ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank
Frankfurt am Main
WKN 747244 / ISIN DE0007472441
EINLADUNG ZUR ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG
Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre zur
ordentlichen Hauptversammlung
ein, die
am Dienstag, dem 17. November 2020, ab 14.00 Uhr (MEZ)
als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz,
weder der Aktionärinnen und Aktionäre noch ihrer Bevollmächtigten,
nach Maßgabe der im Folgenden im Anschluss an die Tagesordnung
enthaltenen Bestimmungen und Erläuterungen stattfindet.
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist das
Hotel Steigenberger Frankfurter Hof, Am Kaiserplatz, 60311 Frankfurt am Main.
TAGESORDNUNG
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses sowie der Lageberichte für die ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank und den Konzern zum 31. März 2020, des Berichts des Aufsichtsrats sowie des Vorschlags für die Verwendung des Bilanzgewinns Die unter diesem Tagesordnungspunkt genannten Unterlagen sind über die Internetseite der Gesellschaft unter
zugänglich. Da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahres- und Konzernabschluss bereits gebilligt hat, ist entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen keine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung vorgesehen. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im festgestellten Jahresabschluss zum 31. März 2020 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von Euro 1.415.967,73 wie folgt zu verwenden:
Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Einberufung gehaltenen eigenen 9.984 Stückaktien, die gem. § 71 b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Sollte sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien bis zur Hauptversammlung ändern, würde bei unveränderter Ausschüttung von Euro 0,15 je dividendenberechtigter Stückaktie der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2019/2020 amtiert haben, für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen:
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2019/2020 amtiert haben, für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen:
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| 5. |
Beschlussfassung über die Bewilligung der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2019/2020 eine Vergütung wie folgt zu gewähren:
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| 6. |
Beschlussfassung über die Zuwahl zum Aufsichtsrat Mit Ablauf der Hauptversammlung am 17. November 2020 scheidet das Aufsichtsratsmitglied Herr Christian R. Culver durch Amtsniederlegung aus dem Aufsichtsrat gemäß § 8 Abs. 4 S. 3 der Satzung aus. Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 96 Abs. 1, 6. Fall und § 101 Abs. 1 AktG sowie § 8 Abs. 1 der Satzung aus sechs Vertretern ausschließlich der Aktionäre zusammen. Die Hauptversammlung ist bei der Wahl der Aktionärsvertreter nicht an Wahlvorschläge gebunden. Der Aufsichtsrat schlägt vor, • Herrn Hendrik Janssen, Vorstandsmitglied BÖAG Börsen AG, Hannover als Mitglied des Aufsichtsrats zu wählen. Die Wahl erfolgt gemäß § 8 Abs. 3 der Satzung für den Rest der ursprünglichen Amtsdauer von Herrn Christian R. Culver, das heißt für die Zeit bis zur Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung 2022. |
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| 7. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020/2021 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Dohm Schmidt Janka Revision und Treuhand AG, Niedenau 13-19, 60325 Frankfurt am Main, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020/2021 zu wählen. |
HINWEISE ZUR VIRTUELLEN HAUPTVERSAMMLUNG UND ZUR AUSÜBUNG DES STIMMRECHTS
Allgemeine Hinweise
Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 17. November 2020 ab 14.00 Uhr (MEZ) wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe von Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (BGBl. 2020, S. 569 ff.) (nachfolgend „COVID-19-Gesetz“ genannt) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) abgehalten.
Die gesamte Hauptversammlung wird am 17. November 2020 (MEZ) ab 14.00 Uhr live auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen.
Alle Aktionärinnen und Aktionäre (nachfolgend „Aktionäre“ genannt), die sich rechtzeitig angemeldet und ihre Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben, sind zur Ausübung ihres Stimmrechts im Wege der elektronischen Kommunikation über elektronische Briefwahl gem. Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Ziff. 2 des COVID-19-Gesetzes nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen und Erläuterungen berechtigt.
Über den passwortgeschützten Internetservice können die Aktionäre (oder ggf. deren Bevollmächtigte) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren und nachfolgend beschriebenen Voraussetzungen die ihnen eingeräumten Aktionärsrechte ausüben, insbesondere Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.
Die physische Teilnahme der Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten – mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft – am Versammlungsort ist ausgeschlossen.
Anmeldung
Zur Ausübung des Stimmrechts sind ausschließlich diejenigen Aktionäre zugelassen, die sich bis spätestens Dienstag, den 10. November 2020, 24:00 Uhr (MEZ), bei der Gesellschaft zur Hauptversammlung angemeldet und ihre Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechtes nachgewiesen haben.
Der Nachweis der Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts erfolgt durch einen in Textform erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung, somit auf Dienstag, den 27. Oktober 2020, 00:00 Uhr (MEZ), zu beziehen, da die ICF BANK AG nicht börsennotiert ist.
Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes müssen unter folgender Adresse bei der Gesellschaft eingehen:
ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
| Telefax: | +49 (0)89 889 690 633 |
| E-Mail: | anmeldung@better-orange.de |
Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und des ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes bis spätestens Dienstag, den 10. November 2020, 24:00 Uhr (MEZ), werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice (sog. Aktionärsportal) auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer einen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat.
Details zum Internetservice
Ab Dienstag, den 27. Oktober 2020, 0:00 Uhr (MEZ), steht auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
der passwortgeschützte Internetservice zur Verfügung. Hierüber können Aktionäre, die ihre Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts ordnungsgemäß nachgewiesen haben, oder ihre Bevollmächtigten ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Kommunikation gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Ziff. 2 Covid-19-Gesetz ausüben, Vollmacht und Weisung an einen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Ausübung des Stimmrechts erteilen sowie Widerspruch gegen einen oder mehrere von der virtuellen Hauptversammlung gefassten Beschlüsse gemäß den nachfolgend näher beschriebenen Vorgaben einlegen oder über ihre Bevollmächtigten einlegen lassen. Hierfür werden den Aktionären oder ihren Bevollmächtigten die erforderlichen Zugangsdaten nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung zugesandt.
Verfahren für die Stimmabgabe
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation gemäß Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1, Ziff. 2 Covid-19-Gesetz oder über Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach Maßgabe der nachfolgend näher beschriebenen Bestimmungen.
Bevollmächtigung
Aktionäre haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten oder durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen.
Die Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten oder durch den von der Gesellschaft benannten und vom Aktionär bevollmächtigten Stimmrechtsvertreter setzt voraus, dass der Aktionär sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und seine Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen und wirksam Vollmacht erteilt hat.
Wenn weder ein Intermediär, noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine andere gleichgestellte Person (§ 135 Abs. 8 AktG) bevollmächtigt wird, ist die Vollmacht schriftlich, durch (Computer-)Fax oder durch elektronische Nachricht (E-Mail) in Textform (§ 126b BGB) zu erteilen. Bei Vollmachten an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder eine andere gleichgestellte Personen (§ 135 Abs. 8 AktG) genügt es, wenn die Vollmachterklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird; diesbezüglich werden die Aktionäre gebeten, sich an die jeweilige Person oder Institution zu wenden, um Näheres zu erfahren.
Der Aktionär kann dem Bevollmächtigten Weisungen hinsichtlich der Ausübung des Stimmrechts erteilen. Soweit er den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt hat, muss er diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Er ist auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit ausdrückliche Weisungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten und zu mit etwaiger Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären sowie zu vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären vorliegen.
Bitte beachten Sie, dass der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft keine Vollmacht zum Stellen von Fragen, zum Stellen von Anträgen und zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegennimmt.
Aktionäre können zum Zwecke der Bevollmächtigung einer anderen Person das Vollmachtsformular verwenden, welches nach Anmeldung an die Aktionäre zugeschickt wird. Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
bei den Angaben zur ordentlichen Hauptversammlung 2020 zum Download zur Verfügung.
Für die Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters wird den Aktionären nach Anmeldung ein weiteres Stimmrechtsvertreter-Formular zugeschickt, das ebenfalls auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
bei den Angaben zur ordentlichen Hauptversammlung 2020 zum Download zur Verfügung steht.
Wir machen ausdrücklich darauf aufmerksam, dass die Gesellschaft gemäß § 16 Abs. 2 Satz 2 der Satzung im Falle von Zweifeln an der Bevollmächtigung – abgesehen von den oben genannten gesetzlichen Erleichterungen – einen schriftlichen Nachweis der Bevollmächtigung verlangen kann.
Wir bitten daher darum, einen Nachweis über die Bevollmächtigung einer anderen Person oder des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft über den ab 27. Oktober 2020, 0:00 Uhr (MEZ), bereitstehenden passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
oder an folgende Anschrift, Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse frühzeitig, spätestens mit Zugang bis 16.11.2020, 18:00 Uhr (MEZ), zu übermitteln an:
ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
| Telefax: | +49 (0)89 889 690 655 |
| E-Mail: | vollmachten@better-orange.de |
Bitte beachten Sie, dass auch Bevollmächtigte der Aktionäre – mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters – nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen können.
Stimmabgabe im Wege der elektronischen Kommunikation (elektronische Briefwahl) gem. Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 1 Ziff. 2 Covid-19-Gesetz
Aktionäre, die sich fristgerecht unter ordnungsgemäßem Nachweis der Berechtigung zur Ausübung ihres Stimmrechts angemeldet haben, können ihre Stimmen – persönlich oder über ihre Bevollmächtigten – im Wege der elektronischen Kommunikation über elektronische Briefwahl über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
bis spätestens zur Beendigung des Abstimmungsvorgangs in der virtuellen Hauptversammlung abgeben, ändern und widerrufen.
Die Stimmabgaben sind auf die Abstimmung über die in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat und auf mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachte Beschlussvorschläge von Aktionären sowie etwaige vor der Hauptversammlung gem. §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge beschränkt.
Eine Stimmabgabe auf schriftlichem Wege (schriftliche Briefwahl) ist nicht zugelassen.
Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet
Die virtuelle Hauptversammlung am 17. November 2020 wird ab 14.00 Uhr (MEZ) live auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen.
Nach Zugang der Anmeldung werden den Aktionären oder ihren Bevollmächtigten die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
übersandt.
Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre, die ihre Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts ordnungsgemäß nachgewiesen haben, und die ihr Stimmrecht persönlich oder über Bevollmächtigte ausgeübt haben, besitzen die Möglichkeit, über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. Art. 2 § 1 Abs. 2 Nr. 4 Covid-19-Gesetz Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung zu erklären.
Auf Art. 2 § 1 Abs. 7 Covid-19-Gesetz wird verwiesen.
Weitere Angaben zu den Rechten der Aktionäre gem. § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. §§ 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG i.V.m. Art. 2 § 1 Covid-19-Gesetz
Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gem. § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. Art. 2 § 1 Abs. 3 S. 4 Covid-19-Gesetz
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil (= 5%) des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag von 500.000,00 EUR erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft unter der nachstehenden Adresse spätestens am 02. November 2020, 24.00 Uhr (MEZ), zugegangen sein.
Vorstand der
ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank
Kaiserstr. 1
60311 Frankfurt am Main
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind, und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten werden, wobei § 70 AktG bei der Berechnung des Anteilsbesitzes Anwendung findet.
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unter der Internetadresse
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.
Gegenanträge und Wahlvorschläge gem. §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können Gegenanträge nebst einer etwaigen Begründung gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt sowie Wahlvorschläge an die Gesellschaft übersenden.
Wahlvorschläge von Aktionären sowie Gegenanträge, die bis spätestens am 02. November 2020, 24.00 Uhr (MEZ), bei der Gesellschaft unter der nachfolgenden Adresse, (Computer-)Fax-Nummer oder E-Mail-Adresse eingegangen sind, werden, soweit die übrigen Voraussetzungen für eine Veröffentlichungspflicht nach §§ 126, 127 AktG erfüllt sind, unverzüglich nach ihrem Eingang einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
bei den Angaben zur ordentlichen Hauptversammlung zugänglich gemacht:
postalisch:
ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
| Per Telefax: | +49 (0)89 889 690 655 |
| E-Mail: | gegenantraege@better-orange.de |
Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu etwaigen Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. Anderweitig adressierte oder verspätet eingegangene Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden von der Gesellschaft nicht im Internet veröffentlicht.
Ordnungsgemäß gestellte und zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG im Vorfeld der Hauptversammlung bekannt gemacht wurden, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden.
Fragemöglichkeit der Aktionäre gem. § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. Art. 2 § 1 Abs. 2 S. 1 Ziff. 3 Satz 2 Covid-19-Gesetz
Abweichend von § 131 Abs. 1 AktG haben angemeldete Aktionäre oder deren Bevollmächtigte in der virtuellen Hauptversammlung am 17. November 2020 kein Auskunftsrecht. Stattdessen haben sie die Möglichkeit, im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen einzureichen. Ein Recht auf Antwort ist damit jedoch nicht verbunden. Über die Beantwortung der Fragen entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem Ermessen. Der Vorstand hat nicht alle Fragen zu beantworten; er kann insbesondere auch Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen; er kann dabei Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen.
Fragen der Aktionäre sind spätestens zwei Tage vor der Versammlung, d.h. bis spätestens 14. November 2020, 24.00 Uhr (MEZ), über den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft (sog. Aktionärsportal) unter
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
einzureichen.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.
Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft / Unterlagen
Alle gesetzlich erforderlichen Hauptversammlungsunterlagen und Anträge von Aktionären oder deren Bevollmächtigten sind ab Einberufung der virtuellen Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
bei den Angaben zur ordentlichen Hauptversammlung 2020 zugänglich.
Auch während der virtuellen Hauptversammlung werden die gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.icfbank.de/ir-aufsichtsrecht/investor-relations.html
bei den Angaben zur ordentlichen Hauptversammlung 2020 zugänglich sein.
Zusatzinformation
Die Aktie der ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank trägt die WKN 747244 und die ISIN DE0007472441.
Hinweise zum Datenschutz betreffend die virtuelle Hauptversammlung am 17. November 2020 der ICF BANK AG
Der Schutz der personenbezogenen Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern, Bevollmächtigten und sonstigen Teilnehmern an der Hauptversammlung (insgesamt „Aktionäre und sonstige Teilnehmer“ genannt) hat für die ICF BANK AG einen hohen Stellenwert. Die ICF BANK AG beachtet dabei die Anforderungen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der ab dem 25. Mai 2018 anwendbaren EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Die Informationen zur Verarbeitung der personenbezogenen Aktionärsdaten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind nachstehend zusammengestellt.
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Aktionären und sonstigen Teilnehmern ist die ICF BANK AG, Kaiserstr. 1, 60313 Frankfurt a.M. Die Gesellschaft wird vertreten durch die Mitglieder des Vorstands, Bernd Gegenheimer, Adrian Braun und Sascha Rinno. Auch die Datenschutzbeauftragte der ICF BANK AG ist über diese Kontaktdaten sowie über
service@icfbank.de
erreichbar.
Die ICF BANK AG verarbeitet im Falle von Aktionären Name, Anschrift, Informationen zu den Aktien (Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer des HV-Tickets), die ggf. vom Aktionär selbst gegenüber der ICF BANK AG oder der Depotbank mitgeteilten weiteren personenbezogenen Daten (wie etwa Anträge, Ergänzungsverlangen) sowie ggf. Name und weitere Angaben des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters im Zusammenhang mit der organisatorischen Durchführung der Hauptversammlung („Aktionärsdaten“).
Die Verarbeitung der Aktionärsdaten erfolgt, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO. Die Verarbeitung der Aktionärsdaten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung der Aktionärsrechte zwingend erforderlich. Bei Nichtbereitstellung der Daten können die Aktionärsrechte nicht ausgeübt werden.
Die ICF BANK AG verarbeitet im Falle von sonstigen Teilnehmern die aus der jeweiligen Anmeldung ersichtlichen Teilnehmerdaten (insbesondere Name, Anschrift sowie Angaben zum Grund der Teilnahme an der Hauptversammlung) sowie die ggf. vom Teilnehmer gegenüber der ICF BANK AG mitgeteilten weiteren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der organisatorischen Durchführung der Hauptversammlung.
Die Verarbeitung der sonstigen Teilnehmerdaten erfolgt zur Wahrung des berechtigten Interesses der ICF BANK AG und ihrer Aktionäre an der geordneten Durchführung der Hauptversammlung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Die Verarbeitung der in der Anmeldung anzugebenden als Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten kann dies dem jeweiligen Teilnehmer nicht ermöglicht werden.
Die Daten von Aktionären und sonstigen Teilnehmern können von der ICF BANK AG gegenüber eventuellen, im Zusammenhang mit der organisatorischen Durchführung der Hauptversammlung tätigen Dienstleistern im erforderlichen Umfang mitgeteilt werden, damit diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe bzw. auf Weisung der ICF BANK AG verarbeiten.
Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Aktionärsdaten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären verweisen wir auf die gesetzlichen Regelungen nach § 122 Absatz 2, § 126 Absatz 1, § 127 und § 131 Absatz 1 Aktiengesetz und auf die diesbezüglichen sonstigen Vorschriften und Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre, die in der Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020 der ICF BANK AG genannt sind.
Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis zu drei Jahren. Darüber hinaus bewahrt die ICF BANK AG personenbezogene Daten von Aktionären auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen die Gesellschaft geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren). Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die o.g. Zwecke nicht mehr erforderlich sind und nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.
Jeder Aktionär und sonstige Teilnehmer hat ein Recht auf Auskunft zu seinen personenbezogenen Daten, Artikel 15 DSGVO, auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten, Artikel 16 DSGVO, auf Löschung personenbezogener Daten, Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO, auf Datenübertragbarkeit, Artikel 20 DSGVO, sowie – im Falle sonstiger Teilnehmer – auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten, Artikel 21 DSGVO. Zur Ausübung dieser Rechte kann sich ein Aktionär und sonstiger Teilnehmer jederzeit (z.B. per Post an ICF BANK AG, Kaiserstr. 1, 60313 Frankfurt a. M. oder per E-Mail service@icfbank.de) an die ICF BANK AG wenden. Jeder Aktionär und sonstige Teilnehmer ist zudem berechtigt, eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzulegen, Artikel 77 DSGVO.
Frankfurt am Main, im Oktober 2020
ICF BANK AG Wertpapierhandelsbank
Der Vorstand