HOFTEX GROUP AG
Hof
ISIN DE 000 676 000 2
Wertpapier-Kenn-Nr. 676 000
Eindeutige Kennung: GMET0NBH0723
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionäre zu der
am Freitag, dem 7. Juli 2023, 10.00 Uhr (MESZ),
in der Bürgergesellschaft, Poststraße 6, 95028 Hof,
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses einschließlich des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2022 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 |
| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, allen Mitgliedern des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2022 amtiert haben, für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen. |
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, allen Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2022 amtiert haben, für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen. |
| 4. |
Beschlussfassung über die Ergänzung von § 14 der Satzung um eine Ermächtigung des Vorstands, die Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung vorzusehen Das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften vom 20. Juli 2022 ermöglicht es, auch zukünftig Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung (virtuelle Hauptversammlung) abzuhalten. Nach § 118a Absatz 1 Satz 1 AktG kann die Satzung vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen, vorzusehen, dass die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Eine entsprechende Satzungsregelung muss zeitlich befristet werden, wobei die maximale Frist fünf Jahre ab Eintragung der entsprechenden Satzungsänderung in das Handelsregister der Gesellschaft beträgt. Mit der vorgeschlagenen Satzungsermächtigung wird der Vorstand in die Lage versetzt, flexibel und im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre über das jeweils sachgerechte Format der Hauptversammlung zu entscheiden. Bei dieser Entscheidung wird der Vorstand unter anderem die Gegenstände der Tagesordnung, das Ziel einer möglichst breiten Beteiligung der Aktionäre und neben ablauforganisatorischen sowie Kostenaspekten auch Fragen des Gesundheitsschutzes sowie Nachhaltigkeitserwägungen berücksichtigen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen: § 14 der Satzung wird wie folgt angepasst: In Absatz 1 wird nach Satz 1 folgender Satz neu eingefügt: „Der Vorstand ist ermächtigt, vorzusehen, dass Hauptversammlungen, die innerhalb von fünf Jahren nach Eintragung dieser Satzungsregelung im Handelsregister stattfinden, im virtuellen Format ohne physische Präsenz der Aktionäre oder deren Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten werden (virtuelle Hauptversammlung).“ Die in Absatz 1 bisherigen Sätze 2 und 3 werden zu Absatz 2. Die bisherigen Absätze 2 bis 4 werden zu den Absätzen 3 bis 5. |
| 5. |
Beschlussfassung über die Ergänzung von § 14 der Satzung zur Ermöglichung der Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung Gemäß § 118 Absatz 3 Satz 2 AktG, für virtuelle Hauptversammlungen in Verbindung mit § 118a Absatz 2 Satz 2 AktG, kann die Satzung bestimmte Fälle vorsehen, in denen eine Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats, mit Ausnahme des Versammlungsleiters, an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen darf. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen: § 14 der Satzung wird am Ende um den folgenden Absatz ergänzt: „Die Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats an der Hauptversammlung darf in Abstimmung mit dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen, wenn die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung durchgeführt wird. Das gilt nicht für ein Aufsichtsratsmitglied, das Versammlungsleiter ist.“ |
| 6. |
Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu wählen. |
Die Aktien der Gesellschaft werden im Freiverkehrssegment m:access der Börse München notiert. Damit sind sie nicht an einem organisierten Markt im Sinne des WpHG notiert und gelten nicht als „börsennotiert“.
Nach § 121 Absatz 3 AktG sind nicht börsennotierte Gesellschaften in der Einberufung der Hauptversammlung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung und der Tagesordnung verpflichtet.
Nachfolgende Hinweise zu den Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts, zur Stimmrechtsvertretung und zu weiteren Aktionärsrechten erfolgen, um den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung zu erleichtern.
Teilnahme an der Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf des 30. Juni 2023, 24.00 Uhr MESZ, in Textform (s. § 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache bei der unten angegebenen Anmeldestelle der Gesellschaft angemeldet haben.
Die Aktionäre haben bis zum 30. Juni 2023, 24.00 Uhr MESZ, auch ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Dazu müssen sie einen in Textform (s. § 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten Nachweis über den Anteilsbesitz durch das depotführende Institut bei der Anmeldestelle der Gesellschaft einreichen. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 16. Juni 2023, 0.00 Uhr MESZ, zu beziehen (Record Date).
Anmeldestelle:
HOFTEX GROUP AG
c/o Commerzbank AG
GS-OPS Income & General Meetings
60261 Frankfurt am Main
Fax: +49 (0) 69/136 26351
E-Mail: hv-eintrittskarten@commerzbank.de
Stimmrechtsvertretung
Wir weisen unsere Aktionäre auf die Möglichkeit hin, ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären, ausüben zu lassen.
Zur Erleichterung der Ausübung des Stimmrechts bieten wir unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Hierzu kann das auf der Eintrittskarte zur Hauptversammlung abgedruckte Formular zur Erteilung der Vollmachten und der Weisungen verwendet werden. Wir bitten, dieses ausgefüllt und unterschrieben aus organisatorischen Gründen bis zum 4. Juli 2023, 24.00 Uhr MESZ, eingehend an folgende Adresse zu senden:
HOFTEX GROUP AG
HV–Stelle
Fabrikzeile 21
95028 Hof
Fax: +49 (0) 9281/49313
E-Mail: hauptversammlung@hoftexgroup.com
Die Einzelheiten zur Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtige ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären übersandt werden.
Unterlagen
Ab Einberufung der Hauptversammlung sind die unter Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.hoftexgroup.com
auf der Seite Investor Relations/Finanzberichte verfügbar und werden in der Hauptversammlung näher erläutert.
Ergänzung der Tagesordnung
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von € 500.000 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten.
Tagesordnungsergänzungsverlangen müssen der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung, also bis zum 12. Juni 2023, 24.00 MESZ, zugehen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der HOFTEX GROUP AG zu richten. Das Verlangen kann an die folgende Adresse gerichtet werden:
HOFTEX GROUP AG
Vorstand
Fabrikzeile 21
95028 Hof
Fax: +49 (0) 9281/49313
Gegenanträge und Wahlvorschläge
Die Gesellschaft wird Anträge von Aktionären, einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung im Internet unter
www.hoftexgroup.com
auf der Seite Investor Relations/Hauptversammlung zugänglich machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 22. Juni 2023, 24.00 Uhr MESZ, der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag des Vorstands und Aufsichtsrats oder einen Vorschlag des Aufsichtsrats zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an nachfolgende Adresse übersandt hat:
HOFTEX GROUP AG
HV-Stelle Fabrikzeile 21
95028 Hof
Fax: +49 (0) 9281/49313
E-Mail: hauptversammlung@hoftexgroup.com
Ein Gegenantrag und seine Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände des § 126 Absatz 2 AktG vorliegt. Die Begründung braucht auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Diese Regelungen gelten für Wahlvorschläge der Aktionäre sinngemäß. Wahlvorschläge müssen allerdings nicht begründet werden. Wahlvorschläge müssen auch dann nicht zugänglich gemacht werden, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf oder den Wohnort der vorgeschlagenen Person enthält.
Die Gesellschaft wird rechtzeitig zugegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 AktG unverzüglich im Internet unter
www.hoftexgroup.com
auf der Seite Investor Relations / Hauptversammlung veröffentlichen.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt wurden, gelangen nur dann zur Abstimmung, wenn sie während der Hauptversammlung gestellt werden.
Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Absatz 1 AktG
Gemäß § 131 Absatz 1 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen.
Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Absatz 3 AktG genannten Gründen absehen.
Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter
Die HOFTEX GROUP AG verarbeitet personenbezogene Daten von Aktionären und Aktionärsvertretern auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Einzelheiten zum Umgang mit personenbezogenen Daten sowie den Aktionären und Aktionärsvertretern zustehenden Rechten sind im Internet unter
www.hoftexgroup.com
auf der Seite Datenschutz verfügbar.
Hof, den 25. Mai 2023
HOFTEX GROUP AG
Der Vorstand