Norddeutsche Steingut Aktiengesellschaft

Bremen

WKN: 677000 – DE0006770001

Sehr geehrte Aktionärinnen, sehr geehrte Aktionäre,

unsere ordentliche Hauptversammlung findet am 28. Juni 2018, um 10.00 Uhr
im Raum „Goldener Saal“ im ATLANTIC GRAND HOTEL, Bremen, Bredenstraße 2,
28195 Bremen, statt.

Hierzu möchten wir Sie herzlich einladen.

Tagesordnung

1.	Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2017, des Lageberichts für die Norddeutsche Steingut AG und des Berichts des Aufsichtsrats sowie Vorlage des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2017 und des Lageberichts für den Konzern Die zu Punkt 1 der Tagesordnung vorgelegten Unterlagen können von der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.norddeutsche-steingut.de unter der Rubrik Investor Relations eingesehen werden. Die Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung am 28. Juni 2018 zugänglich sein und mündlich erläutert werden.
2.	Beschlussfassung über die Verwendung des im Geschäftsjahr 2017 erzielten Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den ausgewiesenen Bilanzgewinn für 2017 in Höhe von 7.333.653,11 € wie folgt zu verwenden: Vortrag auf neue Rechnung 7.333.653,11 €
3.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2017 Entlastung zu erteilen.
4.	Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2017 Entlastung zu erteilen.
5.	Wahl zum Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG, § 4 DrittelbG und § 9 Abs. 1 der Satzung zusammen und besteht aus sechs Mitgliedern. Die Amtszeit von Herrn Stefan Voßkühler, Hohentengen a. H., Leiter Service Turbogeneratoren, Andritz Hydro GmbH, Ravensburg, läuft mit Beendigung dieser Hauptversammlung ab. Der Aufsichtsrat schlägt vor, Herrn Stefan Voßkühler bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2022 beschließt, zum Mitglied des Aufsichtsrats zu wählen. Herr Voßkühler ist nicht Mitglied eines weiteren Aufsichtsrats.
6.	Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2018 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Gräwe & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Bremen, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2018 zu wählen.

Teilnahmebedingungen

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 16 der Satzung der Gesellschaft diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Aktienbesitzes spätestens bis zum Ablauf des 21. Juni 2018 bei der Gesellschaft oder einer in der Einladung bezeichneten Stelle angemeldet haben. Der Aktienbesitz ist spätestens bis zum Ablauf des 21. Juni 2018 durch Übersendung einer in Textform erstellten Bestätigung des depotführenden Instituts nachzuweisen, die sich auf den Beginn des 7. Juni 2018 zu beziehen hat.

Die Anmeldung erfolgt in der Regel in der Weise, dass der Aktionär das ihm über das depotführende Institut zugesandte Formular zur Eintrittskartenbestellung ausfüllt und an das depotführende Institut zurückschickt. Das depotführende Institut hat diese Anmeldung anschließend unter folgender Anschrift einzureichen:

Norddeutsche Steingut AG
c/o Commerzbank AG
GS-MO 3.1.1General Meetings
60261 Frankfurt am Main
Telefax: + 49 (0) 69 / 136 – 26351
Mail: hv-eintrittskarten@commerzbank.com

Die Aktionäre können sich auch selbst zur Hauptversammlung anmelden, indem sie den von ihrer Depotbank erstellten Nachweis ihres Aktienbesitzes bei der Gesellschaft einreichen. Der Nachweis muss in diesem Fall der Gesellschaft unter der folgenden Adresse spätestens bis zum Ablauf des 21. Juni 2018 zugehen:

Norddeutsche Steingut AG
HV 2018
Schönebecker Str. 101
28759 Bremen
Telefax: + 49 (0) 421/ 6262-200
Mail: investor.relations@norddeutsche-steingut.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Dabei richten sich die Berechtigung zur Teilnahme und der Stimmrechtsumfang ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Wer zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzt und erst danach Aktionär wird, ist nicht teilnahme- und stimmberechtigt.

Die Anmeldestelle wird nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes den Aktionären die Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersenden.

Stimmrechtsvertretung

Das Stimmrecht kann durch einen Bevollmächtigten, durch ein Kreditinstitut, eine Vereinigung von Aktionären oder sonstige geschäftsmäßig Handelnde im Sinne von § 135 AktG ausgeübt werden. Soweit Vollmachten nicht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen erteilt werden, bedürfen ihre Erteilung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft nach § 134 Abs. 3 AktG der Textform.

Die Erklärung der Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht kann dadurch geführt werden, dass dieser die Vollmacht am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung per Post, per Telefax oder auf elektronischem Weg (per Mail) bietet die Gesellschaft folgende Adresse an:

Norddeutsche Steingut AG
HV 2018
Schönebecker Str. 101
28759 Bremen
Telefax: + 49 (0) 421/ 6262-200
Mail: investor.relations@norddeutsche-steingut.de

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung mit der Stimmrechtsausübung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die dem von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden und den Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen führen. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter übt das Stimmrecht im Fall seiner Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs ist der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter steht unter

www.norddeutsche-steingut.de

unter der Rubrik Investor Relations zum Download zur Verfügung und wird jedem Aktionär auf Anfrage gerne übersandt. Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen der Gesellschaft ebenfalls in Textform übermittelt werden.

Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung bevollmächtigen möchten, werden zur organisatorischen Erleichterung gebeten, die Vollmachten nebst Weisungen spätestens bis Mittwoch, den 27. Juni 2018, 12:00 Uhr (Eingang), postalisch, per Telefax oder per Mail an folgende Adresse zu übermitteln:

Norddeutsche Steingut AG
HV 2018
Schönebecker Str. 101
28759 Bremen
Telefax: + 49 (0) 421/ 6262-200
Mail: investor.relations@norddeutsche-steingut.de

Informationen zum Datenschutz

Die Norddeutsche Steingut AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogener Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Norddeutsche Steingut AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung ist die Norddeutsche Steingut AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

Norddeutsche Steingut AG
HV 2018
Schönebecker Str. 101
28759 Bremen
Telefax: + 49 (0) 421/ 6262-200
Mail: investor.relations@norddeutsche-steingut.de

Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der Norddeutsche Steingut AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.

Die oben genannten Daten werden 2 Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an

investor.relations@nord-deutsche-steingut.de.

Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Den Datenschutzbeauftragten der Norddeutsche Steingut AG erreichen Sie unter folgender Adresse:

Norddeutsche Steingut AG
Datenschutzbeauftragter
Schönebecker Str. 101
28759 Bremen
Telefax: + 49 (0) 421/ 6262-200