IC Immobilien Holding AG

Frankfurt am Main

Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,

wir laden Sie herzlich ein zur

ordentlichen Hauptversammlung
der IC Immobilien Holding AG mit Sitz in Frankfurt am Main

am Freitag, den 24. August 2018
um 11:00 Uhr

im AOC–Accent Office Center
Konferenzetage 2. Stock
Hanauer Landstraße 291,
60314 Frankfurt am Main

I. Tagesordnung
der ordentlichen Hauptversammlung der
IC Immobilien Holding AG am 24. August 2018 in 60314 Frankfurt am Main,
Hanauer Landstraße 291,
AOC – Accent Office Center, Konferenzetage 2. Stock

1.	Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2017, des Lageberichts, des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts für die IC Immobilien Holding AG sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss am 27. Juni 2018 festgestellt und den Konzernabschluss entsprechend §§ 172, 173 AktG gebilligt. Somit entfällt eine Feststellung des Jahresabschlusses durch die Hauptversammlung. Jahresabschluss, Lagebericht, Konzernabschluss, Konzernlagebericht und Bericht des Aufsichtsrates sind der Hauptversammlung zugänglich zu machen, ohne dass es nach dem Aktiengesetz einer Beschlussfassung durch die Hauptversammlung bedarf.
2.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor zu beschließen, den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2017 Entlastung zu erteilen.
3.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen, den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2017 Entlastung zu erteilen.
4.	Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018 Der Aufsichtsrat schlägt vor zu beschließen, die Dr. Kleeberg & Partner GmbH, München, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2018 zu bestellen.

II. Weitere Angaben zur Einberufung

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

Von den insgesamt ausgegebenen 3.011.664 Stückaktien der Gesellschaft, die je ein Stimmrecht gewähren, sind zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung 3.011.664 Stückaktien teilnahme- und stimmberechtigt. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.

Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Stimmrechte sind gemäß § 16 der Satzung der IC Immobilien Holding AG nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in Textform erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut erforderlich. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein und sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, also auf den 03. August 2018, 00:00 Uhr beziehen.

Die Anmeldung und der Nachweis des Aktienbesitzes müssen der Gesellschaft unter folgender Adresse oder der angegebenen Faxnummer oder E-Mail-Adresse

bis spätestens am 17. August 2018, 24:00 Uhr

zugehen:

1) per Post an

BADER & HUBL GmbH HV IC AG 2018 Wilhelmshofstraße 67 74321 Bietigheim-Bissingen

oder

2) per Telefax an

+49 (0) 7142 – 788 66 755

oder

3) per E-Mail an

hauptversammlung@baderhubl.de

Freie Verfügbarkeit der Aktien

Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Aktionäre können deshalb über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen.

Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch dann sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Absatz 3 Satz 3 AktG grundsätzlich der Textform. Im Falle der Bevollmächtigung von Kreditinstituten, nach §§ 135 Absatz 10, 125 Absatz 5 AktG den Kreditinstituten gleichgestellten Instituten oder Unternehmen, Aktionärsvereinigungen oder Personen, für die nach § 135 Absatz 8 AktG die Regelungen des § 135 Absatz 1 bis 7 sinngemäß gelten, sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind. Nach dem Gesetz muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt und von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten werden. Bitte stimmen Sie sich daher bei diesem Personenkreis mit dem zu Bevollmächtigenden über eine mögliche Form der Vollmacht ab.

Der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft kann am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten am Versammlungsort erbracht werden. Ferner kann der Nachweis der Bevollmächtigung auch an folgende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse übermittelt werden:

BADER & HUBL GmbH
HV IC AG 2018
Wilhelmshofstraße 67
74321 Bietigheim-Bissingen
Telefax: +49 (0) 7142 – 788 66 755
E-Mail: hauptversammlung@baderhubl.de
Dasselbe gilt für einen eventuellen Widerruf der Vollmacht.

Ein Vollmachtformular erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte.

Wir bitten Sie, Verständnis dafür zu haben, dass wir jedem Aktionär je Depot nur bis zu zwei Eintrittskarten zuschicken können. Zugleich bitten wir Sie, ohne Ihr Recht auf Teilnahme an der Hauptversammlung einschränken zu wollen, sich frühzeitig und nur dann anzumelden, wenn Sie eine Teilnahme an der Hauptversammlung ernsthaft beabsichtigen. Sie erleichtern damit die Organisation der Hauptversammlung.

Daneben bieten wir unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Sollen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, so muss der Aktionär diesen in jedem Fall Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt worden ist, werden sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bei dem jeweiligen Tagesordnungspunkt der Stimme enthalten. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, nach Maßgabe der ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Diejenigen Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen möchten, benötigen hierzu ein Vollmachtformular, das zugleich die Erteilung von Weisungen ermöglicht. Dieses Formular wird den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zugesandt.

Vollmachten zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen der Gesellschaft, sofern sie nicht während der Hauptversammlung erteilt werden, bis spätestens zum 22. August 2018 bis 24:00 Uhr unter der folgenden Adresse oder der angegebenen Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zugehen:

BADER & HUBL GmbH
HV IC AG 2018
Wilhelmshofstraße 67
74321 Bietigheim-Bissingen
Telefax: +49 (0) 7142 – 788 66 755
E-Mail: hauptversammlung@baderhubl.de

Darüber hinaus bieten wir form- und fristgerecht angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären und Aktionärsvertretern bzw. deren Bevollmächtigten an, die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch in der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen mit der weisungsgebundenen Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.

Bitte beachten Sie, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter lediglich für die Wahrnehmung der Stimmrechte der Aktionäre zur Verfügung stehen. Aufträge für z. B. Wortmeldungen oder das Stellen von Anträgen können nicht entgegengenommen werden. Zu beachten ist weiter, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter im Falle einer vor der Hauptversammlung erteilten Bevollmächtigung im Hinblick auf Abstimmungen über eventuelle, erst in der Hauptversammlung vorgebrachte Gegenanträge oder Wahlvorschläge oder sonstige nicht im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilte Anträge nicht bevollmächtigt sind und diesbezüglich nur in der Hauptversammlung Weisungen erteilt werden können.

Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (dies entspricht 150.583 Stück Aktien) oder den anteiligen Betrag von 500.000,00 € erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden (§ 122 Abs. 2 AktG). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen muss der Gesellschaft bis zum Ablauf des 30. Juli 2018 zugegangen sein. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten. Bitte verwenden Sie dazu folgende Adresse:

IC Immobilien Holding AG
Vorstand
Hanauer Landstraße 293
60314 Frankfurt am Main

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger (www.bundesanzeiger.de) bekannt gemacht. Sie werden außerdem unter www.ic-group.de im Bereich Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung veröffentlicht. Mitveröffentlicht werden der Name des Aktionärs, eine etwaige Begründung sowie eine etwaige Stellungnahme der Verwaltung.

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Darüber hinaus können Aktionäre der IC Immobilien Holding AG Gegenanträge zu Vorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung („Gegenanträge“) sowie Vorschläge zur Wahl der Abschlussprüfer übersenden („Wahlvorschläge“). Zugänglich zu machende Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein, zugänglich zu machende Wahlvorschläge brauchen nicht begründet zu werden. Gegenanträge und Wahlvorschläge im Sinne der §§ 126, 127 AktG sind ausschließlich zu übermitteln an:

IC Immobilien Holding AG
Anträge zur HV 2018
Hanauer Landstraße 293
60314 Frankfurt am Main
Telefax: +49 (0)69 – 767 258-210

Anderweitig eingehende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden für die Zugänglichmachung nach § 126, 127 AktG nicht berücksichtigt.

Zugänglich zu machende Gegenanträge, die spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also am 09. August 2018 bis 24:00 Uhr bei o. g. Adresse eingehen, werden unverzüglich nach ihrem Eingang einschließlich des Namens des Aktionärs, einer Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter www.ic-group.de im Bereich Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung veröffentlicht.

Von der Veröffentlichung eines Gegenantrages und seiner Begründung kann die Gesellschaft unter den in § 126 Absatz 2 AktG genannten Voraussetzungen absehen, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine Begründung eines Gegenantrages braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Für Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Abschlussprüfern gelten die vorstehenden Sätze gemäß § 127 AktG sinngemäß. Wahlvorschläge von Aktionären brauchen jedoch nicht begründet zu werden. Außer aus den in § 126 Absatz 2 AktG genannten Gründen braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn er nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des Kandidaten bzw. im Fall des Vorschlags einer juristischen Person als Abschlussprüfer die Firma und den Sitz des vorgeschlagenen Abschlussprüfers enthält.

Der Vorstand behält sich vor, Gegenanträge und ihre Begründungen zusammenzufassen, wenn mehrere Aktionäre zu demselben Gegenstand der Beschlussfassung Gegenanträge stellen.

Es wird darauf hingewiesen, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, auch wenn sie der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur dann Beachtung finden, wenn sie dort mündlich gestellt bzw. unterbreitet werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Punkten der Tagesordnung zu stellen oder Wahlvorschläge zu unterbreiten, bleibt unberührt.

Auskunftsrecht

Jedem Aktionär und Aktionärsvertreter ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss eingebundenen Unternehmen zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstandes der Tagesordnung erforderlich ist. Von der Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen.

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die IC Immobilien Holding AG verarbeitet personenbezogene Daten (d.h. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt die depotführende Bank deren personenbezogenen Daten an die Gesellschaft.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für deren Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die IC Immobilien Holding AG die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist seit dem 25. Mai 2018 Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt IC Immobilien Holding AG verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der IC Immobilien Holding AG. Im übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern und dem Notar zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Die Aktionäre haben im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können die Aktionäre gegenüber der IC Immobilien Holding AG über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

IC Immobilien Holding AG
Datenschutzbeauftragter
Hanauer Landstraße 293
60314 Frankfurt am Main
Telefax: +49 (0)69 – 767 258-210

Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten der IC Immobilien Holding AG ebenfalls unter den zuvor angegebenen Kontaktdaten.

Informationen und Unterlagen zur Hauptversammlung

Der Jahresabschluss und der Konzernabschluss zum 31. Dezember 2017, der Lagebericht der Gesellschaft und des Konzerns sowie der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017 liegen während der Hauptversammlung zur Einsichtnahme aus. Sie können im Internet unter www.ic-group.de im Bereich Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung heruntergeladen und in den Geschäftsräumen der IC Immobilien Holding AG, Hanauer Landstraße 293, 60314 Frankfurt am Main, eingesehen werden. Sie werden den Aktionären auf Anfrage auch kostenfrei zugesandt.