Sonntag, 29.01.2023

ifa systems AG – Hauptversammlung 2016

ifa systems AG

Frechen

ISIN DE0007830788

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am

Freitag, dem 08. Juli 2016, um 11:00 Uhr,

im Hyatt Regency Köln, Kennedy-Ufer 2a, 50679 Köln,

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

I.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ifa systems AG für das am 31. Dezember 2015 beendete Geschäftsjahr, des Lageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2015

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2015 von EUR 635.159,13 wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende von EUR 0,15 je dividendenberechtigter Stückaktie EUR 412.500,00
Einstellung des Restbetrags in Höhe von
in die Gewinnrücklage („andere Gewinnrücklagen“)
EUR 222.659,13

Der endgültige in die anderen Gewinnrücklagen einzustellende Betrag hängt von der Anzahl der dividendenberechtigten Aktien zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns ab. Sofern sich die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien und damit die Dividendensumme vermindert, erhöht sich der in die anderen Gewinnrücklagen einzustellende Betrag entsprechend.

Die Dividende ist zahlbar am 11. Juli 2016.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015 Entlastung zu erteilen.

5.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2016

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Treumerkur, Dr. Schmidt und Partner KG, Wuppertal, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2016 zu bestellen.

6.

Beschlussfassung über die Neuwahl des Aufsichtsrats für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach Beginn der Amtszeit beschließt; das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, wird hierbei nicht mitgerechnet.

Die Aufsichtsratsmitglieder haben gegenüber der Gesellschaft mit Wirkung zum Zeitpunkt der Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 08.07.2016 ihr jeweiliges Aufsichtsratsmandat niedergelegt.

Das in der Hauptversammlung 2014 gewählte Ersatzmitglied, Herr Dr. Jay Wisnicki, hat sein Mandat als Ersatzmitglied ebenfalls bereits durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft niedergelegt.

Somit ist die Neuwahl des Aufsichtsrats erforderlich. Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 AktG sowie § 11 Absatz 1 der Satzung der Gesellschaft aus drei von der Hauptversammlung zu wählenden Mitgliedern zusammen.

Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, folgende Personen als Vertreter der Aktionäre für die nächste Wahlperiode in den Aufsichtsrat zu wählen:

a) Name: Matthias Maus
Wohnort: Köln
Beruf: Augenarzt
b) Name: Takayuki Yamazaki
Wohnort: Tokio
Beruf: Executive Officer, Corporate Planning Division
c) Name: Shigehiro Ogino
Wohnort: Tokio
Beruf: Executive Officer, Sales Division

Eine Vita und kurze Vorstellung eines jeden neuen zur Wahl stehenden Aufsichtsratsmitglieds ist dieser Einladung beigefügt.

II.

Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihre Berechtigung durch einen durch das depotführende Institut in Textform erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes nachgewiesen haben. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. auf den 17. Juni 2016, 00:00 Uhr, beziehen.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft jeweils unter der nachfolgend genannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 1. Juli 2016, 24:00 Uhr, zugegangen sein:

ifa systems AG
c/o Bankhaus Neelmeyer AG
Am Markt 14–16
28195 Bremen
Telefax: +49 421 32 69 08
E-Mail: bankhaus@neelmeyer.de

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten übersandt, auf denen die Zahl der dem Inhaber zustehenden Stimmen verzeichnet ist. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die zentrale Abwicklungsstelle Sorge zu tragen.

III.

Stimmrechtsvertretung

Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte, z. B. die depotführende Bank, eine Aktionärsvereinigung oder andere Personen ihrer Wahl, ausüben lassen.

Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Personen bevollmächtigt wird, muss die Vollmacht in Textform erteilt werden. Gleiches gilt für den Nachweis der Vollmacht und einen eventuellen Widerruf der Vollmacht. Die Erklärung der Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht kann dadurch geführt werden, dass dieser die Vollmacht am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle vorweist.

Wir bieten unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, benötigen hierzu eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarte sicherzustellen, sollte die Bestellung möglichst frühzeitig über die Depotbank erfolgen.

Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Die Einzelheiten zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zugehen. Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und andere in § 135 Abs. 9 AktG genannte Personen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. Die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit der zu bevollmächtigenden Person oder Institution über Form und Verfahren der Vollmachtserteilung abzustimmen.

IV.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Abs. 1 Aktiengesetz richten Sie bitte ausschließlich an:

ifa systems AG
Frau Post-Schenke
Augustinusstr. 11b
50226 Frechen
Fax: 02234-93367-30

Zugänglich zu machende Anträge von Aktionären, die uns bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d. h. bis zum Ablauf des 23. Juni 2016, 24:00 Uhr, zugehen, werden im Internet unter www.ifasystems.de veröffentlicht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

V.

Unterlagen

Vom Zeitpunkt der Einberufung an werden nachfolgend genannte Unterlagen unter www.ifasystems.de zugänglich gemacht:

der festgestellte Jahresabschluss der ifa systems AG mit dem Lagebericht der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2015,

der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015,

der schriftliche Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands.

Die Unterlagen liegen auch in der Hauptversammlung zur Einsicht durch die Aktionäre aus.

 

Frechen, im Mai 2016

Der Vorstand

 

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, folgende Personen als Vertreter der Aktionäre für die nächste Wahlperiode in den Aufsichtsrat zu wählen:

a)
Vorname: Matthias
Familienname: Maus
Geburtsdatum: 13. Juli 1956
Addresse: Wolfsstraße 16, 50667 Köln, Deutschland
Nationalität: Deutsch
Aktueller Berufsstand: Gründer und alleiniger Inhaber des sehkraft Augenzentrum Maus, Köln
Beruflicher Lebenslauf: 1991 Niederlassung in Köln
1999 – 2007 Vorstandsmitglied der Visumed AG
2007 Übernahme der alleinigen Leitung des Zentrums
Seit 2003 Weltweiter Botschafter für Alcon/Wavelight Laser
Seit 2003 Medizinischer Beirat der karitativen Organisation
„Vision for the World“
b)
Vorname: Takayuki
Familienname: Yamazaki
Geburtsdatum: 10. August 1966
Addresse: 7-47 Hibarigaokadanchi Higashikurumeshi Tokyo 203-0022 Japan
Nationalität: Japanisch
Aktueller Titel bei TOPCON: Executive Officer, Corporate Planning Division
Beruflicher Lebenslauf: 1989 Beginn seiner Tätigkeit bei TOPCON
2006 COO, TOPCON Positioning Systems, Inc., USA
2012 Senior Manager, Corporate Planning Division, TOPCON Corporation, Japan
2014 Executive Officer, Corporate Planning Division, TOPCON Corporation, Japan
c)
Vorname: Shigehiro
Familienname: Ogino
Geburtsdatum: 2. November 1964
Addresse: 1-4-2 Maeji Urawaku Saitama City, Saitama Pref. 330-0053 Japan
Nationalität: Japanisch
Aktueller Titel bei TOPCON: Executive Officer, Sales Division
Beruflicher Lebenslauf: 1987 Beginn seiner Tätigkeit bei TOPCON
2003 Managing Director, TOPCON Great Britain Ltd, UK
2008 Senior Manager, Sales Dept. TOPCON Corporation, Japan
2012 President TOPCON Medical Systems, Inc., USA
2016 Executive Officer, Sales Division, TOPCON Corporation, Japan

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