Juni 20, 2019

Nordzucker Holding AG – Hauptversammlung 2019

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Nordzucker Holding AG
Braunschweig
Gesellschaftsbekanntmachungen Ordentliche Hauptversammlung 23.05.2019

Nordzucker Holding AG

Braunschweig

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der

ordentlichen Hauptversammlung

ein, die

am Mittwoch, 26. Juni 2019, 10:00 Uhr,

in der Stadthalle Braunschweig, Leonhardplatz, 38102 Braunschweig, stattfindet.

Tagesordnung

TOP 1

Bericht des Vorstands

TOP 2

Bericht des Vorstands der Nordzucker AG

TOP 3

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Nordzucker Holding AG und des gebilligten Konzernabschlusses jeweils zum 28. Februar 2019 sowie der Lageberichte für die Nordzucker Holding AG und den Konzern mit dem Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2018/19

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand vorgelegten Jahresabschluss und den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2018/19 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit nach § 172 Aktiengesetz festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu diesem Tagesordnungspunkt daher keine Beschlussfassung vorgesehen.

Der Jahresabschluss der Nordzucker Holding AG, der Konzernabschluss, die Lageberichte des Vorstands für die Nordzucker Holding AG und den Konzern, der Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands sowie der Bericht des Aufsichtsrats liegen vom Tag der Einberufung der Hauptversammlung an in unseren Geschäftsräumen, Küchenstraße 9, 38100 Braunschweig, sowie in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme durch die Aktionäre aus. Vom Tag der Einberufung der Hauptversammlung an ist der Geschäftsbericht auch auf der Internetseite der Nordzucker Holding AG unter

www.nordzuckerholding.de

zugänglich.

TOP 4

Verwendung des Bilanzgewinns

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018/19 erzielten Bilanzgewinn in Höhe von EUR 3.688.077,34 wie folgt zu verwenden:

a) Dividende: EUR 0,00
je dividendenberechtigter Stückaktie,
insgesamt EUR 0,00
b) Einstellung Gewinnrücklagen: EUR 0,00
c) Gewinnvortrag: EUR 3.688.077,34
d) Bilanzgewinn: EUR 3.688.077,34
TOP 5

Entlastung der Mitglieder des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die im Geschäftsjahr 2018/19 amtierenden Mitglieder des Vorstands für diesen Zeitraum zu entlasten.

TOP 6

Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die im Geschäftsjahr 2018/19 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum zu entlasten.

TOP 7

Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019/20

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die

Ernst & Young GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
mit Sitz in Stuttgart
Zweigniederlassung Hannover

zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das am 1. März 2019 begonnene Geschäftsjahr 2019/20 zu wählen.

TOP 8

Wahlen zum Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat besteht aus 21 Mitgliedern (§ 10 Ziffer 1 der Satzung). Die Gesellschaft beschäftigt keine Arbeitnehmer. Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß §§ 96 Absatz 1, 101 Absatz 1 Aktiengesetz aus Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionäre zusammen, die nach § 10 Ziffer 1 der Satzung mehrheitlich aus dem Kreis der Rüben anbauenden Aktionäre zu wählen sind, und zwar so, dass diese gemeinsam mit den Vorstandsmitgliedern die Aktionäre der verschiedenen Anbauregionen tunlichst angemessen repräsentieren.

Mit Ablauf der Hauptversammlung am 26. Juni 2019 enden turnusmäßig die Amtszeiten der Aufsichtsratsmitglieder Eckhard Clausen, Friedrich Christoph Heins, Henning Hornbostel, Hans-Heinrich Philipps, Jörg Thieß und Christian Wohlenberg.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung am 26. Juni 2019 folgende Personen in den Aufsichtsrat zu wählen:

8.1

Eckhard Clausen, Landwirt, wohnhaft in Barkelsby,

8.2

Friedrich Christoph Heins, Landwirt, wohnhaft in Uehrde,

8.3

Henning Hornbostel, Landwirt, wohnhaft in Rehlingen,

8.4

Hans-Heinrich Philipps, Landwirt, wohnhaft in Kolenfeld,

8.5

Jörg Thieß, Landwirt, wohnhaft in Alt Schwerin, und

8.6

Christian Wohlenberg, Landwirt, wohnhaft in Gadenstedt.

Die Wahl der Mitglieder des Aufsichtsrats zu 8.1 und 8.2 und 8.4 bis 8.6 erfolgt gemäß § 10 Ziffer 2 der Satzung jeweils bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021/22 beschließt. Die Wahl des Mitglieds des Aufsichtsrats zu 8.3 erfolgt wegen Erreichens der Altersgrenze bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020/21 beschließt.

Bei seinem Vorschlag zur Wahl der vorstehend genannten Kandidaten hat der Aufsichtsrat die in § 10 Ziffer 5 der Satzung festgelegte Regelaltersgrenze berücksichtigt. Es ist vorgesehen, die Wahlen als Einzelwahlen durchzuführen.

Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung der Nordzucker Holding AG und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 15 Ziffer 1 der Satzung nur diejenigen Aktionäre – persönlich oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die im Aktienregister eingetragen sind und sich rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet haben.

Die Anmeldefrist wird gemäß § 15 Ziffer 1 Satz 3 der Satzung auf zwei Tage verkürzt, sodass die Anmeldung der Gesellschaft mindestens zwei Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also spätestens bis Sonntag, 23. Juni 2019, 24:00 Uhr (Zugang bei der Gesellschaft) bei

Nordzucker Holding AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Fax: 089 / 21027-288
E-Mail: namensaktien@linkmarketservices.de

oder über das Internet unter

www.nordzuckerholding.de

zugegangen sein muss.

Maßgeblich für das Teilnahme- und Stimmrecht ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Anmeldeschlusstag. Aufträge zur Umschreibung des Aktienregisters, die der Gesellschaft in der Zeit vom 24. Juni 2019 bis einschließlich 26. Juni 2019 zugehen, werden erst mit Wirkung nach der Hauptversammlung verarbeitet und berücksichtigt.

Aktionäre, die am Anmeldeschlusstag im Aktienregister eingetragen sind und sich ordnungsgemäß angemeldet haben, können sich in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten vertreten und durch ihn ihr Stimmrecht ausüben lassen. Gemäß § 15 Ziffer 2 der Satzung können sich Aktionäre wie folgt vertreten lassen:

1.

Natürliche Personen durch ihren Ehegatten, Verwandte in gerader Linie oder deren Ehegatten,

2.

juristische Personen oder sonstige Vereinigungen durch ihre gesetzlich zur Vertretung befugten Personen (in vertretungsbefugter Zahl),

3.

jeder Aktionär durch einen anderen Aktionär oder durch einen in seinem landwirtschaftlichen Betrieb tätigen Angestellten,

4.

jeder Aktionär durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder

5.

jeder Aktionär durch den gesetzlichen Vertreter eines regionalen Zuckerrübenanbauerverbands, der Mitglied des Dachverbands Norddeutscher Zuckerrübenanbauer e. V. ist.

Bevollmächtigte, die das Stimmrecht für den vertretenen Aktionär ausüben wollen, müssen sich mittels schriftlicher Vollmacht ausweisen oder ihre Bevollmächtigung durch festhaltbare Datenübertragung nachweisen. Die Nordzucker Holding AG behält sich vor, im Einzelfall die Vorlage der Originalvollmacht zu verlangen. Ein Originalvollmachtsnachweis ist entbehrlich, soweit die Vertretungsbefugnis registeröffentlich ist. Der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht bedarf der Textform (§ 126 b Bürgerliches Gesetzbuch). Der Widerruf kann auch durch persönliches Erscheinen des Aktionärs zur Hauptversammlung erfolgen.

Die Nordzucker Holding AG bietet ihren Aktionären die Möglichkeit, sich durch Mitarbeiter der Nordzucker AG, die die Funktion des Stimmrechtsvertreters wahrnehmen, als Bevollmächtigte in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. In diesem Fall können Vollmachten und Weisungen schriftlich oder durch festhaltbare Datenübertragung an die oben genannte Anmeldeadresse übermittelt werden sowie über das Internet unter

www.nordzuckerholding.de

erfolgen. Die Stimmrechtsvertreter sind strikt an die ihnen mit der Bevollmächtigung übertragenen Weisungen gebunden. Weitere Einzelheiten dazu ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären übersandt werden.

Über die Gültigkeit erteilter Vollmachten, über Nachweise der Legitimation und Stimmberechtigung sowie über die Zulassung von Nichtaktionären (z. B. Hilfspersonen, Sachverständige, Presse und Gäste) entscheidet der Vorsitzende der Hauptversammlung.

Das Legitimationsverfahren beginnt am 26. Juni 2019 um 08:30 Uhr.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Gegenanträge gegen bestimmte Punkte der Tagesordnung und Wahlvorschläge sind – schriftlich oder per Fax – gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 Aktiengesetz ausschließlich an die nachfolgende Anschrift zu richten:

Nordzucker Holding AG
– Hauptversammlung –
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig
Fax: 0531 / 2411-101

Unter dieser Adresse bis spätestens Dienstag, 11. Juni 2019, 24:00 Uhr, eingegangene veröffentlichungspflichtige Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge zu den Punkten dieser Tagesordnung werden nach Maßgabe der §§ 126, 127 Aktiengesetz unverzüglich den in § 125 Absätze 1 bis 3 Aktiengesetz genannten Berechtigten sowie auf der Internetseite der Nordzucker Holding AG unter

www.nordzuckerholding.de

zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden gleichfalls unter der genannten Internetadresse zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte oder nicht fristgerecht eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären müssen nicht zugänglich gemacht werden.

 

Braunschweig, im Mai 2019

Nordzucker Holding AG

Der Vorstand

 

Informationen für Aktionäre zum Datenschutz
im Hinblick auf die Datenerhebung für Zwecke der Hauptversammlung

Die Gesellschaft verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts personenbezogene Daten (insbesondere Name, Geburtsdatum, Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienanzahl, Zugangsdaten für das Onlineportal der Hauptversammlung, Nummer der Eintrittskarte, das Abstimmverhalten, gegebenenfalls Name, Adresse und Kontaktdaten des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters sowie die Daten der Bankverbindung des Aktionärs). Neben personenbezogenen Daten der Aktionäre, die im Aktienregister der Gesellschaft gespeichert sind, verarbeitet die Gesellschaft hierbei Daten, die von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben werden. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erforderlich und erfolgt zu dem Zweck, den Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Wahrnehmung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Ohne die Angaben dieser Daten sind eine Teilnahme an der Hauptversammlung, die Ausübung von Aktionärsrechten und die Auszahlung der Dividende nicht möglich. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 litera c der Datenschutz-Grundverordnung in Verbindung mit den einschlägigen Bestimmungen des Aktiengesetzes.

Die Gesellschaft als Verantwortliche im Sinne der Datenschutzbestimmungen ist erreichbar unter der Adresse Nordzucker Holding AG, Der Vorstand, Küchenstraße 9, 38100 Braunschweig.

Dienstleister der Gesellschaft, welche von der Gesellschaft zum Zwecke der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen. Die Gesellschaft ist verpflichtet, an der Hauptversammlung teilnehmende Aktionäre nach § 129 Absatz 1 Satz 2 Aktiengesetz unter Angabe des Namens, des Wohnorts und der Aktienanzahl in das Teilnehmerverzeichnis einzutragen. Diese Daten können von anderen Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmern während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Absatz 4 Aktiengesetz).

Grundsätzlich werden personenbezogenen Daten der Aktionäre gelöscht, sobald und soweit sie für die hierin genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten zu einer weiteren Speicherung. Die oben genannten Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen werden regelmäßig vier Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung ist im Einzelfall im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen die Gesellschaft oder seitens der Gesellschaft geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren), erforderlich.

Aktionäre und Aktionärsvertreter können von der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse Auskunft über ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten, Löschung ihrer personenbezogenen Daten sowie Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Einem Verlangen nach Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung können ggf. gesetzliche Pflichten der Gesellschaft oder sonstige Gründe nach Artikel 17 Absatz 3 Datenschutz-Grundverordnung entgegenstehen.

Mit Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten können sich Aktionäre und Aktionärsvertreter nach Artikel 77 Datenschutz-Grundverordnung an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

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