Instapro II AG – Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung

Instapro II AG

Düsseldorf

ISIN DE000A3DRKK8, WKN A3DRKK

Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung

 

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre hiermit zur der am Dienstag, den 20. Juni 2023, um 10:00 Uhr in den Geschäftsräumen der Grünebaum Gesellschaft für Event-Logistik mbH (the burrow), Karl-Heinrich-Ulrichs-Straße 22/​24 /​ Lützowplatz 15, 10785 Berlin, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

 

A. Tagesordnung mit den Beschlussvorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat

Tagesordnungspunkt 1

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Instapro II AG und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss der Instapro II AG (nachfolgend auch nur „Gesellschaft“) für das Geschäftsjahr 2022 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu diesem Tagesordnungspunkt 1 ist daher nicht erforderlich.

Tagesordnungspunkt 2

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands der Instapro II AG für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands der Instapro II AG für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

Tagesordnungspunkt 3

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats der Instapro II AG für das Geschäftsjahr 2022

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats der Instapro II AG für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

Tagesordnungspunkt 4

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands der MyHammer Holding AG für das Geschäftsjahr 2022

Die Gesellschaft ist aufgrund der am 29. August 2022 wirksam gewordenen Verschmelzung Rechtsnachfolgerin der MyHammer Holding AG, Berlin (Amtsgericht Charlottenburg, HRB 122010B). Mit Wirksamwerden der Verschmelzung der MyHammer Holding AG auf die Gesellschaft sind die MyHammer Holding AG und die Organstellung ihres Vorstands erloschen. Eine ordentliche Hauptversammlung der MyHammer Holding AG, in der den Mitgliedern ihres Vorstands hätte Entlastung für das Geschäftsjahr 2022 erteilt werden können, hat aufgrund der Verschmelzung nicht stattgefunden und kann nicht mehr stattfinden. Daher soll die Hauptversammlung der Gesellschaft hierüber Beschluss fassen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands der MyHammer Holding AG für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

Tagesordnungspunkt 5

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats der MyHammer Holding AG für das Geschäftsjahr 2022

Die Gesellschaft ist aufgrund der am 29. August 2022 wirksam gewordenen Verschmelzung Rechtsnachfolgerin der MyHammer Holding AG, Berlin (Amtsgericht Charlottenburg, HRB 122010B). Mit Wirksamwerden der Verschmelzung der MyHammer Holding AG auf die Gesellschaft sind die MyHammer Holding AG und die Organstellung ihres Aufsichtsrats erloschen. Eine ordentliche Hauptversammlung der MyHammer Holding AG, in der den Mitgliedern ihres Aufsichtsrats hätte Entlastung für das Geschäftsjahr 2022 erteilt werden können, hat aufgrund der Verschmelzung nicht stattgefunden und kann nicht mehr stattfinden. Daher soll die Hauptversammlung der Gesellschaft hierüber Beschluss fassen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats der MyHammer Holding AG für das Geschäftsjahr 2022 Entlastung zu erteilen.

Tagesordnungspunkt 6

Beschlussfassung über die Vergütung des Aufsichtsrats

Gem. § 14 der Satzung der Gesellschaft wird eine etwaige Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder von der Hauptversammlung festgelegt. Bisher hat die Hauptversammlung der Instapro II AG keinen entsprechenden Beschluss gefasst.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Ein Mitglied des Aufsichtsrats erhält für jedes volle Geschäftsjahr seiner Amtszeit eine Vergütung von EUR 10.000. Der Vorsitzende erhält das Doppelte dieses Betrages. Außerdem erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats in Ausübung ihres Amtes getätigte angemessene Auslagen sowie die auf ihre Vergütungen und Auslagen etwaig zu entrichtende Mehrwertsteuer erstattet. Aufsichtsratsmitglieder, die nur während eines Teils des Geschäftsjahres dem Aufsichtsrat angehört haben, erhalten eine entsprechend zeitanteilige Vergütung. Diese Regelung gilt beginnend ab dem Geschäftsjahr 2022 (einschließlich) sowie für die Folgejahre. Die Vergütung gem. Satz 1 und Satz 2 für das Geschäftsjahr 2022 ist zum 30. Juni 2023 fällig. Die Vergütung gem. Satz 1 und Satz 2 für die Folgejahre ist jeweils mit Ablauf des 15. Tages nach Ablauf des Geschäftsjahres, für das die Vergütung gezahlt wird, fällig.

Tagesordnungspunkt 7

Wahlen zum Aufsichtsrat

Die amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats, Eliza Sonia Johnston, Jeffrey W. Kip und Christoph Partsch, wurden durch Beschluss des Amtsgerichts Düsseldorf vom 25. Oktober 2022 gem. § 104 AktG bestellt. Zwar sieht der Beschluss keine Befristung der Amtszeit zum Ende der Hauptversammlung am 20. Juni 2023 vor, gleichwohl soll die Hauptversammlung über die künftige Zusammensetzung des Aufsichtsrats entscheiden.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich nach den §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG zusammen und besteht nach § 9 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft aus drei Mitgliedern, die von der Hauptversammlung gewählt werden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, als Mitglieder des Aufsichtsrats mit Wirkung ab Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 20. Juni 2023 folgende Personen in den Aufsichtsrat zu wählen, und zwar mit der Maßgabe, dass ihre Amtszeit mit Beendigung der Hauptversammlung endet, die über die Entlastung für das am 31. Dezember 2027 endende Geschäftsjahr beschließt:

7.1

Frau Eliza Sonia Johnston, wohnhaft in Denver, Colorado, USA, Vice President, Associate General Counsel, der Angi Inc., Wilmington, Delaware, USA

7.2

Herrn Jeffrey W. Kip, wohnhaft in Cohasset, Massachusetts, USA, Vorstandsvorsitzender (Chief Executive Officer (CEO)) der HomeAdvisor International LLC, Wilmington, Delaware, USA, und Geschäftsführer der HomeAdvisor GmbH, Ismaning

7.3

Herrn Christoph Partsch, wohnhaft in Berlin, Rechtsanwalt, Partner der Sozietät Partsch & Partner Rechtsanwälte, Berlin

Tagesordnungspunkt 8

Beschlussfassung über die Änderung der Satzung der Gesellschaft durch Einfügung eines neuen § 18a in die Satzung zur Ermöglichung virtueller Hauptversammlungen

Durch das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften vom 20. Juli 2022 (BGBl. I 2022, S. 1166) wurde die Möglichkeit geschaffen, auch künftig Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abzuhalten (virtuelle Hauptversammlung). Vorstand und Aufsichtsrat sind der Auffassung, dass zumindest die Möglichkeit, Hauptversammlungen künftig virtuell abzuhalten, auf der neuen rechtlichen Grundlage eröffnet sein sollte. Die Satzung kann gem. § 118a AktG vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen, vorzusehen, dass die Versammlung als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat ist es sinnvoll, die Abhaltung als virtuelle Hauptversammlung nicht unmittelbar durch Satzungsregelung anzuordnen, sondern den Vorstand durch Satzungsregelung zu ermächtigen, zu entscheiden, ob die jeweilige Hauptversammlung als virtuelle Versammlung oder als Präsenz-Versammlung stattfinden soll. Die Ermächtigung kann für einen Zeitraum von längstens fünf Jahren nach Eintragung der Satzungsänderung im Handelsregister erteilt werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

In die Satzung der Gesellschaft wird folgender neuer § 18a eingefügt:

§ 18a
Virtuelle Hauptversammlung

Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Diese Ermächtigung gilt für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Eintragung dieser Satzungsregelung in das Handelsregister der Gesellschaft. Auf die virtuelle Hauptversammlung finden alle Regelungen dieser Satzung für Hauptversammlungen Anwendung, einschließlich § 18 Abs. 3, soweit nicht das Gesetz zwingend etwas anderes vorsieht oder in dieser Satzung ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.“

Tagesordnungspunkt 9

Beschlussfassung über die Änderung der Satzung der Gesellschaft zur Ermöglichung der Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung durch Einfügung eines neuen § 18 Abs. 6 in die Satzung

Die Mitglieder des Aufsichtsrats sollen (unbeschadet anerkannter Verhinderungsgründe) gem. § 118 Abs. 3 AktG an der Hauptversammlung teilnehmen. Die Satzung kann jedoch bestimmte Fälle vorsehen, in denen die Teilnahme von Mitgliedern des Aufsichtsrats im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen darf. Die Satzung der Gesellschaft enthält bisher keine entsprechende Regelung.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Der § 18 der Satzung der Gesellschaft (Leitung der Hauptversammlung) wird um folgenden Abs. 6 ergänzt:

„(6) Aufsichtsratsmitglieder, die nicht den Vorsitz in der Hauptversammlung führen, können an der Hauptversammlung auch im Wege der Bild- und Tonübertragung teilnehmen, wenn (i) die physische Anwesenheit aufgrund gesundheitlicher Risiken für das betreffende Mitglied oder die übrigen Teilnehmer nicht vertretbar erscheint, (ii) die Teilnahme des betreffenden Mitglieds am Ort der Hauptversammlung mit einem unverhältnismäßig hohen Reiseaufwand verbunden wäre oder (iii) die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Aufsichtsratsmitglieder, die den Vorsitz in der Hauptversammlung führen, haben stets am Ort der Hauptversammlung teilzunehmen.“

B. Weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung

1.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft anmelden und ihren Anteilsbesitz nachweisen. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung hierfür mitgeteilten Adresse mindestens sechs Tage vor der Versammlung zugehen. Der Tag des Zugangs der Anmeldung ist nicht mitzurechnen. Die Anmeldung bedarf der Textform und muss in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist vom Aktionär durch einen in Textform durch das depotführende Institut erstellten Nachweis des Anteilsbesitzes nachzuweisen. Dieser Nachweis kann in deutscher oder englischer Sprache erfolgen, hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen und muss der Gesellschaft bis mindestens sechs Tage vor der Versammlung zugehen. Der Tag des Zugangs des Nachweises und der Tag der Versammlung sind nicht mitzurechnen.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich also auf Dienstag, den 30. Mai 2023, 00:00 Uhr, (Nachweisstichtag) zu beziehen und muss der Gesellschaft – ebenso wie die Anmeldung zur Hauptversammlung – bis spätestens Dienstag, den 13. Juni 2023, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:

Instapro II AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
D-81241 München
E-Mail: anmeldung@better-orange.de

2.

Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionärinnen und Aktionäre haben, sofern die Voraussetzungen unter Buchstabe B. 1. erfüllt sind, die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten – zum Beispiel durch einen Intermediär, durch eine Aktionärsvereinigung oder durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter (zur Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter gelten die Hinweise unter Buchstabe B. 3.) – ausüben zu lassen.

Die Erteilung einer Vollmacht ist sowohl vor als auch während der Hauptversammlung zulässig. Zur Vollmachterteilung kommen sowohl Erklärungen gegenüber dem zu Bevollmächtigenden als auch gegenüber der Gesellschaft in Betracht. Bevollmächtigt die Aktionärin bzw. der Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. § 135 AktG bleibt unberührt. Werden Intermediäre bzw. diesen gem. § 135 Abs. 8 AktG insoweit gleichgestellte Personen (insbesondere Aktionärsvereinigungen) bevollmächtigt, wird hierfür weder von § 134 Abs. 3 AktG Textform verlangt, noch enthält die Satzung für diesen Fall eine besondere Formvorschrift. Intermediäre bzw. diesen gem. § 135 Abs. 8 AktG insoweit gleichgestellte Personen haben die Vollmacht allerdings nachprüfbar festzuhalten (§ 135 Abs. 1 AktG). Wir empfehlen unseren Aktionärinnen und Aktionären, sich bezüglich der Form der Vollmachten mit den Genannten abzustimmen.

Für die Erklärung einer Vollmacht gegenüber der Gesellschaft, ihren Widerruf und die Übermittlung des Nachweises einer erklärten Vollmacht beziehungsweise deren Widerrufs an die Gesellschaft steht die folgende Adresse zur Verfügung:

Instapro II AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
D-81241 München
E-Mail: vollmachten@better-orange.de

Übersendungen, die postalisch erfolgen, müssen aus organisatorischen Gründen spätestens bis Montag, den 19. Juni 2023, 24:00 Uhr, unter der vorstehend genannten Adresse zugehen.

3.

Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Instapro II AG

Wir bieten unseren Aktionärinnen und Aktionären zudem an, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter (Stimmrechtsvertreter) mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen (es werden einer oder mehrere Stimmrechtsvertreter von der Gesellschaft benannt), sofern die Voraussetzungen unter Buchstabe B. 1. erfüllt sind. Für die Form der Vollmacht, die Form ihres Widerrufs und die Form des Nachweises der Bevollmächtigung bzw. eines Widerrufs der Vollmacht gegenüber der Gesellschaft gelten die Angaben unter Buchstabe B. 2. entsprechend.

Soweit Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne entsprechende Weisung werden Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben. Wir bitten, für die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter ausschließlich die Formulare zu verwenden, die den Aktionärinnen und Aktionären nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes übersandt werden. Ein entsprechendes Formular kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.instapro-ii.de/​hauptversammlung/​

abgerufen werden.

Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter müssen bis spätestens Montag, den 19. Juni 2023, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse zugehen:

Instapro II AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
D-81241 München
E-Mail: vollmachten@better-orange.de

Für einen Widerruf der Vollmacht an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter sowie für die Änderungen von Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung und zu den dabei einzuhaltenden Fristen entsprechend.

Erscheint der Aktionär oder ein sonstiger vom ihm bevollmächtigter Dritter zur Hauptversammlung, wird der Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben, es sei denn, ihm wird während der Hauptversammlung vom Aktionär oder von einem sonstigen vom Aktionär bevollmächtigten Dritten (Unter-) Vollmacht erteilt.

4.

Ergänzung der Tagesordnung (§ 122 Abs. 2 AktG)

Tagesordnungsergänzungsverlangen gem. § 122 Abs. 2 AktG sind schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und müssen der Gesellschaft bis spätestens Freitag, den 26. Mai 2023, 24:00 Uhr, zugehen. Die Anschrift der Gesellschaft lautet: Instapro II AG, Vorstand, Franklinstr. 28/​29, 10587 Berlin.

5.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gem. §§ 126, 127 AktG

Gegenanträge und Wahlvorschläge, die vor der Hauptversammlung gem. § 126 AktG über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden sollen, müssen bis Montag, den 05. Juni 2023, 24:00 Uhr, unter folgender Adresse eingehen:

Instapro II AG
c/​o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
D-81241 München
E-Mail: gegenantraege@better-orange.de

Nur unter der vorgenannten Adresse rechtzeitig eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.instapro-ii.de/​hauptversammlung/​

unverzüglich zugänglich gemacht, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen gem. §§ 126, 127 AktG hierfür im Übrigen erfüllt sind. Unter der vorgenannten Internetadresse werden auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung zugänglich gemacht.

6.

Unterlagen /​ Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Die vorstehend unter Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen sind ab der Einberufung der Hauptversammlung im Internet unter

https:/​/​www.instapro-ii.de/​hauptversammlung/​

zugänglich.

7.

Zeitangaben

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung erfolgen in mitteleuropäischer Sommerzeit (MESZ). Die mitteleuropäische Sommerzeit (MESZ) entspricht der koordinierten Weltzeit (UTC) plus zwei Stunden.

8.

Beschlussfassungen

Zu Tagesordnungspunkt 1 soll kein Beschluss gefasst werden. Zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 9 sollen Abstimmungen erfolgen, die bindenden Charakter haben. Für jede Abstimmung stehen die Optionen Befürwortung, Ablehnung oder Stimmenthaltung zur Verfügung.

9.

Information für unsere Aktionärinnen und Aktionäre sowie für die Aktionärsvertreterinnen und -vertreter zum Datenschutz

Die Instapro II AG verarbeitet als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen sowie sonstigen rechtlichen Erfordernissen nachzukommen, denen sie im Zusammenhang mit der Hauptversammlung unterliegt (z.B. Publikations- und Offenlegungspflichten). Die Instapro II AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der unten genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe der personenbezogenen Daten können Aktionärinnen und Aktionäre bzw. ihre Vertreter an der Hauptversammlung nicht teilnehmen. Der Zweck der Datenverarbeitung ist es also, den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Verarbeitet werden folgende personenbezogene Daten des jeweiligen Aktionärs bzw. von Personen, die von einem Aktionär ermächtigt sind, im eigenen Namen das Stimmrecht für Aktien auszuüben: Name und Vorname, Anschrift, Wohnort, ggf. E-Mail-Adresse und Telefonnummer (soweit mitgeteilt bzw. bekannt), Depotbank, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien (Eigenbesitz, Fremdbesitz oder Vollmachtbesitz) und Zugangskartennummer, die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten, die Stimmabgabe sowie während der Hauptversammlung gestellte bzw. zu Protokoll gegebene Fragen und Anträge.

Ist ein Aktionärsvertreter vorhanden, werden von diesem insbesondere folgende personenbezogenen Daten verarbeitet: Name und Vorname sowie Anschrift, ggf. E-Mail-Adresse und Telefonnummer (soweit mitgeteilt bzw. bekannt) Zugangskartennummer, die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten, die Stimmabgabe sowie während der Hauptversammlung gestellte bzw. zu Protokoll gegebene Fragen und Anträge.

Soweit uns diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären oder Aktionärsvertretern selbst im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung, der Teilnahme an der Hauptversammlung oder aber der Stellung eines Ergänzungsverlangens nach § 122 AktG oder der Übersendung eines Gegenantrags nach § 126 AktG übermittelt werden, übermittelt die Depotbank des betreffenden Aktionärs die personenbezogenen Daten an uns.

Werden Gegenanträge nach § 126 AktG gestellt, werden diese einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaig bekannt zu machenden Begründung sowie einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft und damit öffentlich zugänglich gemacht.

In der Hauptversammlung ist gem. § 129 AktG das Teilnehmerverzeichnis vor der ersten Abstimmung allen Teilnehmern zugänglich zu machen. Das Teilnehmerverzeichnis enthält nach Maßgabe von § 129 AktG die dort genannten personenbezogenen Daten der Teilnehmer der Hauptversammlung bzw. des vertretenen Aktionärs, u.a. Namen und Wohnort sowie die Zahl der von jedem Anwesenden vertretenen Aktien unter Angabe ihrer Gattung und die Besitzart. Aktionäre und Aktionärsvertreter können während der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis nehmen. Jedem Aktionär ist zudem auf Verlangen bis zu zwei Jahren nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren.

Die genannten Daten werden drei Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung oder aus anderen Gründen erforderlich oder gesetzlich angeordnet.

Die Gesellschaft beauftragt anlässlich ihrer Hauptversammlung verschiedene Dienstleister und Berater. Die Dienstleister der Gesellschaft (wie etwa Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer), welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft als Verantwortlichem.

Schließlich übermitteln wir personenbezogene Daten an Gerichte, Schiedsgerichte oder Rechtsberater, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Betroffene Personen haben bei Bestehen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Übertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO) bezüglich ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können betroffene Personen gegenüber der Instapro II AG unter den nachstehenden Kontaktdaten geltend machen.

Betroffene Personen haben bei Bestehen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen zudem ein Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) bezüglich ihrer personenbezogenen Daten.

Diese Rechte können betroffene Personen gegenüber der Instapro II AG unter den nachstehenden Kontaktdaten geltend machen.

Zudem steht Aktionären und Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO.

Sie erreichen die Instapro II AG als Verantwortliche unter:

Instapro II AG
Franklinstr. 28/​29
10587 Berlin
Tel.: +49 (0)30 23322 815
E-Mail: info@instapro-II.de

Weitere Informationen zum Datenschutz sind abrufbar auf der Internetseite der Gesellschaft unter:

https:/​/​www.instapro-ii.de/​datenschutzerklaerung/​

 

Düsseldorf, im Mai 2023

Instapro II AG

Der Vorstand

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