InTiCa Systems AG

Passau

WKN: 587 484
ISIN: DE0005874846

Wir laden hiermit unsere Aktionäre ein zu der

am Freitag, 15. Juli 2016, 10.30 Uhr
im Konferenzzentrum Kohlbruck,
Dr.-Ernst-Derra-Straße 6, 94036 Passau

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung.

TAGESORDNUNG

1.	Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der InTiCa Systems AG, des gebilligten Konzernabschlusses, des Lageberichts, des Konzernlageberichts, des erläuternden Berichts zu den Angaben nach § 289 Abs. 4 sowie § 315 Abs. 4 HGB und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015. Die genannten Vorlagen sind über die Internetseite der Gesellschaft www.intica-systems.de zugänglich. Beschlussfassungen sind zu diesem Tagesordnungspunkt nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht erforderlich, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und Konzernabschluss bereits gebilligt hat; der Jahresabschluss ist damit festgestellt.
2.	Entlastung der Mitglieder des Vorstands Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015 Entlastung zu erteilen.
3.	Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015 Entlastung zu erteilen.
4.	Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2016 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPWT Kirschner Wirtschaftstreuhand AG, Eggenfelden, für das Geschäftsjahr 2016 zum Abschlussprüfer für den Einzelabschluss und den Konzernabschluss zu wählen.

ANTRÄGE AUF ERGÄNZUNG DER TAGESORDNUNG

Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals der Gesellschaft oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden (vgl. § 122 Abs. 2 AktG). Das Verlangen ist an den Vorstand der InTiCa Systems AG zu richten, und zwar per Post oder per Boten (Spitalhofstraße 94, 94032 Passau), per Telefax (0851/9 66 92 15) oder per E-Mail (investor.relations@intica-systems.de) und muss – ohne Berücksichtigung des Tages der Hauptversammlung und des Zugangstages – mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am Dienstag, 14. Juni 2016, eingehen. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Der oder die Antragsteller haben nachzuweisen, dass er/sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs seines/ihres Verlangens Inhaber der Aktien ist/sind und dass er/sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag hält/halten.

ANTRÄGE VON AKTIONÄREN

Gegenanträge zu einem Vorschlag der Verwaltung richten Sie bitte unter Beifügung Ihrer Aktionärslegitimation an InTiCa Systems AG, Vorstand, Spitalhofstraße 94, 94032 Passau, Telefax: 0851/9 66 92 15 oder E-Mail: investor.relations@intica-systems.de. Gegenanträge, die – ohne Berücksichtigung des Tages der Hauptversammlung und des Zugangstages – mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am Donnerstag, 30. Juni 2016, bei der Gesellschaft eingehen und die Voraussetzungen des § 126 bzw. § 127 AktG erfüllen, werden im Internet unter www.intica-systems.de veröffentlicht.

AUSKUNFTSRECHT DER AKTIONÄRE

In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär vom Vorstand Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist (vgl. § 131 Abs. 1 AktG). Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich zu stellen. Von der Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen. Der Leiter der Hauptversammlung ist gemäß § 15 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft berechtigt, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen zu beschränken.

ZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung besteht das Grundkapital der Gesellschaft aus 4.287.000 Aktien ohne Nennbetrag (Stückaktien). Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme; die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt damit 4.287.000.

Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 64.430 eigene Aktien, die kein Stimmrecht gewähren.

TEILNAHMEBEDINGUNGEN

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse ihre Anmeldung zur Hauptversammlung und einen Nachweis ihrer Berechtigung in deutscher oder englischer Sprache sowie in Textform (§ 126 b BGB) übermitteln:

InTiCa Systems AG c/o Bankhaus Neelmeyer AG FMS CA/CS Am Markt 14–16 28195 Bremen Telefax: +49 (0) 4 21 36 03-1 53 E-Mail: hv@neelmeyer.de

Zum Nachweis der Berechtigung reicht ein durch das depotführende Institut erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes aus, der sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf Freitag, 24. Juni 2016, 00.00 Uhr, beziehen und zusammen mit der Anmeldung spätestens am Freitag, 08. Juli 2016, eingehen muss. Den Aktionären, die ihre Anmeldung und den genannten Nachweis ihres Anteilsbesitzes form- und fristgerecht übermitteln, werden Eintrittskarten für die Hauptversammlung zugesandt. Die Aktionäre werden darum gebeten, möglichst frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des genannten Nachweises zu sorgen, damit der rechtzeitige Zugang der Eintrittskarten sichergestellt ist.

Aktionäre, die ihre Anmeldung und den Nachweis ihres Anteilsbesitzes form- und fristgerecht übermittelt haben und nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, können sich in der Hauptversammlung und bei der Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten, auch durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, vertreten lassen. Handelt es sich bei dem Bevollmächtigten um ein Kreditinstitut oder einen anderen in § 135 AktG genannten Aktionärsvertreter, gelten für die Form und den Nachweis der Vollmacht die gesetzlichen Bestimmungen. Alle übrigen Bevollmächtigten haben die Eintrittskarte des von ihnen vertretenen Aktionärs sowie eine Vollmacht vorzulegen, für welche die Textform (§ 126 b BGB) ausreicht; die Vollmacht kann auch per E-Mail an g.meindl@intica-systems.de übermittelt werden. Vollmachtsformulare sind der Eintrittskarte beigefügt und können auch bei der Gesellschaft angefordert werden.

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären ferner die Möglichkeit, sich bei der Stimmabgabe durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter als Bevollmächtigten in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter nimmt keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, zur Ausübung des Frage- und Rederechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen und übt im Fall der Bevollmächtigung zur Stimmabgabe das Stimmrecht weisungsgebunden aus. Bei fehlenden oder nicht eindeutigen Weisungen wird sich der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten. Die Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, benötigen hierzu eine Eintrittskarte zur Hauptversammlung, die unter den vorstehend genannten Voraussetzungen zugesandt wird. Die Einzelheiten zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären zusammen mit der Eintrittskarte zugehen.