ÖKOWORLD AG
Hilden
WKN 540 868 / ISIN DE0005408686
WKN 540 867 / ISIN DE0005408678
Wir laden unsere Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung ein am
Mittwoch, dem 21. Juni 2023, um 10.00 Uhr
im
zakk – Zentrum für Aktion, Kultur und Kommunikation
Fichtenstraße 40, 40233 Düsseldorf
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ÖKOWORLD AG und des gebilligten Konzernabschlusses, jeweils zum 31. Dezember 2022, des Lageberichts und Konzernlageberichts für die ÖKOWORLD AG sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2022 Die zu diesem Punkt 1 der Tagesordnung vorgelegten Unterlagen nebst dem Vorschlag für die Verwendung des Bilanzgewinns können von der Einberufung der Hauptversammlung an bei der Gesellschaft eingesehen und auf der Internetseite der Gesellschaft unter
abgerufen werden und werden den Aktionären auch während der Hauptversammlung auf diesem Weg zur Verfügung stehen sowie mündlich erläutert werden. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss, jeweils zum 31. Dezember 2022, gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist daher eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu diesem Punkt 1 der Tagesordnung nicht vorgesehen und auch nicht notwendig. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2022 in Höhe von EUR 90.207.969,66 wie folgt zu verwenden:
Eigene Aktien sind nicht dividendenberechtigt. Der aus dem Bilanzgewinn auf die von der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Hauptversammlung gehaltenen eigenen Aktien entfallende Betrag der Dividende wird auf neue Rechnung vorgetragen. Da sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien bis zur Hauptversammlung ändern kann, wird in der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt, der unverändert eine Dividende von
bei entsprechender Anpassung des auf neue Rechnung vorzutragenden Betrags vorsieht. Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am Montag, den 26.06.2023, fällig. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022 Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2022 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Bestellung des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die HLB TREUMERKUR GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Wuppertal, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu bestellen. |
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| 6. |
Satzungsänderungen betreffend die Abhaltung virtueller Hauptversammlungen |
| 6.1 |
Beschlussfassung über eine Satzungsänderung zur Ermächtigung des Vorstands, die Abhaltung virtueller Hauptversammlungen vorzusehen (Änderung von § 9 der Satzung) Der neu eingeführte § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG ermöglicht es, in der Satzung vorzusehen oder den Vorstand zu ermächtigen vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). § 118a Abs. 5 AktG sieht vor, dass eine derartige Satzungsermächtigung für einen Zeitraum von längstens fünf Jahren nach ihrer Eintragung in das Handelsregister zulässig ist. In der Satzung der ÖKOWORLD AG soll eine entsprechende Ermächtigung aufgenommen werden. Vorstand und Aufsichtsrat sind der Ansicht, dass sich das Format der virtuellen Hauptversammlung in den vergangenen drei Jahren, in denen Hauptversammlungen aufgrund der pandemiebedingten Einschränkungen ebenfalls virtuell durchgeführt wurden, grundsätzlich bewährt hat. Durch die virtuelle Hauptversammlung, wie sie in § 118a AktG nun dauerhaft im Aktiengesetz geregelt ist, werden die Rechte der Aktionäre im Vergleich zu den zuvor vorübergehend seit 2020 vorgesehenen Formen der virtuellen Hauptversammlung deutlich erweitert. Diese entsprechen nun weitestgehend den Aktionärsrechten in der Präsenzhauptversammlung. Die neue Form der virtuellen Hauptversammlung sieht in Annäherung an Präsenzhauptversammlungen etwa den direkten Austausch zwischen Aktionären und Verwaltung während der Hauptversammlung im Wege der Videokommunikation vor. Insbesondere besteht während der virtuellen Hauptversammlung ein Antrags- und Wahlvorschlags- sowie ein Rederecht der Aktionäre. Zudem steht den Aktionären ein Auskunftsrecht zu. Der Vorstand wird von der Ermächtigung zur Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung nur nach pflichtgemäßem Ermessen unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls Gebrauch machen. Die Entscheidung über das Format und die konkrete Ausgestaltung der Hauptversammlung wird der Vorstand unter Berücksichtigung der Interessen der Gesellschaft und ihrer Aktionäre treffen und hierbei insbesondere der Wahrung der Aktionärsrechte und dem Ziel der möglichst breiten Beteiligung der Aktionäre einen hohen Stellenwert einräumen. Darüber hinaus wird er bei der Entscheidung über die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung insbesondere die folgenden Aspekte mitberücksichtigen: Inhalt der geplanten Tagesordnung, Gesundheitsschutz (z.B. im Fall einer Pandemielage), Prozessstabilität und Planungssicherheit, Reichweite des Formats, Energie- und Ressourcenverbrauch (Nachhaltigkeitserwägungen) sowie Aufwand und Kosten für die Versammlungsdurchführung. Bei der Entscheidung über die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung wird der Vorstand auch jeweils die Erfahrungen mit dem virtuellen Format berücksichtigen, die durch Ausnutzung der Ermächtigung in Vorjahren gemacht wurden. Dabei beabsichtigt der Vorstand, sich bei der Ausübung seines Ermessens im Wesentlichen an dem Format der Präsenzversammlung zu orientieren. Dies bedeutet insbesondere, dass die Aktionäre im Falle der Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ihre Fragen während der virtuellen Hauptversammlung stellen können, also dass von der Möglichkeit einer Verlagerung des primären Fragerechts in das Vorfeld der Hauptversammlung – unter Gewährung nur eines Nach- bzw. Rückfragerechts während der Hauptversammlung – kein Gebrauch gemacht werden soll. Es wird aber darauf hingewiesen, dass der Vorstand berechtigt und verpflichtet ist, seine aktuelle Einschätzung bei der Einberufung einer jeden künftigen virtuellen Hauptversammlung kritisch zu überprüfen und gegebenenfalls zu revidieren. Die vorgeschlagene Satzungsermächtigung für den Vorstand zur Durchführung virtueller Hauptversammlungen soll auf zwei Jahre nach ihrer Eintragung in das Handelsregister befristet sein, d.h. die gesetzlich zulässige Frist von fünf Jahren soll nicht ausgeschöpft werden. Die Aktionäre erhalten dadurch die Möglichkeit, zeitnah darüber zu befinden, ob sich diese Regelung aus ihrer Sicht bewährt hat. Die neue Satzungsregelung soll durch Einfügung eines neuen Absatz 9 in § 9 in die Satzung aufgenommen werden. Darüber hinaus soll die Überschrift zu § 9 entsprechend um den Gegenstand des „Formats der Hauptversammlung“ erweitert werden, um den mit dem neuen Absatz 9 ergänzten Inhalt abzudecken. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen: „§ 9 der Satzung der Gesellschaft (Ort und Einberufung) in Abschnitt V. Hauptversammlung erhält folgende neue Überschrift: „§ 9 Ort und Einberufung, Format der Hauptversammlung“ § 9 wird ferner um den folgenden, neuen Absatz 9 ergänzt: „(9) Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Diese Ermächtigung gilt für einen Zeitraum von zwei Jahren nach Eintragung dieser Satzungsregelung in das Handelsregister der Gesellschaft („ Ermächtigung virtuelle Hauptversammlung 2023 “).“ |
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| 6.2 |
Beschlussfassung über eine Satzungsänderung zur Schaffung der Möglichkeit für die Aufsichtsratsmitglieder, an virtuellen Hauptversammlungen im Wege der Bild- und Tonübertragung teilzunehmen (Ergänzung von § 9 Absatz 8 der Satzung) Gemäß § 118 Abs. 3 Satz 2 AktG kann die Satzung bestimmte Fälle vorsehen, in denen die Aufsichtsratsmitglieder nicht am Ort der Hauptversammlung teilnehmen, sondern eine Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen kann. Diese Regelung ist gemäß § 118a Abs. 2 Satz 2 AktG auch für virtuelle Hauptversammlungen anwendbar. Die Aufsichtsratsmitglieder haben mit Ausnahme des Versammlungsleiters in der Hauptversammlung keine aktive Rolle und können den Aktionären bei einer virtuellen Hauptversammlung auch nicht in Präsenz gegenübertreten. Es ist daher nach Auffassung von Vorstand und Aufsichtsrat gerechtfertigt, dass die Aufsichtsratsmitglieder, mit Ausnahme des Versammlungsleiters, im Fall der Durchführung von virtuellen Hauptversammlungen im Wege der Bild- und Tonübertragung teilnehmen können. Die Teilnahme der Aufsichtsratsmitglieder im Wege der Bild- und Tonübertragung hat keine Auswirkungen auf die Aktionäre und deren Rechte, spart aber Aufwand und Kosten und ist mangels Reiseerfordernis nachhaltiger. Die Satzung der Gesellschaft enthält in § 9 Abs. 8 eine Regelung, welche den Mitgliedern des Aufsichtsrats in bestimmten Fällen gestattet, an Hauptversammlungen im Wege der Bild- und Tonübertragung teilzunehmen. Diese Regelung soll nunmehr ausdrücklich auf virtuelle Hauptversammlungen erweitert werden. In diesem Zusammenhang sollen die Regelungen der sonstigen Fälle, in denen eine Teilnahme im Wege der Bild- und Tonübertragung möglich sein soll, geändert und inhaltlich konkreter gefasst werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, folgenden Beschluss zu fassen: § 9 Absatz 8 der Satzung der Gesellschaft (Teilnahmeberechtigung) wird wie folgt neu gefasst:
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Teilnahme an der Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung (Stamm- und Vorzugsaktien) und zur Ausübung des Stimmrechts (nur Stammaktien) berechtigt sind nach § 9 Abs. 4 Satz 1 und 2 der Satzung alle am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragenen Aktionäre, die sich in Textform in deutscher oder englischer Sprache angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der Adresse
ÖKOWORLD AG
c/o BADER & HUBL GmbH
Friedrich-List-Str. 4a
70565 Stuttgart
E-Mail: hauptversammlung@baderhubl.de
bis spätestens zum Ablauf des Mittwoch, dem 14. Juni 2023, zugehen. Umschreibungen im Aktienregister finden nach § 9 Abs. 4 Satz 3 der Satzung der Gesellschaft ab Beginn des sechsten Tages vor der Hauptversammlung, d.h. ab Beginn des Donnerstag, dem 15. Juni 2023, bis zum Ablauf der Versammlung nicht statt.
Stimmrechtsausübung
Aktionäre, die ihre Aktien fristgerecht angemeldet haben, können sich durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, in der Versammlung vertreten lassen. Die Vollmachtserteilung, der Widerruf der Vollmacht und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft müssen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG grundsätzlich in Textform (§ 126 b BGB) erfolgen. Ein Nachweis der Vollmachtserteilung kann per E-Mail an Markus.Wendler@oekoworld.com übermittelt werden. Wenn ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigt werden soll, richtet sich in diesem Fall das Formerfordernis nach den aktienrechtlichen Vorschriften des § 135 AktG. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigen wollen, mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht ab.
Stammaktionäre können sich auch durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten lassen. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Bitte beachten Sie, dass die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennehmen. Weitere Einzelheiten hierzu werden den Stammaktionären mit den Anmeldeunterlagen mitgeteilt.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126, 127 AktG sind an folgende Adresse auf dem Postweg oder per E-Mail zu übersenden:
ÖKOWORLD AG
z.Hd. Markus Wendler
Itterpark 1
40724 Hilden
E-Mail: Markus.Wendler@oekoworld.com
Rechtzeitig, d. h. bis zum Ablauf des Dienstag, dem 06. Juni 2023 eingegangene Anträge und Wahlvorschläge im Sinne der §§ 126, 127 AktG werden den anderen Aktionären im Internet unter
https://www.oekoworld.com/hv
zugänglich gemacht. Dort finden Sie auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung.
Informationen zum Datenschutz
Die ÖKOWORLD AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären und Aktionärsvertretern: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z.B. die Zugangsnummer sowie Stimmabgaben). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die ÖKOWORLD AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.
Für die Datenverarbeitung ist die ÖKOWORLD AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:
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c/o Datenschutz-Experten UG (haftungsbeschränkt) & Co.KG
Herr Torsten Hatscher / Herr Enno Peters
Hügelstraße 21
47447 Moers
mail@datenschutz-experten.nrw
Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der ÖKOWORLD AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist.
Die oben genannten Daten werden je nach Einzelfall bis zu drei Jahre (aber nicht weniger als zwei Jahre) nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und anschließend gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich. Im Rahmen der Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die an der Hauptversammlung teilnehmen, erfassten Daten, sofern diese in das Teilnehmerverzeichnis aufgenommen werden, erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen wird, wenn diese Anträge von Ihnen gestellt werden, ein Teil Ihrer personenbezogenen Daten unter Einhaltung der aktienrechtlichen Bestimmungen veröffentlicht. Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Siedas Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“).
Diese Rechte können gegenüber der Gesellschaft über die folgenden Kontaktdaten geltend gemacht werden:
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Hilden, im Mai 2023
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Der Vorstand