserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder die Änderung von Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den Fristen entsprechend.

Bei einer Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft müssen diesem in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, entsprechend den ihm erteilten Weisungen abzustimmen; er ist auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat, zu mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären oder zu vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären vorliegt. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch per Briefwahl im Wege elektronischer Kommunikation ausüben. Auch in diesem Fall sind die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes (siehe oben unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“) erforderlich.

Briefwahlstimmen können ab dem 2. August 2022, 0:00 Uhr, elektronisch über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​hms-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung am 23. August 2022 abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Die Abgabe von Stimmen durch Briefwahl ist auf die Abstimmung über die in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat und auf mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachte Beschlussvorschläge von Aktionären sowie etwaige vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären beschränkt.

Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater oder sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können sich der elektronischen Briefwahl bedienen.

Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet

Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung am 23. August 2022 ab 12:00 Uhr live über das Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​hms-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

im passwortgeschützten HV-Portal in Bild und Ton verfolgen.

Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes (siehe oben unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“) werden den Aktionären Zugangskarten mit den individualisierten Zugangsdaten (Zugangskartennummer und Passwort) für die Nutzung des HV-Portals zugesandt.

Die Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (elektronische bzw. Online-Teilnahme).

Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz

Aktionäre können Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) gegen einen Vorschlag von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt sowie Wahlvorschläge an die Gesellschaft übersenden. Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG (nebst einer etwaigen Begründung) und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG werden einschließlich des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​hms-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft spätestens bis zum 8. August 2022, 24:00 Uhr, unter der Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse

HMS Bergbau AG
c/​o GFEI IR Services GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
Fax: +49/​511/​474 023 19
E-Mail: hms-bergbau-hv@gfei.de

zugehen und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung nach §§ 126, 127 AktG erfüllt sind. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 AktG oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz als in der Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist. Das Recht des Versammlungsleiters, im Rahmen der Abstimmung zuerst über die Vorschläge der Verwaltung abstimmen zu lassen, bleibt hiervon unberührt. Sollten die Vorschläge der Verwaltung mit der notwendigen Mehrheit angenommen werden, haben sich insoweit die Gegenanträge oder (abweichende) Wahlvorschläge erledigt.

Fragerecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG
i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz

Abweichend von § 131 AktG haben Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung am 23. August 2022 kein Auskunftsrecht. Stattdessen haben zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre das Recht, selbst oder durch einen Bevollmächtigten im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.

Fragen sind bis spätestens 21. August 2022, 24:00 Uhr, an die E-Mail-Adresse

hms-bergbau-hv-fragen@gfei.de

zu übermitteln. Mit der Frage bzw. den Fragen ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder der Name und die Adresse des Aktionärs oder die Zugangskartennummer angegeben werden.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen oder Nachfragen gestellt werden.

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Angemeldete Aktionäre, die das Stimmrecht selbst oder durch einen Bevollmächtigten im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, selbst oder durch einen Bevollmächtigten von Beginn bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung am 23. August 2022 gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz per E-Mail über die E-Mail-Adresse

hms-bergbau-hv-widerspruch@gfei.de

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären. Mit der Erklärung ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem entweder der Name und die Adresse des Aktionärs oder die Zugangskartennummer angegeben werden.

Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft

Auf der Internetseite der Gesellschaft sind unter

https:/​/​hms-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

alle gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen sowie weitere Informationen zugänglich. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse veröffentlicht.

Auch während der Hauptversammlung werden die gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​hms-ag.com/​investor-relations/​hauptversammlung/​

zugänglich sein.

Anforderungen von Mitteilungen gemäß § 125 AktG

Mitteilungen gemäß § 125 AktG bitten wir, unter folgender Adresse anzufordern:

HMS Bergbau AG
c/​o GFEI IR Services GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
Fax: +49/​511/​474 023 19
E-Mail: hms-bergbau-hv@gfei.de

Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die HMS Bergbau AG verarbeitet als „Verantwortlicher“ im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Zugangskarte, die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten sowie Einwahldaten zum passwortgeschützten HV-Portal) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen und einen rechtmäßigen und satzungsgemäßen Ablauf der Hauptversammlung und der Beschlussfassung der Hauptversammlung sicherzustellen. Soweit die HMS Bergbau AG diese Daten nicht von den Aktionären und/​oder etwaigen Aktionärsvertretern erhält, übermittelt die das Depot führende Bank diese personenbezogenen Daten an die HMS Bergbau AG.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter ist für die Durchführung der virtuellen Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c DS-GVO i.V.m. §§ 123, 129, 135 AktG.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die HMS Bergbau AG verschiedene Dienstleister und Berater. Diese erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der HMS Bergbau AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt (z.B. Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis, vgl. § 129 Abs. 4 AktG).

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen sind, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen sowie ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Diese Rechte können Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter unter den folgenden Kontaktdaten der HMS Bergbau AG geltend machen:

HMS Bergbau AG
An der Wuhlheide 232
12459 Berlin
Telefon: +49 30 656681-27
E-Mail: hms@hms-ag.com

Zudem steht Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DS-GVO zu.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der HMS Bergbau AG ist wie folgt erreichbar:

HMS Bergbau AG
An der Wuhlheide 232
12459 Berlin
Telefon: +49 30 656681-27
E-Mail: hms@hms-ag.com

 

Berlin, im Juli 2022

HMS Bergbau AG

Der Vorstand

 

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