 IVU Traffic Technologies AGBerlinWKN 744850
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Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der IVU Traffic Technologies AG für das Die genannten Unterlagen sind von der Einberufung an über die Internetseite der Gesellschaft
zugänglich. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine |
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Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns der IVU Traffic Technologies Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der Gesellschaft des am 31.12.2021
Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf Auszahlung der Dividende am dritten Zum Zeitpunkt der Einberufung besitzt die Gesellschaft 162.750 Stück eigene Aktien. Die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien kann sich bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung Bei Annahme des Beschlussvorschlags von Vorstand und Aufsichtsrat gilt für die Auszahlung Da die Dividende in vollem Umfang aus dem steuerlichen Einlagekonto im Sinne des § |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2021 amtierenden Mitgliedern |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers Der Aufsichtsrat schlägt – gestützt auf die Empfehlung seines Prüfungsausschusses |
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Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts nach § 162 AktG Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 AktG über die im Geschäftsjahr 2021 den Mitgliedern |
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| 7. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder Gemäß dem durch das zum 1. Januar 2020 in Kraft getretene Gesetz zur Umsetzung der Das Vergütungssystem ist im Anhang dieser Tagesordnung vollständig abgedruckt. Der Aufsichtsrat schlägt daher vor, zu beschließen: „Das vom Aufsichtsrat beschlossene |
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| 8. |
Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Aufgrund der geänderten Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes sowie des Europäischen Gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft beschließt die Hauptversammlung Ein Aufsichtsratsmitglied erhält pro Sitzung (bei Anwesenheit) ein Sitzungsgeld von Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen: „Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder |
ANHANG
Vergütungsbericht nach § 162 AktG
Vergütung des Vorstands
Billigung des Vergütungssystems durch die Aktionäre
Gemäß dem durch das zum 1.1.2020 in Kraft getretene Gesetz zur Umsetzung der zweiten
Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) neu geschaffenen § 120a Abs. 1 AktG beschließt
die Hauptversammlung der IVU Traffic Technologies AG bei jeder wesentlichen Änderung
des Vergütungssystems, mindestens jedoch alle vier Jahre, über die Billigung des vom
Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder. Die erstmalige
Beschlussfassung ist in der Hauptversammlung am 27.5.2021 erfolgt. Das vom Aufsichtsrat
beschlossene Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands wurde mit 97,5% der
abgegebenen Stimmen gebilligt.
Vergütungssystem
Das Vergütungssystem leistet einen wesentlichen Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie
der IVU Traffic Technologies AG und zur langfristigen und nachhaltigen Entwicklung
der Gesellschaft. In Umsetzung des Unternehmenszwecks, öffentliche Mobilität für Personen
und Güter auf hohem Niveau zu stärken und zu optimieren, will die IVU Traffic Technologies
AG in ihrem Kerngeschäft wachsen und die Digitalisierung der Kunden vorantreiben.
Das Vergütungssystem incentiviert die Erreichung der vorgenannten strategischen Ziele,
unterstützt deren Verknüpfung und setzt wirksame Anreize für die langfristige wertschaffende
Entwicklung des Unternehmens unter Berücksichtigung der Interessen von Aktionären,
Kunden, Mitarbeitern und weiteren Stakeholdern.
Die Festsetzung des Vergütungssystems erfolgt gemäß § 87 Abs. 1 AktG durch den Aufsichtsrat.
Das Gesamtgremium des Aufsichtsrats berät und beschließt dabei über Empfehlungen des
Präsidialausschusses. Der Präsidialausschuss entwickelt Empfehlungen zum System der
Vorstandsvergütung. Er orientiert sich dabei an der Geschäftsstrategie und an der
langfristigen und nachhaltigen Entwicklung der Gesellschaft sowie an den Empfehlungen
des DCGK (Deutscher Corporate Governance Kodex). Präsidialausschuss und Aufsichtsrat
können bei Bedarf die Beratung durch externe Vergütungsexperten in Anspruch nehmen.
Dabei wird auf deren Unabhängigkeit vom Vorstand und vom Unternehmen geachtet. Für
die Behandlung von Interessenkonflikten der Mitglieder des Aufsichtsrats werden die
Empfehlungen des DCGK und die Regelungen der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats und
seiner Ausschüsse auch bei Festlegung, Prüfung und Umsetzung des Vergütungssystems
eingehalten. Interessenkonflikte sind gegenüber dem Aufsichtsrat offenzulegen und
von diesem nebst ihrer Behandlung der Hauptversammlung zu berichten. Im Falle eines
Interessenkonflikts nimmt das betroffene Aufsichtsrats- bzw. Ausschussmitglied nicht
an der diesbezüglichen Diskussion und Abstimmung im Aufsichtsrat beziehungsweise im
Präsidialausschuss teil. Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem wird der
Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt. Die regelmäßige Prüfung des Vergütungssystems
erfolgt durch den Aufsichtsrat. Er wird dabei vom Präsidialausschuss unterstützt,
der die Prüfung vorbereitet und Empfehlungen ausspricht. Bei Bedarf beschließt der
Aufsichtsrat Änderungen.
Bei der Festsetzung der Gesamtbezüge des einzelnen Vorstandsmitglieds sorgt der Aufsichtsrat
dafür, dass diese in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen
des Vorstandsmitglieds sowie zur Lage der Gesellschaft stehen und die übliche Vergütung
nicht ohne besondere Gründe übersteigen. Der Aufsichtsrat berücksichtigt dabei die
Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer der Gesellschaft. Im externen
Vergleich der Gesamtbezüge wird eine im Hinblick auf die Marktstellung der Gesellschaft
(insbesondere Branche, Größe, Land) geeignete Gruppe von Unternehmen aus Deutschland
herangezogen. Im internen Vergleich berücksichtigt der Aufsichtsrat die Vergütung
des oberen Führungskreises und der Gesamtbelegschaft in Deutschland. Dies erfolgt
über einen Vergleich der Relation der Vorstandsvergütung zu den Vergütungen der definierten
Personengruppen. Der obere Führungskreis besteht aus der Geschäftsleitung, mithin
aus der Führungsebene unterhalb des Vorstands. Im Falle von wesentlichen Verschiebungen
der Relationen zwischen der Vergütung des Vorstands und der Vergleichsgruppen prüft
der Aufsichtsrat die Ursachen und nimmt bei Fehlen sachlicher Gründe eine Anpassung
der Vorstandsvergütung vor. Das Vergütungssystem belässt dem Aufsichtsrat die Flexibilität,
bei der Höhe der Gesamtvergütung die Funktion und den Verantwortungsbereich des einzelnen
Vorstandsmitglieds zu berücksichtigen. Das System erlaubt funktionsspezifische Differenzierungen
– beispielsweise für den Vorstandsvorsitzenden.
Das Vergütungssystem des Vorstands der IVU Traffic Technologies AG setzt sich aus
festen/erfolgsunabhängigen und variablen/erfolgsabhängigen Bestandteilen zusammen.
Feste Vergütung
Die feste Vergütung setzt sich aus einem Grundgehalt und Nebenleistungen zusammen.
Das Grundgehalt wird monatlich ausgezahlt. Mit dem Festgehalt ist eine etwaige Übernahme
von Mandaten bei Konzerngesellschaften abgegolten. Sofern ein Vorstandsmitglied konzernfremde
Aufsichtsratsmandate übernimmt, wird eine daraus erzielte Vergütung nicht auf die
hiesige Vergütung angerechnet. Die Nebenleistungen beinhalten insbesondere einen ÖPNV-Zuschuss,
die Überlassung eines Dienstwagens bzw. alternativ eine Kfz-Kompensation, sowie die
Übernahme von allgemeinen Sicherheitsleistungen. Es gibt keine über die gesetzlichen
Vorgaben hinausgehenden Ruhegehalts- oder Vorruhestandsregelungen.
Variable Vergütung
Die Gewährung dieser Komponenten ist abhängig von finanziellen und nichtfinanziellen
Leistungskriterien. Die Leistungskriterien werden aus wirtschaftlichen Kennzahlen
des Unternehmens abgeleitet. Die variable Vergütung unterteilt sich in kurzfristige
und langfristige Vergütungsbestandteile.
Kurzfristige variable Vergütung
Die kurzfristige variable Vergütung („Short Term Incentive“) setzt sich aus einer
Tantieme und einer zielorientierten Sondervergütung zusammen.
Die Tantieme honoriert den operativen Erfolg des Unternehmens:
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Die Tantieme orientiert sich am durchschnittlichen Gewinn vor Steuern (EBT – „Earnings |
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Berechnungsgrundlage für das EBT ist die Konzern-Gewinn- und -Verlustrechnung der |
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Die Tantieme wird jährlich auf Basis des Konzernabschlusses für das jeweilige Geschäftsjahr |
Die kurzfristig variable zielorientierte Sondervergütung wird fakultativ und individuell vereinbart. Sie ist abhängig von der Erreichung konkreter
strategischer, nachhaltiger und operativer Herausforderungen des jeweiligen Vorstandsmitglieds.
Die Methode zur Feststellung der Zielerreichung folgt aus den jeweiligen Zielen. Sie
wird bei Zielerreichung jährlich ausgezahlt.
Die gesamte kurzfristige variable Vergütung ist auf 150 % des Grundgehalts begrenzt.
Langfristige variable Vergütung
Die langfristige variable Vergütung („Long Term Incentive“) ist auf die langfristige
Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet. Die Gesellschaft möchte langfristig eine
attraktive und nachhaltige Rendite für Ihre Aktionäre sicherstellen. Anspruch auf
Übertragung und die Anzahl der Aktien, die an den Vorstand tatsächlich übertragen
werden, hängt nach Grundsatz einer nachhaltigen Vergütung von der wirtschaftlichen
Entwicklung der Gesellschaft während der Performanceperiode ab.
Der Laufzeitbeginn des Long Term Incentives ist der 1.1.2019. Das Long Term Incentive
hat eine Laufzeit von vier Jahren und endet somit zum 31.12.2022 (Performanceperiode).
Die Vergütungshöhe ist abhängig von der Kursentwicklung der IVU Traffic Technologies-Aktie
relativ zur Entwicklung des TecDax während der Performanceperiode. Basis ist die Erreichung
eines am Anfang der Performanceperiode vom Aufsichtsrat definierten Zielkurses zum
Ende der Performanceperiode.
Die gesamten Ansprüche aus dem Long Term Incentive werden den Vorstandsmitgliedern
in Form von Aktien der Gesellschaft vergütet, die einer Sperrfrist von einem Jahr
unterliegen. Aufgrund der vorherigen vierjährigen Performanceperiode ist die Verfügungsmöglichkeit
für diesen Vergütungsbestandteil somit für die Dauer von fünf Jahren nicht gegeben.
Während der einjährigen Sperrfrist sind die den Vorstandsmitgliedern übertragenen
Aktien stimm- und dividendenberechtigt. Die dem Vorstand zu übertragenden Aktien hat/wird
die IVU Traffic Technologies AG im Rahmen eines Aktienrückkaufprogramms unter Beachtung
der gesetzlichen Vorgaben als eigene Aktien zunächst erwerben oder sonst in der von
der Hauptversammlung beschlossenen Weise unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben
an den Vorstand ausgeben.
Die Berechnung der Anzahl der zu übertragenden Aktien basiert auf folgenden Bezugsgrößen:
| • |
Die Anzahl der an den Vorstand zu übertragenden Aktien wird berechnet, indem zunächst |
| • |
Dieser Wert wird in einem nächsten Schritt mit dem Faktor, der die Performance der |
| • |
Die Basiszielgröße für die Anzahl der dem Vorstand zum Ende der Performanceperiode |
| • |
Die maximale Anzahl der zu übertragenden Aktien ist auf das 2-Fache der Basiszielgröße |
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Die Übertragung der Aktien findet so bald als möglich nach dem Ablauf der Performanceperiode |
| • |
Alle Kursbetrachtungen basieren auf den Kursdaten im XETRA Handel an der Frankfurter |
Maximalvergütung
Die Maximalvergütung ist die Gesamtvergütung, die einem Vorstandsmitglied bei optimalem
Geschäfts- und Aktienkursverlauf insgesamt für ein Geschäftsjahr maximal zufließt.
Im Falle einer Maximalvergütung sollen Grundgehalt und Nebenleistungen rund 30 % der
Vergütung, Tantieme und zielorientierte Sondervergütung rund 40 % und das Long Term
Incentive rund 30 % entsprechen. Die Maximalvergütung pro Jahr beträgt für den gesamten
Vorstand TEUR 2.850. Die Maximalvergütung schließt die anteilige Wertzuteilung des
Long Term Incentives während der Performanceperiode ein.
Malus / Clawback
Die IVU Traffic Technologies AG kann bei schwerwiegenden und vorsätzlich oder grob
fahrlässig begangenen Verstößen eines Vorstandsmitglieds gegen seine gesetzlichen
Pflichten oder gegen unternehmensinterne Verhaltensrichtlinien zum Zwecke der Kompensation
eines durch die Pflichtverletzung eingetretenen Schadens von dem Vorstandsmitglied
für einen Zeitraum von bis zu sechsunddreißig Monaten, gerechnet ab dem Zeitpunkt
des Verstoßes, die für diesen Zeitraum ausgezahlten bzw. übertragenen variablen Vergütungsbestandteile
ganz oder teilweise zurückfordern.
Ferner kann die Gesellschaft Leistungen variabler Vergütungsbestandteile zurückfordern,
wenn die Höhe der Leistungen auf der Grundlage von falschen Informationen berechnet
wurden. Die Gesellschaft ist berechtigt, den sich aus der Neuberechnung der Höhe im
Vergleich zur erfolgten Auszahlung bzw. Übertragung ergebenden Unterschiedsbetrag
zurückzufordern. Die Gesellschaft hat darzulegen, dass die zur Vergütungsberechnung
zugrunde gelegten Informationen falsch waren und dass die variable Vergütung des Vorstandsmitglieds
aus diesem Grund zu hoch war. Die Rückforderung setzt voraus, dass der Konzernabschluss,
der die falsche Information enthält, oder dem die falsche Information zugrunde liegt,
von dem Wirtschaftsprüfer oder der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, der oder die den
Konzernabschluss geprüft hat, nachträglich als fehlerhaft beurteilt wird.
Der Anspruch eines Vorstandsmitglieds auf Übertragung von Aktien auf Basis des Long
Term Incentive Plans kann in bestimmten Beendigungskonstellationen abhängig vom Beendigungsgrund
teilweise oder vollständig entfallen. Entlassungsentschädigungen werden nicht zugesagt.
Bei einer Beendigung des Vorstandsamtes vor Ablauf der regulären Bestelldauer betragen
eine mögliche an den Vorstand im Zusammenhang mit der Beendigung des Dienstvertrages
zu gewährender Abfindung oder sonstige Leistungen einschließlich aller Nebenleistungen
zusammen nicht mehr als den Wert von zwei Jahresvergütungen und nicht mehr als den
Wert der Restlaufzeit des Dienstvertrages (Abfindungs-Cap).
Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG
Die gewährte individuelle Vergütung des Vorstands der IVU Traffic Technologies AG
betrug im Geschäftsjahr 2021 (mit Vergleichszahlen für 2020):
Die vorgesehene Maximalvergütung des Vorstands wurde nicht überschritten. Eine zielorientierte
Sondervergütung wurde nicht vereinbart. Aus dem Long Term Incentive haben sich keine
Vergütungen ergeben, da hier eine Zuteilung erst nach dem Ende der Performanceperiode
erfolgt. Dadurch ergibt sich ein Anteil der festen Vergütung von rund 45% und der
variablen Vergütung von rund 55%. Rückforderungen aus Malus / Clawback-Regelungen
sind nicht gestellt worden.
Vergütung des Aufsichtsrats
Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder
Nach § 113 Abs. 3 AktG in der durch das zum 1.1.2020 in Kraft getretene Gesetz zur
Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) geänderten Fassung ist bei
der IVU Traffic Technologies AG mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der
Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen. Die erstmalige Beschlussfassung ist in
der Hauptversammlung am 27.5.2021 erfolgt. Gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der
Gesellschaft beschließt die Hauptversammlung über die Aufsichtsratsvergütung. Gemäß
§ 15 Abs. 1 Satz 2 der Satzung der Gesellschaft hat bei der Festsetzung der Höhe der
Vergütung die Hauptversammlung den Vorsitz und den stellvertretenden Vorsitz im Aufsichtsrat
sowie den Vorsitz und die Mitgliedschaft in den Aufsichtsratsausschüssen besonders
zu berücksichtigen. Das Vergütungssystem wurde in der Hauptversammlung am 27.5.2021
mit 92,8 % der abgegebenen Stimmen beschlossen und die Vergütung entsprechend festgesetzt.
Die Regelungen gelten für das gesamte Geschäftsjahr 2021 bis zum Geschäftsjahr 2025
oder bis zu einer Neufestsetzung gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 der Satzung.
Vergütungssystem
Für das Geschäftsjahr 2021 und die folgenden Geschäftsjahre sollten aufgrund zeitlich
und inhaltlich gestiegener Anforderungen an die Mitglieder des Aufsichtsrats durch
den Gesetzgeber, die Beachtung der Regeln des DCGK und die zunehmende Komplexität
der Geschäftstätigkeit der IVU das Vergütungssystem sowie die darin geregelte Höhe
der Vergütung angepasst werden. Der Aufsichtsrat hat hierzu gemeinsam mit einem externen
Berater auch einen horizontalen Peer Group-Vergleich durchgeführt, um eine im Vergleich
moderate, aber den Anforderungen und den Verpflichtungen angemessene Vergütung der
Aufsichtsratstätigkeit zu ermitteln. Die auf die Aufsichtsratstätigkeit gegebenenfalls
entfallene Umsatzsteuer wird den Aufsichtsratsmitgliedern erstattet; bei unterjährigem
Ein- oder Austritt in den Aufsichtsrat oder in Ausschüsse erfolgt eine zeitanteilige
Vergütung auf Basis angefangener Kalendermonate.
Feste Basisvergütung
Jedes Aufsichtsratsmitglied erhält neben dem Ersatz seiner Auslagen im Zusammenhang
mit seiner Aufsichtsratstätigkeit für jedes volle Geschäftsjahr seiner Zugehörigkeit
zu diesem Gremium eine feste jährliche Basisvergütung in Höhe von TEUR 18,0 (bisher:
TEUR 15,0). Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält zusätzlich einen festen jährlichen
Zuschlag von 200 % der Basisvergütung, somit insgesamt TEUR 54,0 (bisher: TEUR 30,0).
Der stellvertretende Vorsitzende erhält einen festen jährlichen Zuschlag in Höhe von
50 % der Basisvergütung, folglich insgesamt TEUR 27,0 (bisher: TEUR 18,8).
Feste Vergütung für Ausschusstätigkeiten
Für die Tätigkeit im Präsidialausschuss oder im Prüfungsausschuss erhalten die Mitglieder
des Aufsichtsrats einen jährlichen Zuschlag von 25 % der Basisvergütung, somit TEUR
4,5 (bisher: TEUR 3,8). Der Vorsitz im Präsidialausschuss wird mit 50 % der jährlichen
Basisvergütung oder TEUR 9,0 (bisher: TEUR 7,5) honoriert, während für den Vorsitz
des Prüfungsausschusses 100 % der Basisvergütung und somit TEUR 18 (bisher: TEUR 7.5)
gewährt werden.
Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG
Die individuelle Vergütung des Aufsichtsrates der IVU Traffic Technologies AG betrug
im Geschäftsjahr 2021 (mit Vergleichszahlen für 2020):
Jährliche Veränderung der Vergütung
Die folgende Tabelle zeigt die prozentuale Veränderung der Gesamtvergütung der Mitglieder
des Vorstands und des Aufsichtsrats im Vergleich zur durchschnittlichen Vergütung
der Mitarbeiter und zur Ertragsentwicklung der IVU Traffic Technologies AG. Beginnend
mit dem Jahr 2020 wird ein sukzessiver Aufbau der jährlichen Veränderung bis zum Geschäftsjahr
2025 angestrebt.
Die Entwicklung der durchschnittlichen Vergütung der Arbeitnehmer wird auf die durchschnittliche
Vergütung der gesamten Belegschaft der IVU AG an den deutschen Standorten abgestellt.
Zur Sicherstellung der Vergleichbarkeit wurde bei Teilzeitarbeitskräften die Vergütung
auf Vollzeitäquivalente hochgerechnet. Bei der Vergütung der Mitarbeiter wird darüber
hinaus ein Vergleich zur durchschnittlichen Vergütung von Arbeitnehmern der IVU AG
angeführt, deren Betriebszugehörigkeit sich mindestens auf die Geschäftsjahre 2020
und 2021 erstreckt.
Vermerk über die formelle Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AKTG
Vermerk des unabhängigen Wirtschaftsprüfers über die Prüfung des Vergütungsberichts
nach § 162 Abs. 3 AktG
An die IVU Traffic Technologies AG, Berlin
Prüfungsurteil
Wir haben den Vergütungsbericht der IVU Traffic Technologies AG, Berlin, für das Geschäftsjahr
vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2021 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben
nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit
§ 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.
Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen
Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil
erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.
Grundlage für das Prüfungsurteil
Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs.
3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW
PS 870(08.2021)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vorschrift und diesem Standard ist
im Abschnitt „Verantwortung des Wirtschaftsprüfers“ unseres Vermerks weitergehend
beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätssicherungsstandards: Anforderungen an die Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüferpraxis
(IDW QS 1) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung
für Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die
Unabhängigkeit haben wir eingehalten.
Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats
Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts,
einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht.
Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig
erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen
Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen – beabsichtigten oder unbeabsichtigten
– falschen Darstellungen ist.
Verantwortung des Wirtschaftsprüfers
Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht
in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden
sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben. Wir haben unsere
Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht
gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle
Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs.
3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit
der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht
geprüft.
Umgang mit etwaigen irreführenden Darstellungen
Im Zusammenhang mit unserer Prüfung haben wir die Verantwortung, den Vergütungsbericht
unter Berücksichtigung der Kenntnisse aus der Abschlussprüfung zu lesen und dabei
für Anzeichen aufmerksam zu bleiben, ob der Vergütungsbericht irreführende Darstellungen
in Bezug auf die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit
der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts enthält.
Falls wir auf Grundlage der von uns durchgeführten Arbeiten zu dem Schluss gelangen,
dass eine solche irreführende Darstellung vorliegt, sind wir verpflichtet, über diese
Tatsache zu berichten. Wir haben in diesem Zusammenhang nichts zu berichten.
Berlin, 30. März 2022
BDO AG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
| Sartori
Wirtschaftsprüferin |
Blohm
Wirtschaftsprüfer |
Vergütungssystem des Vorstands ab dem Geschäftsjahr 2023
Grundlagen
Das Vergütungssystem leistet einen wesentlichen Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie
der IVU Traffic Technologies AG und zur langfristigen und nachhaltigen Entwicklung
der Gesellschaft. In Umsetzung des Unternehmenszwecks, öffentliche Mobilität für Personen
und Güter auf hohem Niveau zu stärken und zu optimieren, will die IVU Traffic Technologies
AG in ihrem Kerngeschäft wachsen und die Digitalisierung ihrer Kunden vorantreiben.
Das Vergütungssystem incentiviert die Erreichung der vorgenannten strategischen Ziele,
unterstützt deren Verknüpfung und setzt wirksame Anreize für die langfristige wertschaffende
Entwicklung des Unternehmens unter Berücksichtigung der Interessen von Aktionären,
Kunden, Mitarbeitern und weiteren Stakeholdern.
Die Festsetzung des Vergütungssystems erfolgt gemäß § 87 Abs. 1 AktG durch den Aufsichtsrat.
Das Gesamtgremium des Aufsichtsrats berät und beschließt dabei über Empfehlungen des
Präsidialausschusses. Der Präsidialausschuss entwickelt Empfehlungen zum System der
Vorstandsvergütung. Er orientiert sich dabei an der Geschäftsstrategie und an der
langfristigen und nachhaltigen Entwicklung der Gesellschaft sowie an den Empfehlungen
des DCGK (Deutscher Corporate Governance Kodex). Präsidialausschuss und Aufsichtsrat
können bei Bedarf die Beratung durch externe Vergütungsexperten in Anspruch nehmen.
Dabei wird auf deren Unabhängigkeit vom Vorstand und vom Unternehmen geachtet. Für
die Behandlung von Interessenkonflikten der Mitglieder des Aufsichtsrats werden die
Empfehlungen des DCGK und die Regelungen der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats und
seiner Ausschüsse auch bei Festlegung, Prüfung und Umsetzung des Vergütungssystems
eingehalten. Interessenkonflikte sind gegenüber dem Aufsichtsrat offenzulegen und
von diesem nebst ihrer Behandlung der Hauptversammlung zu berichten. Im Falle eines
Interessenkonflikts nimmt das betroffene Aufsichtsrats- bzw. Ausschussmitglied nicht
an der diesbezüglichen Diskussion und Abstimmung im Aufsichtsrat beziehungsweise im
Präsidialausschuss teil. Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem wird der
Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt. Die regelmäßige Prüfung des Vergütungssystems
erfolgt durch den Aufsichtsrat. Er wird dabei vom Präsidialausschuss unterstützt,
der die Prüfung vorbereitet und Empfehlungen ausspricht. Bei Bedarf beschließt der
Aufsichtsrat Änderungen.
Bei der Festsetzung der Gesamtbezüge des einzelnen Vorstandsmitglieds sorgt der Aufsichtsrat
dafür, dass diese in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen
des Vorstandsmitglieds sowie zur Lage der Gesellschaft stehen und die übliche Vergütung
nicht ohne besondere Gründe übersteigen. Der Aufsichtsrat berücksichtigt dabei die
Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer der Gesellschaft. Im externen
Vergleich der Gesamtbezüge wird eine im Hinblick auf die Marktstellung der Gesellschaft
(insbesondere Branche, Größe, Land) geeignete Gruppe von Unternehmen aus Deutschland
herangezogen. Im internen Vergleich berücksichtigt der Aufsichtsrat die Vergütung
des oberen Führungskreises und der Gesamtbelegschaft in Deutschland. Dies erfolgt
über einen Vergleich der Relation der Vorstandsvergütung zu den Vergütungen der definierten
Personengruppen. Der obere Führungskreis besteht aus der Geschäftsleitung, mithin
aus der Führungsebene unterhalb des Vorstands. Im Falle von wesentlichen Verschiebungen
der Relationen zwischen der Vergütung des Vorstands und der Vergleichsgruppen prüft
der Aufsichtsrat die Ursachen und nimmt bei Fehlen sachlicher Gründe eine Anpassung
der Vorstandsvergütung vor. Das Vergütungssystem belässt dem Aufsichtsrat die Flexibilität,
bei der Höhe der Gesamtvergütung die Funktion und den Verantwortungsbereich des einzelnen
Vorstandsmitglieds zu berücksichtigen.
Das Vergütungssystem des Vorstands der IVU Traffic Technologies AG setzt sich aus
festen/erfolgsunabhängigen und variablen/erfolgsabhängigen Bestandteilen zusammen:
Feste Vergütung
Die feste Vergütung setzt sich aus einem Grundgehalt und Nebenleistungen zusammen.
Das Grundgehalt wird monatlich ausgezahlt. Mit dem Grundgehalt ist eine etwaige Übernahme
von Mandaten bei Konzerngesellschaften abgegolten. Sofern ein Vorstandsmitglied konzernfremde
Aufsichtsratsmandate übernimmt, wird eine daraus erzielte Vergütung nicht auf die
hiesige Vergütung angerechnet. Die Nebenleistungen beinhalten insbesondere einen ÖPNV-Zuschuss,
die Überlassung eines Dienstwagens bzw. alternativ eine Kfz-Kompensation, sowie die
Übernahme von allgemeinen Sicherheitsleistungen. Es gibt keine über die gesetzlichen
Vorgaben hinausgehenden Ruhegehalts- oder Vorruhestandsregelungen.
Variable Vergütung
Die Gewährung dieser Komponenten ist abhängig von finanziellen und nichtfinanziellen
Leistungskriterien. Die Leistungskriterien werden aus wirtschaftlichen Kennzahlen
des Unternehmens abgeleitet. Die variable Vergütung unterteilt sich in kurzfristige
und langfristige Vergütungsbestandteile.
Die kurzfristige variable Vergütung („Short Term Incentive“) setzt sich aus einer
Tantieme und einer zielorientierten Sondervergütung zusammen.
Die Tantieme honoriert den operativen Erfolg des Unternehmens, sie setzt sich wie
folgt zusammen:
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Die erste Komponente der Tantieme orientiert sich an der Erreichung der Zielmarge |
| • |
Die zweite Komponente der Tantieme orientiert sich am durchschnittlichen EBIT der |
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Beide Komponenten der Tantieme werden addiert. Keine Komponente kann negativ werden. |
| • |
Die Tantieme wird jährlich auf Basis des Konzernabschlusses für das jeweilige Geschäftsjahr |
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Berechnungsgrundlage für das EBIT und RE ist die Konzern-Gewinn- und -Verlustrechnung |
Die zielorientierte Sondervergütung wird fakultativ und individuell vereinbart. Sie ist abhängig von der Erreichung konkreter
strategischer, nachhaltiger und operativer Herausforderungen des jeweiligen Vorstandsmitglieds.
Die Methode zur Feststellung der Zielerreichung folgt aus den jeweiligen Zielen. Sie
wird bei Zielerreichung jährlich ausgezahlt. Die zielorientierte Sondervergütung ist
auf 50 % des Grundgehalts begrenzt.
Langfristige variable Vergütung
Die langfristige variable Vergütung („Long Term Incentive“) ist auf die langfristige
Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet. Maßgebliches Erfolgsziel für die Berechnung
des Long Term Incentives ist die Steigerung der Marktkapitalisierung der Gesellschaft
während der Performanceperiode unter Berücksichtigung der Wertentwicklung des Vergleichsindex
und unter Berücksichtigung der Erreichung der Nachhaltigkeitsziele (ESG-Kriterien).
Das Long Term Incentive hat eine Laufzeit von vier Jahren, es beginnt am 1.1.2023
und endet am 31.12.2026 (Performanceperiode). Die gesamten Ansprüche aus dem Long
Term Incentive werden den Vorstandsmitgliedern erst nach Ablauf der Performanceperiode
in Form von Aktien der Gesellschaft vergütet, die einer Sperrfrist von zwei Jahren
unterliegen. Aufgrund der vorherigen vierjährigen Performanceperiode ist die Verfügungsmöglichkeit
für diesen Vergütungsbestandteil somit für die Dauer von sechs Jahren nicht gegeben.
Während der zweijährigen Sperrfrist sind die den Vorstandsmitgliedern übertragenen
Aktien stimm- und dividendenberechtigt. Die dem Vorstand zu übertragenden Aktien hat/wird
die IVU Traffic Technologies AG im Rahmen eines Aktienrückkaufprogramms unter Beachtung
der gesetzlichen Vorgaben als eigene Aktien zunächst erwerben oder sonst in der von
der Hauptversammlung beschlossenen Weise unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben
an den Vorstand ausgeben.
Die Steigerung der Marktkapitalisierung wird wie folgt ermittelt:
| • |
Zunächst wird die absolute Steigerung der Marktkapitalisierung der Gesellschaft ermittelt. |
| • |
Die absolute Steigerung der Marktkapitalisierung wird mit der Entwicklung des Börsenindex |
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Alle Kursbetrachtungen basieren auf den Kursdaten im XETRA Handel an der Frankfurter |
Die Erfolgsziele für die Erreichung der ESG-Kriterien (Environment, Social, Governance)
für nachhaltiges unternehmerisches Wirken orientieren sich an der Mitarbeiterzufriedenheit
abgeleitet aus der Umfrage „Great Place To Work“ (GPTW) und am Frauenanteil im Führungskreis
der Gesellschaft. Die ESG-Kriterien sind wie folgt definiert:
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Als Kennzahlen der Mitarbeiterzufriedenheit werden die GPTW-Gesamtbewertung sowie |
| • |
Der Anteil an weiblichen Führungskräften soll in der Performanceperiode sowohl absolut |
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Der ESG-Faktor ist der arithmetische Mittelwert der drei ESG-Kriterien. Er kann minimal |
Zur Berechnung der Anzahl der am Ende der Performanceperiode zu übertragenden Aktien
wird nun die indexgewichtete Steigerung der Marktkapitalisierung der Gesellschaft
mit dem ESG-Faktor und einem definierten Anteil für jedes Vorstandsmitglied multipliziert.
Die langfristige variable Vergütung ist dabei für die Summe der vierjährigen Performanceperiode
auf 400 % eines jährlichen Grundgehalts begrenzt.
Die Übertragung der Aktien findet so bald als möglich nach dem Ablauf der Performanceperiode
statt. Für die Übertragung der Aktien wird der durchschnittliche XETRA-Schlusskurs
der IVU-Aktie der letzten 30 Handelstage herangezogen.
Maximalvergütung
Die Maximalvergütung ist die Gesamtvergütung, die einem Vorstandsmitglied bei optimalem
Geschäftsverlauf insgesamt für ein Geschäftsjahr maximal zufließt. Im Falle einer
Maximalvergütung sollen Grundgehalt und Nebenleistungen rund 25 % der Vergütung, Tantieme
und zielorientierte Sondervergütung rund 50 % und das Long Term Incentive rund 25
% betragen. Die Maximalvergütung pro Jahr beträgt für den gesamten Vorstand höchstens
TEUR 3.700. Die Maximalvergütung schließt die anteilige Wertzuteilung des Long Term
Incentives während der Performanceperiode ein.
Malus / Clawback
Die IVU Traffic Technologies AG kann bei schwerwiegenden und vorsätzlich oder grob
fahrlässig begangenen Verstößen eines Vorstandsmitglieds gegen seine gesetzlichen
Pflichten oder gegen unternehmensinterne Verhaltensrichtlinien zum Zwecke der Kompensation
eines durch die Pflichtverletzung eingetretenen Schadens von dem Vorstandsmitglied
für einen Zeitraum von bis zu sechsunddreißig Monaten, gerechnet ab dem Zeitpunkt
des Verstoßes, die für diesen Zeitraum ausgezahlten bzw. übertragenen variablen Vergütungsbestandteile
ganz oder teilweise zurückfordern.
Ferner kann die Gesellschaft Leistungen variabler Vergütungsbestandteile zurückfordern,
wenn die Höhe der Leistungen auf der Grundlage von falschen Informationen berechnet
wurden. Die Gesellschaft ist berechtigt, den sich aus der Neuberechnung der Höhe im
Vergleich zur erfolgten Auszahlung bzw. Übertragung ergebenden Unterschiedsbetrag
zurückzufordern. Die Gesellschaft hat darzulegen, dass die zur Vergütungsberechnung
zugrunde gelegten Informationen falsch waren und dass die variable Vergütung des Vorstandsmitglieds
aus diesem Grund zu hoch war. Die Rückforderung setzt voraus, dass der Konzernabschluss,
der die falsche Information enthält, oder dem die falsche Information zugrunde liegt,
von dem Wirtschaftsprüfer oder der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, der oder die den
Konzernabschluss geprüft hat, nachträglich als fehlerhaft beurteilt wird.
Der Anspruch eines Vorstandsmitglieds auf Übertragung von Aktien auf Basis des Long
Term Incentive Plans kann in bestimmten Beendigungskonstellationen abhängig vom Beendigungsgrund
teilweise oder vollständig entfallen. Entlassungsentschädigungen werden nicht zugesagt.
Bei einer Beendigung des Vorstandsamtes vor Ablauf der regulären Bestelldauer betragen
eine mögliche an den Vorstand im Zusammenhang mit der Beendigung des Dienstvertrages
zu gewährender Abfindung oder sonstige Leistungen einschließlich aller Nebenleistungen
zusammen nicht mehr als den Wert von zwei Jahresvergütungen und nicht mehr als den
Wert der Restlaufzeit des Dienstvertrages (Abfindungs-Cap).
VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG
Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung
nach Maßgabe von § 1 Abs. 1 und Abs. 2 COVID-19-Gesetz als virtuelle Hauptversammlung
ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durchgeführt wird
und die Aktionäre ihre Stimmen auch im Wege der elektronischen Kommunikation nach
Maßgabe der nachfolgend dargestellten Vorgaben abgeben können. Die Hauptversammlung
findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats, des Vorsitzenden des
Vorstands und eines mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars
sowie gegebenenfalls weiterer Mitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands in den
Geschäftsräumen der Gesellschaft, Bundesallee 88, 12161 Berlin, statt. Der von der
Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter wird ebenfalls physisch anwesend sein.
Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können nicht physisch an der Hauptversammlung
teilnehmen.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2022 als virtuelle Hauptversammlung
nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung
sowie bei den Rechten der Aktionäre.
Übertragung der Hauptversammlung und HV-Portal
Die Hauptversammlung wird am Mittwoch, den 25. Mai 2022 ab 11:00 Uhr (MESZ) für Aktionäre,
die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, live vollständig in Bild und
Ton im Internet unter
https://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung
übertragen. Die Verfolgung der Hauptversammlung im Internet ermöglicht keine Teilnahme
im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.
Unter dieser Adresse unterhält die Gesellschaft ab dem 4. Mai 2022 zudem ein internetgestütztes
HV-Portal. Das Portal ermöglicht im Vorfeld der Hauptversammlung die Stimmrechtsausübung
der Aktionäre, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, im Wege der
elektronischen Briefwahl sowie die Vollmachtserteilung und eröffnet den Aktionären,
ihr Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben. Aktionäre, die
ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können unter der genannten Adresse im HV-Portal während
der Dauer der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung einlegen.
Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und
die Ausübung des Stimmrechts
Zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts
sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die den Nachweis des Anteilsbesitzes durch
den Letztintermediär in Textform gemäß § 67c Abs. 3 AktG erbracht haben. Der Nachweis
des Anteilsbesitzes kann der Gesellschaft auch direkt durch den Letztintermediär übermittelt
werden. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss in deutscher oder englischer Sprache
verfasst sein und sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h.
auf den 4. Mai 2022, 0:00 Uhr (MESZ) (sog. Nachweisstichtag), beziehen.
Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten
Adresse spätestens bis zum Ablauf des 18. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein:
IVU Traffic Technologies AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Wir empfehlen unseren Aktionären, frühzeitig ihr depotführendes Institut zu kontaktieren,
um einen ordnungsgemäßen und fristgemäß eingehenden Nachweis des Letztintermediärs
nach § 67c Abs. 3 AktG bei der Gesellschaft sicherzustellen.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung
im Internet und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des
Anteilsbesitzes erbracht hat. Der Umfang des Stimmrechts bemisst sich dabei ausschließlich
nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag
geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall
der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag
ist für den Zugang zum HV-Portal und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der
Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich, d.h. Veräußerungen von
Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur
Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und den Umfang des Stimmrechts.
Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen,
die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden,
sind nicht stimmberechtigt und erhalten keinen Zugang zum HV-Portal.
Aktionären, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, werden persönliche
Stimmrechtskarten mit weiteren Informationen zur Stimmrechtsausübung zugesandt, auf
denen die Zahl der dem Inhaber zustehenden Stimmen verzeichnet ist. Die Stimmrechtskarte
enthält für jeden Aktionär eine individuelle Zugangsnummer, mit dem die Aktionäre
das unter der folgenden Internetadresse
https://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung
zugängliche, vor der Öffentlichkeit geschützte HV-Portal der Gesellschaft nutzen können,
um die gesamte virtuelle Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung live zu verfolgen
und ihre Stimmrechte nach Maßgabe der nachfolgenden Vorgaben auszuüben. Das HV-Portal
steht vor und während der Hauptversammlung zur Verfügung.
Um den rechtzeitigen Erhalt der Stimmrechtskarten sicherzustellen, bitten wir die
Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an
die oben genannte Adresse Sorge zu tragen.
Verfahren für die Stimmrechtsausübung durch Briefwahl
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen
Briefwahl sowie der Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Werden andere Personen als der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
bevollmächtigt, müssen diese die Stimmrechte ebenfalls im Wege der elektronischen
Briefwahl ausüben oder ihrerseits die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
(unter-)bevollmächtigen. Die elektronische Briefwahl über das HV-Portal unter der
Internetadresse
https://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung
ist ab dem 4. Mai 2022 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung
möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Briefwahl“ vorgesehen. Über das
HV-Portal können Aktionäre, auch noch während der Hauptversammlung bis zum Beginn
der Abstimmung, etwaige zuvor im Wege der Briefwahl erfolgte Stimmabgaben ändern oder
widerrufen.
Verfahren für Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Aktionäre haben die Möglichkeit, Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter zu erteilen. Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen
an den Stimmrechtsvertreter über das HV-Portal unter der Internetadresse
https://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung
ist ab dem 4. Mai 2022 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung
möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Vollmacht und Weisungen“ vorgesehen.
Über das HV-Portal können Aktionäre, auch noch während der Hauptversammlung bis zum
Beginn der Abstimmung, etwaige zuvor erteilte Weisungen ändern oder widerrufen.
Zusammen mit der Stimmrechtskarte für die virtuelle Hauptversammlung erhalten die
Aktionäre ein Vollmachts- und Weisungsformular, das verwendet werden kann. Darüber
hinaus wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen ein Formular zugesandt. Dieses
ist außerdem im Internet abrufbar unter:
https://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung
Bei Verwendung des Formulars stehen nachfolgend genannte Kontaktdaten zur Verfügung:
IVU Traffic Technologies AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Das Vollmachts- und Weisungsformular ist an die oben genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse
zu übermitteln und muss dort bis zum 24. Mai 2022, 24.00 Uhr (MESZ) (Datum des Eingangs)
zugehen.
Soweit Aktionäre den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen,
müssen sie diesen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Wird für einzelne
Beschlussvorschläge keine Weisung gegeben, wird dies als Enthaltung gewertet. Doppel-Markierungen
werden als ungültig gewertet. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet,
weisungsgemäß abzustimmen.
Stimmrechtsvertretung durch Dritte
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, z.B. einen Intermediär,
eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen.
Auch im Fall der Bevollmächtigung eines Dritten bedarf es des ordnungsgemäßen Nachweises
des Anteilsbesitzes (siehe oben). Die Vollmacht kann sowohl gegenüber dem zu Bevollmächtigenden
als auch gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Bevollmächtigt der Aktionär mehr
als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Erteilung der Vollmacht, soweit sie nicht an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung
oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution erteilt
wird, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft
bedürfen der Textform (§ 126b BGB).
Für die Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer
diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution gelten die speziellen
Bestimmungen in § 135 AktG, insbesondere bezüglich der Form der Erteilung der Vollmacht.
Auch die von den Intermediären, Aktionärsvereinigungen und gleichgestellten Personen
und Institutionen insoweit vorgegebenen Regelungen sind zu beachten; die Aktionäre
werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig
wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.
Zusammen mit der Stimmrechtskarte für die virtuelle Hauptversammlung erhalten die
Aktionäre ein Vollmachtsformular, das bei der Stimmabgabe durch Vertreter verwendet
werden kann. Darüber hinaus wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen ein Vollmachtsformular
zugesandt. Dieses ist außerdem im Internet unter
https://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung
abrufbar. Eine Verpflichtung zur Verwendung des von der Gesellschaft angebotenen Vollmachtsformulars
besteht nicht.
Es stehen nachfolgend genannte Kontaktdaten, insbesondere auch für die elektronische
Übermittlung, zur Verfügung:
IVU Traffic Technologies AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
Das Vollmachtsformular ist ausschließlich an die oben genannte Postanschrift oder
E-Mail-Adresse zu übermitteln und muss dort bis zum 24. Mai 2022, 24.00 Uhr (MESZ)
(Datum des Eingangs) zugehen. Eine Übermittlung an die Gesellschaft per E-Mail ist
auch am Tag der Hauptversammlung noch möglich.
Rechte der Aktionäre
Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Absatz 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil des Grundkapitals
oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 des Grundkapitals erreichen, können
verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden.
Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der IVU Traffic Technologies AG zu richten
und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des
Zugangs ist gemäß § 122 Abs. 2 Satz 3 AktG nicht mitzurechnen), also spätestens am
Sonntag, den 24. April 2022, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Bitte richten Sie entsprechende
Verlangen an die nachfolgende Adresse:
IVU Traffic Technologies AG
Vorstand
Bundesallee 88
12161 Berlin
Die betreffenden Aktionäre haben gemäß § 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 S. 3 AktG nachzuweisen,
dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens bei der Gesellschaft
Inhaber der erforderlichen Zahl an Aktien sind und die Mindestaktienzahl bis zur Entscheidung
über den Antrag halten.
Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 AktG
Aktionäre, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, können gemäß COVID-19-Gesetz
Gegenanträge und Wahlvorschläge nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG im Vorfeld der virtuellen
Hauptversammlung nach Maßgabe der nachfolgenden Vorgaben übermitteln:
Die Gesellschaft wird Gegenanträge im Sinne des § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge
im Sinne des § 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und
einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich unter
https://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung
zugänglich machen, wenn sie der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung
(der Tag des Zugangs ist gemäß § 126 Abs. 1 Satz 2 AktG nicht mitzurechnen), d.h.
bis spätestens Dienstag, den 10. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), der Gesellschaft an nachfolgend
genannte Adresse übersandt hat:
IVU Traffic Technologies AG
Investor Relations
Bundesallee 88
12161 Berlin
E-Mail: ir@ivu.de
und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht zur Zugänglichmachung gemäß § 126
AktG bzw. § 127 AktG erfüllt sind. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen
sein; bei Wahlvorschlägen bedarf es keiner Begründung.
Die innerhalb der vorgenannten Frist eingegangenen Gegenanträge und Wahlvorschläge
von Aktionären, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, werden im Rahmen
der virtuellen Hauptversammlung als gestellt berücksichtigt. Gegenanträge oder Wahlvorschläge,
die nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen der Gesellschaft fristgemäß zugegangen
sind, werden gemäß COVID-19-Gesetz in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt,
als seien sie in der virtuellen Hauptversammlung gestellt worden und werden zur Abstimmung
gestellt.
Fragerecht gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3,Satz 2 COVID-19-Gesetz
Aktionären wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz ein
Fragerecht im Wege elektronischer Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand kann auch
vorgeben, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung im Wege elektronischer
Kommunikation einzureichen sind. Hiervon hat der Vorstand der IVU Traffic Technologies
AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht.
Der Vorstand entscheidet gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem,
freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Die Verwaltung kann gleichlautende Fragen
im Interesse der Aktionäre zusammenfassen. Nur Fragen in deutscher Sprache werden
berücksichtigt.
Fragen von Aktionären, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, sind
bis spätestens einen Tag vor Beginn der Hauptversammlung, also Montag, den 23. Mai
2022, 24:00 Uhr (MESZ), über das unter der Internetadresse
https://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung
zugängliche HV-Portal der Gesellschaft einzureichen. Hierfür ist im HV-Portal die
Schaltfläche „Fragen“ vorgesehen.
Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist können Fragen nicht mehr eingereicht werden.
Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden. Es ist
vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich
zu nennen, sofern diese der namentlichen Nennung nicht ausdrücklich widersprochen
haben.
Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll
Aktionäre, die ihren Aktienbesitz nachgewiesen und die ihr Stimmrecht ausgeübt haben,
können am Tag der Hauptversammlung bis zum Ende der Hauptversammlung über das HV-Portal
auf elektronischem Wege Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll
des Notars erklären. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche „Widerspruch einlegen“
vorgesehen.
Information zum Datenschutz für Aktionäre
Die IVU Traffic Technologies AG verarbeitet personenbezogene Daten (d.h. Name, Anschrift,
E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Stimmrechtskarte)
auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer
Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.
Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Übermittlung
des Nachweises ihres Aktienbesitzes angegeben wurden, übermittelt die depotführende
Bank die personenbezogenen Daten an die Gesellschaft.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für deren Zugang zum
HV-Portal und die Stimmrechtausübung für die virtuelle Hauptversammlung zwingend erforderlich.
Für die Verarbeitung ist die IVU Traffic Technologies AG die verantwortliche Stelle.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist seit dem 24. Mai 2018 Art. 6 Abs. 1 lit.
c) Datenschutz-Grundverordnung.
Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die IVU Traffic Technologies
AG verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen
Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind.
Die Dienstleister verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der IVU Traffic
Technologies AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen
Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern und dem Notar zur Verfügung gestellt,
namentlich über das Teilnehmerverzeichnis. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen
der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.
Sofern Aktionäre von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung
Fragen einzureichen, und ihre Fragen dort behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich
unter Nennung ihres Namens. Dieser kann von anderen Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung
zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten
Interesses, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische
Hauptversammlung anzugleichen, und des berechtigten Interesses der übrigen Hauptversammlungsteilnehmer,
den Namen eines Fragestellers zu erfahren, erforderlich. Rechtsgrundlage für diese
Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Aktionäre und deren Bevollmächtigte
können der Nennung ihres Namens aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation
ergeben, widersprechen.
Die Aktionäre haben darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ein jederzeitiges
Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich
der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können die Aktionäre
gegenüber der IVU Traffic Technologies AG über die folgenden Kontaktdaten geltend
machen:
IVU Traffic Technologies AG
Investor Relations
Bundesallee 88
12161 Berlin
E-Mail: ir@ivu.de
Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden
nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten
der IVU Traffic Technologies AG ebenfalls unter den zuvor angegebenen Kontaktdaten.
Informationen und Unterlagen zur Hauptversammlung
Die Einberufung der Hauptversammlung mit den gesetzlich geforderten Angaben und Erläuterungen
ist auch über die Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung
zugänglich, auf der sich zudem die Informationen gemäß § 124a AktG befinden.
Auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung
finden sich zudem weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§
122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG, § 123 Abs. 3 Nr. 2, § 125, § 64 Abs.
2 UmwG. Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter derselben
Internetadresse bekannt gegeben.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 17.719.160,00 und ist in 17.719.160
Stückaktien eingeteilt. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte zum Zeitpunkt der
Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit 17.719.160. Die Gesellschaft hält im
Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 162.750 eigene Aktien. Aus eigenen
Aktien stehen der Gesellschaft keine Rechte, insbesondere keine Stimmrechte, zu. Die
Anzahl eigener Aktien kann sich bis zum Tag der Hauptversammlung noch verändern.
Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
Um die virtuelle Hauptversammlung zu verfolgen sowie das HV-Portal zu nutzen und Aktionärsrechte
auszuüben, benötigen Aktionäre eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät.
Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können,
wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit
empfohlen.
Nutzen Aktionäre zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung
einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.
Für den Zugang zum HV-Portal der Gesellschaft benötigen Aktionäre Ihre Stimmrechtskarte,
welche sie nach ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes unaufgefordert zugesendet
bekommen. Auf dieser Stimmrechtskarte finden sich die individuellen Zugangsdaten,
mit denen eine Anmeldung im HV-Portal möglich ist.
Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische
Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermindern, wird empfohlen – soweit
möglich – die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der
Hauptversammlung durch (elektronische) Briefwahl auszuüben. Das HV-Portal ist für
die Ausübung des Stimmrechts ab dem 4. Mai 2022 zugänglich.
Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten
die Aktionäre zusammen mit ihrer Stimmrechtskarte bzw. im Internet unter
https://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung
Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung
Die Aktionäre, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, können die gesamte
Hauptversammlung in Bild und Ton über das HV-Portal im Internet verfolgen. Die Bild-
und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals
kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit
des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von
Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss
hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit
und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch
genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum
HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt
auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für das HV-Portal eingesetzten
Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen,
soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig
von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung
des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen
zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten,
die virtuelle Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz abzubrechen.
Berlin, im April 2022
IVU Traffic Technologies AG
Der Vorstand