Freitag, 19.08.2022

HWA AG – Einladung zur Hauptversammlung 2022

HWA AG

Affalterbach

ISIN DE000A0LR4P1 /​ WKN A0LR4P

Einladung zur Hauptversammlung 2022
(virtuelle Hauptversammlung)

Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am Mittwoch, den 06. Juli 2022, 10:00 Uhr
(MESZ), stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der HWA AG mit Sitz in Affalterbach
ein.

Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne die physische Präsenz
der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter) abgehalten. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes
(AktG) ist das NEO.Studio im Neo.Loft, Oscar-Walcker-Straße 15, 71636 Ludwigsburg.

Für die Aktionäre und deren Bevollmächtigte (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort
der Versammlung.

Für die angemeldeten Aktionäre der Gesellschaft bzw. ihre Bevollmächtigten wird die
gesamte Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.hwaag.com/​hauptversammlung

im passwortgeschützten Internetservice live in Bild und Ton im Internet übertragen.
Die Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von §
118 Abs. 1 Satz 2 AktG. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl (einschließlich elektronischer Briefwahl)
oder durch Vollmachtserteilung an die gesellschaftsbenannten Stimmrechtsvertreter.

TAGESORDNUNG

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses,
des zusammengefassten Lageberichts für die HWA AG und den Konzern sowie des Berichts
des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Die vorgenannten Unterlagen können im Internet unter

http:/​/​www.hwaag.com

im Bereich Investor Relations eingesehen werden.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss ausgewiesenen Bilanzgewinn
des Geschäftsjahres 2021 in Höhe von EUR 4.074.601,91 auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitglied
des Vorstands Entlastung für das Geschäftsjahr 2021 zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats

Über die Entlastung der amtierenden Aufsichtsratsmitglieder für das Geschäftsjahr
2021 soll in einer Einzelabstimmung Beschluss gefasst werden.

a)

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Hans Werner Aufrecht Entlastung zu erteilen.

b)

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Willibald Dörflinger Entlastung zu erteilen.

c)

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Hussain Ahmad Al-Siddiqi Entlastung
zu erteilen.

d)

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Gert-Jan Bruggink Entlastung zu erteilen.

e)

Vorstand und Aufsichtsrats schlagen vor, Herrn Klemens Große-Vehne Entlastung zu erteilen.

f)

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Frau Simone Stegmaier Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Treuhand Südwest GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
und Steuerberatungsgesellschaft, Beiertheimer Allee 32, 76137 Karlsruhe, zum Abschlussprüfer
und zum Konzernabschlussprüfer der HWA AG für das Geschäftsjahr 2022 zu wählen.

Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Die Hauptversammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrates nach Maßgabe des Gesetzes
über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht
zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (nachfolgend Covid-19-Gesetz)
als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
abgehalten.

Gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 Covid-19-Gesetz und § 15 Abs. 3 der Satzung wird die Hauptversammlung
am 06. Juli 2022 ab 10:00 Uhr (MESZ) live in Bild und Ton über die Internetseite der
Gesellschaft unter

www.hwaag.com/​hauptversammlung

übertragen.

Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist ausgeschlossen.
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten erfolgt daher ausschließlich
im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter.

Adressen für die Anmeldung, Anträge, Gegenanträge und Wahlvorschläge

Wir geben folgende Adresse für die Anmeldung zur Hauptversammlung an:

 

HWA AG
c/​o GFEI IR Services GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
Fax: +49 (0) 511 47402319
E-Mail: hwa-hv@gfei.de

Folgende Adresse steht für Anträge, Gegenanträge und Wahlvorschläge zur Verfügung:

 

HWA AG
Investor Relations/​Hauptversammlung
Benzstraße 8
71563 Affalterbach
Telefax: +49 (0) 7144 – 8718 – 111
ir@hwaag.com

Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen
Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung muss
der Gesellschaft bis zum 29. Juni 2022 zugehen. Die Aktionäre haben ferner ihre Berechtigung
zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen.
Zum Nachweis ist eine in Textform und in deutscher oder englischer Sprache erstellte
Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Anteilsbesitz notwendig. Der Nachweis
muss sich auf den Beginn des 15. Juni 2022 beziehen.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens
bis zum 29. Juni 2022 an die oben genannte Adresse zugehen.

Aktionäre, die sich rechtzeitig angemeldet haben, erhalten von der Gesellschaft eine
Zugangskarte mit Zugangsdaten und Passwort per Post übersandt. Mit den Zugangsdaten
und Passwort erhalten die Aktionäre am Tag der Hauptversammlung über die Internetseite
der Gesellschaft unter

www.hwaag.com/​hauptversammlung

Zugriff auf das Hauptversammlungsportal mit Bild- und Tonübertragung.

Falls die Zugangskarte auf dem Postweg verloren gehen sollte, können die Aktionäre
sich unter Angabe ihres Vor- und Nachnamens, ihrer vollständigen Adresse und der Anzahl
ihrer Aktien per E-Mail an die Adresse

Hwa-hv@gfei.de

wenden.

Hinweise zur Stimmrechtsausübung

Die Stimmrechtsausübung durch Aktionäre und ihre Bevollmächtigten ist gemäß § 1 Abs.
2 S. 1 Nr. 2 Covid-19-Gesetz nur schriftlich oder im Wege der elektronischen Kommunikation
als Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter möglich.

Verfahren für die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können ihre Stimme per elektronischer Briefwahl
abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl sind nur
diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig zur virtuellen Hauptversammlung
angemeldet haben. Für die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl steht das Hauptversammlungsportal
unter

www.hwaag.com/​hauptversammlung

ab dem 15. Juni 2022 zur Verfügung. Die elektronischen Briefwahlstimmen können im
Hauptversammlungsportal bis zum Beginn der Abstimmung am Tag der Hauptversammlung
abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär
oder eine Vereinigung von Aktionären oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen.
Die Erteilung einer Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung
gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Auch in diesem Fall ist eine rechtzeitige
Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Bevollmächtigte können nicht
physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von
ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch
Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
ausüben.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können sich durch die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter vertreten lassen. Den Stimmrechtsvertretern müssen neben der
Vollmacht Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werde. Sie üben das Stimmrecht
ausschließlich aufgrund der Grundlage der Weisungen aus. Auch in diesem Fall ist eine
rechtzeitige Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Die Vollmacht
und die Erteilung von Weisungen bedarf der Textform und kann bis spätestens 05. Juli
2022, 18:00 Uhr, postalisch, per E-Mail oder per Telefax an die vorgenannte Anschrift
zur Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung übersandt werden. Für die Vollmachtserteilung
mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter kann das Formular verwendet werden, welches
den Aktionären mit der Zugangskarte übersandt wird.

Neben der vorstehend beschriebenen Vollmachtserteilung per Post, E-Mail oder Telefax
steht für die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch das
Hauptversammlungsportal unter

www.hwaag.com/​hauptversammlung

zur Verfügung. Über das Hauptversammlungsportal ist die Erteilung, die Änderung sowie
der Widerruf hinsichtlich der Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter bis zum Beginn der Abstimmung am Tag der Hauptversammlung
möglich.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind durch die Vollmachten
nur zur Stimmrechtsausübung befugt, wenn und soweit ihnen eine ausdrückliche Weisung
zu einzelnen Gegenständen der Tagesordnung erteilt wurde.

Fragemöglichkeit der Aktionäre

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 Covid-19-Gesetz
die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Hierfür müssen sich Aktionäre und ihre Bevollmächtigten
zuvor ordnungsgemäß anmelden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freien
Ermessen, wie er die Fragen beantwortet. Rückfragen zu den Auskünften des Vorstands
sind ausgeschlossen. Darüber hinaus stehen den Aktionären weder das Auskunftsrecht
gemäß § 131 AktG noch ein Rede- oder Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung
zu.

Fragen der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten sind bis spätestens 04. Juli 2022,
24:00 Uhr, demnach 1 Tag vor der Hauptversammlung, im Wege elektronischer Kommunikation
unter der E-Mail-Adresse

ir@hwaag.com

einzureichen. Zugelassen sind nur textliche E-Mails, also E-Mails ohne Anhang, wie
z.B. PDF- oder Worddokumente und Videos.

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können gemäß
§ 1 Abs. 2 S. 1 Nr.4 Covid-19-Gesetz Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung
erklären. In Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG wird auf das Erfordernis des Erscheinens
in der Hauptversammlung verzichtet. Der Widerspruch kann am Tag der virtuellen Hauptversammlung
ab deren Beginn bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter unter Angabe
der Nummer der Anmeldung sowie des Namens im Weg der elektronischen Kommunikation
unter der E-Mail-Adresse

ir@hwaag.com

erklärt werden. Zugelassen sind nur textliche E-Mails, also E-Mails ohne Anhang, wie
z.B. PDF- oder Worddokumente und Videos.

 

Affalterbach, im Mai 2022

Der Vorstand

 

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse,
Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf
Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte
im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung
zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die HWA AG die verantwortliche Stelle.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) c) Datenschutz-Grundverordnung.

Der Dienstleister der HWA AG, welcher zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung
beauftragt wurde, erhält von der HWA AG nur solche personenbezogenen Daten, welche
für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeitet
die Daten ausschließlich nach Weisung der HWA AG.

Sie haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs-
und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie
ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese
Rechte können Sie gegenüber der HWA AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse

datenschutz@hwaag.com

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

HWA AG
c/​o GFEI IR Services GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
Fax: 0049 511 47402319
E-Mail: hwa-hv@gfei.de

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art.
77 Datenschutz-Grundverordnung zu.

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