MOBOTIX AG

Winnweiler-Langmeil

ISIN: DE0005218309

WKN: 521830

Einladung zur ordentlichen (virtuellen) Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionäre mit Zustimmung des Aufsichtsrats zur ordentlichen
Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

am Donnerstag, dem 27. Januar 2022, um 10:00 Uhr (MEZ)

ein.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes sind die Geschäftsräume der
Gesellschaft, Kaiserstraße, 67722 Winnweiler-Langmeil.

Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung. Die gesamte Versammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​hauptversammlung

im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen; die Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung i.S.v. § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

Tagesordnung

Bericht des Vorstands zu Tagesordnungspunkt 7

Der Vorstand hat gemäß § 203 Abs. 2 Satz 2 AktG i.V.m. § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG einen schriftlichen Bericht über die Gründe zu erstatten, aus denen er bei Ausnutzung des unter Tagesordnungspunkt 7 zur Beschlussfassung vorgeschlagenen Genehmigten Kapitals 2022/​I in bestimmten Fällen ermächtigt sein soll, das Bezugsrecht der Aktionäre auszuschließen. Der Bericht wird vom Tag der Einberufung der Hauptversammlung an im Internet unter

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zugänglich sein. Er wird auch in der Hauptversammlung zugänglich sein.

Der Bericht wird wie folgt erstattet:

Der Vorstand ist gemäß § 4 Abs. 7 der Satzung ermächtigt, das Grundkapital der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats um bis zu EUR 6.500.000,00 durch Ausgabe neuer Inhaber-Stammaktien gegen Bareinlagen und/​oder Sacheinlagen zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2017/​I). Diese Ermächtigung wird am 11. Januar 2022 auslaufen. Von ihr wurde bislang kein Gebrauch gemacht. Damit die Gesellschaft auch zukünftig die Möglichkeit hat, etwa auftretenden Finanzierungsbedarf im Zusammenhang mit der Umsetzung von strategischen Entscheidungen, mit Zustimmung des Aufsichtsrats, kurzfristig und hinreichend flexibel, d. h. ohne die zeitaufwändige neuerliche Beschlussfassung in einer Hauptversammlung, befriedigen zu können, wird unter Tagesordnungspunkt 7 ein neues Genehmigtes Kapital 2022/​I vorgeschlagen. Das neue Genehmigte Kapital 2022/​I soll betragsmäßig dem bisherigen Genehmigten Kapital 2017/​I entsprechen. Insgesamt soll ein neues Genehmigtes Kapital bis zu einer Höhe von EUR 6.500.000 geschaffen werden. Das Genehmigte Kapital 2022/​I soll den Vorstand ermächtigen, in der Zeit bis zum 26. Januar 2027, das Grundkapital der Gesellschaft mit Zustimmung des Aufsichtsrats ein- oder mehrmalig um bis zu insgesamt EUR 6.500.000,00 durch Ausgabe von bis zu 6.500.000 neuen auf den Inhaber lautende Stückaktien (Stammaktien) gegen Bar- und/​oder Sacheinlagen zu erhöhen. Sofern der Vorstand während der Laufzeit von der unter Tagesordnungspunkt 7 zur Beschlussfassung vorgeschlagenen Ermächtigung Gebrauch macht, steht den Aktionären der Gesellschaft grundsätzlich ein Bezugsrecht zu. Allerdings soll der Vorstand nach Maßgabe dieser Ermächtigung mit Zustimmung des Aufsichtsrats berechtigt sein, in den nachstehend beschriebenen Fällen dieses Bezugsrecht im Gesellschaftsinteresse auszuschließen:

Der Vorstand soll im Rahmen des zur Beschlussfassung vorgeschlagenen Genehmigten Kapitals 2022/​I ermächtigt werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats, Spitzenbeträge von dem Bezugsrecht der Aktionäre auszunehmen. Spitzenbeträge können sich aus dem jeweiligen Emissionsvolumen und der Darstellung eines praktikablen Bezugsverhältnisses ergeben. Der Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge beim Genehmigten Kapital 2022/​I ermöglicht, die Ausnutzung der vorgeschlagenen Ermächtigung durch runde Beträge unter Beibehaltung eines glatten Bezugsverhältnisses. Dies erleichtert die Abwicklung des Bezugsrechts. Der Bezugsrechtsausschluss fördert daher die Praktikabilität der Kapitalerhöhung und erleichtert die Durchführung der Aktienausgabe. Der Wert von Spitzenbeträgen pro Aktionär ist darüber hinaus regelmäßig gering. Demgegenüber wäre der Aufwand für die Ausgabe von Aktien ohne einen Bezugsrechtsausschluss für Spitzenbeträge deutlich höher. Die als freie Spitzen vom Bezugsrecht der Aktionäre ausgeschlossenen Aktien werden entweder durch Verkauf an der Börse oder in sonstiger Weise bestmöglich für die Gesellschaft verwertet. Da sich der Ausschluss des Bezugsrechts bei der unter Tagesordnungspunkt 7 zur Beschlussfassung vorgeschlagenen Ermächtigung nur auf Spitzenbeträge beschränkt, ist ein möglicher hieraus resultierender Verwässerungseffekt zum Nachteil der Aktionäre gering. Der Vorstand hält den Ausschluss des Bezugsrechts beim Genehmigten Kapital 2022/​I in dem beschriebenen Umfang daher aus diesen Gründen für erforderlich, geeignet, angemessen und bei Abwägung der Interessen der Gesellschaft gegenüber den Interessen der Aktionäre für sachlich gerechtfertigt.

Im Rahmen des unter Tagesordnungspunkt 7 zur Beschlussfassung vorgeschlagenen Genehmigten Kapitals 2022/​I soll der Vorstand weiter ermächtigt werden, das Bezugsrecht bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlagen aus dem Genehmigten Kapital 2022/​I gemäß §§ 203 Abs. 1 Satz 1, 203 Abs. 2, 186 Abs. 3 Satz 4 AktG auszuschließen, wenn die neuen Aktien zu einem Betrag ausgegeben werden, der den Börsenpreis der bereits börsennotierten bzw. im Freiverkehr börsengehandelten Aktien der Gesellschaft zum Zeitpunkt der endgültigen Festlegung des Ausgabepreises nicht wesentlich unterschreitet, und der auf die ausgegebenen Aktien insgesamt entfallende anteilige Betrag weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens noch im Zeitpunkt der Ausübung der Ermächtigung 10% des bei der erstmaligen Ausübung der Ermächtigung bestehenden Grundkapitals überschreitet. Die Möglichkeit, das Bezugsrecht in sinngemäßer Anwendung des § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG auszuschließen, versetzt die Gesellschaft in die Lage, Börsensituationen effektiv und nahe am jeweils aktuellen Börsenpreis zu nutzen und durch die marktnahe Festsetzung des Ausgabepreises einen möglichst hohen Ausgabebetrag und eine maßgebliche Stärkung der Eigenmittel zu erreichen. Die Ermächtigung ermöglicht es der Gesellschaft somit, auch kurzfristig einen etwaigen Kapitalbedarf zu decken und den jeweiligen Börsenkurs der Aktie der Gesellschaft für die Stärkung ihrer Eigenmittel zu nutzen. Durch den Verzicht auf eine zeit- und kostenaufwändige Abwicklung des Bezugsrechts können der Eigenkapitalbedarf aus sich kurzfristig bietenden Marktchancen im Interesse der Gesellschaft und aller Aktionäre sehr zeitnah gedeckt sowie zusätzlich neue Aktionärsgruppen im In- und Ausland gewonnen werden. Die mit dem Bezugsrechtsausschluss einhergehende Flexibilität ist ein wichtiges Instrument für die Gesellschaft, sich in schnell ändernden Märkten bietende Chancen zu nutzen. Der Ausgabebetrag für die neuen Aktien muss sich an dem Börsenpreis der bereits börsennotierten Aktien orientieren und darf sich von dem jeweils aktuellen Börsenpreis nicht wesentlich unterscheiden, ihn insbesondere nicht wesentlich unterschreiten.

Auf diese Weise wird stets eine marktangemessene Gegenleistung für die neuen Aktien im Interesse der Gesellschaft und aller ihrer Aktionäre gewährleistet. Die Ausnutzung des Genehmigten Kapitals 2022/​I unter Ausschluss des Bezugsrechts führt dazu, dass sich die relative Beteiligungsquote und der relative Stimmrechtsanteil der Altaktionäre verringern. Soweit die neuen Aktien gegen Bareinlagen ausgegeben werden, wird diese Verwässerung in Übereinstimmung mit der gesetzlichen Wertung des § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG jedoch dadurch angemessen gering gehalten, dass der anteilige Betrag des Grundkapitals, der auf Aktien entfällt, die bei einer Kapitalerhöhung gegen Bareinlagen unter Ausschluss des Bezugsrechts aus dem Genehmigten Kapital 2022/​I ausgegeben werden, insgesamt 10% des Grundkapitals nicht überschreiten darf. Auf diese Begrenzung anzurechnen ist zudem der anteilige Betrag des Grundkapitals, der auf Aktien entfällt, die während der Laufzeit dieser Ermächtigung unter Ausschluss des Bezugsrechts in unmittelbarer, sinngemäßer oder entsprechender Anwendung des § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG ausgegeben oder veräußert werden, sowie der anteilige Betrag des Grundkapitals, der auf Aktien entfällt, die zur Bedienung von Options- oder Wandlungsrechten oder zur Erfüllung von Options- oder Wandlungspflichten aus Schuldverschreibungen ausgegeben werden bzw. auszugeben sind, sofern die Schuldverschreibungen während der Laufzeit dieser Ermächtigung unter Ausschluss des Bezugsrechts in sinngemäßer Anwendung des § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG ausgegeben werden. Hierdurch wird sichergestellt, dass die genannte Höchstgrenze von 10% nicht überschritten wird und die Vermögens- wie auch die Stimmrechtsinteressen der Aktionäre bei einer Ausnutzung des Genehmigten Kapitals 2022/​I unter Ausschluss des Bezugsrechts angemessen gewahrt werden. Die an der vollständigen Erhaltung ihrer Beteiligungsquote interessierten Aktionäre haben bei Ausnutzung des Genehmigten Kapitals 2022/​I unter Ausschluss des Bezugsrechts nach § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG überdies stets die Möglichkeit, Aktien der Gesellschaft über die Börse und somit zu marktgerechten Bedingungen hinzu zu erwerben. Von den vorstehend in Bezug auf das Genehmigte Kapital 2022/​I erteilten Ermächtigungen zum Ausschluss des Bezugsrechts darf der Vorstand im Interesse der Aktionäre darüber hinaus nur in einem solchen Umfang Gebrauch machen, dass der anteilige Betrag der insgesamt unter Ausschluss des Bezugsrechts ausgegebenen Aktien weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens dieser Ermächtigungen noch im Zeitpunkt der Ausübung dieser Ermächtigungen 10% des Grundkapitals überschreitet. Sofern während der Laufzeit des Genehmigten Kapitals 2022/​I bis zu seiner Ausnutzung von anderen Ermächtigungen zur Ausgabe oder zur Veräußerung von Aktien der Gesellschaft oder zur Ausgabe von Rechten, die den Bezug von Aktien der Gesellschaft ermöglichen oder zu ihm verpflichten, Gebrauch gemacht und dabei das Bezugsrecht ausgeschlossen wird, ist dies auf die vorstehend genannte Grenze von 10% des Grundkapitals anzurechnen.

Im Rahmen des unter Tagesordnungspunkt 7 zur Beschlussfassung vorgeschlagenen Genehmigten Kapitals 2022/​I soll der Vorstand ermächtigt werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen auszuschließen. Diese Ermächtigung zum Ausschluss des Bezugsrechts soll dem Zweck dienen, den Erwerb von Unternehmen, Unternehmensteilen, Beteiligungen an Unternehmen oder sonstigen Vermögensgegenständen gegen Gewährung von Aktien der Gesellschaft zu ermöglichen. Um insbesondere auch international wettbewerbsfähig zu bleiben, muss die Gesellschaft jederzeit in der Lage sein, an den internationalen Märkten im Interesse ihrer Aktionäre schnell und flexibel zu handeln. Dazu gehört insbesondere auch die Option, Unternehmen, Unternehmensteile, Beteiligungen an Unternehmen oder sonstige Vermögensgegenstände zur Verbesserung der eigenen Position zu erwerben. Für die Veräußerer attraktiver Akquisitionsobjekte kann es von besonderem Interesse sein, anstelle von Barmitteln (auch) Aktien der erwerbenden Gesellschaft erlangen zu können. Gleichzeitig stellt der Erwerb solcher Akquisitionsobjekte gegen Aktien eine liquiditätsschonende Maßnahme dar, die eine Erhöhung des Verschuldungsgrads der Gesellschaft vermeidet. Die Gesellschaft soll deshalb in die Lage versetzt werden, auch Aktien als Gegenleistung gewähren zu können, da die genannten Erwerbsgelegenheiten meist nur kurzfristig bestehen und damit die Schaffung hierfür erforderlicher neuer Aktien auch nicht von einer erst einzuberufenden Hauptversammlung unter Durchführung einer ordentlichen Kapitalerhöhung beschlossen werden kann.

Mit der vorgeschlagenen Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss bleibt der Gesellschaft – entsprechend dem bislang bestehenden Genehmigten Kapital 2017/​I – die notwendige Flexibilität erhalten, sich bietende Gelegenheiten zum Erwerb von Unternehmen, Unternehmensteilen, Beteiligungen an Unternehmen oder sonstigen Vermögensgegenständen schnell und flexibel nutzen zu können. Durch den Bezugsrechtsausschluss kommt es zu einer anteiligen Verringerung der relativen Beteiligungsquote und des relativen Stimmrechtsanteils der vorhandenen Aktionäre. Sollte jedoch ein Bezugsrecht eingeräumt werden, wären der Erwerb von Unternehmen, Unternehmensteilen, Beteiligungen an Unternehmen oder sonstigen Vermögensgegenständen gegen Gewährung von Aktien nicht möglich und die beschriebenen Vorteile für die Gesellschaft und die Aktionäre somit nicht erreichbar. Die Vermögensinteressen der Aktionäre der Gesellschaft werden indes durch die gesetzliche Verpflichtung des Vorstands geschützt, die neuen Aktien im Fall einer Sachkapitalerhöhung zu einem Ausgabebetrag auszugeben, der in einem angemessenen relativen Verhältnis zu dem Wert der Sacheinlage steht.

Bei Abwägung aller genannten Umstände hält der Vorstand den Ausschluss des Bezugsrechts auch beim Genehmigten Kapital 2022/​I aus den aufgezeigten Gründen und unter Berücksichtigung des zu Lasten der Aktionäre gegebenenfalls eintretenden Verwässerungseffekts für geeignet, erforderlich, angemessen und bei Abwägung der Interessen der Gesellschaft gegenüber den Interessen der Aktionäre für sachlich gerechtfertigt. Konkrete Pläne für eine Ausnutzung des Genehmigten Kapital 2022/​I bestehen derzeit nicht. Der Vorstand wird in jedem Fall zu gegebener Zeit sorgfältig prüfen, ob er von den Ermächtigungen zur Ausnutzung eines genehmigten Kapitals sowie gegebenenfalls den Ermächtigungen zum Ausschluss des Bezugsrechts Gebrauch machen soll. Er wird eine solche Entscheidung nur dann treffen, wenn dies im wohlverstandenen Interesse der Gesellschaft und aller ihrer Aktionäre liegt und verhältnismäßig sowie angemessen ist. Der Vorstand wird in der jeweils nächsten Hauptversammlung über jede Ausnutzung der nach Maßgabe von Tagesordnungspunkt 7 erteilten Ermächtigung berichten.

Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts

Sämtliche Zeitangaben im Abschnitt I und II sind in der für Deutschland maßgeblichen mitteleuropäischen Zeit (MEZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MEZ minus eine Stunde.

I.      Weitere Angaben und Hinweise

Vor dem Hintergrund der fortdauernden COVID-19-Pandemie und den daraus resultierenden Risiken für die Abhaltung von Präsenzveranstaltungen und für die Gesundheit der Aktionäre, ihrer Bevollmächtigten, der Mitarbeiter, Dienstleister und Organmitglieder der Gesellschaft sowie zur Erhöhung der Planungssicherheit hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (nachfolgend „COVID-19-G“, insoweit Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, Bundesgesetzblatt 2020 Teil I Nr. 14, 27. März 2020, Seite 569 ff.), zuletzt geändert durch Art. 15 des Gesetzes zur Errichtung eines Sondervermögens „Aufbauhilfe 2021“ und zur vorübergehenden Aussetzung der Insolvenzantragspflicht wegen Starkregenfällen und Hochwassern im Juli 2021 sowie zur Änderung weiterer Gesetze vom 10. September 2021 (BGBl. I S. 4147), entschieden, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigen als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) ist daher ausgeschlossen. Die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung führt zu einigen Modifikationen beim Ablauf der Versammlung sowie bei der Ausübung der Aktionärsrechte. Aus diesem Grund bitten wir um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise, insbesondere zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Wahrnehmung des Fragerechts und der Widerspruchsmöglichkeit.

Die virtuelle Hauptversammlung wird für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten am 27. Januar 2022 ab 10:00 Uhr live auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen. Der passwortgeschützte Internetservice ist für die Aktionäre in diesem Jahr zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung eingerichtet worden. Der Zugang zum passwortgeschützten Internetservice wird näher unter I.2. beschrieben.

Über den passwortgeschützten Internetservice können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten), gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren, unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch gegen Hauptversammlungsbeschlüsse zur Niederschrift erklären.

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nach den Bestimmungen unter I.3., I.4 und I.5 sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 20. Januar 2022 (24:00 Uhr) unter der nachstehenden Adresse

MOBOTIX AG
c/​o DZ Bank AG
vertreten durch dwpbank – DPHVG –
Landsberger Straße 187
80687 München
Telefax: +49 (0)69/​50991110
E-Mail: hv-eintrittskarten@dwpbank.de

zugegangen sein. Die Anmeldung bedarf der Textform (§ 126b BGB) und muss in deutscher oder englischer Sprache erstellt sein.

Die Aktionäre müssen der Gesellschaft darüber hinaus ihre Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Hierzu bedarf es eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut, der sich auf den Beginn des 06. Januar 2022 (00:00 Uhr) (Nachweisstichtag, sog. Record Date) beziehen und der Gesellschaft unter der für die Anmeldung genannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 20. Januar 2022 (24:00 Uhr) zugehen muss. Der Nachweis bedarf der Textform (§ 126b BGB) und muss in deutscher oder englischer Sprache erstellt sein.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Die Möglichkeit der Bevollmächtigung des Erwerbers bleibt unberührt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Nach Zugang der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die Ausübung sowohl des Fragerechts (hierzu unter II.4.) als auch des Widerspruchsrechts (hierzu unter II.5.) sind ausschließlich über den passwortgeschützten Internetservice möglich.

Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihre Stimmen im Wege der Briefwahl abgeben. Auch dafür sind eine ordnungsgemäße Anmeldung und der Nachweis der Teilnahmeberechtigung nach den vorstehenden Bestimmungen unter I.2. erforderlich. Briefwahlstimmen können bis spätestens Mittwoch, den 26. Januar 2022, 24:00 Uhr, per Post, per Fax oder per E-Mail unter der nachstehenden Adresse

MOBOTIX AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0) 89 – 30 90 37 46 75
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

oder bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens, abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Diejenigen, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl ausüben wollen, werden gebeten, hierzu den passwortgeschützten Internetservice unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​hauptversammlung

oder das gemeinsam mit den Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice übersandte Briefwahlformular zu verwenden.

Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige Personen nach § 135 Abs. 8 AktG, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können sich der Briefwahl nach Maßgabe der vorstehenden Erläuterungen bedienen.

Aktionäre, die ihr Stimmrecht nicht selbst durch Briefwahl ausüben wollen, können ihr Stimmrecht nach entsprechender Vollmachtserteilung auch durch einen Bevollmächtigten, beispielsweise einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch im Fall der Vertretung des Aktionärs sind die ordnungsgemäße Anmeldung des Aktionärs und darüber hinaus der rechtzeitige Nachweis des Anteilsbesitzes wie unter I.2. beschrieben erforderlich.

Die Erteilung bzw. Änderung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB), wenn weder Intermediäre noch Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige Personen nach § 135 Abs. 8 AktG, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, bevollmächtigt werden.

Für die Erteilung der Vollmacht an einen Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut) oder gemäß § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen sind in der Regel Besonderheiten zu beachten. Gegebenenfalls verlangt der zu bevollmächtigende Intermediär oder die zu bevollmächtigende Person oder Institution eine besondere Form der Vollmacht, da diese Stimmrechtsvertreter nach § 135 Absatz 1 Satz 2 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Etwaige Besonderheiten sind bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Ein Vollmachtsformular und weitere Informationen zur Bevollmächtigung werden den ordnungsgemäß angemeldeten Personen gemeinsam mit den Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice übersandt. Die Aktionäre werden gebeten, Vollmachten vorzugsweise über den passwortgeschützten Internetservice unter

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abzugeben.

Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung, ihre Änderung oder ihr Widerruf kann der Gesellschaft bis spätestens Mittwoch, den 26. Januar 2022, 24:00 Uhr, unter der nachstehenden Adresse

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c/​o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0) 89 – 30 90 37 46 75
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

oder über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

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gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens, bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung übermittelt werden.

Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Bitte beachten Sie, dass auch Bevollmächtigte (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen können, sondern das Stimmrecht ebenfalls ausschließlich per Briefwahl oder über eine (Unter-)Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben können.

Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte Mitarbeiter als weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Dabei bitten wir zu beachten, dass die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nur zu denjenigen Punkten der Tagesordnung ausüben können, zu denen Aktionäre eindeutige Weisung erteilen, und dass die Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegennehmen können. Ebenso wenig können die Stimmrechtsvertreter Aufträge zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen, Anträgen oder zur Einbringung von Wahlvorschlägen entgegennehmen. Auch im Falle einer Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ist eine ordnungsgemäße Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen unter I.2. erforderlich.

Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können bis spätestens Mittwoch, den 26. Januar 2022, 24:00 Uhr, unter der nachstehenden Adresse

MOBOTIX AG
c/​o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 (0) 89 – 30 90 37 46 75
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

oder bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​hauptversammlung

gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens, abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Diejenigen, die eine Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen wollen, werden gebeten, hierzu den passwortgeschützten Internetservice unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​hauptversammlung

oder das ihnen gemeinsam mit den Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice übersandte Vollmachtsformular zu verwenden.

Sollten fristgemäß sowohl in Textform als auch elektronisch über den passwortgeschützten Internetservice das Stimmrecht durch Briefwahl ausgeübt bzw. Vollmachten und ggf. Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilt werden, wird unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs ausschließlich die elektronisch über den passwortgeschützten Internetservice erfolgte Briefwahl bzw. die elektronisch über den passwortgeschützten Internetservice erteilte Vollmacht und ggf. Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft als verbindlich betrachtet.

Sollten fristgemäß Erklärungen gemäß § 67c AktG eingehen und dabei das Stimmrecht durch Briefwahl ausgeübt bzw. Vollmachten und ggf. Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der erteilt werden, werden diese nachrangig zu den Erklärungen zum passwortgeschützten Internetservice verarbeitet, jedoch vorrangig vor den Erklärungen auf anderen Wegen. Für diesbezügliche Erklärungen auf anderen Wegen gilt folgende Reihenfolge: 1. per E-Mail, 2. per Fax, 3. per Brief.

Bei Erklärungen mit mehr als einem Erklärungsgehalt gilt: Briefwahlstimmen in Textform haben Vorrang gegenüber der Erteilung in Textform von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.

Der zuletzt zugegangene, fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.

Die Stimmabgabe per Briefwahl bzw. Vollmacht und ggf. Weisungen zu Tagesordnungspunkt 2 (Verwendung des Bilanzgewinns) behalten ihre Gültigkeit auch im Falle der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags infolge einer Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Aktien.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt abgegebene Briefwahlstimme bzw. Weisung entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

II.      Rechte der Aktionäre (Angaben zu §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 des COVID-19-Gesetzes)

1. Ergänzungsanträge zur Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG müssen der Gesellschaft unter der nachstehenden Adresse bis zum Ablauf des 02. Januar 2022 (24:00 Uhr) schriftlich zugehen:

MOBOTIX AG
Vorstand
Kaiserstraße
67722 Winnweiler-Langmeil

Weitergehende Erläuterungen zu Ergänzungsanträgen zur Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG und deren Voraussetzungen stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​hauptversammlung

zur Verfügung.

2. Gegenanträge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 AktG

Jeder Aktionär hat das Recht, Anträge gegen die Vorschläge von Vorstand und/​oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung zu stellen.

Gegenanträge, die der Gesellschaft zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung im Sinne von § 126 Abs. 1 AktG unter der nachstehend angegebenen Adresse bis zum Ablauf des 12. Januar 2022 (24:00 Uhr) zugegangen sind, werden den Aktionären unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​hauptversammlung

zugänglich gemacht.

Für die Übermittlung von Gegenanträgen nebst Begründung ist folgende Adresse ausschließlich maßgeblich:

MOBOTIX AG
Vorstand
Kaiserstraße
67722 Winnweiler-Langmeil
Telefax: +49 (0)6302 9816 189
E-Mail: hvgj2020-2021@mobotix.com

Weitergehende Erläuterungen zu Gegenanträgen nach § 126 Abs. 1 AktG und deren Voraussetzungen sowie zu den Gründen, aus denen gemäß § 126 Abs. 2 AktG ein Gegenantrag und dessen Begründung nicht über die Internetseite zugänglich gemacht werden müssen, stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​hauptversammlung

zur Verfügung.

In der virtuellen Hauptversammlung können keine Anträge gestellt werden. Anträge von Aktionären, die nach § 126 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-G als in der Versammlung gestellt, wenn der den Antrag stellende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

3. Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 127 AktG

Jeder Aktionär hat das Recht, Wahlvorschläge zur Wahl von Mitgliedern des Aufsichtsrats und/​ oder Abschlussprüfern zu machen (sofern dies Gegenstand der Tagesordnung ist).

Solche Wahlvorschläge von Aktionären im Sinne von § 127 AktG, die der Gesellschaft unter der nachstehend angegebenen Adresse bis zum Ablauf des 12. Januar 2022 (24:00 Uhr) zugegangen sind, werden unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​hauptversammlung

zugänglich gemacht.

Für die Übermittlung von Wahlvorschlägen ist folgende Adresse ausschließlich maßgeblich:

MOBOTIX AG
Vorstand
Kaiserstraße
67722 Winnweiler-Langmeil
Telefax: +49 (0)6302 9816 189
E-Mail: hvgj2020-2021@mobotix.com

Weitergehende Erläuterungen zu Wahlvorschlägen nach § 127 AktG und deren Voraussetzungen sowie zu den Gründen, aus denen gemäß § 127 Satz 1 i.V.m. § 126 Abs. 2 und § 127 Satz 3 AktG ein Wahlvorschlag nicht über die Internetseite zugänglich gemacht werden müssen, stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​hauptversammlung

zur Verfügung.

In der virtuellen Hauptversammlung können keine Wahlvorschläge unterbreitet werden. Wahlvorschläge von Aktionären, die nach §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 1 Abs. 2 Satz 3 COVID-19-G als in der Versammlung unterbreitet, wenn der den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist.

4. Fragerecht der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten

Auf Grundlage von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-G ist den Aktionären kein Auskunftsrecht, sondern lediglich ein Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation einzuräumen. Mit Zustimmung des Aufsichtsrats hat der Vorstand der MOBOTIX AG entschieden, dass ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten Fragen ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​hauptversammlung

gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens, einreichen können.

Die Fragen müssen der Gesellschaft spätestens einen Tag vor der Versammlung, d.h. bis spätestens zum 25. Januar 2022, 24:00 Uhr, über den oben genannten passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft zugehen. Auf anderem Wege eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. Nach dem oben genannten Zeitpunkt und insbesondere während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen und Nachfragen gestellt werden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen der Aktionäre beantwortet.

Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen, sofern diese der namentlichen Nennung nicht durch entsprechende Auswahl mittels Checkbox bei der gestellten Frage ausdrücklich widersprochen haben.

Die Beantwortung der Fragen erfolgt in der virtuellen Hauptversammlung.

5. Widerspruchsmöglichkeit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

Die Möglichkeit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der oben beschriebenen Kommunikation (Briefwahl oder Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter nebst Weisungen) ausgeübt haben, Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären, wird ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt.

Der Aktionär oder sein Bevollmächtigter kann während der virtuellen Hauptversammlung über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​hauptversammlung

gemäß des dafür vorgesehenen Verfahrens, dem amtierenden Notar gegenüber bis zur Beendigung der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter Widerspruch zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz gegen einen Beschluss der Hauptversammlung erklären. Die Erklärung ist vom Beginn der virtuellen Hauptverhandlung bis zu deren Ende möglich.

Die Gesellschaft weist nochmals darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen.

III.      Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

Im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung hat die MOBOTIX AG insgesamt 13.271.442 auf den Inhaber lautende nennbetragslose Stückaktien ausgegeben. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung beläuft sich somit auf 13.271.442. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung 105.906 eigene Aktien, aus denen der Gesellschaft keine Rechte zustehen.

IV.      Abruf von Informationen und Unterlagen

Ab Einberufung der virtuellen Hauptversammlung sind zusammen mit dieser Einberufung die zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​hauptversammlung

abrufbar. Sie werden dort auch während der virtuellen Hauptversammlung zugänglich sein.

Etwaige im Sinne der vorgenannten Fristen rechtzeitig bei der Gesellschaft eingehende und veröffentlichungspflichtige Gegenanträge, Wahlvorschläge und Ergänzungsverlangen von Aktionären werden ebenfalls über die oben genannte Internetseite zugänglich gemacht werden.

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der virtuellen Hauptversammlung unter der gleichen Internetadresse veröffentlicht.

V.      Datenschutzrechtliche Hinweise

Wenn Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten sich zur virtuellen Hauptversammlung anmelden, eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, ihre Aktionärsrechte ausüben, den passwortgeschützten Internetservice nutzen oder sich zur virtuellen Hauptversammlung zuschalten, verarbeiten wir personenbezogene Daten über diese Aktionäre und/​oder ihre Bevollmächtigten (z.B. Name, Wohnort bzw. Sitz und Anschrift des Aktionärs und ggf. seiner Vertreter, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Anmeldebestätigung). Dies geschieht, um den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten die Zuschaltung zu der virtuellen Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.

Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ist die

MOBOTIX AG
Kaiserstraße
67722 Winnweiler
Telefon +49 6302 9816-0
E-Mail datenschutz@mobotix.com.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b), c) und f) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. nach Aktiengesetz, Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Dienstleister der Gesellschaft, derer wir uns zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung bedienen, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung und im Auftrag der Gesellschaft.

Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis und im Rahmen der Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären. Entsprechendes gilt im Zusammenhang mit der Beantwortung von Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter gegebenenfalls vorab gestellt haben (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 COVID-19-G).

Aktionäre und Aktionärsvertreter haben unter den in Art. 12 ff. der DSGVO näher geregelten gesetzlichen Voraussetzungen gegenüber der Gesellschaft ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung. Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO zu.

Unser betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist unter den folgenden Kontaktdaten zu erreichen:

Hans Schloemer
MOBOTIX AG,
Kaiserstraße, 67722 Winnweiler,
Telefon +49 6302 9816-0,
E-Mail datenschutz@mobotix.com

Aktionäre, die einen Bevollmächtigten bevollmächtigen, werden gebeten, diesen über die Datenschutzhinweise zu informieren.

Weitere Informationen zum Datenschutz für Aktionäre sind auf der Internetseite der MOBOTIX AG unter

https:/​/​www.mobotix.com/​de/​haftung-und-datenschutz

einsehbar oder können über die oben genannten Kontaktdaten vom Verantwortlichen angefordert werden.