Dienstag, 06.12.2022

IFM Immobilien AG – Ordentliche Hauptversammlung

IFM IMMOBILIEN AG

Heidelberg

Eindeutige Kennung des Ereignisses: IFM072022oHV

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der

am Mittwoch, den 6. Juli 2022,
um 10:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft)

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

der Gesellschaft ein, die als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der
Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft) abgehalten wird. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes
ist Westend Sky, Ulmenstraße 30, 60325 Frankfurt am Main.

Die Einladung zu einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz erfolgt
mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-,
Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der
Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 in der aktuell gültigen Fassung
(COVID-19-Gesetz).

Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionärinnen
und Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten auf der Internetseite der Gesellschaft in
Echtzeit übertragen werden (siehe hierzu im Einzelnen „Allgemeine Hinweise zur Hauptversammlung“).

Die Hauptversammlung hat die folgende

Tagesordnung

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Gesellschaft für das Geschäftsjahr
zum 31. Dezember 2021 sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr
2021

Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss der IFM Immobilien AG für das Geschäftsjahr
zum 31. Dezember 2021 gebilligt und damit nach den aktienrechtlichen Vorschriften
festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu diesem Tagesordnungspunkt
ist daher nicht erforderlich.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr
2021

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem einzigen im Geschäftsjahr zum 31. Dezember
2021 amtierenden Mitglied des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2021

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2021
amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

Allgemeine Hinweise zur Hauptversammlung

Durchführung der Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten
(virtuelle Hauptversammlung)

Die Hauptversammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe von § 1 des
Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- , Stiftungs-
und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie in
der aktuell gültigen Fassung („COVID-19-Gesetz“) als virtuelle Hauptversammlung ohne
physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft) abgehalten. Eine physische Teilnahme kommt nur für den Vorstand,
die Mitglieder des Aufsichtsrats, den Versammlungsleiter und den Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft in Betracht, die im Westend Sky, Ulmenstraße 30, 60325 Frankfurt
am Main, zusammenkommen werden (Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes).
Für die Aktionärinnen und Aktionäre besteht weder das Recht noch die Möglichkeit zur
physischen Teilnahme an der Hauptversammlung. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre
oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl
oder durch Vollmachterteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Die virtuelle Hauptversammlung wird in Bild und Ton im Internet übertragen werden
(siehe unten unter „Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet“).

Die Durchführung der diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung
nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung
sowie bei den Rechten der Aktionäre nach Maßgabe der nachstehenden Bestimmungen.

Aktionäre, die an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen sich zuvor
anmelden (siehe unten unter „Voraussetzungen für die Teilnahme“).

Über den passwortgeschützten Internetservice können die Aktionäre (und ggf. deren
Bevollmächtigte) gemäß den dort dafür vorgesehen Verfahren ihr Stimmrecht per elektronischer
Kommunikation ausüben, Vollmachten an Dritte sowie Vollmachten und Weisungen an die
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen, Fragen einreichen oder
Widerspruch zu Protokoll erklären. Für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice
ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Einzelheiten hierzu finden sich unten im
Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme“.

Voraussetzungen für die Teilnahme

Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung
des Stimmrechts ist davon abhängig, dass sich die Aktionäre vor der Versammlung unter
Nachweis ihrer Berechtigung unter der nachfolgend angegebenen Adresse, Telefax-Nummer
oder E-Mail-Adresse rechtzeitig angemeldet haben:

 

IFM Immobilien AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 889 690 633
E-Mail: anmeldung@better-orange.de

Als ein solcher Nachweis genügt ein in Textform erstellter besonderer Nachweis des
Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut. Der Nachweis hat sich auf den Beginn
des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. den Beginn des 15. Juni 2022 (0:00 Uhr
Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis der
Berechtigung müssen der Gesellschaft unter der oben genannten Adresse mindestens 6
Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum Ablauf des 29. Juni 2022 (24:00
Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), zugehen.

Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des
Anteilsbesitzes, werden den Aktionärinnen und Aktionären die Zugangsdaten für die
Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft

http:/​/​ifm.ag/​de/​hauptversammlung.html

übermittelt.

Ausübung des Stimmrechts

Stimmrechtsausübung per Briefwahl (im Wege elektronischer Kommunikation)

Aktionäre können ihr Stimmrecht, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, im Wege
der Briefwahl im Wege elektronischer Kommunikation abgeben. Auch in diesen Fällen
sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme
an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich.

Die Stimmrechtsausübung durch Briefwahl kann ab dem 15. Juni 2022 im Wege elektronischer
Kommunikation über den auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http:/​/​ifm.ag/​de/​hauptversammlung.html

bereitgestellten passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehen Verfahren
erfolgen. In diesem Fall kann auch noch am Tag der virtuellen Hauptversammlung, am
6. Juli 2022, bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung die
Stimme abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Eine Stimmabgabe ist auf die Abstimmung über die in der Einberufung zur virtuellen
Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Vorstand und Aufsichtsrat
und auf mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachten
Beschlussvorschläge von Aktionären sowie etwaige vor der Hauptversammlung gemäß §
126 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge von Aktionären beschränkt.

Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtige

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär,
eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer
Wahl, nach Maßgabe der jeweils einschlägigen Bestimmungen ausüben lassen. Auch in
diesen Fällen sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung
zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich.

Aktionärinnen und Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können
für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden, welches nach ordnungsgemäßer
Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird. Ein entsprechendes Formular
steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft

http:/​/​ifm.ag/​de/​hauptversammlung.html

zur Verfügung.

Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie
können das Stimmrecht der durch sie vertretenen Aktionärinnen und Aktionäre lediglich
im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch
(Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
ausüben. Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice durch den Bevollmächtigten
setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.

Die Erteilung einer Vollmacht oder deren Widerruf durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft
sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können bis zum
5. Juli 2022 (24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) an die folgende Anschrift,
Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse übermittelt werden:

 

IFM Immobilien AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 889 690 655
E-Mail: ifm@better-orange.de

Die Erteilung, der Widerruf und der Nachweis einer Vollmacht können zudem ab dem 15.
Juni 2022 unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice unter der Internetadresse

http:/​/​ifm.ag/​de/​hauptversammlung.html

gemäß des dort dafür vorgesehen Verfahrens erfolgen.

Am Tag der virtuellen Hauptversammlung, am 6. Juli 2022, können Vollmachten ausschließlich
über den passwortgeschützten Internetservice unter der Internetadresse

http:/​/​ifm.ag/​de/​hauptversammlung.html

gemäß des dafür dort vorgesehen Verfahrens erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Stimmrechtsausübung durch weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Die Gesellschaft räumt den Aktionärinnen und Aktionären auch die Möglichkeit ein,
ihr Stimmrecht durch Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen
Stimmrechtsvertreter auszuüben. Auch in diesem Fall sind die ordnungsgemäße Anmeldung
und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.

Dem Stimmrechtsvertreter müssen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt
werden; der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft kann nicht nach eigenem Ermessen
abstimmen. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, entsprechend den ihm erteilten
Weisungen abzustimmen. Er ist auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung
befugt, soweit eine eindeutige Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten oder
vor der Hauptversammlung gemäß § 126 AktG zugänglichgemachten Gegenanträgen von Aktionären
vorliegt. Der Stimmrechtsvertreter nimmt keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen
gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Stellung von Fragen oder von Anträgen entgegen.

Ein entsprechendes Formular wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitznachweis
zugesandt. Ferner steht ein entsprechendes Formular auch auf der Internetseite der
Gesellschaft

http:/​/​ifm.ag/​de/​hauptversammlung.html

zur Verfügung.

Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können aus
organisatorischen Gründen nur bis zum 5. Juli 2022 (24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der
Gesellschaft) unter der nachstehende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse erfolgen,
geändert oder widerrufen werden:

 

IFM Immobilien AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 889 690 655
E-Mail: ifm@better-orange.de

Ferner können Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
ab dem 15. Juni 2022 über den auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http:/​/​ifm.ag/​de/​hauptversammlung.html

bereitgestellten passwortgeschützten Internetservice gemäß des dafür vorgesehen Verfahrens
erfolgen. In diesem Fall kann auch noch am Tag der virtuellen Hauptversammlung am
6. Juli 2022 bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung eine
Vollmacht mit Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilt, geändert
oder widerrufen werden.

Fragerecht der Aktionäre

Gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-Gesetz steht den ordnungsgemäß angemeldeten
Aktionärinnen und Aktionären bzw. ihre Bevollmächtigten in der virtuellen Hauptversammlung
kein Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG zu, sondern es besteht stattdessen das
Recht, Fragen zu stellen. Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen,
dass Fragen nur bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens
bis zum Ablauf des 4. Juli 2022 (24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), gestellt
werden können. Die Fragen können ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation
über den passwortgeschützten Internetservice unter

http:/​/​ifm.ag/​de/​hauptversammlung.html

gemäß des dort vorgesehen Verfahrens gestellt werden. Während der virtuellen Hauptversammlung
können keine Fragen gestellt werden. Der Vorstand entscheidet gemäß § 1 Abs. 2 Satz
2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Gegenanträge von Aktionären zu einem Tagesordnungspunkt gemäß § 126 AktG oder Wahlvorschläge
von Aktionären gemäß § 127 AktG die zugänglich gemacht werden sollen, sind an die
nachstehende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zu richten:

 

IFM Immobilien AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 889 690 655
E-Mail: ifm@better-orange.de

Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 AktG werden Gegenanträge und Wahlvorschläge sowie eventuelle
Stellungnahmen hierzu auf der Internetseite der Gesellschaft

http:/​/​ifm.ag/​de/​hauptversammlung.html

zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft unter den vorstehenden Adresse, Telefax-Nummer
oder E-Mail-Adresse mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis
zum Ablauf des 21. Juni 2022 (24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), zugegangen
sind.

Anträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich
zu machen sind, gelten gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz als in der Hauptversammlung
gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär
ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet

Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionärinnen und Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte
können die gesamte Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http:/​/​ifm.ag/​de/​hauptversammlung.html

im dort eingerichteten und passwortgeschützten Internetservice im Wege der Bild- und
Tonübertragung am 6. Juli 2022 ab 10:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) in
Echtzeit verfolgen. Es besteht keine Möglichkeit einer Teilnahme an der Hauptversammlung
nach Maßgabe von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

Widerspruchsmöglichkeit

Die Möglichkeit der ordnungsgemäß angemeldeten Aktionärinnen und Aktionäre oder ihrer
Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der oben beschriebenen elektronischen
Kommunikation ausgeübt haben, Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung
einzulegen, wird ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt.

Der Aktionär oder sein Bevollmächtigter kann über den passwortgeschützten Internetservice
unter

http:/​/​ifm.ag/​de/​hauptversammlung.html

gemäß des dort dafür vorgesehenen Verfahrens bis zur Beendigung der virtuellen Hauptversammlung
durch den Versammlungsleiter Widerspruch zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 AktG,
§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens
in der Hauptversammlung gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einlegen. Die Abgabe
der Erklärung ist von Beginn der virtuellen Hauptversammlung an bis zu deren Ende
möglich.

Datenschutzrechtlicher Hinweis

Die IFM Immobilien AG verarbeitet als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der
EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten von Aktionären und ihren
Bevollmächtigten, um diesen die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung
ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Datenverarbeitung
erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG),
dem Aktiengesetz (AktG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum
Umgang mit personenbezogenen Daten und zu den Rechten der Betroffenen erhalten sie
unter:

http:/​/​ifm.ag/​de/​hauptversammlung.html

 

Heidelberg, Mai 2022

IFM Immobilien AG

Der Vorstand

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