ifa systems AG
Frechen
ISIN DE0007830788
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am
Freitag, dem 02. Juni 2023, um 11:00 Uhr
im Mercure Hotel Köln West, Horbeller Straße 1, 50858 Köln,
stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
I. Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ifa systems AG für das am 31. Dezember 2022 beendete Geschäftsjahr sowie des Berichts des Aufsichtsrats für die ifa systems AG über das Geschäftsjahr 2022 Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen der §§ 172, 173 AktG ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung vorgesehen, weil der Aufsichtsrat den Jahresabschluss nach §§ 171, 172 AktG bereits gebilligt hat. Der Jahresabschluss ist damit gem. § 172 AktG festgestellt. |
| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
| 4. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die HLB TREUMERKUR GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Wuppertal, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu bestellen. |
II. Teilnahme an der Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihre Berechtigung hierzu nachgewiesen haben. Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG ausreichend und erforderlich. Der Nachweis hat sich auf den gesetzlich bestimmten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse innerhalb der gesetzlichen Frist vor der Hauptversammlung zugehen.
Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich daher auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. auf den 12. Mai 2023, 0:00 Uhr, zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 26. Mai 2023, 24:00 Uhr, zugehen (die Nutzung einer der genannten Übermittlungsmöglichkeiten genügt):
ifa systems AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: ifa_systems2023@itteb.de
Nach Eingang des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten übersandt, auf denen die Zahl der dem Inhaber zustehenden Stimmen verzeichnet ist. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.
Aktionärsportal
Die Gesellschaft stellt auf ihrer Internetseite unter
https://www.ifasystems.de/investor-relations/#hauptversammlung
ein Aktionärsportal zur Verfügung. Das Aktionärsportal stellt lediglich einen Service der Gesellschaft dar, die Nutzung des Aktionärsportals ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung der Aktionärsrechte nicht erforderlich. Zusammen mit der Eintrittskarte erhalten die Aktionäre ihre Zugangsdaten zum Aktionärsportal. Mit diesen Zugangsdaten können sich die Aktionäre oder deren Bevollmächtigte am Aktionärsportal anmelden und nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen ihr Stimmrecht durch Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auf anderem Wege – wie nachstehend ebenfalls beschrieben – bleibt hiervon unberührt. Das Aktionärsportal wird voraussichtlich ab Freitag, den 12. Mai 2023, 0.00 Uhr, zur Verfügung stehen.
Bevollmächtigung
Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind die fristgerechte Anmeldung und der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes – wie vorstehend beschrieben – erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht und ihr etwaiger Widerruf können gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Personen zurückweisen.
Wenn weder ein Intermediär (z. B. ein Kreditinstitut), noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Personen bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform. Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Gebrauch gemacht werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung übermittelt. Darüber hinaus kann das Formular auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.ifasystems.de/investor-relations/#hauptversammlung
heruntergeladen werden.
Der Nachweis der Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Ferner kann der Nachweis der Bevollmächtigung per Post oder E-Mail bis zum Ablauf des 31. Mai 2023, 24:00 Uhr, an folgende Anschrift oder E-Mail-Adresse übermittelt, geändert oder widerrufen werden (die Nutzung einer der genannten Übermittlungsmöglichkeiten genügt):
ifa systems AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: ifa_systems2023@itteb.de
Die vorgenannte Adresse kann auch genutzt werden, wenn die Vollmachtserklärung gegenüber der Gesellschaft abgegeben werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und andere in § 135 AktG gleichgestellte Personen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. Die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit der zu bevollmächtigenden Person oder Institution über Form und Verfahren der Vollmachtserteilung abzustimmen.
Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Aktionäre können sich auch durch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter vertreten lassen. Auch in diesem Fall sind die fristgerechte Anmeldung und der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes – wie vorstehend beschrieben – erforderlich. Die Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, ihre Änderung und ihr Widerruf bedürfen der Textform.
Ein Formular, von dem bei der Vollmachts- und Weisungserteilung Gebrauch gemacht werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung übermittelt.
Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.ifasystems.de/investor-relations/#hauptversammlung
zum Download zur Verfügung.
Form- und fristgerecht angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären bieten wir an, die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft in der Hauptversammlung mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Ferner können Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft per Post oder E-Mail an die vorstehend im Abschnitt „Bevollmächtigung“ genannte Anschrift oder E-Mail-Adresse oder über das Aktionärsportal, das auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.ifasystems.de/investor-relations/#hauptversammlung
zugänglich ist, gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Ablauf des 31. Mai 2023, 24:00 Uhr, erteilt, geändert oder widerrufen werden.
Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung Weisungen zu Gegen- oder Verfahrensanträgen, zum Stellen von Fragen, Anträgen oder Wahlvorschlägen oder zur Erklärung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegennehmen.
III. Rechte der Aktionäre
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, §§ 126, Abs. 1, 127 AktG
Anträge nach § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge nach § 127 AktG richten Sie bitte ausschließlich an:
ifa systems AG
Michelina Maspfuhl
Augustinusstr. 11B
50226 Frechen
Fax: +49 2234 93367 30
E-Mail: michelina.maspfuhl@ifasystems.de
Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die uns bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d. h. bis zum Ablauf des 18. Mai 2023, 24:00 Uhr, zugehen, werden im Internet unter
https://www.ifasystems.de/investor-relations/#hauptversammlung
veröffentlicht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.
IV. Unterlagen und Datenschutz
Unterlagen
Vom Zeitpunkt der Einberufung an werden nachfolgend genannte Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.ifasystems.de/investor-relations/#hauptversammlung
zugänglich gemacht:
| • |
Der festgestellte Jahresabschluss der ifa systems AG für die ifa systems AG für das Geschäftsjahr 2022 |
| • |
Der Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2022 |
Hinweise zum Datenschutz
Im Rahmen der Hauptversammlung der Gesellschaft werden personenbezogene Daten verarbeitet. Einzelheiten dazu können unseren Datenschutzinformationen unter
https://www.ifasystems.de/investor-relations/#hauptversammlung
entnommen werden. Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen, werden gebeten, diesen über die Datenschutzinformationen zu informieren.
Frechen, im April 2023
ifa systems AG
Der Vorstand