Tagesordnung

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ifa systems AG und des gebilligten Konzernabschlusses für das am 31. Dezember 2017 beendete Geschäftsjahr, des zusammengefassten Lageberichts für die ifa systems AG und den Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2017.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2017 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Treumerkur, Dr. Schmidt und Partner KG, Wuppertal, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2018 zu bestellen.

Beschlussfassung über die Neuregelung der Vergütung des Aufsichtsrats und entsprechende Satzungsänderung

Vor dem Hintergrund stetig steigender Anforderungen an die Kontroll- und Beratungstätigkeit des Aufsichtsrats und im Hinblick auf die Regelung der Aufsichtsratsvergütung vergleichbarer Unternehmen soll die Aufsichtsratsvergütung angepasst und nunmehr dem Grunde und der Höhe nach in der Satzung geregelt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 20 der Satzung der Gesellschaft wird wie folgt neu gefasst:

Mit Wirksamkeit der Neufassung von § 20 der Satzung der Gesellschaft findet die Neuregelung der Aufsichtsratsvergütung erstmals Anwendung für das am 1. Januar 2018 begonnene Geschäftsjahr.

Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihre Berechtigung hierzu nachgewiesen haben. Als Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist ein in Textform erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes eines zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenen Instituts erforderlich und ausreichend. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den gesetzlich bestimmten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse innerhalb der gesetzlichen Frist vor der Hauptversammlung zugehen.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich daher auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf den 1. Juni 2018, 0:00 Uhr, zu beziehen und muss der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 15. Juni 2018, 24:00 Uhr zugehen (die Nutzung einer der genannten Übermittlungsmöglichkeiten genügt):

ifa systems AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Fax: +49 / (0) 89 / 21027-289
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Nach Eingang des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten übersandt, auf denen die Zahl der dem Inhaber zustehenden Stimmen verzeichnet ist. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes Sorge zu tragen.

Stimmrechtsvertretung

Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes – wie vorstehend beschrieben – erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht und ihr etwaiger Widerruf können gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Personen zurückweisen.

Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 Absatz 8 und 10 AktG in Verbindung mit § 125 Absatz 5 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform. Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Gebrauch gemacht werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zur Hauptversammlung übermittelt. Darüber hinaus kann das Formular auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

in der Rubrik „Über ifa“ unter dem Punkt „Investor Relations“ über den Link „Hauptversammlung“ unter der Überschrift „Hauptversammlung 2018“ heruntergeladen werden.

Die Bevollmächtigung kann nachgewiesen werden durch Vorweisen der Vollmacht bei der Einlasskontrolle am Tag der Hauptversammlung oder durch die vorherige Übermittlung des Nachweises per Post, Telefax oder E-Mail an folgende Adresse (die Nutzung einer der genannten Übermittlungsmöglichkeiten genügt):

ifa systems AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Fax: +49 / (0) 89 / 21027-289
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Die vorgenannte Adresse kann auch genutzt werden, wenn die Vollmachtserklärung gegenüber der Gesellschaft abgegeben werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen und andere in § 135 Absatz 8 und 10 AktG in Verbindung mit § 125 Absatz 5 AktG genannte Personen und Institutionen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. Die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit der zu bevollmächtigenden Person oder Institution über Form und Verfahren der Vollmachtserteilung abzustimmen.

Auch dieses Jahr bieten wir unseren Aktionären als Service an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, benötigen hierzu eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung. Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Die Einzelheiten zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zugehen.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, §§ 126, 127 AktG

Anträge nach § 126 AktG und Wahlvorschläge nach § 127 AktG richten Sie bitte ausschließlich an:

Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die uns bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d. h. bis zum Ablauf des 7. Juni 2018, 24:00 Uhr zugehen, werden im Internet unter

in der Rubrik „Über ifa“ unter dem Punkt „Investor Relations“ über den Link „Hauptversammlung“ unter der Überschrift „Hauptversammlung 2018“ veröffentlicht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Unterlagen

Vom Zeitpunkt der Einberufung an werden nachfolgend genannte Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

in der Rubrik „Über ifa“ unter dem Punkt „Investor Relations“ über den Link „Hauptversammlung“ unter der Überschrift „Hauptversammlung 2018“ zugänglich gemacht:

Die vorgenannten Unterlagen liegen auch in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aus.

Hinweis zum Datenschutz

Europaweit gelten ab dem 25. Mai 2018 neue Regelungen zum Datenschutz. Der Schutz Ihrer Daten und deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen Stellenwert. In unseren Datenschutzhinweisen für Aktionäre haben wir alle Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Aktionäre übersichtlich an einer Stelle zusammengefasst. Die neuen Datenschutzhinweise finden Sie ab dem 25. Mai 2018 auf der Internetseite der Gesellschaft unter

in der Rubrik „Über ifa“ unter dem Punkt „Investor Relations“ über den Link „Hauptversammlung“ unter der Überschrift „Hauptversammlung 2018“.