Freitag, 09.12.2022

NASCO Energie & Rohstoff AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

NASCO Energie & Rohstoff AG

Hamburg

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft hiermit zu der

am Donnerstag, 15. Dezember 2022, um 10:30 Uhr

in der Handwerkskammer Hamburg,
Raum 304, Holstenwall 12, 20355 Hamburg,

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

TAGESORDNUNG

1)

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Gesellschaft zum 31. Dezember 2021 sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss der Gesellschaft zum 31. Dezember 2021 gemäß §§ 171, 172 AktG gebilligt. Damit ist der Jahresabschluss gemäß § 172 AktG festgestellt. Entsprechend den genannten gesetzlichen Bestimmungen erfolgt eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu diesem Tagesordnungspunkt nicht.

2)

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

3)

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021 Entlastung zu erteilen.

4)

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die MSW GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Berlin, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 zu wählen.

5)

Beschlussfassung über eine Satzungsänderung

Die Satzungsregelung zur Einberufung der Hauptversammlung soll ergänzt werden, um die Voraussetzungen für die Durchführung virtueller Hauptversammlungen nach Maßgabe des Gesetzes zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften zu schaffen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen:

§ 18 der Satzung wird um folgenden neuen Absatz 10 ergänzt:

„(10)

Der Vorstand ist für den Zeitraum bis zum 14. Dezember 2027 berechtigt, Hauptversammlungen auch als sogenannte virtuelle Hauptversammlung ohne physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten einzuberufen“

 

TEILNAHMEVORAUSSETZUNGEN

Anmeldung und Berechtigungsnachweis

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 18 Absatz 1 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung bei der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, somit spätestens bis Donnerstag, den 8. Dezember 2022, 24:00 Uhr, unter nachfolgender Anschrift zugehen:

NASCO Energie & Rohstoff AG
c/​o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Die Aktionäre haben darüber hinaus nach § 18 Absatz 2 der Satzung der Gesellschaft ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung nachzuweisen haben. Hierfür reicht ein Nachweis gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Für den Nachweis genügt gemäß § 18 Absatz 3 der Satzung der Gesellschaft auch ein von der Gesellschaft oder von innerhalb der Europäischen Union ansässigen Notaren, Wertpapiersammelbanken oder Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute ausgestellter Nachweis. Hierbei reicht ein in Textform (§126 b BGB) und in deutscher oder englischer Sprache erstellter Nachweis über den Anteilsbesitz aus. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung beziehen, d. h. Donnerstag, den 24. November 2022, 00:00 Uhr. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, somit spätestens bis Donnerstag, den 8. Dezember 2022, 24:00 Uhr, unter der nachfolgend genannten Adresse zugehen:

NASCO Energie & Rohstoff AG
c/​o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 6378 5423
E-Mail: hv@ubj.de

Der Nachweis des Aktienbesitzes zum oben genannten Stichtag bedeutet keine Sperre für Veränderungen des Anteilsbesitzes bis zur Hauptversammlung. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

 

Stimmrechtsvertretung

Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen können oder möchten, können ihr Stimmrecht und/​oder ihre sonstigen Rechte durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären oder einen Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut), ausüben lassen. Auch in diesem Fall müssen sich die Aktionäre gemäß den vorstehenden Bestimmungen rechtzeitig anmelden und den Anteilsbesitz nachweisen (siehe oben „Anmeldung und Berechtigungsnachweis“).

Wenn weder ein Intermediär noch eine Aktionärsvereinigung oder eine diesen gleichgestellte Person bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Schriftform. Im Falle einer Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen oder diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Personen sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.

Zur Erteilung der Vollmacht kann das auf der Eintrittskarte befindliche Vollmachtsformular genutzt werden.

Aktionäre können die Vollmacht auch durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten in Schriftform erteilen bzw. widerrufen. In diesem Fall bedarf es eines Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft in Schriftform.

Der Nachweis der erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Alternativ kann der Nachweis der Gesellschaft an die unten genannte Adresse übermittelt werden.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen (§ 134 Abs. 3 Satz 2 AktG). Die persönliche Teilnahme des Aktionärs an der Hauptversammlung gilt automatisch als Widerruf der einem Dritten zuvor erteilten Vollmacht.

 

Von der Gesellschaft benannter weisungsgebundener Stimmrechtsvertreter

Als Service bieten wir unseren Aktionären an, den von der NASCO Energie & Rohstoff AG benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter (der „benannte Stimmrechtsvertreter“) bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Der benannte Stimmrechtsvertreter steht nur für die Stimmrechtsvertretung, nicht für die Ausübung sonstiger Rechte zur Verfügung. Die Aktionäre, die dem benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich ebenfalls nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen zur Hauptversammlung anmelden und ihren Anteilsbesitz nachweisen.

Aktionäre, die den benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen diesem in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts mit Hilfe des von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten und vorbereiteten Vollmachts- und Weisungsformulars erteilen. Der benannte Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Vollmachten und Weisungen an den benannten Stimmrechtsvertreter, die vor der Hauptversammlung erteilt werden, müssen der NASCO Energie & Rohstoff AG aus organisatorischen Gründen zusammen mit der Eintrittskarte (Kopie reicht) zur Hauptversammlung bis spätestens Mittwoch, den 14. Dezember 2022, 24:00 Uhr, unter der folgenden Anschrift zugehen:

NASCO Energie & Rohstoff AG
c/​o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg

Dies gilt auch für einen Widerruf oder die Änderung von an den benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmachten und Weisungen. Das Recht zum Widerruf oder der Änderung der an den benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmachten und Weisungen durch den persönlich an der Hauptversammlung teilnehmenden Aktionär bleibt unberührt. Eine Übergabe von Vollmachten und Weisungen an den benannten Stimmrechtsvertreter durch persönlich teilnehmende Aktionäre oder Aktionärsvertreter ist auch während der Hauptversammlung möglich.

Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung wird mit der Eintrittskarte übersandt und kann auch unter der Internetadresse

https:/​/​nasco.ag

unter der Rubrik „Investor Relations“ sowie dort unter „Hauptversammlung 2022“ abgerufen werden.

 

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Gemäß § 18 Absatz 7 der Satzung der Gesellschaft können Aktionäre und deren Bevollmächtigte ihre Stimmen auch ohne Teilnahme an der Hauptversammlung schriftlich durch Briefwahl abgeben. Hierzu kann das mit der Eintrittskarte übersandte Formular genutzt werden, welches auch unter der Internetadresse

https:/​/​nasco.ag

unter der Rubrik „Investor Relations“ sowie dort unter „Hauptversammlung 2022“ abrufbar ist.

Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter den vorstehend genannten Voraussetzungen ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis der Aktionärseigenschaft erbracht haben. Die per Briefwahl abgegebenen Stimmen müssen bis einschließlich Mittwoch, den 14. Dezember 2022, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft unter der nachfolgend angegebenen Adresse eingegangen sein:

NASCO Energie & Rohstoff AG
c/​o UBJ GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg

 

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären zu einem Beschlussvorschlag der Verwaltung betreffend einen bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 AktG sind ausschließlich an die nachfolgende Adresse zu richten:

NASCO Energie & Rohstoff AG
Mittelweg 110c
20149 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 2261 630 40
E-Mail: info@nasco.ag

Anderweitig adressierte oder verspätete Anträge werden nicht berücksichtigt. Die Gesellschaft wird zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, einschließlich des Namens des Aktionärs sowie einer etwaigen Begründung, die der Gesellschaft spätestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens Mittwoch, den 30. November 2022, 24:00 Uhr, unter der vorgenannten Adresse zugegangen sind, unverzüglich nach ihrem Eingang unter der Internetadresse

https:/​/​nasco.ag

unter der Rubrik „Investor Relations“ und dort unter „Hauptversammlung 2022“ veröffentlichen. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter dieser Internetadresse veröffentlicht.

 

Unterlagen zur Hauptversammlung

Von der Einberufung der Hauptversammlung an können Aktionäre die zu Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Mittelweg 110c, 20149 Hamburg, einsehen. Auf Anfrage werden diese Unterlagen, die im Übrigen auch während der Hauptversammlung ausliegen werden, jedem Aktionär kostenlos übersandt.

 

Informationen zum Datenschutz

Die NASCO Energie & Rohstoff AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Zugangsdaten). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die NASCO Energie & Rohstoff AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die NASCO Energie & Rohstoff AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

NASCO Energie & Rohstoff AG
Mittelweg 110c
20149 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 2261 630 40
E-Mail: info@nasco.ag

Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der NASCO Energie & Rohstoff AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister (wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer). Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. Wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Ihnen gestellt werden, Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht. Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an:

info@nasco.ag

Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Den Datenschutzbeauftragten der NASCO Energie & Rohstoff AG erreichen Sie unter folgender Adresse:

NASCO Energie & Rohstoff AG
– Datenschutzbeauftragter –
Mittelweg 110c
20149 Hamburg
Telefax: +49 (0) 40 2261 630 40
E-Mail: info@nasco.ag

 

Hamburg, im November 2022

NASCO Energie & Rohstoff AG

Der Vorstand

 

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