Sonntag, 26.06.2022

Limes Schlosskliniken AG – Ordentliche Hauptversammlung

Limes Schlosskliniken AG

Köln

Wertpapier-Kenn-Nummer A0J DBC
ISIN DE000A0JDBC7

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
(Virtuelle Hauptversammlung)

Wir laden unsere Aktionäre zu der am

Montag, dem 27. Juni 2022, 13:00 Uhr (MESZ),

in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder
ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

Die Hauptversammlung wird in den Räumlichkeiten der re:mynd Agentur, Hanauer Landstraße
154, 60314 Frankfurt am Main, abgehalten. Für Aktionäre, die sich frist- und formgerecht
zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben,
oder deren Bevollmächtigte, wird über das von der Gesellschaft zur Verfügung gestellte
passwortgeschützte Aktionärsportal die Hauptversammlung in Bild und Ton in voller
Länge live im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung erfolgt ausschließlich
im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachts- und Weisungserteilung
an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Die Erläuterungen hierzu
sowie zu den weiteren Aktionärsrechten sind im Abschnitt II. näher ausgeführt.

I. TAGESORDNUNG

 
1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der LIMES Schlosskliniken AG zum 31.
Dezember 2021 und des Lageberichts über Geschäftsjahr 2021 sowie des gebilligten Konzernabschlusses
zum 31. Dezember 2021 und Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2021 sowie des
Berichts des Aufsichtsrats

Diese Unterlagen können in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Kaiser-Wilhelm-Ring
26 in 50672 Köln, eingesehen werden. Auf Anfrage werden diese Unterlagen, die im Übrigen
auch während der Hauptversammlung ausliegen werden, jedem Aktionär kostenlos übersandt.

Zu Punkt 1 der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung vorgesehen. Der Aufsichtsrat
hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2021 am 29.
April 2022 gemäß §§ 171, 172 AktG gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß §
172 AktG festgestellt. Die Voraussetzungen, unter denen gemäß § 173 Abs. 1 AktG die
Hauptversammlung über die Feststellung des Jahresabschlusses zu beschließen hat, liegen
nicht vor.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr
2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für ihre Tätigkeit
im Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für ihre
Tätigkeit im Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

4.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die B-S-H Collegen GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Limburger Str. 1, 50672 Köln, zum Abschlussprüfer der Gesellschaft für das Geschäftsjahr
2022 zu wählen.

II. Weitere Angaben zur Einberufung

Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Auf Grundlage von § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-,
Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der
COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020, zuletzt mit Wirkung zum 28. Februar 2021 geändert
durch das Gesetz zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur
Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-
und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (COVID-19-Gesetz),
dessen Geltung durch das Gesetz zur Errichtung eines Sondervermögens „Aufbauhilfe
2021“ und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen
und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze vom 10. September
2021 bis zum 31. August 2022 verlängert wurde, hat der Vorstand mit Zustimmung des
Aufsichtsrats beschlossen, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre
oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Aktionäre oder
ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung ausschließlich
im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von Vollmacht und Weisungen
an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach Maßgabe der nachfolgenden
Bestimmungen ausüben (keine elektronische Teilnahme).

Zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung hat die Gesellschaft ein passwortgeschütztes
Aktionärsportal zur Hauptversammlung eingerichtet, das unter der Internetadresse

https:/​/​limes-schlosskliniken.hvanmeldung.de

aufgerufen werden kann. Über das Aktionärsportal kann sich der Aktionär, der sich
frist- und formgerecht zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet und den Anteilsbesitz
nachgewiesen hat, oder sein Bevollmächtigter unter Angabe seiner Zugangsnummer sowie
der dazugehörigen individuellen PIN einloggen und seine Stimme per elektronischer
Briefwahl oder per elektronischer Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft abgeben. Auch die Übermittlung von Fragen zu Angelegenheiten der
Gesellschaft (bis einen Tag vor der Hauptversammlung, also bis zum 25. Juni 2022,
24:00 Uhr (MESZ)) sowie die Übermittlung eines etwaigen Widerspruchs (ab Beginn bis
zum Ende der Hauptversammlung) sind über den Online-Zugang möglich. Schließlich ist
dort auch der Link zur Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung zu finden.

Aktionäre, die sich gemäß den nachstehenden Bedingungen form- und fristgerecht zur
Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, erhalten
die erforderlichen Zugangsdaten zur Nutzung des Internetportals postalisch.

Wir weisen die Aktionäre ausdrücklich darauf hin, dass sie alle Anmelde- und Nachweisschritte
so bald als möglich vornehmen sollten, um ihre Möglichkeit zur Verfolgung der virtuellen
Hauptversammlung und Stimmabgabe rechtzeitig sicherzustellen.

Teilnahmeberechtigung

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreters) sind nicht berechtigt, physisch an der virtuellen Hauptversammlung
teilzunehmen. Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung durch Verfolgung der
Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
im Wege elektronischer Briefwahl (keine elektronische Teilnahme) oder im Wege der
Erteilung von Vollmacht und Weisungen an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Aktienbesitzes
vor der Hauptversammlung bei der nachstehend bezeichneten Stelle in Textform in deutscher
oder englischer Sprache bis spätestens zum Ablauf des 20. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ),
anmelden.

Der Aktienbesitz wird nachgewiesen durch einen in Textform (§ 126b BGB) durch einen
Intermediär erstellten Nachweis, der sich auf den Beginn des 06. Juni 2022, 00.00
Uhr, (sogenannter Nachweisstichtag) zu beziehen hat. Dieser Nachweis ist in Textform
in deutscher oder in englischer Sprache zu erbringen und muss der Gesellschaft ebenfalls
unter folgender Anmeldeadresse spätestens bis zum Ablauf des 20. Juni 2022, 24.00
Uhr, zugehen:

LIMES Schlosskliniken AG
c/​o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre und deren Bevollmächtigte können ihre Stimme per elektronischer Briefwahl
abgeben. Auch hierzu sind eine ordnungsgemäße Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes
erforderlich. Die elektronische Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen oder Widerruf
hinsichtlich der Briefwahlstimmen sind im Wege der elektronischen Kommunikation über
das unter

https:/​/​limes-schlosskliniken.hvanmeldung.de

erreichbare passwortgeschützte Aktionärsportal bis zum Beginn der Abstimmungen im
Verlauf der virtuellen Hauptversammlung möglich. Die Zugangsdaten für das passwortgeschützte
Aktionärsportal werden den Aktionären nach ordnungsgemäßer Anmeldung zur Hauptversammlung
und Nachweis des Anteilsbesitzes mit der Zugangskarte übermittelt.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne
dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine
Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe
für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten in der Hauptversammlung

Die Aktionäre, die nicht selbst ihr Stimmrecht durch Briefwahl oder durch Erteilung
von Vollmacht und Weisungen an von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
ausüben möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten,
beispielsweise durch einen Intermediär (z. B. ein Kreditinstitut), eine Vereinigung
von Aktionären, andere von § 135 AktG erfasste Institutionen oder Personen, durch
weisungsgebundene von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter oder durch eine
sonstige Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte
Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß den vorstehenden Bestimmungen
erforderlich.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder
mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber
der Gesellschaft bedürfen der Textform. Die Erteilung kann gegenüber dem Bevollmächtigten
oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis der Bevollmächtigung muss der
Gesellschaft per Post oder per Fax oder per E-Mail an die folgende Adresse zugehen:

LIMES Schlosskliniken AG
c/​o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Ein Vollmachtsformular wird den zur Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldeten Personen
auf der Zugangskarte zugesendet.

Alternativ kann die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung
über das unter

https:/​/​limes-schlosskliniken.hvanmeldung.de

erreichbare passwortgeschützte Aktionärsportal übermittelt werden.

Die vorstehenden Regelungen über die Form von Vollmachten erstrecken sich nicht auf
die Form der Erteilung, des Widerrufs und des Nachweises von Vollmachten an Intermediäre,
Aktionärsvereinigungen oder andere von § 135 AktG erfasste Institutionen oder Personen.
Hier können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen
Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise
geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung über
das Aktionärsportal durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte
vom Aktionär die Zugangsnummer und den PIN-Code des Aktionärs zur Verwendung erhält.
Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können
das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen
Briefwahl oder, sofern dies nach der Vollmacht möglich ist, durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht
an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.

Verfahren für die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
in der Hauptversammlung

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
mit der Stimmrechtsausübung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich ebenfalls
gemäß den vorstehenden Bestimmungen fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden sowie
den Nachweis des Anteilsbesitzes führen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen
des Aktionärs sind die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht zur
Stimmrechtsausübung befugt.

Die Erteilung der Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter,
ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen
der Textform. Diese können auch elektronisch übermittelt werden (E-Mail), indem z.B.
die zugesandte Zugangskarte und das Vollmachts-/​Weisungsformular als eingescannte
Datei beispielsweise im PDF-Format per E-Mail an die nachstehend genannte Adresse
übersendet wird. Aus organisatorischen Gründen werden die Aktionäre gebeten, die Erteilungen
von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter,
deren Änderung oder Widerruf, soweit diese nicht unter Nutzung des Aktionärsportals
übermittelt werden, bis spätestens zum 24. Juni 2022, 15:00 Uhr (MESZ), (Eingangsdatum
bei der Gesellschaft) an die nachfolgende Adresse, Faxnummer oder E-Mail-Adresse zu
übersenden:

LIMES Schlosskliniken AG
c/​o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Außerdem steht für die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter auch das Aktionärsportal, das über den Link

https:/​/​limes-schlosskliniken.hvanmeldung.de

erreicht werden kann, zur Verfügung. Auf diesem Weg erteilte Vollmachten und Weisungen
an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen bis spätestens zum
Beginn der Abstimmung der virtuellen Hauptversammlung vollständig erteilt sein. Bis
zu diesem Zeitpunkt ist auch noch ein Widerruf der über das Aktionärsportal erteilten
Vollmachten oder eine Änderung der über das Aktionärsportal erteilten Weisungen an
die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft möglich.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne
dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine
Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für
jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung werden den Aktionären mit der Zugangskarte
übersandt.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Vollmachten zur
Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede-
und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Eine Verpflichtung zur Verwendung der von der Gesellschaft angebotenen Formulare zur
Bevollmächtigung bzw. Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
besteht nicht.

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen
anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000,00 EUR erreichen, können verlangen,
dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen
ist schriftlich an den Vorstand an die folgende Adresse

LIMES Schlosskliniken AG
Vorstand – HV 2022
Kaiser-Wilhelm-Ring 26
50672 Köln

zu richten und muss der Gesellschaft bis spätestens am 02. Juni 2022, 24:00 Uhr, zugehen.
Jedem neuen Punkt der Tagesordnung muss eine Begründung oder Beschlussvorlage beiliegen.
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag
des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur
Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG und § 1 Abs.
2 Satz 3 COVID-19-Gesetz

Anträge von Aktionären gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt
gemäß § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 127 AktG zur Wahl
des Abschlussprüfers sowie Wahl des Aufsichtsrats sind ausschließlich zu richten an:

LIMES Schlosskliniken AG
Vorstand – HV 2022
Kaiser-Wilhelm-Ring 26
50672 Köln
F. +49 (0) 2203 290 14201

Anträge von Aktionären zu Punkten der Tagesordnung und Vorschläge von Aktionären zur
Wahl des Abschlussprüfers sowie Wahl des Aufsichtsrats, gegebenenfalls mit Begründung,
wobei Vorschläge von Aktionären zur Wahl des Abschlussprüfers sowie Wahl des Aufsichtsrats
keiner Begründung bedürfen, bis mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also
bis zum 12. Juni 2022, 24.00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft an der vorstehend genannten
Adresse eingehen, werden unverzüglich nach ihrem Eingang unter der Internetadresse

http:/​/​www.limes-schlosskliniken.de

veröffentlicht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt. Eventuelle
Stellungnahmen der Verwaltung zu den Anträgen werden ebenfalls unter der genannten
Internetadresse veröffentlicht.

Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags und einer etwaigen Begründung kann die
Gesellschaft absehen, wenn einer der Gründe gemäß § 126 Abs. 2 Nrn. 1 bis 7 AktG vorliegt,
etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung
führen würde. Eine etwaige Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich
gemacht werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Wahlvorschläge von Aktionären braucht der Vorstand außer in den Fällen des § 126 Abs.
2 AktG auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn diese nicht die Angaben nach § 124
Abs. 3 AktG (Angabe von Namen, ausgeübtem Beruf und Wohnort des vorgeschlagenen Prüfers
oder des vorgeschlagenen Kandidaten zur Wahl in den Aufsichtsrat) enthalten.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge
gestellt werden. Form- und fristgerecht nach vorstehenden Bestimmungen gemäß §§ 126,
127 AktG übermittelte und von der Gesellschaft zugänglich gemachte Gegenanträge und/​oder
Wahlvorschläge gelten gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-Gesetz als in der Versammlung
gestellt, wenn der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär
ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG und Fragerecht gemäß § 1 Abs.
2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz

Aktionäre haben kein Recht, in der virtuellen Hauptversammlung vom Vorstand gemäß
§ 131 Abs. 1 und Abs. 4 AktG mündlich Auskunft zu verlangen. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß
angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben, haben aber das Recht, im Wege
der elektronischen Kommunikation Fragen zu Angelegenheiten der Gesellschaft zu stellen.
Gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz sind Fragen bis spätestens einen
Tag vor der Versammlung, d. h. bis zum 25. Juni 2022, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt
des Zugangs), elektronisch über das unter der Internetadresse

https:/​/​limes-schlosskliniken.hvanmeldung.de

erreichbare Aktionärsportal einzureichen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem,
freiem Ermessen, wie er die Fragen beantwortet. Die Beantwortung erfolgt im Rahmen
der Live-Übertragung der Versammlung, sofern sie nicht in einem vorab auf der Website
veröffentlichten Frage-und-Antwort-Katalog beantwortet sind.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs.
2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen
haben, und ihre Bevollmächtigten können vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung
bis zu ihrem Ende in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis
des Erscheinens in der Hauptversammlung über das unter der Internetadresse

https:/​/​limes-schlosskliniken.hvanmeldung.de

erreichbare Aktionärsportal Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur
Niederschrift erklären, wenn sie ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen
ausüben oder ausgeübt haben. Eine anderweitige Form der Übermittlung von Widersprüchen
ist ausgeschlossen.

Informationen zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO im Hinblick auf die Datenerhebung
für Zwecke der Hauptversammlung

Die LIMES Schlosskliniken AG verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung
Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Name, Adresse und weitere Kontaktdaten
des Aktionärs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie; gegebenenfalls Name und Adresse
des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) nach den Vorgaben
des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“) sowie der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“),
des Aktiengesetzes („AktG“) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Die
Gesellschaft verarbeitet hierbei Daten, die von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung
zur Hauptversammlung angegeben bzw. aus diesem Anlass von ihren depotführenden Banken
an die Gesellschaft übermittelt werden.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die LIMES Schlosskliniken AG, Kaiser-Wilhelm-Ring
26, 50672 Köln, T. +49 (0) 2203 290 14 0, E-Mail: office@limes.care

Den Datenschutzbeauftragten der LIMES Schlosskliniken AG erreichen Sie unter LIMES
Schlosskliniken AG, Datenschutzbeauftrager, Kaiser-Wilhelm-Ring 26, 50672 Köln, T.
+49 (0) 177 216 200 9, E-Mail: info@arndtconsult-mv.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die LIMES Schlosskliniken AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um ihren gesetzlichen
Pflichten nachzukommen und um die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung
(z. B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung
ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, dem Widerruf
und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Ohne die Bereitstellung
der betreffenden Daten ist Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung
von Stimmrechten und anderer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich.

Die Verarbeitung umfasst Vorgänge im Zusammenhang mit der Anmeldung eines Aktionärs
für die Hauptversammlung, der Teilnahme an der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten,
dem Teilnehmerverzeichnis sowie Tagesordnungsergänzungsverlangen und Gegenanträgen
bzw. -wahlvorschlägen.

Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge ist jeweils
Art. 6 (1) c) DSGVO. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn diese zur
Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche
unterliegt. Die Verpflichtung zur Vornahme der vorstehend beschriebenen Verarbeitungsvorgänge
ergibt sich jeweils aus dem Aktiengesetz.

Wenn Sie gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Gesetz i.V.m. den Vorgaben in der Einberufung vor
der Hauptversammlung elektronisch Fragen einreichen oder während der Hauptversammlung
elektronisch Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären, verarbeiten
wir Ihre personenbezogenen Daten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Zugangskartennummer
und -daten), um Ihre Frage oder Ihren Widerspruch bearbeiten zu können.

Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge ist jeweils
§ 67e AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Sofern Sie als Aktionär von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen
Hauptversammlung Fragen einzureichen und Ihre Fragen dort behandelt werden, erfolgt
dies nur dann unter Nennung Ihres Namens, wenn Sie mit der Übermittlung der Frage
Ihre Einwilligung zur Offenlegung des Namens erklären (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO).
Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen
werden. Bitte richten Sie den Widerruf der Einwilligung an die oben genannten Kontaktdaten.

Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist jeweils erforderlich,
um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der LIMES Schlosskliniken AG zu erfüllen.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Für die Ausrichtung der Hauptversammlung bedienen wir uns externer Dienstleister,
die Ihre personenbezogenen Daten nach unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO
verarbeiten.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis
der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem
Teilnehmerverzeichnis über Sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen
Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden Ihre
personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Im Rahmen von gesetzlichen Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen
Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden oder Gerichten, zu übermitteln.

Die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland ist
nicht beabsichtigt.

Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Grundsätzlich löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald
und soweit sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei
denn, gesetzliche Nachweis- und/​oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz,
dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten
uns zu einer weiteren Speicherung. Die Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen
werden regelmäßig nach drei Jahren gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, die weitere
Verarbeitung ist im Einzelfall im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen die Limes
Schlosskliniken AG oder seitens der LIMES Schlosskliniken AG geltend gemacht werden
(gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren), erforderlich.

Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Ihrer
Person

– Recht auf Auskunft über die seitens der LIMES Schlosskliniken AG über Sie gespeicherten
Daten (Art. 15 DSGVO)

– Recht auf Berichtigung unrichtiger über Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO)

– Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese für die Zwecke, für die
sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO)

– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, sofern die Verarbeitung
Ihrer Daten unrechtmäßig ist oder die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten
wird (Art. 18 DSGVO)

– Beschwerderecht: Für Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den angegebenen Kontaktdaten
zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen
Datenschutzbehörde einzulegen.

 

Köln, im Mai 2022

LIMES Schlosskliniken AG

Der Vorstand

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