Oktober 29, 2020

NanoFocus AG: Einladung zur außerordentlichen (virtuellen) Hauptversammlung

NanoFocus AG

Oberhausen

WKN 540066
ISIN DE0005400667

Einladung zur außerordentlichen (virtuellen) Hauptversammlung

Hiermit laden wir unsere Aktionäre zur außerordentlichen Hauptversammlung ein, die

am Donnerstag, den 5. November 2020 um 10:00 Uhr MEZ,

stattfindet.

Die Hauptversammlung findet als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) statt. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist in den Geschäftsräumen am Sitz der NanoFocus AG, Max-Planck-Ring 48, 46049 Oberhausen.

Die gesamte Versammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht, BGBl. I 2020, S. 569) („COVID-19-Gesetz“) für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte im Internet unter der Internetadresse

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen; diese Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG. Bitte beachten Sie auch die Hinweise am Ende dieser Einladung.

Tagesordnung

1.

Beschlussfassung über die ordentliche Herabsetzung des Grundkapitals durch die Zusammenlegung von Aktien nach §§ 222 ff. AktG zum Zwecke des Ausgleichs von Verlusten und zur Ermöglichung der Einhaltung des durch § 9 Abs. 1 AktG vorgegebenen geringsten Betrages für die Ausgabe neuer Aktien im Rahmen der unter TOP 2 vorgeschlagenen Kapitalerhöhung sowie über die Neufassung von § 4 Abs. 1 der Satzung

Die in der Bilanz der Gesellschaft zum 31. Dezember 2019 ausgewiesene Kapitalrücklage beläuft sich auf EUR 10.746.925,96. Die Gewinnrücklagen betragen EUR 1.165.000,00. Der Bilanzverlust beläuft sich auf EUR 14.736.745,61. Das Grundkapital beträgt EUR 7.373.480,00.

Wie unter nachfolgendem Tagesordnungspunkt 2 dargelegt wird, benötigt die Gesellschaft nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat die Zuführung neuer Finanzmittel über eine Kapitalerhöhung, um den Finanzierungsbedarf zur Fortführung der laufenden Geschäftstätigkeit zu decken und um die Eigenmittel der Gesellschaft zu stärken. Da der Börsenkurs der Aktien der Gesellschaft seit Jahren sinkt und seit Oktober 2019 den Wert von EUR 1,00 je Aktie unterschritten hat, würde eine Kapitalerhöhung allenfalls dann eine realistische Chance auf die Ausübung des Bezugsrechts der Aktionäre haben, wenn die neuen Aktien unter EUR 1,00 je Aktie ausgegeben würden. Die Gesellschaft darf jedoch gemäß § 9 Abs. 1 AktG neue Aktien nicht zu einem geringeren Betrag als EUR 1,00 je Aktie ausgeben, da dieser Wert dem Nennbetrag des Grundkapitals entspricht, der auf jede einzelne Stückaktie entfällt. Vorstand und Aufsichtsrat streben deshalb eine ordentliche Kapitalherabsetzung nach den §§ 222 ff. AktG in Höhe von zwei Dritteln des Grundkapitals an, wodurch sich rechnerisch betrachtet die Börsennotierung der Aktien der Gesellschaft verdreifachen müsste. Selbst bei einer Fortsetzung des negativen Trends des Börsenkurses der Gesellschaft erwarten sie auf dieser Basis die angestrebte Kapitalerhöhung mit der Ausgabe neuer Aktien zu einem Betrag oberhalb von EUR 1,00 je Aktie erfolgreich durchführen zu können.

Bei dem vorgeschlagenen Kapitalherabsetzungsverhältnis 3 zu 1 ergäbe sich keine glatte Kapitalziffer. Damit die Kapitalherabsetzung in dem Kapitalherabsetzungsverhältnis 3 zu 1 durchgeführt werden kann, und um ein auf volle Euro lautendes Grundkapital weiterhin zu behalten, wird vorgeschlagen, das Grundkapital durch die Einziehung von zwei Aktien vorab herabzusetzen, und zwar nach § 237 Abs. 3 Nr. 1 AktG. Damit diese Einziehung ohne Beachtung von Gläubigerschutzbestimmungen durchgeführt werden kann, hat der Aktionär Kevin Strewginski der Gesellschaft zwei Aktien unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Das nach der Einziehung der Aktien auf EUR 7.373.478,00 herabgesetzte Grundkapital soll sodann im Verhältnis 3 zu 1 um EUR 4.915.652,00 auf EUR 2.457.826,00 herabgesetzt werden. Die Herabsetzung erfolgt dadurch, dass jeweils drei Aktien zu einer Aktie zusammengelegt werden. Die Kapitalherabsetzung dient in voller Höhe zum Ausgleich von Verlusten.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen:

a)

Das Grundkapital der Gesellschaft von EUR 7.373.480,00, eingeteilt in 7.373.480 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem anteiligen Betrag des Grundkapitals von EUR 1,00 je Stückaktie, wird um EUR 2,00 auf EUR 7.373.478,00 herabgesetzt. Die Herabsetzung erfolgt durch Einziehung von zwei Inhaberstückaktien, die der Gesellschaft von dem Aktionär Kevin Strewginski unentgeltlich zur Verfügung gestellt worden sind, in vereinfachter Form nach § 237 Abs. 3 Nr. 1 AktG zum Zweck der Herbeiführung einer durch drei teilbaren Aktienzahl. Der Vorstand ist zum Erwerb der vorgenannten Aktie nach § 71 Abs. 1 Nr. 6 AktG ermächtigt. Der durch die Kapitalherabsetzung freiwerdende Betrag des Grundkapitals von EUR 2,00 wird gemäß § 237 Abs. 5 AktG in die Kapitalrücklage eingestellt. § 4 Abs. 1 der Satzung wird mit Wirksamwerden dieser Kapitalherabsetzung wie folgt neu gefasst: „Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 7.373.478,00 (in Worten: Euro sieben Millionen dreihundertdreiundsiebzigtausendvierhundertachtundsiebzig) und ist eingeteilt in 7.373.478 Stückaktien“

b)

Das Grundkapital der Gesellschaft, das nach der Kapitalherabsetzung durch Einziehung von zwei Aktien noch EUR 7.373.478,00 betragen und in 7.373.478 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit einem anteiligen Betrag des Grundkapitals von EUR 1,00 je Stückaktie eingeteilt sein wird, wird nach den Vorschriften über die ordentliche Kapitalherabsetzung nach §§ 222 ff. AktG von EUR 7.373.478,00 um EUR 4.915.652,00 auf EUR 2.457.826,00 in der Weise herabgesetzt, dass je drei Stückaktien zu je einer Stückaktie zusammengelegt werden.

Die Kapitalherabsetzung erfolgt zum Zwecke der Stabilisierung des Börsenkurses der Gesellschaft oberhalb von EUR 1,00 je Aktie sowie zum Ausgleich von Verlusten.

Bezüglich Aktienspitzen, die sich dadurch ergeben, dass ein Aktionär eine nicht durch 3 (drei) teilbare Aktienanzahl hält, sollen sich die Depotbanken durch Zu- und Verkäufe von Teilrechten um einen Spitzenausgleich bemühen.

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten der Kapitalherabsetzung und ihrer Durchführung festzusetzen.

c)

§ 4 Absatz. 1 der Satzung (Grundkapital) wird mit dem Wirksamwerden der Kapitalherabsetzung wie folgt neu gefasst:

„Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 2.457.826,00 (in Worten: Euro zwei Millionen vierhundertsiebenundfünfzigtausendachthundertsechsundzwanzig) und ist eingeteilt in 2.457.826,00 Stückaktien“

2.

Beschlussfassung über die Erhöhung des Grundkapitals der Gesellschaft gegen Bareinlagen mit mittelbarem Bezugsrecht der Aktionäre und Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge

Nach mehreren für die Gesellschaft wirtschaftlich schwierigen Jahren sehen Vorstand und Aufsichtsrat eine Erhöhung des Eigenkapitals der Gesellschaft durch eine Kapitalerhöhung gegen Bareinlagen als erforderlich an, um den Finanzierungsbedarf zur Fortführung der laufenden Geschäftstätigkeit zu decken und um die Eigenmittel der Gesellschaft zu stärken.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

a)

Das Grundkapital der Gesellschaft wird gegen Bareinlagen von EUR 2.457.826,00 um bis zu EUR 983.130,00 auf bis zu EUR 3.440.956,00 durch Ausgabe von bis zu 983.130 neuen, auf den Inhaber lautenden Stückaktien mit einem anteiligen Betrag am Grundkapital in Höhe von EUR 1,00 pro neuer Aktie erhöht.

b)

Die neuen Aktien sind rückwirkend ab dem 1. Januar 2020 gewinnberechtigt. Für den Fall, dass die neuen Aktien erst nach dem Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung für das Geschäftsjahr 2020 durch Eintragung im Handelsregister entstehen, sind die neuen Aktien ab dem 1. Januar 2021 gewinnberechtigt.

c)

Der Ausgabebetrag beträgt EUR 1,00 je neuer auf den Inhaber lautender Stückaktie. Der Gesamtausgabebetrag beträgt somit bis zu EUR 983.130,00.

d)

Das gesetzliche Bezugsrecht wird den Aktionären in der Weise eingeräumt, dass die neuen Aktien von einem oder mehreren vom Vorstand zu bestimmenden Kreditinstitut(en) oder nach § 53 Abs. 1 Satz 1 oder § 53b Abs. 1 Satz 1 oder Abs. 7 des Gesetzes über das Kreditwesen (KWG) tätigen Unternehmen zum geringsten Ausgabebetrag gezeichnet und mit der Verpflichtung übernommen werden, sie den Aktionären der Gesellschaft zu dem noch festzusetzenden Bezugspreis im Verhältnis 5 (bestehende Aktien) zu 2 (neue Aktien) zum Bezug anzubieten und einen etwaigen Mehrerlös – unter Abzug einer angemessenen Provision, der Kosten und Auslagen – an die Gesellschaft abzuführen (mittelbares Bezugsrecht). Etwaige Spitzenbeträge sind vom Bezugsrecht ausgeschlossen.

e)

Der Vorstand wird ermächtigt, die auf etwaige Spitzenbeträge entfallenden Aktien sowie etwaige im Rahmen des Bezugsangebots nicht bezogene Aktien durch Privatplatzierung und/oder ein öffentliches Angebot bestens, jedoch mindestens zum Bezugspreis unmittelbar oder über ein Kreditinstitut oder einen sonstigen mit der Abwicklung beauftragten Emissionsmittler zu verwerten. Zuvor hat er in gleicher Weise diese Aktien ausschließlich den Aktionären zur Zeichnung anzubieten (Mehrbezug), die von ihrem Bezugsrecht vollständig Gebrauch gemacht haben. Die maximale Zahl der von einem Aktionär im Mehrbezug jeweils erwerbbaren Aktien entspricht dem einfachen der Aktienanzahl des durch seinen Zeichnungsschein angemeldeten Bezugs. Ein Mehrbezug ist nur bzgl. einer ganzen Aktie oder eines Vielfachen davon möglich. Soweit es wegen hoher Nachfrage im Rahmen des Mehrbezugs nicht möglich sein sollte, allen Aktionären sämtliche von ihnen im Mehrbezug gewünschten neuen Aktien zuzuteilen, werden Angebote zum Erwerb weiterer neuer Aktien im Rahmen des Mehrbezugs verhältnismäßig auf Basis der im Überbezug gezeichneten Aktien zugeteilt. Falls die Zuteilung von neuen Aktien aufgrund einer Ausübung des Mehrbezugsrechts durch mehrere Aktionäre zu Bruchteilen von Aktien führen würde, werden die rechnerischen Bruchteile auf eine volle Aktienanzahl abgerundet. Eine Platzierung an Dritte kann erst erfolgen, nachdem alle Zeichnungswünsche von Aktionären aus ihren Bezugsrechten und dem Mehrbezug erfüllt worden sind. Ein börsenmäßiger Bezugsrechtshandel findet nicht statt und wird von der Gesellschaft nicht beantragt werden.

f)

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten der Kapitalerhöhung, ihrer Durchführung und der Bedingungen für die Ausgabe der Aktien festzusetzen. Die Kosten der Kapitalerhöhung und ihrer Durchführung trägt die Gesellschaft.

g)

Der Vorstand bestimmt die Bezugsfrist, die mindestens zwei Wochen betragen muss. Der Beschluss über die Erhöhung des Grundkapitals wird unwirksam, wenn die Durchführung der Kapitalerhöhung nicht bis zum Ablauf des 4. Mai 2021 in das Handelsregister des für die Gesellschaft zuständigen Amtsgerichts eingetragen ist.

h)

Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, die Fassung der Satzung entsprechend der Durchführung der Kapitalerhöhung anzupassen.

Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Die außerordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 5. November 2020 wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“) (Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht, BGBl. I 2020, S. 569) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abgehalten.

Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 5. November 2020 ab 10:00 Uhr MEZ im Internet unter

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton übertragen.

Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären (siehe hierzu die Ausführungen im Abschnitt „Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“) werden individuelle Zugangsdaten zur Nutzung des passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft übersandt.

Eine physische Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) am Versammlungsort ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgen ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Eine elektronische Teilnahme an der Versammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ist nicht möglich.

Über den passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung können die Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) ihr Stimmrecht per elektronischer Briefwahl ausüben, Vollmachten an Dritte sowie Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilen, Fragen einreichen oder Widerspruch zu Protokoll erklären. Für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung ist eine Zugangsberechtigung erforderlich.

Voraussetzung für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts in der virtuellen sind gemäß § 17 der Satzung nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft unter nachstehender Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse unter Nachweis ihres Aktienbesitzes spätestens bis zum Ablauf des 29. Oktober 2020 (24.00 Uhr MEZ) in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache anmelden:

NanoFocus AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 889 690 633
E-Mail: anmeldung@better-orange.de

Der Nachweis des Aktienbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf 15. Oktober 2020 (00.00 Uhr MESZ), beziehen. Der Nachweis des Aktienbesitzes ist durch eine Bestätigung in Textform (§ 126b BGB) durch das depotführende Institut oder den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG zu erbringen.

Nach Eingang der Anmeldung sowie des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Der Aktionär kann sein Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind eine form- und fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so ist die Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG berechtigt, eine oder mehrere von diesen zurückzuweisen.

Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.

Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten, die dem Aktionär nach ordnungsgemäßer Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung und des ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilbesitzes zugesendet werden, vom Vollmachtgeber erhält.

Die Erteilung von Vollmachten, die nicht an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder an eine diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution erteilt werden, der Widerruf dieser Vollmachten und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen dabei der Textform (§ 126b BGB).

Die Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person oder Institution mit der Stimmrechtsausübung bevollmächtigen wollen, weisen wir darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigende Institution oder Person möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangt, weil diese gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten muss. Wir bitten daher die Aktionäre, sich in diesem Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.

Der Nachweis der Bevollmächtigung kann per Post, Telefax oder E-Mail an die Gesellschaft spätestens bis zum 4. November 2020, 24.00 Uhr MEZ, unter der folgenden Postanschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse

NanoFocus AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 889 690 655
E-Mail: nanofocus@better-orange.de

oder unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice unter

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

übermittelt, geändert oder widerrufen werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.

Am Tag der virtuellen Hauptversammlung können Vollmachten ausschließlich unter Nutzung des unter

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

zugänglichen passwortgeschützten Internetservice abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden, welches nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird. Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

zum Download zur Verfügung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Aktionäre können sich auch durch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter vertreten lassen. Auch im Falle einer Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind eine form- und fristgerechte Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post, Telefax oder E-Mail an die vorstehend im Abschnitt „Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten“ genannte Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis spätestens 4. November 2020, 24.00 Uhr MEZ, oder unter Nutzung des unter

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 5. November 2020 erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Ein entsprechendes Formular wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitznachweis zugesandt und steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

zum Download zur Verfügung.

Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben und sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den in der Einberufung zur Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat oder zu – mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG – bekanntgemachten Beschlussvorschlägen von Aktionären sowie etwaige vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären vorliegt. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen oder Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung der Fragemöglichkeit oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht, auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, im Wege elektronischer Kommunikation (Briefwahl) abgeben. Die Aktionäre, die ihre Stimmen im Wege der Briefwahl abgeben möchten, müssen sich ebenfalls unter Vorlage des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes rechtzeitig anmelden.

Briefwahlstimmen können ausschließlich unter Nutzung des unter

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

zugänglichen passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 5. November 2020 abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Die Abgabe von Stimmen durch Briefwahl ist auf die Abstimmung über die in der Einberufung zur virtuellen Hauptversammlung bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat und auf mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG bekanntgemachten Beschlussvorschläge von Aktionären sowie etwaige vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären beschränkt.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater oder sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen und Institutionen können sich der Briefwahl bedienen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären:

Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG sowie Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG sind ausschließlich an die folgende Anschrift zu richten:

NanoFocus AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
D-81241 München
Telefax: +49 (0)89 / 889 690 655
E-Mail: antraege@better-orange.de

Gegenanträge und Wahlvorschläge gegen die Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu den Punkten der Tagesordnung, die spätestens zum Ablauf des 21. Oktober 2020 (24.00 Uhr MESZ) bei der vorstehenden Anschrift eingehen und die die weiteren Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung nach §§ 126, 127 AktG erfüllen, werden einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unter der Internetadresse

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

veröffentlicht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Ordnungsgemäß gestellte und zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG im Vorfeld der Hauptversammlung bekannt gemacht wurden, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung gestellt worden, wenn sich der Aktionär auch angemeldet hat.

Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz

Abweichend von § 131 AktG haben angemeldete Aktionäre in der virtuellen Hauptversammlung am 5. November 2020 kein Auskunftsrecht. Stattdessen haben Sie die Möglichkeit, im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen einzureichen. Ein Recht auf Antwort ist damit jedoch nicht verbunden. Über die Beantwortung der Fragen entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen. Der Vorstand hat nicht alle Fragen zu beantworten; er kann insbesondere auch Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen; er kann dabei Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen.

Fragen der Aktionäre sind bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung, d.h. bis spätestens 3. November 2020, 24.00 Uhr MEZ, über den auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

zugänglichen passwortgeschützten Internetservice einzureichen.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Bild- und Ton-Übertragung der Hauptversammlung im Internet

Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Versammlung am 5. November 2020, ab 10:00 Uhr MEZ, live auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

im passwortgeschützten Internetservice in Bild und Ton verfolgen.

Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

übersandt.

Die Übertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (elektronische bzw. Online-Teilnahme).

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht im Wege der Briefwahl oder durch Vollmacht- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausgeübt haben, haben die Möglichkeit, über den auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.nanofocus.de/investor-relations/hauptversammlung/

zugänglichen passwortgeschützten Internetservice von Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 5. November 2020 an bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Nr. 4 COVID-19-Gesetz Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären.

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die NanoFocus AG, Max-Planck-Ring 48, 46049 Oberhausen. Sie erreichen die Gesellschaft unter

ir@nanofocus.de

und den Datenschutzbeauftragten unter

Datenschutz@nanofocus.de

Die NanoFocus AG verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und deren Stimmrechtsvertreter (Name, Anschrift, Sitz/Wohnort, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Zugangsberechtigung (HV-Ticket)), um ihren gesetzlichen Pflichten nachzukommen und den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung ihrer Rechte zu ermöglichen. Die Datenverarbeitung ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1c DSGVO. Daten über die Teilnahme an Hauptversammlungen werden gemäß der gesetzlichen Bestimmungen für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt.

Die NanoFocus AG bedient sich externer Dienstleister für die Ausrichtung der Hauptversammlung und wird diesen zur Erfüllung ihrer Tätigkeiten, soweit erforderlich, auch personenbezogene Daten zugänglich machen. Die Dienstleister dürfen die personenbezogenen Daten ausschließlich im Auftrag der NanoFocus AG und nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten und müssen die Daten vertraulich behandeln. Eine Datenübermittlung in Drittländer oder an internationale Organisationen erfolgt nicht.

Ihnen steht bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO zu. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

 

Oberhausen, im September 2020

NanoFocus AG

Der Vorstand

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