Dienstag, 06.12.2022

IBU-tec advanced materials AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

IBU-tec advanced materials AG

Weimar

ISIN DE000A0XYHT5
WKN A0XYHT

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,

hiermit laden wir Sie zur ordentlichen Hauptversammlung der IBU-tec advanced materials
AG ein, die am Mittwoch, den 4. Mai 2022, um 11:00 Uhr in Form einer virtuellen Hauptversammlung
stattfindet. Für die Aktionäre und deren Bevollmächtigte (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort
der Versammlung.

Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen
Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Bitte beachten Sie insbesondere die Regelungen zur weiterhin erforderlichen Anmeldung
zur Hauptversammlung. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der
Sitz der Gesellschaft, Hainweg 9-11, 99425 Weimar.

Tagesordnung

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der IBU-tec advanced materials AG und
des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2021, des Lageberichts der IBU-tec
advanced materials AG und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2021 und des Berichts
des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Diese Unterlagen sind von der Einberufung an und auch während der Hauptversammlung
über die Internetadresse

https:/​/​www.ibu-tec.de/​investor-relations/​hauptversammlung

zugänglich und liegen während der Hauptversammlung zur Einsichtnahme aus.

Zu Tagesordnungspunkt 1 ist eine Beschlussfassung nicht erforderlich, da der Aufsichtsrat
den Jahres- und Konzernabschluss gemäß § 172 AktG bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss
damit festgestellt ist.

2.

Beschlussfassung über die Gewinnverwendung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 erzielten Bilanzgewinn
in Höhe von EUR 7.440.394,67 wie folgt zu verwenden:

Der zum 31. Dezember 2021 ausgewiesene Bilanzgewinn in Höhe von EUR 7.440.394,67 wird
in voller Höhe auf neue Rechnung vorgetragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr
2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern
des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern
des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Mälzerstr.
3, 07745 Jena, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 zu bestellen.

6.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Mit Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 4. Mai 2022 endet die Amtszeit
der drei durch die Hauptversammlung gewählten Mitglieder des Aufsichtsrats der Gesellschaft.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht derzeit gem. §§ 95, 96 Absatz 1 Alt. 6,
101 Absatz 1 AktG und Ziffer 8.1 der Satzung aus drei Mitgliedern, die von der Hauptversammlung
gewählt werden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, mit Wirkung ab Beendigung der am 4. Mai 2022 stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die
Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 beschließt, als Aufsichtsratsmitglieder
in den Aufsichtsrat zu wählen:

a)

Frau Sandrine Cailleteau, Paris, Managing Director bei der Investmentbank Bryan, Garnier
& Co.

b)

Herr Dr. Jens Thomas Thau, Berlin, Rechtsanwalt bei der Kanzlei Thau Rechtsanwälte

c)

Prof. Dr. Achim Kampker, Aachen, Leiter des Lehrstuhls Production Engineering of E-Mobility
Components der RWTH Aachen

Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat im Wege der Einzelwahl durchzuführen.

Angaben gem. § 125 Absatz 1 Satz 5 AktG zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich
zu bildenden Aufsichtsräten und Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen
Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Frau Sandrine Cailleteau

1.

Mitgliedschaften in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:

Aufsichtsratsmitglied der IBU-tec advanced materials AG, Weimar

2.

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Keine

Herr Dr. Jens Thomas Thau

1.

Mitgliedschaften in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:

Aufsichtsratsmitglied der IBU-tec advanced materials AG, Weimar

2.

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Keine

Prof. Dr. Achim Kampker

1.

Mitgliedschaften in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:

Keine

2.

Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Keine

7.

Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder und über die entsprechende
Satzungsänderung

Die derzeit geltende Vergütungsregelung des Aufsichtsrats der Gesellschaft wurde durch
die Hauptversammlung im Jahr 2017 beschlossen und seitdem nicht mehr angepasst. Die
Vergütung ist in Ziffer 13 der Satzung der Gesellschaft geregelt und besteht aus einer
jährlichen Festvergütung sowie aus einer Erstattung der Auslagen. Die derzeitige jährliche
Festvergütung für den Aufsichtsratsvorsitzenden beträgt EUR 35.000,00 und für die
weiteren Mitglieder des Aufsichtsrats EUR 20.000,00.

Um der weiter gestiegenen Verantwortung und der deutlich anspruchsvoller und komplexer
gewordenen Arbeit des Aufsichtsrats gerecht zu werden, wird vorgeschlagen, die Vergütung
des Aufsichtsrats anzupassen. Die Aufsichtsratsvergütung soll sich künftig wie bisher
aus einer Festvergütung, die im Vergleich zur bestehenden Festvergütung der Aufsichtsratsmitglieder
maßvoll erhöht wird, und aus einer zusätzlichen Vergütung für die Teilnahme an den
Sitzungen des Aufsichtsrats (Sitzungsgeld) zusammensetzen. Die jährliche feste Vergütung
für den Vorsitzenden des Aufsichtsrats bleibt unverändert. Der Stellvertreter des
Aufsichtsratsvorsitzenden soll eine jährliche feste Vergütung in Höhe von EUR 30.000,00
erhalten.

Die neue Vergütungsregelung für den Aufsichtsrat soll ab dem Zeitpunkt des Ablaufs
dieser Hauptversammlung gelten.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen der Hauptversammlung daher vor, die Satzung der
Gesellschaft wie folgt neu zu fassen:

„13. VERGÜTUNG

13.1 Jedes Mitglied des Aufsichtsrates erhält eine jährliche feste Vergütung in Höhe
von EUR 25.000,00.

13.2 Abweichend von Klausel 13.1 erhält der Vorsitzende des Aufsichtsrates eine jährliche
feste Vergütung in Höhe von EUR 35.000,00 und sein Stellvertreter eine jährliche feste
Vergütung in Höhe von EUR 30.000,00.

13.3 Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten ferner ein Sitzungsgeld in Höhe von
EUR 1.000,00 für jede persönliche Teilnahme an einer Präsenzsitzung. Für die Teilnahme
an einer virtuellen Sitzung erhält jedes Mitglied des Aufsichtsrates ein Sitzungsgeld
in Höhe von EUR 500,00.

13.4 Aufsichtsratsmitglieder, die nur während eines Teils des Geschäftsjahres dem
Aufsichtsrat angehören, erhalten eine im Verhältnis der Zeit geringere Vergütung.

13.5 Die Vergütung ist nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres zu zahlen.

13.6 Neben der Vergütung erstattet die Gesellschaft den Aufsichtsratsmitgliedern auf
Nachweis die ihnen durch die Ausübung ihres Amtes entstehenden Auslagen. Die Umsatzsteuer
wird von der Gesellschaft erstattet, soweit die Mitglieder des Aufsichtsrats berechtigt
sind, die Umsatzsteuer der Gesellschaft gesondert in Rechnung zu stellen, und dieses
Recht ausüben.

13.7 Die vorstehenden Absätze 1 bis 6 kommen mit Wirkung zum Ablauf der ordentlichen
Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2021 beschließt, zur
Anwendung.“

8.

Beschlussfassung über die Erhöhung der Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder; Satzungsänderung

Derzeit legt Ziffer 8.1 der Satzung der Gesellschaft fest, dass der Aufsichtsrat aus
drei Mitgliedern besteht. Dies soll geändert und die Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder
auf vier erhöht werden, damit im Rahmen der ordentlichen Hauptversammlung 2023, die
über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2022 beschließt, ein viertes Aufsichtsratsmitglied
gewählt werden kann. Der Vorstandsvorsitzende der Gesellschaft, Herr Ulrich Weitz,
dessen Vorstandsbestellung mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung 2023 endet,
will sich im Rahmen dieser Hauptversammlung den Wahlen zum Aufsichtsrat stellen.

Nach den Vorgaben des § 95 AktG muss eine über drei Mitglieder hinausgehende Zahl
von Aufsichtsratsmitgliedern nur noch dann durch drei teilbar sein, wenn dies zur
Erfüllung mitbestimmungsrechtlichen Vorgaben erforderlich ist. Mitbestimmungsrechtliche
Vorgaben sind bei der Gesellschaft im Hinblick auf die Besetzung des Aufsichtsrats
nicht zu beachten.

Der Vorstand soll durch entsprechende Anmeldung zum Handelsregister sicherstellen,
dass die Satzungsänderung erst Anfang 2023 wirksam wird.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Ziffer 8.1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Der Aufsichtsrat besteht aus vier Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt
werden.“

Der Vorstand wird angewiesen, die Änderung der Satzung erst im Februar 2023 zur Eintragung
zum Handelsregister anzumelden.

Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und
die Ausübung des Stimmrechts

Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der
Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft)
abgehalten gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 und Abs. 6 Satz 1 des Gesetzes über Maßnahmen
im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht
zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (Bundesgesetzblatt
I Nr. 14 2020, S. 570) in der durch das Gesetz zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens
und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (Bundesgesetzblatt
I Nr. 67 2020, S. 3332) geänderten Fassung, dessen Geltung durch das Gesetz zur Errichtung
eines Sondervermögens „Aufbauhilfe 2021“ und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht
wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze
vom 10. September 2021 (Bundesgesetzblatt I Nr. 63 2021, S. 4153) bis zum 31. August
2022 verlängert wurde, nachfolgend „COVID-19-Gesetz“). Für die angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte erfolgt eine Bild- und
Tonübertragung der gesamten virtuellen Hauptversammlung am 4. Mai 2022 ab 11:00 Uhr
im Internet unter

https:/​/​www.ibu-tec.de/​investor-relations/​hauptversammlung

im passwortgeschützten Internetservice.

Es können nur diejenigen Aktionäre oder deren Bevollmächtigte die gesamte Hauptversammlung
im Internet im passwortgeschützten Internetservice verfolgen, die sich in Textform
(§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache zur Hauptversammlung angemeldet
haben. Dies gilt entsprechend für die Ausübung des Stimmrechts. Zugangsdaten zum passwortgeschützten
Internetservice und weitere Informationen erhalten die Aktionäre nach ihrer Anmeldung
(„HV-Ticket“).

Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Verfolgung der gesamten Hauptversammlung
im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Hierzu ist ein in Textform
(§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes
durch das depotführende Institut erforderlich.

Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag),
d.h. auf den 13. April 2022 (0:00 Uhr), zu beziehen. Maßgeblich für die Berechtigung
zur Verfolgung der gesamten Versammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts
ist somit der Aktienbesitz zu diesem Stichtag.

Wie die Anmeldung muss auch der Nachweis des Anteilsbesitzes der Gesellschaft spätestens
am 27. April 2022 (24:00 Uhr) unter folgender Postanschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse
zugehen:

IBU-tec advanced materials AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 889 690 633
E-Mail: anmeldung@better-orange.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung von Aktionärsrechten, insbesondere
des Stimmrechts, als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes in der vorstehend
beschriebenen Weise erbracht hat; insbesondere haben Veräußerungen oder sonstige Übertragungen
der Aktien nach dem Nachweisstichtag im Verhältnis zur Gesellschaft keine Bedeutung
für den Umfang und die Ausübung der gesetzlichen Aktionärsrechte, insbesondere des
Stimmrechts, des bisherigen Aktionärs. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien
nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen
und erst danach Aktionär werden, sind nicht stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag
hat keine Bedeutung für eine eventuelle Dividendenberechtigung.

Vollmachten; Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die die Hauptversammlung nicht persönlich verfolgen und/​oder ihr Stimmrecht
nicht persönlich ausüben möchten, können sich bei der Ausübung ihrer Rechte auch durch
Bevollmächtigte, z. B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater
oder eine andere Person, vertreten lassen. Voraussetzung für die Ausübung des Stimmrechts
durch Bevollmächtigte ist die form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung.

Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices durch den Bevollmächtigten setzt
voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.

Die Erteilung von Vollmachten, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung
gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform oder können ab dem 13. April 2022
elektronisch unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservices unter

https:/​/​www.ibu-tec.de/​investor-relations/​hauptversammlung

gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren erfolgen und übermittelt werden.

Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und diesen durch das Aktiengesetz
gleichgestellte Personen können im Rahmen der für sie bestehenden aktiengesetzlichen
Sonderregelung (§ 135 AktG) abweichende Anforderungen an die ihnen zu erteilenden
Vollmachten vorsehen. Diese Anforderungen können bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden
erfragt werden.

Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich bei der Ausübung
des Stimmrechts durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter
vertreten zu lassen. Soweit Aktionäre die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
bevollmächtigen, müssen sie diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts
erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per
Post, Telefax oder E-Mail bis spätestens 3. Mai 2022 (24:00 Uhr) an

IBU-tec advanced materials AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 889 690 655
E-Mail: ibu-tec@better-orange.de

oder ab dem 13. April 2022 unter Nutzung des unter

https:/​/​www.ibu-tec.de/​investor-relations/​hauptversammlung

zugänglichen passwortgeschützten Internetservices gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren
bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 4. Mai 2022
erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Ein entsprechendes Formular für den Fall, dass nicht der passwortgeschützte Internetservice
genutzt wird, wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Zusendung des Anteilsbesitznachweises
zugesandt und steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.ibu-tec.de/​investor-relations/​hauptversammlung

zum Download zur Verfügung.

Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch elektronische Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimmen auch im Wege elektronischer Kommunikation abgeben, ohne
an der Hauptversammlung teilzunehmen (elektronische Briefwahl). Voraussetzung für
die Ausübung des Stimmrechts durch elektronische Briefwahl ist die form- und fristgerechte
Anmeldung zur Hauptversammlung.

Briefwahlstimmen können ab dem 13. April 2022 unter Nutzung des unter

https:/​/​www.ibu-tec.de/​investor-relations/​hauptversammlung

zugänglichen passwortgeschützten Internetservices gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren
bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 4. Mai 2022
abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater oder
sonstige gemäß § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Personen und Institutionen können
sich der elektronischen Briefwahl bedienen.

Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen

Gegenanträge von Aktionären zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat
zu bestimmten Tagesordnungspunkten und Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers
sowie von Mitgliedern des Aufsichtsrats werden – soweit sie den anderen Aktionären
zugänglich zu machen sind – bei Nachweis der Aktionärseigenschaft unverzüglich im
Internet unter

https:/​/​www.ibu-tec.de/​investor-relations/​hauptversammlung

veröffentlicht, wenn sie mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also
bis spätestens zum Ablauf des 19. April 2022 (24:00 Uhr) der Gesellschaft an die folgende
Adresse übersandt wurden:

IBU-tec advanced materials AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 889 690 655
E-Mail: antraege@better-orange.de

Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 des Aktiengesetzes
zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 1 Absatz 2 S. 3 COVID-19-Gesetz als in der
Hauptversammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende
Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Fragerecht

Gemäß § 1 Absatz 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragerecht im Wege der
elektronischen Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand der Gesellschaft hat mit Zustimmung
des Aufsichtsrats beschlossen, dass Fragen spätestens einen Tag vor der Versammlung
im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind, um einen reibungslosen Ablauf
der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Dementsprechend werden nur solche Fragen berücksichtigt, die bis spätestens Montag,
den 2. Mai 2022, 24:00 Uhr, über den passwortgeschützten Internetservice unter

https:/​/​www.ibu-tec.de/​investor-relations/​hauptversammlung

gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren eingereicht werden.

Die Fragenbeantwortung erfolgt durch den Vorstand in der Hauptversammlung. Dabei entscheidet
der Vorstand gemäß § 1 Absatz 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem
Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Er kann insbesondere Fragen und deren Beantwortung
zusammenfassen, wenn ihm dies sinnvoll erscheint.

Erklärung Widerspruch

Aktionäre, die ihr Stimmrecht wie oben erläutert ausgeübt haben, haben abweichend
von § 245 Nr. 1 AktG die Möglichkeit, ohne Erscheinen in der Hauptversammlung Widerspruch
gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege der elektronischen
Kommunikation zu erklären. Eine gültige Erklärung des Widerspruchs setzt voraus, dass
der Aktionär oder der Bevollmächtigte den Widerspruch unter Angabe des Beschlusses,
gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende der Hauptversammlung über den
passwortgeschützten Internetservice unter

https:/​/​www.ibu-tec.de/​investor-relations/​hauptversammlung

gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren erklärt.

Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Diese Einladung und weitere Informationen sind auf der Internetseite der Gesellschaft
unter

https:/​/​www.ibu-tec.de/​investor-relations/​hauptversammlung

abrufbar.

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse
bekannt gegeben.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende
Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen:
Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem
einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten
(z.B. die Nummer der Anmeldebestätigung, Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice
(HV-Ticket)). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung
basiert auf Art. 6 Absatz 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist
eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung
einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet,
die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist
die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich.
Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft
nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des
Verantwortlichen lauten:

IBU-tec advanced materials AG
Hainweg 9-11
99425 Weimar
Tel.: +49-(0)3643-8649-0
Fax: +49-(0)3643-8649-30
E-Mail: mail@ibu-tec.de

Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich
nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen
Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen
der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um
typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder
Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang,
der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis
der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem
Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen
Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn
diese Anträge von Aktionären und Aktionärsvertretern gestellt werden, ihre personenbezogenen
Daten veröffentlicht.

Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger
als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht,
es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung
von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung
erforderlich.

Aktionäre und Aktionärsvertreter haben das Recht, über die personenbezogenen Daten,
die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich
haben sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung
der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht
auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen
Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe
nach Art. 17 Absatz 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter
das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an die Gesellschaft übergebener Daten
in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).

Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an:

mail@ibu-tec.de

Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde
bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Den Datenschutzbeauftragten der IBU-tec advanced materials AG erreichen die Aktionäre
und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse:

DataCo GmbH
Dachauer Straße 65
80335 München

+49 89 7400 45840

datenschutz@dataguard.de

 

Weimar, im März 2022

IBU-tec advanced materials AG

Der Vorstand

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