Mittwoch, 08.02.2023

ICF Systems AG – Hauptversammlung 2016

ICF Systems AG

Frankfurt am Main

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am

Freitag, den 02. September 2016, um 11.00 Uhr

in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Frankfurt am Main, Hochstraße 35–37, 2. OG
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung unserer Gesellschaft ein.

Tagesordnung

1.

Vorlage des Berichtes über die Erstellung des Jahresabschlusses der ICF Systems AG per 31. März 2016, des Abhängigkeitsberichtes und des Berichtes des Aufsichtsrates, sowie des Vorschlags über die Verwendung des Bilanzgewinns.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns:

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im festgestellten Jahresabschluss zum 31. März 2016 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von Euro 1.042.606,92 wie folgt zu verwenden:

Gewinnvortrag 01.04.2015 795.612,66
Jahresüberschuss 2016 259.993,96
Einstellung in die gesetzliche Rücklage 12.999,70
Einstellung in andere Gewinnrücklagen 0,00
Bilanzgewinn 31.03.2016 1.042.606,92
Gewinnvortrag 1.042 606,92
3.

Beschlussfassung über die effektive Kapitalherabsetzung, Satzungsänderung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen die effektive Kapitalherabsetzung zum Zweck der Rückzahlung eines Teils des Grundkapitals an die Aktionäre bei entsprechender Satzungsänderung wie folgt vor:

a)

Das vorhandene Grundkapital der Gesellschaft von Euro 1.500.000,00, eingeteilt in 50.000 Stück auf den Inhaber lautende Stückaktien ohne Nennwert mit einem rechnerischen Anteil am Grundkapital von Euro 30,00 je Stückaktie, wird zum Zweck der Rückzahlung eines Teils des Grundkapitals an die Aktionäre der Gesellschaft um Euro 500.000,00 auf Euro 1.000.000,00, eingeteilt in 50.000 Stückaktien mit einem anteiligen Betrag am Grundkapital von Euro 20,00 je Stückaktie, herabgesetzt.

b)

Der Vorstand wird ermächtigt, nach Ablauf von sechs Monaten nach Bekanntmachung der Eintragung des Kapitalherabsetzungsbeschlusses im Handelsregister und nach Befriedigung oder Besicherung von Gläubigern der Gesellschaft, die sich rechtzeitig gem. § 225 Abs. 2 S. 1 AktG gemeldet haben, den Herabsetzungsbetrag von 500.000,00 an die Aktionäre auszuzahlen.

c)

§ 5 Ziffer 1 Satz 1 der Satzung wird aufgehoben und wie folgt neu gefasst:

„Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt Euro 1.000.000,00.“

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Mitglieder des Vorstands, die im Geschäftsjahr 2015/2016 amtiert haben, für diesen Zeitraum zu entlasten

a)

Herrn Adrian Braun für seine Amtszeit vom 01.01.2016 bis 31.03.2016

b)

Herrn Roland Grundstein für seine Amtszeit vom 01.04.2015 bis 31.12.2015

c)

Herrn Michael Krug für seine Amtszeit vom 01.04.2015 bis 31.03.2016.

(Es erfolgt eine Gesamtabstimmung für alle Vorstandsmitglieder und das ehemalige Vorstandsmitglied).

5.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Mitglieder des Aufsichtsrats, die im Geschäftsjahr 2015/2016 amtiert haben, für diesen Zeitraum zu entlasten

a)

Herrn Bernd Gegenheimer für seine Amtszeit vom 01.04.2015 bis 31.03.2016

b)

Herrn Rainer Roubal für seine Amtszeit vom 01.04.2015 bis 31.03.2016

c)

Frau Dr. Annette Kliffmüller-Frank für ihre Amtszeit vom 01.04.2015 bis 31.03.2016.

(Es erfolgt eine Gesamtabstimmung für alle Aufsichtsratsmitglieder).

6.

Beschlussfassung über die Bewilligung der Vergütung des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Aufsichtsrat für dessen Tätigkeit im Geschäftsjahr 2015/2016 neben der Erstattung ihrer Auslagen (einschließlich der ggf. auf ihre Aufsichtsratsbezüge oder ihre Auslagen entfallenden Umsatzsteuer) eine Gesamtvergütung von EUR 22.500 netto zu gewähren, wovon der Vorsitzende EUR 10.000 der stellvertretende Vorsitzende EUR 7.500 und das weitere Mitglied EUR 5.000 erhalten sollen.

7.

Beschlussfassung über (Neu)wahlen von Mitgliedern des Aufsichtsrats

Mit Ablauf der Hauptversammlung am 02. September 2016 endet gemäß § 8 Ziffer 2 Satz 1 der Satzung die Amtszeit des Mitglieds des Aufsichtsrates, Frau Dr. Annette Kliffmüller-Frank.

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung für die nächste Amtszeit die Wiederwahl des nachfolgend benannten ausscheidenden Mitglied des Aufsichtsrats vor:

Frau Dr. jur. Annette Kliffmüller-Frank, Hofheim am Taunus
Rechtsanwältin

Die Wahl eines neuen Aufsichtsratsmitgliedes erfolgt gemäß § 8 Ziffer 2 Satz 3 der Satzung, damit für die Zeit bis zur Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung 2020.

Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 96 Abs. 1, 6. Fall und § 101 Abs. 1 AktG sowie § 8 Abs. 1 der Satzung aus drei Vertretern ausschließlich der Aktionäre zusammen. Die Hauptversammlung ist bei der Wahl der Aktionärsvertreter nicht an Wahlvorschläge gebunden.

Hinweise zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung

Zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind ausschließlich diejenigen Aktionäre zugelassen, die sich bis spätestens Freitag, den 26. August 2016 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft zur Hauptversammlung angemeldet und ihre Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen haben. Der Nachweis erfolgt durch einen in Textform erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung, somit auf Freitag, den 12. August 2016, 00:00 Uhr, zu beziehen. Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes müssen unter folgender Adresse bei der Gesellschaft eingehen:

ICF Systems AG
z.H. Bianca Dickhardt
Hochstraße 35–37
60313 Frankfurt am Main

Aktionäre haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten oder durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen. Die Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten oder durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter setzt voraus, dass der Aktionär sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und seine Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts nachgewiesen hat. Eine Stimmabgabe auf schriftlichem oder elektronischem Wege (Briefwahl) ist nicht zugelassen. Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung noch ein diesen nach den aktienrechtlichen Bestimmungen Gleichgestellter bevollmächtigt wird, ist die Vollmacht schriftlich, durch (Computer-) Fax oder durch elektronische Nachricht (E-Mail) zu erteilen. Bei Vollmachten an Kreditinstitute, ihnen gleichgestellte Institute oder Unternehmen oder Vereinigungen von Aktionären und sonstigen Personen i.S.v. § 135 Abs. 8 Aktiengesetz genügt es, wenn die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird. Der Aktionär kann dem Bevollmächtigten Weisungen hinsichtlich der Ausübung des Stimmrechts erteilen. Soweit der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird, müssen diesem in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Bitte beachten Sie, dass der Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegennimmt.

Gegenanträge von Aktionären zu einem Tagesordnungspunkt sind ausschließlich an die folgende Adresse zu richten:

ICF Systems AG
z.H. Bianca Dickhardt
Hochstraße 35–37
60313 Frankfurt am Main

Bis zum Ablauf des 18. August 2016, 24:00 Uhr unter vorstehender Adresse eingegangene ordnungsgemäße Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden unverzüglich durch Veröffentlichung im Elektronischen Bundesanzeiger zugänglich gemacht. Diese Unterlagen werden zusammen mit dieser Einladung darüber hinaus in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Frankfurt am Main, Hochstraße 35–37, 60313 Frankfurt am Main zu den üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 18:00 Uhr) zur Einsicht für die Aktionäre ausgelegt.

 

Frankfurt am Main, den 25.07.2016

ICF Systems AG

– Der Vorstand –

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