Donnerstag, 01.12.2022

Noxxon Pharma AG – Einladung zur außerordentlichen Hauptversammlung

NOXXON Pharma Aktiengesellschaft

Berlin

Einladung zur außerordentlichen Hauptversammlung

am 11. Juli 2022 um 11.00 Uhr

in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Max-Dohrn-Str. 8-10, 10589 Berlin

Tagesordnung:

 
TOP 1:

Satzungsänderung: Umfirmierung der Gesellschaft

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den folgenden Beschluss zu fassen:

§ 1 Abs. 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Die Gesellschaft ist eine Aktiengesellschaft und führt die Firma

TME Pharma Aktiengesellschaft.“

TOP 2:

Satzungsänderung: Streichung des Genehmigten Kapitals 2015/​I

Die Ermächtigung zur Ausgabe von Aktien (Genehmigtes Kapital 2015/​I) ist am 20. August
2020 ausgelaufen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, den folgenden Beschluss zu fassen:

§ 4 Abs. 2 der Satzung wird gestrichen.

TOP 3:

Satzungsänderung: Vertretung der Gesellschaft

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den folgenden Beschluss zu fassen:

§ 8 Abs. 1 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Die Gesellschaft wird durch zwei Vorstandsmitglieder, durch ein Vorstandsmitglied
in Gemeinschaft mit einem Prokuristen oder durch zwei Prokuristen vertreten. Besteht
der Vorstand nur aus einer Person, vertritt das Vorstandsmitglied die Gesellschaft
alleine.“

TOP 4:

Satzungsänderung: Sitzungen und Beschlüsse des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den folgenden Beschluss zu fassen:

§ 12 Abs. 4 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Die Sitzungen des Aufsichtsrates finden als Präsenzsitzungen oder in Form einer Telefon-
oder Videokonferenz statt, wobei auch einzelne Aufsichtsratsmitglieder im Wege der
Telefon- oder Videoübertragung zugeschaltet werden können mit der Maßgabe, dass in
diesen Fällen auch die Beschlussfassung im Wege der Telefon- oder Videokonferenz bzw.
Telefon- oder Videoübertragung erfolgen kann. Außerhalb von Sitzungen sind Beschlussfassungen
schriftlich, fernschriftlich, fernkopiert, fernmündlich oder mittels elektronischer
Kommunikationsmittel (E-Mail etc.) zulässig, wenn dies der Aufsichtsratsvorsitzende
anordnet. Die kombinierte Beschlussfassung in einer Sitzung und außerhalb einer Sitzung
ist zulässig.“

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechtes sind nach
§ 17 Abs. 1 der Satzung die Aktionäre berechtigt, die am Tage der Hauptversammlung
im Aktienregister eingetragen sind und die sich spätestens am fünften Tage vor der
Hauptversammlung bei der Gesellschaft angemeldet haben, soweit der Vorstand keine
kürzere Frist bestimmt oder auf das Erfordernis einer Anmeldung verzichtet. Der Vorstand
hat beschlossen, die Anmeldefrist wie folgt zu verkürzen: Die Anmeldung muss bis spätestens
am 8. Juli 2022 unter der folgenden Adresse zugehen:

NOXXON Pharma Aktiengesellschaft
z.Hd. Karen Christine Ophoff
Max-Dohrn-Str. 8-10
10589 Berlin
Telefax: 030 72 62 47 225
E-Mail: kophoff@noxxon.com

Vertreter haben ihre Legitimation durch Vollmacht nachzuweisen. Für die Vollmacht
ist Textform erforderlich, es sei denn, die Vollmachtserteilung erfolgt an ein Kreditinstitut,
an eine Aktionärsvereinigung oder an eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten
Institutionen oder Personen. Wenn ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder
eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigt
werden soll, muss die Vollmacht gemäß § 135 Abs. 1 Satz 3 AktG vollständig sein und
darf nur mit der Stimmrechtsvertretung verbundene Erklärungen enthalten. Wir weisen
jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder
Personen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß
§ 135 Abs. 1 Satz 2 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen
Sie sich daher, wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere
der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigen wollen,
mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht ab.

Anträge von Aktionären gemäß § 126 AktG und Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG müssen
innerhalb der gesetzlichen Fristen an folgende Anschrift gerichtet werden:

NOXXON Pharma Aktiengesellschaft
z.Hd. Karen Christine Ophoff
Max-Dohrn-Str. 8-10
10589 Berlin
Telefax: 030 72 62 47 225
E-Mail: kophoff@noxxon.com

Anderweitig adressierte Anträge und Wahlvorschläge werden für die Zugänglichmachung
nach §§ 126, 127 AktG nicht berücksichtigt.

Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir die Aktionäre über die Erhebung und
Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die NOXXON Pharma AG, Berlin, und
die ihnen nach dem Datenschutzrecht, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung,
zustehenden Rechte.

 
a)

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten:

NOXXON Pharma AG
Max-Dohrn-Str. 8-10
10589 Berlin
Deutschland
b)

Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung von personenbezogenen Daten und die Herkunft
dieser Daten:

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Aktionäre erfolgt ausschließlich
im Rahmen der einschlägigen rechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller
weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Aktien der NOXXON Pharma AG sind Namensaktien.
Bei Namensaktien sieht § 67 AktG die Eintragung des Namens, Geburtsdatums und der
Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl in das Aktienregister der Gesellschaft vor.
Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen.
Soweit uns personenbezogene Daten nicht bereits im Zusammenhang mit dem Aktienregisters
der Gesellschaft übermittelt werden, erheben wir diese anlässlich der Anmeldung, zur
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung zur Hauptversammlung sowie anlässlich
der Erteilung von Vollmachten. Zu den personenbezogenen Daten zählen Name, Anschrift,
ggfs. E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Aktienanzahl, Aktiengattung sowie ggf. Name
und Anschrift eines bevollmächtigten Aktionärsvertreters.

Die personenbezogenen Daten der Aktionäre verwenden wir zu den im Aktiengesetz vorgesehenen
Zwecken. Diese Zwecke sind insbesondere die Kommunikation mit den Aktionären und die
Abwicklung der Hauptversammlung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener
Daten der Aktionäre ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO.
Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher
Verpflichtungen, wie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei Bevollmächtigung
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern die Daten, die dem Nachweis der
Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten und drei Jahre lang zugriffsgeschützt
aufbewahren (§ 134 Absatz 3 Satz 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Artikel
6 Absatz 1c) DSGVO. Darüber hinaus verwenden wir Daten der Aktionäre nur, soweit die
Aktionäre uns ihre Einwilligung erteilt haben (etwa zur Kommunikation per Telefon,
Telefax oder E-Mail). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten
der Aktionäre ist in diesem Fall Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO. Sollten wir personenbezogenen
Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir die Betroffenen
im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informieren.

c)

Empfänger der personenbezogenen Daten und Weitergabe an Dritte:

Innerhalb der NOXXON Pharma AG erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten,
die diese zur Erfüllung unserer Aufgaben Ihnen gegenüber benötigen.

Gemäß § 129 AktG können ggf. auch andere Aktionäre die erfassten personenbezogenen
Daten im Teilnehmerverzeichnis einsehen.

Externer Dienstleister: Bei Vorbereitung und Abwicklung der Hauptversammlung werden
wir zum Teil von externen Dienstleistern unterstützt. Soweit es bei diesen zu einer
Verarbeitung von personenbezogenen Daten kommt, erfolgt diese ausschließlich in unserem
Auftrag und nach unseren Weisungen, sie sind in Übereinstimmung mit Artikel 28 Absatz
3 DSGVO an das geltende Datenschutzrecht vertraglich gebunden.

d)

Speicherfristen:

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für die o.g. Zwecke nicht mehr erforderlich
sind, es sei denn, wir sind zu einer weiteren Speicherung aufgrund gesetzlicher Nachweis-
und Aufbewahrungspflichten (z.B. gemäß Aktiengesetz, Handelsgesetzbuch oder Abgabenordnung)
verpflichtet. Die Speicherfristen können danach bis zu zehn Jahre betragen. Für die
im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer
regelmäßig bis zu drei Jahre.

e)

Rechte der Aktionäre als Betroffener:

Aktionäre haben das Recht, gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten
Daten zu verlangen. Daneben können Aktionäre gemäß Art. 16 DSGVO eine Berichtigung
unrichtiger Daten oder gemäß Art. 17 DSGVO Löschung ihrer Daten, sofern kein Rechtsgrund
zur weiteren Speicherung vorliegt, sowie eine Einschränkung der Verarbeitung gemäß
Art. 18 DSGVO verlangen. Ferner haben Aktionäre das Recht, einer Verarbeitung ihrer
Daten gemäß Art. 21 DSGVO zu widersprechen oder gemäß Art. 20 DSGVO zu verlangen,
dass bestimmte ihrer personenbezogenen Daten an sie oder eine dritte Partei übertragen
werden. Eine etwa erteilte Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen
Daten kann jederzeit gemäß Art. 7 Absatz 3 DSGVO widerrufen werden. Zur Wahrnehmung
dieser Rechte wenden sich Aktionäre bitte an die o.g. Adresse.

f)

Beschwerderecht:

Mit Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten können
sich Aktionäre an die Gesellschaft unter o.g. Adresse wenden.

Aktionäre haben zudem gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde
über die Verarbeitung ihrer Daten durch das Unternehmen zu beschweren. Die am Sitz
des Unternehmens zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin
Deutschland
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

g)

Datensicherheit:

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen,
um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen
Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere
Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend
aktualisiert und verbessert.

 

Berlin, im Mai 2022

NOXXON Pharma Aktiengesellschaft

– Der Vorstand –

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