Dezember 06, 2019

mic AG – Hauptversammlung 2019

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
mic AG
München
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 08.11.2019

Berichtigungsvermerk, hinzugefügt am 08.11.2019:

Neufassung, ersetzt die Offenlegung vom 07.11.2019

mic AG

München

– ISIN: DE000A0KF6S5 / WKN: A0KF6S –

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
am 18. Dezember 2019

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

wir laden Sie zu der am Mittwoch, 18.12.2019, 11.00 Uhr (MEZ), in den Räumlichkeiten des ecos office center, Landshuter Allee 8-10, 80637 München, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

A) Tagesordnung

Tagesordnungspunkt 1
Anzeige des Vorstands über den Verlust der Hälfte des Grundkapitals gemäß § 92 Abs. 1 AktG

Der Hauptversammlung wird angezeigt, dass bei der Gesellschaft ein Verlust in Höhe der Hälfte des Grundkapitals eingetreten ist.

Zu diesem Punkt der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung der Hauptversammlung vorgesehen, da er sich entsprechend der gesetzlichen Regelungen auf die Anzeige des Vorstands über den Verlust der Hälfte des Grundkapitals gemäß § 92 Abs. 1 AktG beschränkt.

Tagesordnungspunkt 2
Vorlage des festgestellten und gebilligten Jahresabschlusses der mic AG zum 31.12.2018 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018

Die vorgenannten Unterlagen können ab dem 11. November 2019 im Internet unter

www.mic-ag.eu/hauptversammlung/

eingesehen werden und werden auf Verlangen jedem Aktionär unentgeltlich übersandt. Die vorgenannten Unterlagen liegen auch in der Hauptversammlung aus.

Entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen ist zu diesem Tagesordnungspunkt keine Beschlussfassung vorgesehen.

Tagesordnungspunkt 3
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitglied des Vorstands, namentlich Herrn Andreas Empl, für das Geschäftsjahr 2018 Entlastung zu erteilen.

Tagesordnungspunkt 4
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 Entlastung zu erteilen.

a)

Herr Dr. Jürgen Gromer

b)

Herr Ernst-Wilhelm Frings

c)

Herr Dr. Christoph Ludwig

Es ist beabsichtigt, jeweils gesondert über die Entlastung der einzelnen im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 Beschluss fassen zu lassen.

Tagesordnungspunkt 5
Beschlussfassung über die Herabsetzung des Grundkapitals zum Ausgleich eines teilweisen Verlusts des Grundkapitals sowie zur Einstellung von Beträgen in die Kapitalrücklage; Änderung der Satzung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

a)

Das Grundkapital der Gesellschaft von derzeit Euro 15.254.000,00, eingeteilt in 15.254.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem anteiligen Betrag des Grundkapitals von Euro 1,00 je Stückaktie, wird um Euro 13.728.600‬,00 auf Euro 1.525.400,00, eingeteilt in 1.525.400 auf den Inhaber lautende Stückaktien, herabgesetzt. Die Herabsetzung erfolgt durch Zusammenlegung von je zehn Stückaktien im Verhältnis 10:1 zu einer neuen Stückaktie. Die Kapitalherabsetzung erfolgt zum Ausgleich eines teilweisen Verlusts des Grundkapitals sowie zur Einstellung von Beträgen in die Kapitalrücklage.

b)

§ 3 Absatz 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt Euro 1.525.400,00 (in Worten: Eine Million Fünfhundertfünfundzwanzigtausendvierhundert Euro.

§ 3 Abs. 2 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Das Grundkapital ist eingeteilt in 1.525.400 Stückaktien.“

c)

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten der Kapitalherabsetzung und ihrer Durchführung festzulegen.

Tagesordnungspunkt 6
Beschlussfassung über die Vergütung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 und folgende Geschäftsjahre

Gemäß § 13 Abs. 1 der Satzung der mic AG erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats eine Aufwandsentschädigung für jedes volle Geschäftsjahr ihrer Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat, die durch die Hauptversammlung festgesetzt wird.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen in Vollzug dieser Regelung und im Hinblick auf § 113 Abs. 1 Satz 2 AktG, wonach die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder von der Hauptversammlung bewilligt wird, wenn sie nicht in der Satzung festgelegt ist, folgende Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats vor:

6.1. Geschäftsjahr 2018

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten für das Geschäftsjahr 2018 eine Vergütung wie folgt:

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats: 30.000,00 EUR
Der stellvertretende Vorsitzende des Aufsichtsrats: 24.000,00 EUR
Mitglieder des Aufsichtsrats: 20.000,00 EUR

6.2 Geschäftsjahr 2019

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten für das Geschäftsjahr 2019 eine Vergütung wie folgt:

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats: 30.000,00 EUR
Der stellvertretende Vorsitzende des Aufsichtsrats: 24.000,00 EUR
Mitglieder des Aufsichtsrats: 20.000,00 EUR

Aufsichtsratsmitglieder, die nur während eines Teils des Geschäftsjahrs dem Aufsichtsrat angehören, erhalten für jeden Monat ihrer Tätigkeit ein Zwölftel der Vergütung. Die Auszahlung der Vergütung erfolgt nach Feststellung des Jahresabschlusses für 2019.

Tagesordnungspunkt 7

Beschlussfassung über die Erstattung von Auslagen von Aufsichtsräten; Änderung der Satzung

Die bisherige Satzungsregelung über Auslagenerstattung und Umsatzsteuer soll geändert werden. Bisher enthält die Satzung in § 13 Abs. 2 folgende Regelung über die Erstattung von Auslagen und Umsatzsteuer:

„(2) Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten ferner Ersatz aller Auslagen sowie Ersatz der etwa auf ihre Vergütung und Auslagen entfallenden Umsatzsteuer. Reisekosten, die im Zusammenhang mit der Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat entstehen, werden nicht ersetzt.“

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 13 Abs. 2 der Satzung wird aufgehoben und wie folgt neu gefasst:

„(2) Den Mitglieder des Aufsichtsrats werden die ihnen in Ausübung ihrer Tätigkeit entstandenen Auslagen (Übernachtungs-, Verpflegungs- und Telefonkosten) in angemessenem Rahmen gegen Nachweis erstattet. Im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit entstandene Reisekosten werden den Mitgliedern des Aufsichtsrats pauschal in Höhe der Kosten, die für eine Bahnfahrt in der zweiten Klasse entstehen, erstattet. Zudem erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats eine auf die Vergütung und die Auslagenentschädigung etwa anfallende Mehrwertsteuer.“

Tagesordnungspunkt 8
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die RSM GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer der mic AG für das Geschäftsjahr 2019 zu wählen.

B) Teilnahmebedingungen

1.

Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts sowie Erklärung der Bedeutung des Nachweisstichtags

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Stimmrechtsausübung ist berechtigt, wer sich rechtzeitig bei der Gesellschaft anmeldet. Die Aktionäre müssen zudem ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts rechtzeitig nachweisen; hierzu bedarf es des Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut, der sich auf den 27. November 2019, 00:00 Uhr (MEZ), (‘Nachweisstichtag’) beziehen muss. Rechtzeitig sind Anmeldung und Anteilsbesitznachweis, wenn sie der Gesellschaft spätestens bis 11. Dezember 2019, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen. Anmeldung sowie Anteilsbesitznachweis müssen in deutscher oder englischer Sprache erfolgen, für den Anteilsbesitznachweis ist zudem Textform (§ 126b BGB) vorgeschrieben, und sind an folgende Adresse zu übermitteln:

mic AG
Sendlinger-Tor-Platz 8
80336 München
Fax: +49 89 244192 230
E-Mail: hv@mic-ag.eu

Nach Eingang der Anmeldung und des Anteilsbesitznachweises werden Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Wir bitten darum, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Anteilsbesitznachweises zu sorgen, um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten nicht zu gefährden; wir empfehlen, alsbald das depotführende Institut zu kontaktieren.

Für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts gilt nur derjenige als Aktionär, der insoweit den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung bemisst sich allein nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag sind für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts bedeutungslos. Zum Nachweisstichtag entsteht aber nicht eine Art Veräußerungssperre für den Anteilsbesitz. Auch bei (vollständiger oder teilweiser) Veräußerung nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung allein der Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag maßgeblich. Umgekehrt bleiben Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag entsprechend außer Betracht: Wer etwa zum Nachweisstichtag nicht Aktionär ist, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwirbt, ist nicht teilnahmeberechtigt. Keine Bedeutung hat der Nachweisstichtag allerdings für die Dividendenberechtigung.

2.

Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

a)

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß zur Teilnahme an der Hauptversammlung angemeldet haben (vgl. oben Ziff. 1), können ihre Rechte in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten wahrnehmen lassen; bevollmächtigen kann der Aktionär eine Person seiner Wahl, auch z.B. die depotführende Bank oder eine Aktionärsvereinigung. Es wird gebeten, der Gesellschaft den Namen des Aktionärs und des Bevollmächtigten sowie die Eintrittskarten-Nummer mitzuteilen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Wenn nicht ein Kreditinstitut oder eine dem gleichgestellte Person oder Institution (vgl. § 135 AktG) bevollmächtigt wird, dann muss die Erteilung der Vollmacht, ihr Nachweis gegenüber der Gesellschaft und ggf. ihr Widerruf gem. § 16 Abs, 4 der Satzung in der gesetzlichen Form erfolgen. Das Gesetz bestimmt in § 134 Abs. 3 AktG die Textform (§ 126b BGB). Wegen etwa geltender Besonderheiten für die Bevollmächtigung eines Kreditinstituts oder einer dem gleichgestellten Person oder Institution (vgl. § 135 AktG) wird empfohlen, dass sich Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer in diesem Fall rechtzeitig abstimmen.

Die Aktionäre können sich zur Bevollmächtigung des Formulars bedienen, das sich auf der Rückseite der Eintrittskarte befindet, welche Ihnen nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zugeschickt wird. Für die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung steht folgende Adresse zur Verfügung:

mic AG
Sendlinger-Tor-Platz 8
80336 München
Fax: +49 89 244192 230
E-Mail: hv@mic-ag.eu

Darüber hinaus kann am Tag der Hauptversammlung bei der Einlasskontrolle die Vollmacht vorgewiesen werden.

b)

Den Aktionären, die sich ordnungsgemäß zur Teilnahme an der Hauptversammlung angemeldet haben (vgl. oben Ziff. 1), wird angeboten, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die Vollmachten und Weisungen hierzu müssen in der vorstehend bei Buchstabe a) dargestellten Form übermittelt werden. Entsprechende Formulare werden zusammen mit den Eintrittskarten verschickt.

Vollmachten und Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sollen zur organisatorischen Erleichterung bitte bis 17. Dezember 2019, 18:00 Uhr (MEZ), bei der Gesellschaft eingegangen sein unter den vorstehend bei Buchstabe a) genannten Kontaktdaten (Postanschrift oder Fax oder E-Mail), können aber auch noch während der Hauptversammlung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bis zum Ende der Generaldebatte erteilt werden. Es ist zu beachten, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter durch die Vollmachten nur zur Stimmrechtsausübung befugt sind, wenn und soweit ihnen eine ausdrückliche Weisung zu einzelnen Gegenständen der Tagesordnung erteilt wurde.

3.

Recht der Aktionäre auf Gegenanträge/Wahlvorschläge

Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge zu übersenden. Solche Anträge werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme von Vorstand und/oder Aufsichtsrat unter

www.mic-ag.eu/hauptversammlung/

zugänglich gemacht, falls der Aktionär spätestens bis 03. Dezember 2019, 24:00 Uhr (MEZ), einen Gegenantrag gegen einen Beschlussvorschlag zu einem bestimmten TOP mit Begründung an (ausschließlich) die folgende Adresse der Gesellschaft (Postanschrift, Fax oder E-Mail) übersandt hat:

mic AG
Sendlinger-Tor-Platz 8
80336 München
Fax: +49 89 244192 230
hv@mic-ag.eu

Von der Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Voraussetzungen absehen. Eine Begründung eines Gegenantrags braucht beispielsweise nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Die vorstehenden Regelungen für Gegenanträge gelten sinngemäß ebenso für den Gegenvorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern. Wahlvorschläge müssen nicht begründet werden. Abgesehen von den Fällen des § 126 Abs. 2 i. V. m. § 127 Satz 1 AktG brauchen Wahlvorschläge nicht zugänglich gemacht werden, wenn sie nicht die Angaben nach § 124 Abs. 3 Satz 4 AktG (Name, ausgeübter Beruf und Wohnort der zur Wahl vorgeschlagenen Person, bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sind Firma und Sitz anzugeben) enthalten.

Aktionäre werden darum gebeten, sich um die Darlegung ihrer Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags zu bemühen.

4.

Verlangen einer Ergänzung der Tagesordnung

Aktionäre, deren Anteile zusammen 5% des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten unter:

mic AG
Sendlinger-Tor-Platz 8
80336 München

Der Antrag, mit dem die Ergänzung der Tagesordnung verlangt wird, muss der Gesellschaft spätestens bis 23. November 2019, 24:00 Uhr (MEZ), zugehen. Die Antragsteller müssen nachweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Ergänzungsverlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.

5.

Informationen (Unterlagen) auf der Internetseite der mic AG

Folgende Informationen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.mic-ag.eu/hauptversammlung/

zugänglich:

Der Inhalt der Einberufung;

Zugänglich zu machende Anträge von Aktionären zur Tagesordnung der Hauptversammlung (Gegenanträge) nebst etwaiger Stellungnahme der Verwaltung;

Wahlvorschläge von Aktionären nebst etwaiger Stellungnahme der Verwaltung;

Alle sonstigen verpflichtend auf der Internetseite zugänglich zu machenden Unterlagen

Wir würden uns freuen, Sie auf unserer Hauptversammlung begrüßen zu dürfen.

 

München, im Oktober 2019

mic AG

Der Vorstand
Andreas Empl

 

Informationen zum Datenschutz

Die mic AG verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts personenbezogene Daten (Name, Anschrift sowie ggf. weitere Kontaktdaten, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte, ggf. Name, Vorname und Anschrift des vom jeweiligen Aktionär benannten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Insbesondere verarbeitet die Gesellschaft hierbei Daten, die von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben oder für die Aktionäre aus diesem Anlass von ihren depotführenden Banken an die Gesellschaft übermittelt werden.

Die Gesellschaft als Verantwortliche im Sinne der Datenschutzbestimmungen ist erreichbar unter folgender Adresse:

mic AG
Sendlinger-Tor-Platz 8
80336 München
Telefon: +49 89 244 192 200
Fax: +49 89 244192 230
E-Mail: datenschutz@mic-ag.eu

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfolgt zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen.

Dienstleister der Gesellschaft, welche zum Zwecke der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen (siehe im Einzelnen auch die vorstehende Erläuterung der §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 Aktiengesetz).

Nehmen Sie als Aktionär oder eine von Ihnen bevollmächtigte Person an der Hauptversammlung teil, sind wir nach § 129 Abs. 1 Satz 2 Aktiengesetz verpflichtet, Sie und ggf. Ihren Bevollmächtigten unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienanzahl und der Besitzart in das Teilnehmerverzeichnis einzutragen. Diese Daten können von anderen Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmern während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 Aktiengesetz).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist ab dem 25. Mai 2018 Art. 6 Abs. 1 lit. c) der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) bzw. vor dem 25. Mai 2018 § 4 Bundesdatenschutzgesetz, jeweils in Verbindung mit §§ 118 ff. Aktiengesetz.

Grundsätzlich löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im Aktiengesetz, im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.

Aktionäre und Aktionärsvertreter können von der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse Auskunft über ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten, Löschung ihrer personenbezogenen Daten sowie Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Einem Verlangen nach Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung können ggf. gesetzliche Pflichten der Gesellschaft entgegenstehen.

Mit Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können sich Aktionäre und Aktionärsvertreter an die Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse wenden.

Unabhängig davon können sich Aktionäre und Aktionärsvertreter an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Die für die Gesellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist das

Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, Telefon: +49 981531300, Telefax: +49 981 53981300, E-Mail: poststelle@lda.bayern.de.

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