Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2021 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Die vorstehend genannten Unterlagen sind im Internet unter

veröffentlicht und werden den Aktionären auf Anfrage zugesandt. Die Unterlagen werden während der Hauptversammlung wie vorstehend beschrieben online zugänglich sein und dort vom Vorstand und, soweit es um den Bericht des Aufsichtsrats geht, vom Aufsichtsratsvorsitzenden auch näher erläutert werden.

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gemäß § 172 AktG gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt daher zu diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung.

Beschlussfassung über die Entlastung der Vorstandsmitglieder im Geschäftsjahr 2021 für diesen Zeitraum

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands im Geschäftsjahr 2021 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2021 für diesen Zeitraum

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2021 für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Nachwahl von Aufsichtsratsmitgliedern

Der Aufsichtsrat setzt sich ausschließlich aus Vertretern der Anteilseigner zusammen. Die Amtszeit des Aufsichtsrats endet mit Ablauf der Hauptversammlung die über das Geschäftsjahr 2024 beschließt. Als Mitglieder des Aufsichtsrates wurden im Jahr 2020 gewählt Herr Dr. Burkhard Schäfer, Herr Rolf Birkert und Frau Eva Katheder. Herr Rolf Birkert und Frau Eva Katheder haben im August 2021 ihre Mandate als Mitglieder des Aufsichtsrates niedergelegt. Deshalb wurden Herr Alexander Link und Herr Jochen Hummel durch Beschluss des Amtsgerichts Frankfurt am Main vom 29. November 2021 gerichtlich bis zum Ablauf der nächsten ordentlichen Hauptversammlung zu Mitgliedern des Aufsichtsrates bestellt. Ihre Amtszeit endet entsprechend mit dem Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung am 31. August 2022.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 95, 96 Absatz. 1, § 101 Absatz. 1 AktG sowie § 8 Satz 1 der gegenwärtigen Satzung aus drei von der Hauptversammlung der Gesellschaft zu wählenden Mitgliedern zusammen.

Von daher sind zwei Aufsichtsratsmitglieder neu zu wählen. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Personen für die restliche Amtszeit des 2020 gewählten Aufsichtsrates, also bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2024 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen:

Die vorgeschlagenen Mitglieder haben die nachfolgend aufgeführten Mitgliedschaften und Positionen in Aufsichtsräten und vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Herr Alexander Link

Die HW Verwaltungs AG, die Nordic SSW 1000 Verwaltungs AG, die PWI-PURE SYSTEM AG, die SPK Süddeutsche Privatkapital AG und die Tabalon Mobile Technologies AG sind Konzerngesellschaften der Deutsche Balaton Aktiengesellschaft, deren Vorstand Herr Link ist, und deshalb nicht auf die Höchstzahl der Mandate nach § 100 Abs. 2 Nr. 1 AktG anzurechnen.

Herr Jochen Hummel

Beschlussfassung über die Zustimmung zu einem Vergleich mit ehemaligen Vorstandsmitgliedern und der D&O-Versicherung nach § 93 Absatz 4 Satz 3 AktG

MISTRAL Media AG (Klägerin und Berufungsklägerin) hat mit Beschluss des Oberlandesgerichtes Köln („OLG Köln“) am 30. Juni 2022 einen Vergleich mit ihren ehemaligen Vorstandsmitgliedern Herrn Marc Schubert und Herrn Holger Harms (beide Beklagte und Berufungsbeklagte) sowie mit der Chubb European Group SE, vertreten durch den Vorstand, Direktion für Deutschland als Streithelferin (Chubb) geschlossen.

Gegenstand des Rechtsstreits waren Ersatzansprüche der Gesellschaft, die sich aus Pflichtverletzungen der Vorstände insbesondere im Zusammenhang mit der Abrechnung von Reisekosten, Betriebssportgruppen und sonstigen Aufwendungen einer Tochtergesellschaft anlässlich der Planung und Durchführung verschiedener Projekte ergaben. Die MISTRAL Media AG hatte aus diesen Sachverhalten auf Zahlung von EUR 2.334.911,92 geklagt. Das LG Köln hatte in erster Instanz die Klage abgewiesen. Vor dem OLG Köln wurde im Berufungsverfahren nunmehr ein Vergleich geschlossen, nach dem die Beklagten insgesamt EUR 750.000 sowie einen Teil der Gerichtskosten an die Gesellschaft zahlen. Davon sind bis zum 8. August 2022 bereits EUR 600.940 auf dem dafür vorgesehenen Anderkonto eingegangen. Die Teilzahlung eines Beklagten steht noch aus. Vorstand und Aufsichtsrat halten den Vergleich für wirtschaftlich vorteilhaft. Im Hinblick auf den eingeklagten Höchstbetrag bestehen Unwägbarkeiten, weil sich die Klageforderung aus zahlreichen kleinteiligen Einzelvorgängen zusammensetzt, die sehr weit in der Vergangenheit liegen und deren pflichtwidrige Veranlassung von den Beklagten bestritten wird. Das OLG Köln hat bereits im Rahmen einer vorläufigen Einschätzung mitgeteilt, dass es eine Haftung dem Grunde nach bejaht, aber den Beklagten einen weiten Ermessensspielraum bei der Bewertung der streitgegenständlichen Ausgaben zubilligen will. Darüber hinaus ist die Zahlungsfähigkeit der beiden beklagten Vorstandsmitglieder im Fall eines Urteils zweifelhaft. Zudem wäre der Rechtsstreit bis zur rechtskräftigen Entscheidung vermutlich noch längere Zeit fortzuführen, da das OLG Köln bereits mitteilte, voraussichtlich die Revision zum BGH zulassen zu wollen.

Die zur Erledigung dieser Verfahren geschlossene Vergleichsvereinbarung steht unter der auflösenden Bedingung, dass gemäß § 93 Abs. 4 S. 3 AktG die Hauptversammlung der Vergleichsvereinbarung zustimmt oder nicht eine Minderheit von Aktionären, deren Anteile zusammen den zehnten Teil des Grundkapitals erreichen, zur Niederschrift Widerspruch erhebt.

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem mit Beschluss vom OLG Köln vom 30. Juni 2022 festgestellten Vergleich, dessen Wortlaut nachfolgend – abgesehen von einer Terminsaufhebung und der Streitwertfestsetzung welche unter Punkt II und III des Beschlusses aufgeführt wurden, von den Privatanschriften der Herren Schubert und Harms, von der Nennung der jeweiligen Prozessbevollmächtigten und deren Anschriften, von der Anschrift der Chubb sowie der Nennung des Anwaltsanderkontos und des kontoführenden Institutes – vollständig wiedergegeben ist, zuzustimmen:

der Mistral Media AG, vertreten durch den Vorstand und den Aufsichtsrat, Westendstraße 41, 60325 Frankfurt, Klägerin und Berufungsklägerin,

– [Prozessbevollmächtigte: nicht wiedergegeben] –

1) Herrn Marc Schubert, Beklagten und Berufungsbeklagten,

– [Prozessbevollmächtigte: nicht wiedergegeben] –

2) Herrn Holger Harms, Beklagten und Berufungsbeklagten,

– [Prozessbevollmächtigte: nicht wiedergegeben] –

3) Chubb European Group SE, vertreten durch den Vorstand, Direktion für Deutschland, Streithelferin

– [Prozessbevollmächtigte: nicht wiedergegeben] –

hat der 18. Zivilsenat- des Oberlandesgerichts Köln

durch den Vorsitzenden Richter am Oberlandesgericht Dr. Schmidt, den Richter am Oberlandesgericht Dr. Kurth und die Richterin am Landgericht Dr. Hellenbrand

am 30.06.2022

beschlossen:

I.

Es wird festgestellt, dass die Klägerin, die Beklagten zu 1) und 2) und die Streithelferin gemäß § 278 Abs. 6 ZPO folgenden Vergleich geschlossen haben:

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts für Aktionäre

Die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung der Stimmrechte setzen die Anmeldung der Aktionäre bei der Gesellschaft voraus. Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) bis spätestens zum 24. August 2022, 24:00 Uhr (MESZ), unter der Adresse

MISTRAL Media AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
Telefax; +49 (0)6221 6492472
E-Mail: hv@mistral-media.de

zugehen. Neben der Anmeldung ist ein Nachweis für den Aktienbesitz der Aktionäre zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich. Zum Nachweis bedarf es eines in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut. Lassen Aktionäre ihre Aktien am Legitimationstag nicht in einem von einem Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut geführten Depot verwahren, kann der Nachweis ihres Anteilsbesitzes auch von der Gesellschaft sowie einem innerhalb der Europäischen Union ansässigen Notar, einer Wertpapiersammelbank oder einem Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut ausgestellt werden. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser weitere Nachweis nicht oder nicht in geeigneter Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär in der Hauptversammlung zurückweisen. Der Nachweis muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung („Nachweisstichtag“ oder „Record Date“), also den 10. August 2022, 00:00 Uhr beziehen. Dieser Nachweis muss der Gesellschaft bis spätestens 24. August 2022, 24:00 Uhr (MESZ) unter der zuvor genannten Adresse, per Telefax oder E-Mail zugehen.

Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)

Der Nachweisstichtag (Record Date) ist das entscheidende Datum für den Umfang und die Ausübung des Teilnahme- und Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkung auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.

Bild- und Tonübertragung im Internet

Die gesamte Hauptversammlung wird unter Nutzung des Videokonferenztools Zoom im Wege der Bild- und Tonübertragung im Internet übertragen. Ein Link zur Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung wird von der Gesellschaft spätestens am Tag vor der Hauptversammlung unter

zugänglich gemacht. Zum Abruf dieser Bild- und Tonübertragung sind die zur Hauptversammlung gemäß Ziffer II.1. a) ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre berechtigt. Die Gesellschaft wird den angemeldeten Aktionären unverzüglich nach Ablauf der Anmeldefrist Zugangsdaten zur Einwahl in die Hauptversammlung zukommen lassen.

In technischer Hinsicht ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung eine dem üblichen Standard entsprechende Internetverbindung sowie die Nutzung der gängigen Internetbrowser (z.B. Chrome oder Firefox) erforderlich, aber auch ausreichend. Es kann ggf. erforderlich sein, die Zoom App zu installieren.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimme per Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig entsprechend den unter Ziffer II.1. a) genannten Voraussetzungen angemeldet sind.

Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen hinsichtlich bereits abgegebener Briefwahlstimmen können bis spätestens zum Ende der Generaldebatte am Tag der Hauptversammlung („Briefwahlfrist“) postalisch, per E-Mail oder per Telefax unter Verwendung des den Anmeldeunterlagen beigefügten Antwortformulars an die oben unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ genannte Anschrift, E-Mail-Adresse bzw. Telefax-Nummer erfolgen. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Stimmabgabe ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Die Gesellschaft wird das Antwortformular zur Stimmabgabe darüber hinaus im Internet unter

ab der Einberufung bis zum Ablauf der Briefwahlfrist zum Download zur Verfügung halten. Für den Fall, dass veröffentlichungspflichtige Gegenanträge (siehe hierzu Ziffer II.2. b)) oder ein Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung (siehe hierzu Ziffer II.2. a)) gestellt werden, wird die Gesellschaft das im Internet verfügbare Antwortformular zur Stimmabgabe um die zusätzlichen Abstimmungspunkte ergänzen. Die Gesellschaft empfiehlt daher, von der Möglichkeit zur Briefwahl erst nach Ablauf der Fristen für die Übermittlung von Gegenanträgen und Ergänzungsverlangen Gebrauch zu machen.

Bei mehrfach eingehenden Erklärungen desselben Aktionärs hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen, können ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, wie z. B. ein Kreditinstitut, einen sonstigen Intermediär oder eine Aktionärsvereinigung, oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß den Bestimmungen unter Ziffer II.1.a) erforderlich. Nach erfolgter fristgerechter Anmeldung können bis zur Beendigung der Hauptversammlung Vollmachten erteilt werden. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG der Textform (§ 126b BGB). Das Erfordernis der Textform gilt nicht, wenn ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen bevollmächtigt werden soll. In diesen Fällen sind die vorgenannten Personen oder Institutionen jedoch verpflichtet, die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten; außerdem muss die Vollmachtserklärung vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Darüber hinaus sind in diesen Fällen die Regelungen in § 135 AktG sowie möglicherweise weitere Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, können zur Erteilung der Vollmacht das Formular benutzen, welches die Gesellschaft hierfür zur Verfügung stellt. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit den Zugangsdaten übersandt. Zusätzlich kann ein Vollmachtsformular auf Verlangen jeder stimmberechtigten Person bei der Gesellschaft angefordert werden und steht den Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft unter

zum Download zur Verfügung.

Für den Nachweis der Bevollmächtigung per Post, per Telefax oder per E-Mail stehen die nachfolgend aufgeführten Kommunikationswege, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung zur Verfügung:

MISTRAL Media AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
Telefax: +49 (0)6221 6492472
E-Mail: hv@mistral-media.de

Die vorgenannten Kommunikationswege können auch genutzt werden, wenn die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt werden soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht ist in diesem Fall nicht erforderlich. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann über die vorgenannte Adresse unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Ergänzung der Tagesordnung, § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten, wobei jedem neuen Gegenstand eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen muss. Das Verlangen muss der Gesellschaft spätestens bis zum 16. August 2022, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen:

MISTRAL Media AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg

Der oder die Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. Wird dem Verlangen nicht entsprochen, steht den Antragsstellern gemäß § 122 Abs. 3 AktG der Weg zu den Gerichten offen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Prüfern übersenden. Zugänglich zu machende Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge, Wahlvorschläge und sonstige Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind ausschließlich zu richten an:

MISTRAL Media AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
Telefax: +49 (0)6221 6492472
E-Mail: hv@mistral-media.de

Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Über die in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründe hinaus braucht ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn er nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des vorgeschlagenen Kandidaten enthält.

Bis spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d.h. bis zum 16. August 2022, 24.00 Uhr (MESZ) („Gegenantragsfrist“), unter der vorgenannten Adresse bei der Gesellschaft zugegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge von ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionären werden unter den weiteren Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs und – bei Anträgen – der Begründung unverzüglich nach ihrem Eingang im Internet unter

zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse zugänglich gemacht. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit des Gegenantrags ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Ordnungsgemäß innerhalb der Gegenantragsfrist gestellte, zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden.

Frage- und Auskunftsrecht des Aktionärs, § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 GesRuaCOVBekG

Aktionäre haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet.

Die Gesellschaft bittet die angemeldeten Aktionäre im Sinne eines effizienten Ablaufs der Hauptversammlung dringend, Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens 29. August 2022, 24:00 Uhr (MESZ) im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse

einzureichen. Der Vorstand behält sich vor, vorab eingereichte Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft unter

zu beantworten.

Während der virtuellen Hauptversammlung besteht die Möglichkeit, Fragen mündlich oder über eine „Fragen & Antworten“-Funktion schriftlich zu stellen.

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 des Aktiengesetzes i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 des Covid-19-Gesetzes kann von Aktionären oder Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung am 31. August 2022 im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse

erklärt werden.

Mit der Erklärung des Widerspruchs ist der Nachweis der Aktionärseigenschaft zu übermitteln, indem der Name, das Geburtsdatum und die Adresse des Aktionärs oder die Eintrittskartennummer angegeben werden.

Unterlagen zur Hauptversammlung

Alle gesetzlich notwendigen Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten können ab der Einberufung im Internet unter

abgerufen werden. Sie werden dort auch während der Hauptversammlung abrufbar sein. Auf Anfrage werden die Unterlagen den Aktionären auch zugesandt.

Die Gesellschaft wird die Mitteilungen nach § 125 AktG, insbesondere die Einberufung der Hauptversammlung und etwaige Änderungen nach § 122 Abs. 1 AktG, grundsätzlich nur elektronisch verschicken. Soweit Aktionäre oder Kreditinstitute einen postalischen Versand bevorzugen, wird um Anforderung an die Gesellschaft unter den in Ziffer II.2. genannten Kontaktdaten gebeten.

Internetseite der Gesellschaft

Weitere Informationen finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

MISTRAL Media AG
Ziegelhäuser Landstraße 3
69120 Heidelberg
Telefax; +49 (0)6221 6492472
E-Mail: info@mistral-media.de

Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Ihnen gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu 3 Jahre (aber nicht weniger als 2 Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Aktionäre und Aktionärsvertreter haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht auf Übertragung sämtlicher von ihnen an die Gesellschaft übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).

Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an

Darüber hinaus haben die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.